nrs Reeds verstrekt Notulen jaarvergadering van dinsdag 31.maart 2009 Notulen van de vergadering Technische Commissie dd.

Transcriptie

1 Vereniging Van Eigenaren Flat Jan Steenstraat nrs Maassluis Uitnodiging 12 maart 2010 Geachte mede-eigenaren, Hierbij nodigen wij u uit tot het bijwonen van de 45e algemene ledenvergadering die zal worden gehouden op dinsdag 30 maart 2010, aanvang uur, in De Ark Rembrandtlaan Maassluis Op de volgende pagina s treft u de onderstaande bijlagen aan: Blad 2 Bijlage 1 Machtigingsformulier Blad 3 t/m 5 2 Financieel Jaarverslag 2009 en toelichting jaarcijfers 2009 Blad 6 3 Begroting 2010 Blad 7 4 Diverse opstellingen Blad 8 5 Meerjaren Planning Blad 9 6 TC vergadering 10 maart 2010 Reeds verstrekt Notulen jaarvergadering van dinsdag 31.maart 2009 Notulen van de vergadering Technische Commissie dd. 4 november 2009 Uiteraard wordt uw aanwezigheid op hoge prijs gesteld. Indien u verhinderd bent dan verzoeken wij u gebruik te maken van het machtigingsformulier. Het ondertekende formulier moet vóór de aanvang van de vergadering bij het bestuur worden ingeleverd. Agenda Opening Mededelingen en/of ingekomen stukken. Goedkeuring notulen van de 44ste Algemene Ledenvergadering. Jaarstukken 2009 Verslag kascommissie. Samenstelling kascommissie voor 2010 Begroting 2010 Vaststelling servicekosten appartementen Vaststelling servicekosten garages. Verstrekken machtiging aan administrateur en bestuur. Rondvraag. Sluiting vergadering. Bestuur en administrateur VVE Definitief 17 maart 2010 Pagina 1

2 BIJLAGE 1 Vereniging Van Eigenaren Flat Jan Steenstraat nrs Maassluis M A C H T I G I N G S F O R M U L I E R Maassluis, maart 2010 Hiermede machtig (t) (en) ondergetekende (n) wonende : Jan Steenstraat nr. te Maassluis de heer/mevrouw: voor haar/hem/hen de presentielijst te tekenen als gevolmachtigde en deel te nemen aan stemming (en) in de 45 ste Algemene Ledenvergadering VVE FLAT JAN STEENSTRAAT te houden op Dinsdag 30 maart 2010 handtekening (en) : Definitief 17 maart 2010 Pagina 2

3 Financieel Jaarverslag 2009 BIJLAGE 2 De reserve bedroeg per 1 Januari Afname / Tussen saldo Mutatie toevoeging ontvangen rente Resultaat over rente splitsing Reserve per 31 December ============= Toelichting: Afname 2009 kosten worden direct ten laste van reserveringen gebracht (niet in begroting gebudgetteerd) GROOT ONDERHOUD BALKONS APPARTEMENTGEBOUW - Balkon advies Materialen Afvalcontainers Arbeid Totaal Balans per 31 december 2009 Postbank Kapitaalrekening Vooruit ontvangen servicebijdragen RABObank Kapitaalrekening Crediteuren Postbank girorekening Verrekening vertrekkende eigenaren RABObank Telerekening Tussen rekening bank/giro 0.00 Kassaldo reserve Nog te ontv. Servicebijdragen + Nog te ontv. servicebijdr. Garage Verrekening stookkosten Totaal Toelichting: 1320 Verrekening stookkosten 2008/ Crediteuren: Te betalen in 2010 Diversen ivm Balkons Energie Permanent Vooruit ontvangen service kosten voor 2010 Reeds ontvangen service bijdragen voor Verrekening vertrekkende eigenaren Kosten welke nog verrekend moeten worden met oude eigenaren reeds als voorschot betaald Definitief 17 maart 2010 Pagina 3

