Vereniging van Eigenaars Villa Buitenhof

Transcriptie

1 1 Vereniging van Eigenaars Villa Buitenhof Concept Verslag ALV Naarden, 20 april 2016 Datum: woensdag 13 april 2016 Plaats: Piersonlaan 13, Janet Ross Aanwezig: dhr. en mw. W. van der Waag,, heren J. Fioole en J. de Boer, mw. M.J.J. Steenvoorden en dhr. B. Karssen, mw. C. Tekstra-Sies, mw. P. Oosterwaal-Krijnen, mevr. J.Toet en de heer A. Berkel, dhr en mw J. Willemsen, mw. A. Ross dhr. A. Tekstra (voorzitter van de vergadering, notulen) afwezig: geen Verslagnr.: 26 Onderwerp: Jaarvergadering 1. Opening Om 20 uur 15 opent de voorzitter de vergadering, en heet iedereen welkom. 2. Vaststelling aantal stemmen Van de 18 stemmen zijn er 18 vertegenwoordigd, dus er kunnen door de vergadering rechtsgeldige besluiten worden genomen. Zie bijgaande getekende presentielijst. 3. Vaststellen agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 4. A. Vaststellen verslag algemene ledenvergadering van 14 april 2015 Het concept verslag van de ALV van 14 april 2015 wordt goedgekeurd. Naar aanleiding van de actielijst wordt het volgende besproken: 1. Fa. Mous zal om advies worden gevraagd over mogelijke coating van de betonafdekkers, een aantal bewoners is geen voorstander van coating. Er zal niet zonder voorafgaand overleg gehandeld worden. Coating wordt afgeraden wegens hechtingproblemen. Geen verdere actie. 2. Afgesproken wordt dat de voorzitter met de fam. Van der Waag de werkzaamheden inventariseert die zij de afgelopen 15 jaar hebben uitgevoerd, en dat deze voor 1 september 2015 worden overgedragen aan andere bewoners of worden uitbesteed. Is gebeurd en besproken op de huishoudelijke vergadering van 22 september Ten aanzien van de regenwaterafvoerproblemen in 2014 wordt besloten het advies van de aannemer te volgen: op de balkons van de penthouses wordt een rij tegels vervangen door halve tegels waardoor een afvoergoot ontstaat, in de regenwaterafvoeren wordt een overstort geplaatst op ca. 50 cm. boven het maaiveld, met zo mogelijk een afvoer naar een plek waar de overstort de minste schade kan toebrengen.

2 2 Op de balkons van de eerste verdieping worden vooralsnog geen aanpassingen gepleegd. Uitgevoerd, incl. balkons 1 e verdieping. Aandacht wordt gevraagd voor de regenpijp aan de noordzijde. Voorzitter zal dat opnemen. 4. Voorzitter zal aan fa. Mous een kostenindicatie vragen voor reparatie en sausen van plafonds en wanden in het trappenhuis. Gebeurd, wordt in 2016 uitgevoerd. 5. Er wordt besloten de bestaande verlichtingsarmaturen te vervangen door LED armaturen. De voorzitter zal hiervoor een voorstel uitwerken. Gebeurd, zie agenda. 6. Er wordt gediscussieerd over het kappen van een boom in de gezamenlijke tuin (noordkant), die helemaal rot wordt. Een klein deel van de gezamenlijke tuin bij de inrit moet ook worden opgeknapt. Het bestuur wordt gemandateerd een kapvergunning aan te vragen en het betreffende deel van de gezamenlijke tuin opnieuw te laten beplanten in overleg met de tuinman. Gebeurd. Voorzitter zal tuinman vragen nog dode planten in de heg te vervangen. Voorzitter zal tevens advies vragen over een van de coniferen aan de zuidzijde die in slechte staat lijkt. 7. Mevrouw Toet zal in overleg met de heer Willemsen, die ervaring heeft met zijn andere VvE, informatie verzamelen over mogelijkheden, voor- en nadelen van het plaatsten van zonnepanelen op het dak. Gebeurd, zie agenda. 8. Alle eigenaren zullen de in hun bezit zijnde reservesleutels aan de voorzitter doorgeven, en actuele telefoonnummers en ev. hulpadressen. Voorzitter zal een nieuwe lijst maken. Mevrouw Oosterwaal zal de meest recente lijst meegeven. Gebeurd, moet wel actueel gehouden worden: verzoek om wijzigingen aan voorzitter door te geven. 9. Terugkerend punt: Ten aanzien van de dakbedekking wordt besloten ca concrete offertes te vragen voor groot onderhoud/vervanging. 10. Terugkerend punt: 2017: onderhoud ventilatiesystemen in de appartementen. B. Vaststelling verslag huishoudelijke vergadering 22 september 2015 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. De actielijst is per abuis niet behandeld, zal voor de volgende vergadering worden geagendeerd. 5. Ingekomen stukken en mededelingen Er zijn geen ingekomen stukken en geen mededelingen. 6. Verslag kascommissie 2015 In de kascommissie werden voor 2015 benoemd mevrouw Van der Waag en de heer Berkel. De kascommissie meldt dat de door XS VvE Beheer aangeleverde stukken duidelijk en consistent zijn, en dat de jaarrekening een getrouw beeld geeft van de werkelijke financiële situatie. Het verslag van de kascommissie is bij dit concept verslag gevoegd. 7. Vaststellen jaarrekening 2015 De jaarrekening 2015 wordt conform het bij de stukken gevoegde concept vastgesteld. Het negatief resultaat over 2015 ad 338,-,- wordt ten laste gebracht van de Algemene Reserve. Deze reserve is daarmee op 6.085,-,- gekomen. Afgesproken is om de algemene reserve in principe niet groter te maken dan 30% van de exploitatiebegroting en niet lager dan 15% daarvan. 8. Decharge bestuur De ALV verleent het Bestuur decharge over het in 2015 gevoerde beleid. 9. Decharge beheer XS VvE Beheer over 2015 De ALV verleent aan XS VvE Beheer decharge over het in 2015 gevoerde beheer. De voorzitter zal het betreffende formulier ondertekenen en opsturen.

