Notulen Algemene Ledenvergadering van 26 november 2008 VvE Diepenbrockrode te Zoetermeer

Transcriptie

1 VvE Diepenbrockrode te Zoetermeer Datum: Locatie: W oensdag aanvang uur in buurtcentrum Chez Cesar op de Cesar Franckrode 60 te Zoetermeer. Complexcode: 141 Afkortingen: VZ ALV Atrium MJOP TC KC AB Voorzitter Algemene Leden Vergadering Atrium Vastgoedmanagement B.V. Meer Jaren Onderhouds Plan Technische Commissie Kascommissie Algemeen Bestuur Onderwerp: 1 Opening, mededelingen en ingekomen stukken De heer Bal opent de vergadering om uur. De heer Bal heeft de stemmen geteld. Hij geeft aan dat van de 839 stemmen 699 in persoon, danwel per volmacht vertegenwoordigd zijn. Dit zijn voldoende stemmen om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. Vaststellen van de agenda De heer Bal neemt de agenda met de leden door. In de agenda staat dat de leden namens de voorzitter, de heer van Tintelen (28) worden uitgenodigd. De heer Bal biedt hiervoor zijn excuses aan, daar op de laatste ALV besloten is dat de heer van Tintelen aftreedt. De leden hebben geen opmerkingen over de agenda. Ingekomen stukken De heer Bal geeft aan dat er twee ingekomen stukken zijn. Eén van mevrouw van der Zijden (41) en één volmacht van de stichting woningmaatschap leiden (SWL). SWL kan momenteel nog 250 van het totale aantal stemmen uitbrengen. SWL heeft op de volmacht de volgende standpunten aangegeven. Ten aanzien van agenda punt 4, zijn zij voor het nemen van een principe besluit over het herstel en het van 8

2 schilderwerk. Indien dit besluit genomen is moeten er drie offertes aangevraagd worden. Op basis van deze offertes dient er tijdens de volgende vergadering besloten te worden over een extra bijdrage. Tijdens deze vergadering stemmen zij tegen het vaststellen van een extra bijdrage. Ten aanzien van agendapunt 5, zijn zij voor het handhaven van de begroting voor 2009 en voor een eventuele verhoging van maximaal 5%. 2 Benoemen bestuursleden en overige commissieleden De vereniging heeft momenteel geen voorzitter. De heer Bal vraagt aan de leden wie hiervoor in aanmerking wil komen. Geen enkel lid stelt zich beschikbaar als voorzitter. Op de volgende vergadering zal dit punt opnieuw geagendeerd worden. Tot deze tijd zal de heer Bal de zaken voor de VvE waarnemen. De TC bestaat momenteel uit de heer Wichers (34), de heer van Aar (31) en de heer Rudawski (39). De heer Wichers heeft echter wel aangegeven dat hij door het volgen van een extra studie minder tijd beschikbaar heeft en dat hij daarom bij de volgende vergadering waarschijnlijk af zal gaan treden als commissielid. 3 Vaststellen van de notulen van de ledenvergadering datum 4 juni. De heer Bal stelt de notulen blad voor blad, zowel tekstueel aan de orde. Ten aanzien van pagina 3 heeft de heer van Tintelen over de onderstaande alinea een opmerking. Verder deelt een lid mee, dat er besloten is dat leden het enkelglas mogen vervangen doormiddel van dubbelglas. Er is echter niet afgesproken dat de er andere kozijnen geplaatst mogen worden. Dit is toch bij een aantal appartementen gebeurd. De heer Bal deelt mee, dat leden ten aanzien van gevelwijzigingen te allen tijde hiervoor toestemming moeten vragen aan de ALV. Besloten wordt dit niet terug te draaien, alleen de leden moeten zich hier in de toekomst wel aan houden. Leden die zich hier niet aan houden moeten de gevelwijziging weer in de oude staat herstellen. De heer van Tintelen kan zich niet herinneren dat er besloten is dat wijzigingen uit het verleden niet teruggedraaid moeten worden. Hier wordt verder tijdens deze vergadering niet op in gegaan. Er zijn verder geen opmerkingen, waarna de notulen worden vastgesteld. BESLUIT 4 Bespreken onderhoud De heer Bal geeft een korte toelichting op het benodigde schilderwerk, zoals dit ook staat van 8