4 Financieel Jaarverslag 2009 BIJLAGE 2 Begroot Werkelijk Verzekeringen: Brand/opstal Aansprakelijkheid Glas collectief 1.500,00 Bestuurders 500, , Energie: Gas , ,00 Water 1.000,00 293,00 Netbeheer 6.500, Warmtemeter 1.000, , , ,00 Reparatie en onderhoud: Schoonmaak 5.000, Liften 3.500, ,00 Centr. verwarming + warm water 4.000, ,00 Hydrofoorinstallatie 1.000, Riolering 500,00 0,00 Verlichting onderhoud 1.000,00 0,00 Automatische schuifdeuren 500,00 394,00 Parkeerterrein 500, Tuin 500,00 0,00 Gebouw (klein onderhoud) 4.250, ,00 Elektra Algemeem gebruik 6.500, , , ,00 Overige kosten: Bestuurskosten 700, Beheerskosten 3.800, ,00 Kosten vergaderingen 500,00 229,00 Diverse algemene kosten 1.000,00 295,00 Abonnementen 46,00 Incasso/aanmaningskosten Bankkosten 200, , Totaal Kosten ,00 Reservering: Toevoeging aan de reserve , , Rente Werkelijk Opbrengst service bijdrage Opbrengst garage Definitief 17 maart 2010 Pagina 4

5 Toelichting Financieel Jaarverslag 2009 BIJLAGE 2 Energie De verlaging van energiekosten zijn ontstaan door lagere gasprijzen en transportkosten. Water Minder dan begroot: Is ontstaan door het rechttrekken van de meterstanden. Deze zijn de laatste jaren geschat door het energiebedrijf en restitutie van het teveel betaalde voorschot nota s. Toevoeging aan de reserve Hierin zit de ontvangen rente over 2009 tw Glasverzekering Minder dan begroot: Is onstaan door nieuw afgeloten verzekering Opmerking: De reservering voor de meerjaren planning loopt achter. De vereniging beschikt over een bijgewerkte website t.w. Hierop kunt u de diverse mededelingen lezen zoals: Algemene mededelingen Jaarstukken Huishoudelijk reglement Onderhoudsplanningen Nieuwsbrief VOORSTEL Servicebijdragen (gewijzigd) per 1 mei 2010 maandelijks vóóraf te voldoen. Totaal kst Vaste kst Variabele kst 2-kamer appartement ( ) 3-kamer appartement (klein) ( ) 3-kamer appartement (groot) ( ) 4-kamer appartement ( ) (gewijzigd) per 1 mei 2010, Jaarlijks na faktuur binnen 14 dagen te voldoen. Garage kosten na verhoging: 60, , 50, 52, 56, , , ATTENTIE LET OP pas uw automatische afschrijving van de service kosten op tijd aan bij uw bank of giro betalingen Definitief 17 maart 2010 Pagina 5

6 BIJLAGE 3 Begroting 2010 Begroting 2010 Verzekeringen: 4600 Brand/opstal Aansprakelijkheid Glas collectief Bestuurders/ rechtsbijstand 700, ,00 Energie: 4101 Gas , Water 1.000, Netbeheer 6.500, Warmtemeter ,00 Reparatie en onderhoud: 4200 Schoonmaak 5,500, Liften 3.500, Centr. verwarming + warm water 4.000, Hydrofoorinstallatie 1.000, Riolering 500, Verlichting 1.000, Automatische schuifdeuren 500, Parkeerterrein 500, Tuin 500, Gebouw (klein onderhoud) 4.225, Advies kosten balkons Elektra (algemeen gebruik) 6.500, Overige kosten: 4500 Bestuurskosten 700, Beheerskosten 4.000, Kosten vergaderingen 500, Diverse algemene kosten 1.000, Bankkosten 200, ,00 Totaal Kosten ,00 Reservering: 0101 Toevoeging aan de reserve Ontvangsten Begroting Ontvangsten aan vaste kosten maanden oud 8 maanden nieuw Ontvangsten aan variabele kosten maanden oud 8 maanden nieuw Garage 1.688,00 Rente Totaal begrote ontvangsten Definitief 17 maart 2010 Pagina 6