3 3 10. Benoeming nieuwe kascommissie In de kascommissie worden voor 2016 benoemd de heer Berkel en mevrouw Ross. 11. Positie huurders De vergadering is het erover eens dat de formele ledenvergaderingen alleen voor de leden, hun partners en gevolmachtigden toegankelijk zijn, en dat daarnaast goed contact met huurders van belang is. Dat contact verloopt in eerste instantie via de verhurende eigenaars. Daarnaast zullen huurders worden uitgenodigd voor huishoudelijke vergaderingen en informele bijeenkomsten. 12. Zonnepanelen Besloten wordt niet nu te investeren in zonnepanelen, maar eerst LED verlichting te installeren (zie punt 13) en het effect van het stroomverbruik daarop te bezien. Ook de toekomstige vervanging van de dakbedekking en de ontwikkelingen van de technologie spelen een rol bij dit besluit. Een mogelijk rendement van ca. 7% op deze investering wordt daaraan ondergeschikt geacht. 13. LED verlichting Besloten wordt te investeren in LED verlichting in de gemeenschappelijke ruimtes incl. garage en voor de buitenverlichting. Tegelijk zal de noodverlichting worden vervangen. Er zijn inmiddels 2 offertes binnen, waarvan de hoogste bijna 6.000,- bedraagt. Het bestuur krijgt mandaat om voor maximaal dat bedrag opdracht te geven. 14. Beveiliging gebouw/appartementen Besloten wordt de beveiliging van de buitenring (4 sloten: buiten en binnen voordeur en buiten en binnen garagedeur) incl. 3 sleutels per appartement voor rekening van de VvE te laten en de beveiliging van de appartementen (4 sloten: buitendeur, terras of balkondeur, meterkast en berging) voor rekening van de individuele eigenaren. Ook wordt besloten de sloten van de buitenring te vervangen. De individuele eigenaren wordt dringend geadviseerd ook hun sloten te laten vervangen, omdat anders de beveiliging van de buitenring niet optimaal werkt. De voorzitter zal nagaan of een gezamenlijke opdracht voordelen oplevert. Nummers 1 en 13 hebben al hun appartementsloten laten vervangen. 15. Schoonmaak, garagedeur Besloten wordt na te gaan of de prijs die fa. Gloss nu rekent nog marktconform is. Bewoners zijn teleurgesteld dat er geen overleg is geweest over verandering van schoonmaakdatum. Op het werk zelf zijn niet veel aanmerkingen, wel wordt geconstateerd dat vervangers beter werken. De voorzitter zal e.e.a. met fa. Gloss communiceren. Besloten wordt voor de garagedeur een onderhoudscontract af te sluiten bij een van de dealers van de deur. 16. Vaststellen meerjarenonderhoudsplan 2016 Het meerjarenonderhoudsplan 2016 wordt conform het concept in bijlage 4 bij de agenda goedgekeurd. De bijdrage aan de onderhoudsreserve voor 2016 wordt vastgesteld op ,-. In 2015 zijn de volgende onderhoudswerkzaamheden gerealiseerd die ten laste worden gebracht van de reserve (dus buiten de exploitatiebegroting):

