Verslag van de Algemene Ledenvergadering VvE Goeverneurkade 10 tm 67 te Voorburg

Transcriptie

1 Datum: maandag 5 oktober 2009 Locatie: uur in zalencentrum de Koningshof op de Bruijnings Ingenhoeslaan 4 in Voorburg Afkortingen: ALV = Atrium = AM= KC= MJOP = VZ = Algemene Ledenvergadering Atrium Vastgoedmanagement B.V. Accountmanager Kascommissie Meerjarenonderhoudsplan en raming Voorzitter Onderwerp: 1 Opening van de vergadering door de voorzitter Mevrouw M.H. Woltjer, voorzitter van de VVE, opent om uur de vergadering. Van Atrium is de accountmanager, de heer Tjeerd Bal aanwezig. 2 Vaststellen aantal stemmen Van de 394 uit te brengen stemmen zijn er 244 in persoon of door middel van een machtiging aanwezig. De AM geeft aan dat hij zowel van de eigenaren Grouwels, als van de firma Daelmans een volmacht met steminstructie heeft gekregen. Er zijn voldoende stemmen om alle punten van de agenda te behandelen en rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. 3 Mededelingen en ingekomen stukken Mededeling: De VZ meldt dat zij door de gemeente Voorburg Leidschendam is uitgenodigd voor een hoorzitting over de gemeenschappelijke tuin, die wordt gehouden op 6 oktober. De VVE heeft bij de gemeente een klacht ingediend over het niet nakomen van de vastgelegde afspraken met betrekking tot het onderhoud en het informeren over de resultaten van het toegezegde onderzoek door de gemeente Voorburg Leidschendam. Er zijn 3 ingekomen stukken: van 7

2 1. Een brief van mevrouw H.G.C. Dekkers (flat 65); 2. Een brief van mevrouw J.E. Popma (flat 37). De inhoud van deze twee brieven wordt behandeld bij de desbetreffende agendapunten. 3. Een brief van de heer Melvin Pott (flat 41), waarin hij zich beschikbaar stelt voor de Technische Dienst. 4 Vaststellen notulen vergadering van 20 april 2009 Zonder verdere op en/of aanmerkingen worden de notulen door de leden vastgesteld. BESLUIT Notulen (algemeen): Indien leden het inhoudelijk niet eens zijn met de verslaglegging van de vergadering, hebben zij één maand de tijd om schriftelijk hun op/aanmerkingen bij Atrium kenbaar te maken. De periode van één maand wordt aangehouden omdat deze termijn gelijk is aan die om zich te wenden tot de Kantonrechter. In de eerstvolgende ALV worden de notulen vastgesteld. 5 Jaarstukken 2007 en 2008 De AM meldt dat de KC een verklaring van goedkeuring voor de jaarstukken 2007 heeft afgegeven. Op basis van deze verklaring worden de jaarstukken 2007 vastgesteld en verleent de vergadering décharge aan Atrium. BESLUIT De AM geeft een toelichting op de jaarstukken De KC heeft een verklaring van goedkeuring voor de jaarstukken 2008 ondertekend. Op basis van deze verklaring worden de jaarstukken 2008 vastgesteld en verleent de vergadering décharge aan Atrium. BESLUIT De leden stemmen unaniem in met het voorstel om het positieve exploitatiesaldo 2008 van toe te voegen aan het reservefonds. BESLUIT EN ACTIE 6 Uitleg stookkosten seizoen Er wordt uitvoerig gediscussieerd over de oorzaken van de meerkosten en de doorberekening methodiek. Uiteindelijk stemt de meerderheid in met het voorstel, zoals verwoord in de agenda. De meerkosten van ,56 worden hoofdelijk omgeslagen naar de eigenaren. De extra bijdrage van 402,00 per appartementrecht dient uiterlijk 15 november a.s. te zijn voldaan op rekeningnummer t.n.v. VVE Goeverneurkade te Voorburg. De tegenvallers vervangen standleiding en houtrotherstelwerkzaamheden worden uitvoerig besproken en de financiering hiervan komt aan de orde bij het MJOP, agendapunt van 7