3 aangegeven in de agenda van deze ALV. Bij de organisatie Claassen coatings is een verftechnisch bestek opgevraagd. Geconstateerd is dat het schilderwerk in een technisch slechte staat verkeerd. Op diverse plaatsen is houtschade en betonschade aangetroffen. De doelstelling van het advies is het creëren van een basis voor toekomstig vervolgonderhoud. Dit kan slechts bereikt worden door het preventief verwijderen van alle verflagen en het aanpassen van de kleurstelling. Met het preventief verwijderen van alle verflagen kunnen de zichtbare en niet zichtbare gebreken in de ondergrond correctief en preventief verholpen worden. Door te werken met een verftechnisch bestek krijgt men de garantie dat het werk kwalitatief goed uitgevoerd wordt. Het uiteindelijke garantiecertificaat wordt dan ook door de verfadviseur afgegeven. Op basis van het bestek is bij een applicateur (Verschoor) een kostenraming aangevraagd. In deze raming is rekening gehouden met de geadviseerde systemen, bereikbaarheidskosten en een eventuele planmatige aanpak. Overleg tussen de verfadviseur van Claassen coatings en Verschoor heeft er toe geleid dat in eerste instantie de voorgevels van beide gebouwen aangepakt dient te worden. Voor het schilderen van de gevelkozijnen, puivullingen, aftimmeringen, gevelbanden, onderzijden van de vloeren, de consoles en de borstweringen en de bereikbaarheidskosten is een prijs geraamd van 87500,00 inclusief 6% BTW. In een later overleg met Claassen Coatings is aangegeven dat eventueel het sauswerk van de minerale ondergronden (beton) uit kostenoverwegingen eventueel opgeschoven zou kunnen worden. Dit zal ongeveer 14000, schelen. De kopgevels en de achtergevels worden in de eerste fase dus niet meegenomen. Voor de betonreparaties en houtrotreparaties is een prijsraming afgegeven van ,00 inclusief 19% BTW. De heer Bal benadrukt dat dit een stelpost betreft. De heer Wichers is het er niet mee eens dat er voor het betonherstel een stelpost is opgenomen. In tegenstelling tot houtschade is betonschade over het algemeen direct zichtbaar. De heer Bal zegt toe in de offerte aanvragen zo min mogelijk aan te sturen op stelposten. Echter voor de houtschade is het beperkt mogelijk zonder stelpost te werk te gaan. Deze stelpost kan vermeden worden indien er een 100% inventarisatie heeft plaatsgevonden. De heer Bal deelt mee dat dit mogelijk is, maar dat dit extra kosten met zich meebrengt. Hij schat deze kosten in op ongeveer 2000,00. De geraamde kosten voor de totale renovatie van de voorgevel inclusief begeleiding van het schilderwerk door derden is ongeveer ,00 inclusief BTW. De stand van de reservefondsen is bij elkaar ongeveer , van 8

4 Dit betekent dat er om te kunnen renoveren een extra kapitaal moet worden aangetrokken van ,00. Het voorstel is om dit kapitaal aan te trekken doormiddel van het innen van een extra bijdrage. De hoogte van de extra bijdrage voor 2009 heeft de heer Bal in de bijlage bij de agenda per appartementseigenaar gespecificeerd. De heer van Tintelen vraagt aan de heer Bal hoe deze berekening tot stand is gekomen. De heer Bal vertelt dat hij het totaal geraamde bedrag voor de renovatie door twee heeft gedeeld (gebouw 1 en gebouw 2). Vervolgens zijn deze bedragen conform de verdeelsleutels naar bijdragen per eigenaar doorberekend. De heer van Tintelen betwist deze methode. Hij is van mening dat per gebouw exact gekeken moet worden wat er aan onderhoud uitgevoerd dient te worden. Indien bekend is wat het per gebouw kost kunnen pas de exacte bijdragen berekend worden. De heer Bal geeft toe dat dit een betere methode is. Hij geeft daarbij wel aan dat het bepalen van de exacte kosten per gebouw, i.v.m eventuele stelposten, pas echt mogelijk is na afloop van de werkzaamheden. Bij eventuele offerteaanvragen zal de heer Bal in navolging op het bovenstaande een aparte begroting per gebouw aanvragen. Zodra besloten is dat er geschilderd gaat worden en er voldoende financiële middelen aanwezig zijn. Zal de technische commissie samen met Atrium Vastgoedmanagement B.V. meerdere offertes opvragen. Vervolgens zullen de offertes zowel inhoudelijk, als prijstechnisch beoordeeld worden, waarna een gunningadvies volgt. De technische commissie deelt mee aan de leden dat zij het er mee eens zijn dat er geschilderd moet worden. Naast de berekening van de bijdrage per appartementsrecht twijfelen zij echter sterk aan de hoogte van het bedrag dat door Verschoor en Atrium geraamd is. Zij zijn van mening dat dit goedkoper uit zal gaan vallen, dan wat de leden nu gepresenteerd krijgen. Er volgt een discussie waaruit blijkt dat de leden erg geschrokken zijn van het benodigde kapitaal en de daaruit volgende benodigde extra bijdragen. De meerderheid van de leden is het er echter wel mee eens dat er geschilderd moet worden. Vanuit de leden wordt voorgesteld om een principe besluit te nemen over het schilderen en herstellen van de voorgevels in Met dien verstande dat de maximale extra bijdrage in eerste instantie niet hoger uit mag vallen dan 2500, per appartementsrecht. De heer Bal zegt toe dat indien geschilderd wordt de leden minimaal rekening dienen te houden met een bijdrage van deze hoogte. 480 van de 699 aanwezigen stemmen, stemmen voor het schilder en herstelwerk van de voorgevels in BESLUI T van 8