4 4 Sensorlijst lift Onderhoud pompinstallatie Schilderwerk reparaties houtwerk Voor 2016 zijn t.l.v. de onderhoudsreserve gepland: binnenschilderwerk wanden incl. herstel loszittend stucwerk (gepland) buitenschilderwerk witte delen en inrit garage (gepland) sloten buitenring (vervroegd) armaturen gezamenlijke ruimtes/buitenverlichting (vervroegd) vervangen brandmelders/noodverlichting (vervroegd) vervangen van de kelderventilatie (dit zal niet preventief gebeuren, dus alleen bij storing/uitval) gepland liftonderhoud volgens opgave Sky Lift. 17. Vaststellen begroting 2016 De begroting 2016 wordt conform het concept in bijlage 5 vastgesteld. Als in 2016 twee keer groot onderhoud aan de tuin zou plaatsvinden zal het daaruit resulterende negatieve resultaat weer uit de algemene reserve worden gedekt. 18. Vaststellen servicekosten 2016 Besloten wordt de servicekosten voor 2016 per 1 januari 2016 te verhogen met 3%. De nieuwe maandbedragen worden dan: Voor nrs. 1, 3, 7, 9, 11 van 189,82 naar 195,51 Voor nr. 5 van 186,33 naar 191,92 Voor nrs. 13 en 15 van 284,76 naar 293,30. De incassovolmacht wordt goedgekeurd en zal door de voorzitter worden ondertekend en naar XS VvE Beheer worden verstuurd. 19. Rondvraag Mevrouw Toet vraagt of de tijdklok op de buitendeur later kan worden gesteld, bijv. 19 uur. Dat zou door de leveranier moeten worden gedaan. Het gehele toegangssysteem met belpanelen en intercom is verouderd. Er zijn geen reserve onderdelen meer verkrijgbaar. De vergadering besluit zo min mogelijk te veranderen. Er wordt aandacht gevraagd voor kookgeuren in de gemeenschappelijke ruimtes. De heer Willemsen meldt dat dit ook in hun appartementencomplex een probleem is en dat dit samenhangt met de centrale afzuiging. Voorzitter zal met de heer Karssen en Van Leeuwen overleggen over mogelijke aanpassingen. Mevrouw Ross meldt dat haar berging erg vochtig is. Dat is ook bij de overige bergingen het geval. Advies is om vochtvreters te gebruiken. De dakranden worden weer vies. Voorzitter zal fa. Gloss vragen die schoon te maken. 20. Sluiting De voorzitter sluit om de vergadering en bedankt mevrouw Ross voor de gastvrijheid.

5 5 Actielijst 1. Voorzitter zal tuinman vragen dode planten in de heg te vervangen, en te kijken naar coniferen aan de zuidzijde. 2. Alle eigenaren geven wijzigingen in sleutellijst aan voorzitter door. 3. Bestuur krijgt mandaat om voor maximaal 6.000,- LED verlichting te laten monteren in garage, gemeenschappelijke ruimtes en buiten, en noodverlichting te laten vervangen op basis van min. 2 offertes. 4. Voorzitter zal rapporteren over lager stroomverbruik na installatie LED verlichting i.v.m. eventuele aanschaf zonnepanelen. 5. Voorzitter zal opdracht geven om sloten buitenring te vervangen. Voorzitter zal nagaan of gemeenschappelijke vervanging van sloten voordelen biedt (excl. nrs. 1 en 13). 6. Bestuur gaat na of prijs voor schoonmaak van fa. Gloss nog marktconform is. Voorzitter communiceert met fa. Gloss. 7. Voorzitter zal een onderhoudscontract afsluiten voor de garagedeur. 8. Voorzitter zal fa. Mous vragen om voor de herfst het buitenwerk te schilderen. 9. Voorzitter zal met heer Karssen en fa. Van leeuwen overleggen over beperken van kookgeuren. 10. Voorzitter zal fa. Gloss vragen de dakranden schoon te maken. Akkoord voorzitter Naam datum handtekening