3 Noot: * Er wordt afgesproken dat in het geval van storingen en/of bijzonderheden in het vervolg de bewoners zullen worden geïnformeerd middels een mededeling op het publicatiebord in de portieken. 7 Begroting 2010 De AM neemt de (exploitatie ) begroting 2010 (servicekosten) door en geeft aan dat het verantwoord is de maandelijkse bijdrage in 2010 niet te verhogen. De VZ geeft aan dat de beheerder de tariefontwikkeling van nutsvoorzieningen en onderhoudscontracten nauwlettend in de gaten houdt. Ook vraagt zij de leden spaarzaam met het waterverbruik om te springen. De kosten van het waterverbruik vallen immers onder de VvE kosten. De maandelijkse servicebijdrage bedraagt: per appartement 191,92 (voor appartement no ,60 en appartement no ,24); per garage 15,17. Het voorschot stookkosten bedraagt 73,79 per maand. Alhoewel de nieuwe c.v. installatie in gebruik is genomen en naar verwachting zuiniger zal kunnen worden gestookt is het in dit stadium onverantwoord het voorschotbedrag neerwaarts bij te stellen. Er wordt unaniem ingestemd met de begroting 2010 en de handhaving van de huidige maandelijkse bijdrage. BESLUIT Schoonmaakcontract, inclusief reinigen ramen en kozijnen De kwaliteit van de schoonmaak heeft de aandacht van de beheerder en er is regelmatig overleg met het schoonmaakbedrijf. Echter, er mag niet uit het oog worden verloren dat het aantal beschikbare uren voor de zes portieken en de bergingsgangen krap bemeten is. Uit veiligheidsoverwegingen wordt aan iedereen gevraagd zich te houden aan de afspraken uit het Huishoudelijk Reglement en vooral de overlopen in de trappenhuizen vrij te houden. 8 Meerjarenonderhoudsplan Noot: in het vervolg zal de MJOP op A3 formaat worden meegezonden met de vergaderstukken van 7

4 De AM gaat nader in op de toelichting voor het groot onderhoud voorlopige realisatie 2009 en de nog aan te besteden extra werkzaamheden Schilderwerkzaamheden Er ontstaat een discussie over de kwaliteit van het schilderwerk. De AM wijst erop dat het schilderwerk is aanbesteed op basis van een technisch verfadvies van de firma Wijzonol. De verfadviseur voert ten tijde van de uitvoering inspecties uit. Na de oplevering wordt een garantiebewijs afgegeven. De verantwoordelijkheid hiervan ligt bij de applicateur. Voor het buitenwerk geldt dat niet in alle gevallen de oude verflaag (lagen) hoeft te worden verwijderd. Dit is afhankelijk van het verfadvies. De vergadering is over het algemeen genomen tevreden over het schilderwerk. Er is nog een enkele klacht. De AM zal bij de aanstaande oplevering van de werkzaamheden de projectleider van Verschoor vragen contact op te nemen met deze bewoners om een en ander alsnog op te lossen. Actie Centrale Verwarming De nieuwe installatie wordt op 6 oktober 2009 opgeleverd. Er kwamen enkele onzorgvuldigheden bij de afhandeling van de vervanging van radiatorknoppen en/of klachten over functioneren (o.a. ontluchten) aan de orde. De AM zal deze punten met de Directeur van Provato bespreken. Echter over het algemeen genomen zijn de werkzaamheden prima verlopen. Bij de rondvraag signaleert de heer M.E.R. Heijne (appartement 26 gelegen boven het ketelhuis) dat er nog altijd geluidshinder is. Het was bekend dat er zich problemen hebben voorgedaan. De oorzaak was te herleiden tot het nog moeten vollopen van de radiatoren en het ontluchten. Dit kan nog geruime tijd in beslag nemen. De heer Heijne is gevraagd om als de problemen aanhouden dit rechtstreeks te melden aan Provato. Houtrot herstelwerkzaamheden portieken, etc. De vraag rijst of deze opdracht aan de firma Verschoor moet worden verleend. De AM en VZ verwijzen naar de slechte ervaringen uit het verleden bij het aanbesteden van verschillende bedrijven en sommen de voordelen van vertrouwensrelatie met een vaste opdrachtnemer (huisschilder) op. De vergadering stemt in met het uitbesteden van deze opdracht aan de firma Verschoor. Besluit + Actie Standleidingen Bij de problematiek van het vervangen van de standleiding wordt uitvoerig stilgestaan. Voor een uniforme en consequente aanpak van deze problematiek wordt puntsgewijs het tekstvoorstel doorgenomen. De vergadering stemt van 7