5 In eerste instantie moet men er vanuit gaan dat dit ongeveer 2500, per appartementsrecht gaat kosten. Doordat de SWL tegen het vaststellen van een extra bijdrage is in deze vergadering kan over de hoogte van de extra bijdrage geen formeel besluit genomen worden. Wel kan men constateren dat er geschilderd gaat worden en dat dit extra geld gaat kosten. De heer Bal adviseert de leden dan ook aan de leden om in ieder geval ongeveer 2500, te reserveren. BESLUIT Indien in de volgende vergadering, die gepland staat halverwege maart, besloten wordt met welke applicateur geschilderd gaat worden en de hoogte van de extra bijdrage vastgesteld wordt, kunnen de leden rekening houden met het betalen in twee termijnen. Voorgesteld wordt dan, dat de eerste termijn in april betaald wordt en de tweede termijn in juli Op een vraag of het mogelijk is om een betalingsregeling voor sommige leden te treffen, deelt de heer Bal mee, dat dit per eigenaar bekeken wordt. Leden die hier voor in aanmerkingen willen komen moeten in februari Atrium hier schriftelijk om verzoeken. Belangrijk is echter dat geen opdrachten verstrekt mogen worden indien er onvoldoende saldo op de rekening van de VvE staat. De heer Bal zal samen met de TC drie offertes aanvragen, met daarin een aparte begroting per gebouw, voor het herstel en Schilderwerk. Daarnaast zullen zij een gunningadvies opstellen en deze samen met de berekening van de extra bijdrage presenteren op de volgende ledenvergadering. ACTI E ATRI UM en TC De heer van Tintelen vertelt aan de leden dat men wel rekening moet houden dat naast de voorgevels ook de achtergevels en de kopgevels aangepakt moeten worden. De besluitvorming hierover zal plaatsvinden in Naar alle waarschijnlijkheid zal ook hiervoor een soortgelijke bijdrage plaats moeten vinden. De heer Bal vertelt de leden dat er nu inzake het onderhoud een inhaalslag gemaakt moet worden. Indien alles weer op basisniveau is en het onderhoud volgens een vaste cyclus loopt, zullen naar verwachting de kosten voor het dekkende schilderwerk om de +/ 6 jaar ook lager uit gaan vallen. De heer Bal vertelt dat de SWL met het idee is gekomen om vanuit schaalvoordelen het schilderwerk van de Diepenbrockrode eventueel te combineren met het schilderwerk van de Berliozrode en de Donizettirode. De leden geven aan dit project geheel als zelfstandige VvE willen aanpakken. Zij gaan niet akkoord met dit voorstel. BESLUIT Kleurencommissie Claassen coatings adviseert om technische redenen om de kleurstelling van het gebouw aan te passen. De kleurstelling op de met name niet verdekt gesitueerde onderdelen is te kritisch voor de ondergrond. Donkere kleuren reflecteren minder licht, de resterende energie wordt in de vorm van warmte in het verfsysteem opgeslagen. De ondergrond reageert op deze thermische belasting, het gevolg is overmatig werken van de van 8