7 BIJLAGE 4 Diverse opstellingen: Berekening variabele kosten welke per woning verrekend zullen worden met het werkelijk verbruik 2 kamer woning x x ergo is totaal kamer klein x x ergo is totaal kamer groot x x ergo is totaal kamer woning x x ergo is totaal Bijtelling vermogen in BOX III kamer woning kamer woning klein kamer woning groot.2.787,00 4 kamer woning Definitief 17 maart 2010 Pagina 7

8 MEERJAREN PLANNING BIJLAGE vervangen levensduur levensduur Kosten Berekende Werkelijke te kort op Jaarlijks te Soort installatie Jaartal tot. Jaren aant.jaren Raming % Resservering Resservering Resservering Resserveren Centrale verwarming ,70% Warmwater installatie ,58% Lift installatie ,67% Hydrofoor installatie ,03% Verlichting ,12% Div. Techn installatie ,94% Dak bedekking ,09% Balkon randen ,18% Balkon plafonds ,03% Entree ,55% Bestrating ,12% Totaal ,00% eeserveerd te besteden rente 2% afger. est. reserve Definitief 17 maart 2010 Pagina 8

9 BIJLAGE 6 Vereniging van Eigenaren Flat Jan Steenstraat MAASSLUIS Notulen TC Vergadering gehouden op woensdag 10 maart 2010 Aanwezig: De heren De Jonge, van t Spijker, Koning, van Dorp, Mulder, van Nieuwkoop en Lankhuyzen. Afwezig: Van Duffelen. Opening: De voorzitter opent deze vergadering en heet een ieder welkom. Mededelingen ingekomen stukken: Offerte rollen toegangsdeuren; deze opdracht kan verstrekt worden. Bliksem afleiding gecontroleerd; moet hier en daar nagezien worden. Notulen TC vergadering 4 nov. 2009: akkoord. Voortgang onderhoud gebouw, installaties enz.: Lift: - Vloerbedekking in de liften vervangen, aktie hr. Van Dorp. Deurdrangers deuren BG en bergingsetage vervangen: opdracht verstrekt. CV warmwater: - Verwarming werkt nog steeds goed, ondanks langdurig koude periode. Expansievaten zijn vernieuwd. Bouwkundig: - Heer Mulder heeft een rapportage gemaakt van de voortgang en kosten van de werkzaamheden aan de balkons. De voorzitter dankt de heer Mulder voor zijn inzet als projectleider voor het begeleiden van de werken. De heren Hardebol, Mulder en van Nieuwkoop zullen een rondgang maken over de balkons, vooraf zal er een enquête formulier, gemaakt door hr. Nieuwkoop aan de bewoners verstrekt worden om klachten en/of opmerkingen kenbaar te maken; tevens zal dan een opname plaatsvinden van het hang- en sluitwerk van de branddeuren. Hr van t Spijker zal het schilderwerk van de balkonplafonds laten uitvoeren zodra deze voldoende gedroogd zijn. Parkeerterrein: - Kleine reparaties zijn uitgevoerd. Problemen worden mede veroorzaakt door boomwortels. Met de gemeente zal overleg gevoerd worden over snoeien van de bomen aan de voorzijde van de flat, er bestaat nu gevaar van vallende takken tijdens storm. Meerjarenplanning is gemaakt door de heren Mulder en Lankhuyzen. Wordt bijgevoegd bij de jaarstukken. Verhoging service kosten. De meerjarenplanning laat noodzaak van voldoende reservering zien. Het bestuur stelt voor de servicekosten met 10% te verhogen. De heren Van Nieuwkoop en Mulder zullen onderzoeken of het mogelijk is in de volgende jaren om het verschil tussen de diverse typen appartementen niet verder op te laten lopen. De kosten van de garages zullen eveneens worden bezien. Er blijk een groot verschil te ontstaan t.o.v. de zusterflats. Rondvraag: Heer Mulder vraagt aandacht voegwerk dakopbouw en buitengevels van de bovenste etages. De voorzitter sluit de vergadering en wenst allen een resterende prettige avond. Definitief 17 maart 2010 Pagina 9