5 unaniem in met de afspraken in het tekstvoorstel. Deze zal worden gevoegd als bijlage bij het Huishoudelijk Reglement van 20 april De vergadering gaat akkoord met het vervangen van de standleiding 42/45. Besluit + Actie Tegelwerk De heer G.J. Meijers komt terug op de eerdere besluitvorming tegelwanden en overhandigt aan de AM het resultaat van een enquête. De AM herinnert de vergadering eraan, dat er in de vorige ALV besluiten over dit onderwerp zijn genomen, te weten: De AM zou met enkele leden een inventarisatie maken van de kapotte tegels. Op basis van de inventarisatie zou herstel van de tegels plaatsvinden.de stelpost voor het vervangen van tegelwerk wordt gehandhaafd, opdat binnen het MJOP rekening kan worden gehouden met deze uitgaven. Met dien verstande dat deze stelpost voor vervanging van tegelwerk een paar jaar wordt opgeschoven. Gelet de reeds in een eerdere vergadering genomen besluiten is er geen reden om dit onderwerp wederom aan de orde te stellen. Er komt alsnog een verzoek om het stucwerk in portiek II aan te passen aan de kleur van de blauwe tegels. Uiteindelijk stemt de vergadering hiermee in. De heer Paul Leemans (Technische Dienst) zal betrokken worden bij de kleurvaststelling. Besluit Begroting grootonderhoud 2010 en bijdrage 2010 De AM neemt puntsgewijs de toelichting voor 2010 door. De vergadering gaat akkoord met de in de toelichting opgenomen werkzaamheden. De AM geeft aan dat het gevolg van deze besluiten is dat er een bijdrage voor grootonderhoud voor 2010 wordt vastgesteld. Conform de genomen besluiten wordt deze vastgesteld op 1.000,00 per appartement, met uitzondering van de nummers 10 en 17, deze moeten respectievelijk 1.250,00 en 750,00 betalen. De bijdrage moet voor 15 juni 2010 worden voldaan op rekeningnummer t.n.v. VVE Goeverneurkade 10 67, te Voorburg. Noot: Indien dit problemen veroorzaakt voor leden, moeten zij dit schriftelijk aan de accountmanager aangeven, zodat er gekeken kan worden naar een passende oplossing. BESLUIT + ACTIE Het aangepaste MJOP 2009 en MJOP 2010 zal worden opgenomen op de webpagina van de VVE. 9 Huishoudelijk reglement van 7

6 De VZ geeft aanvullende informatie over de voorstellen m.b.t. tussenschotten en windschermen. De vergadering onderschrijft de zienswijze over de tussenschotten. De AM wordt gevraagd de huurders dienovereenkomstig in te lichten. BESLUIT + ACTIE Er wordt uitvoerig gediscussieerd over de windschermen. Uiteindelijk stemt de vergadering in met het tekst voorstel, zoals verwoord in de agenda. Met dien verstanden dat lid c. als volgt wordt aangepast: Het doek strak door het hekwerk wordt gespannen met de onderkant van het doek tegen de onderste railing. Het Huishoudelijk Reglement van 20 april 2009 zal conform de besluitvorming worden aangepast.besluit EN ACTIE Rook en ventilatiekanalen Gelet het late uur wordt besloten te volstaan met de toelichting in de agenda. 10 Bestuur en commissies Voorzitter en vice voorzitter: Er hebben zich geen kandidaten aangemeld. De huidige voorzitter onderstreept nogmaals het belang dat ook anderen op de hoogte zijn van het reilen en zeilen van de VVE. Er passeren verschillende opties voor het invullen van het voorzitterschap en/of instellen van commissies. Uiteindelijk wordt besloten, dat de huidige voorzitter nog één termijn aanblijft en daarnaast de Technische Dienst wordt verstrekt met twee nieuwe leden. De voorzitter zal in het komende jaar periodiek overleg hebben met de Technische Dienst en hen in de VVE materie inwerken. Onder dankzegging voor haar inzet stemt de vergadering in met de herbenoeming van mevrouw Marleen H. Woltjer tot voorzitter. De Technische Dienst bestaat uit: de heer Paul Leemans (appartement no. 18) de heer Melvin Pott (appartement no. 41) de heer J. den Ouden (appartement no. 44) Kascommissie Onder dankzegging voor haar bijdrage treedt mevrouw S. Blom af. Mevrouw J. Swart (appartement no. 16) blijft aan. Mevrouw M.J.A.V. van Pelt wordt bereid gevonden toe te treden tot de kascommissie. 11 Rondvraag en sluiting Er werden nog enkele vragen gesteld van huishoudelijke aard. De VZ sluit om uur de vergadering en bedankt de aanwezigen voor hun inbreng van 7

7 van 7