6 ondergrond, wat resulteert in versnelde beschadiging van de ondergrond en het aanwezige verfsysteem. Om deze reden wordt voorgesteld een kleurencommissie te benoemen. Naast de TC geven de heer van Tintelen (28), mevrouw Klootwijk Scholten (25), mevrouw Rueck (26) en mevrouw Rijnvis (37) aan deel te willen nemen aan deze commissie. De leden gaan hiermee akkoord. Zodra over kleurstellingen gesproken wordt zal de heer Bal dit initiëren. BESLUIT + ACTIE ATRI UM Wat verder ter tafel komt; De heer Wichers vraagt of er leden zijn die bij onderhoudsbedrijven werken, zodat de VvE hiervan kan profiteren. Hij verzoekt daarom de leden die hier werken dit via de mail aan te geven aan Atrium. Daar er binnen de VvE nogal wat onduidelijkheden zijn over wat wel en wat niet toegestaan/wenselijk is stelt de heer Bal voor een Huishoudelijk Reglement op te stellen en deze in de volgende vergadering vast te stellen. De heer de Groot (23) en mevrouw Klootwijk Scholten geven aan hier naar te willen kijken. De heer Bal zal een een aantal voorbeeld reglementen naar hen opsturen. ACTI E ATRIUM, DE GROOT EN KLOOTW I JK SCHOLTEN De heer van der Zijden geeft aan dat de georganiseerde schoonmaakdag door de heer Mostert en mevrouw Wolff (42) een groot succes is geworden. Alle leden zijn het hier mee eens. De heer Mostert en mevrouw Wolff worden hiervoor bedankt. Op de volgende vergadering zal hier opnieuw over gesproken worden. Ook de TC krijgt van de leden een warm applaus voor hun inspanningen tot nu toe! De heer van Zon wordt bedankt voor zijn inzet richting de gemeente. Hij heeft bij de gemeente geregeld dat er extra verlichting bij de parkeerplaatsen is gerealiseerd. 5 Vaststellen begroting 2009 en de maandelijkse bijdragen Het voorstel is om de begroting 2009 gelijk te houden aan. In de volgende ALV kan altijd alsnog besloten worden dit te wijzigen. Afgesproken wordt dit voorstel te volgen en de begroting 2009 in de volgende vergadering nogmaals te bespreken. BESLUIT 6 Rondvraag. De heer van Tintelen betreurt het dat er niemand is die toe wil treden tot het bestuur. De leden geven aan dat veel leden een verkeerde aanmaning hebben gekregen. De heer Bal geeft aan dat de betrokken leden hem hierover een mail moten sturen, zodat dit uitgezocht kan worden (bal@atrium vgm.nl) van 8

7 Er is een plank van de loopbrug tussen de onderlinge VvE s defect. Deze behoort tot het eigendom van de gemeente. De TC zegt toe hier achter aan te gaan. Zij zullen tevens strooimiddel bij de gemeente aanvragen. ACTI E TC De deur van de centrale entree is volgens mevrouw Rijnvis te zwaar afgesteld. De TC zal hier nogmaals naar kijken. ACTI E TC De leden vragen of het schoonmaakcontract opgezegd kan worden en of er een nieuw schoonmaakcontract afgesloten kan worden. De heer Bal zal het huidige contract opzeggen. En offertes opvragen voor een nieuw contract. Een lid merkt op dat hij een eigen schoonmaakbedrijf heeft. Hij zal een offerte sturen naar Atrium en naar de TC. ACTIE ATRI UM en TC 7 Sluiting. De heer Bal sluit de vergadering om uur en bedankt de leden voor hun inbreng en aanwezigheid. Besluiten en acties: agendapunt Omschrijving Besluit dd. 3 Er zijn verder geen opmerkingen, waarna de notulen worden vastgesteld. BESLUI T van de 699 aanwezigen stemmen, stemmen voor het schilder en herstelwerk van de voorgevels in BESLUI T 4 Doordat de SWL tegen het vaststellen van een extra bijdrage zijn in deze vergadering kan over de hoogte van de extra bijdrage geen formeel besluit genomen worden. Wel kan men constateren dat er geschilderd gaat worden en dat dit extra geld gaat kosten. De heer Bal adviseert de leden dan ook aan de leden om in ieder geval ongeveer 2500, te reserveren. BESLUIT 4 De heer Bal zal tezamen met de TC drie offertes aanvragen. Daarnaast zullen zij van 8

8 een gunningadvies opstellen en deze tezamen met de berekening van de extra bijdrage presenteren op de volgende ledenvergadering. ACTI E ATRI UM en TC 4 Het schilderen van VvE s Zij gaan niet akkoord met dit voorstel. combineren. BESLUIT 4 De leden gaan met een kleurencommissie akkoord. Zodra over kleurstellingen gesproken wordt zal de heer Bal dit initiëren. BESLUIT + ACTI E ATRI UM 4 De heer Bal zal een een aantal voorbeeld reglementen naar hen opsturen. ACTIE ATRI UM, DE GROOT EN KLOOTWI JK SCHOLTEN 5 Afgesproken wordt dit voorstel te volgen en de begroting 2009 in de volgende vergadering nogmaals te bespreken. BESLUIT 6 Er is een plank van de loopbrug van de onderlinge VvE s defect. Deze behoort tot het eigendom van de gemeente. De TC zegt toe hier achter aan te gaan. Zij zullen tevens strooimiddel bij de gemeente aanvragen. ACTIE TC 6 De deur van de centrale entree is volgens mevrouw Rijnvis te zwaar afgesteld. De TC zal hier nogmaals naar kijken. ACTI E TC 6 Een lid merkt op dat hij een eigen schoonmaakbedrijf heeft. Hij zal een offerte sturen naar Atrium en naar de TC. ACTI E ATRI UM en TC van 8