Verslag Extra Algemene Ledenvergadering VvE Obrechtstraat Zwolle

Transcriptie

1 Datum: Locatie: Afkortingen: VZ = ALV = Atrium = TC = KC = MJOP = Website VvE= Dinsdag 6 november 2012, uur Wijkcentrum Holtenbroek, Bachlaan 20, 8031 HL Zwolle Voorzitter Algemene Ledenvergadering Atrium Vastgoedmanagement B.V. Technische Commissie Kascommissie Meerjaren Onderhoudsplan Onderwerp: 1 Opening en vaststelling aantal stemgerechtigde aanwezigen De Voorzitter, Dhr. M.J. (Johan) de Velde opent om uur de vergadering en heet alle aanwezigen een hartelijk welkom. Hij constateert dat er van de 936 uit te brengen stemmen 483, in persoon dan wel bij volmacht, aanwezig zijn. De vergadering kan dus rechtsgeldige besluiten nemen. Namens Atrium Vastgoedmanagement B.V. is aanwezig Dhr. Geerlings. 2 Mededelingen, ingekomen stukken, vaststellen agenda. De VZ staat stil bij het recente overlijden van dhr. Modderkolk. Er is namens de vereniging voor een condoleancekaart gezorgd. Er is een ingekomen stuk van dhr. Knol. Hij deelt ter vergadering een brief uit aan de leden met zijn voorstellen en suggesties voor de aanpak van de balkonvloeren op langere termijn. Het stuk wordt besproken bij het onderhoud gebouw. Er is een ingekomen stuk over BeGreen hetgeen besproken wordt aan het einde van de vergadering. Er is naar aanleiding van een eerder ALV-besluit door bestuurslid Evelien Stuit offerte gevraagd voor het opstellen van een nieuw naambord boven de entree van het gebouw. Diverse opties worden ter vergadering getoond en gaan rond de leden. Aan het eind van de vergadering wordt bekeken welke optie het meeste stemmen krijgt. De kosten bedragen ongeveer 500. (ACTIE) De agenda wordt met deze aanvullingen vastgesteld. (BESLUIT) 3 Vaststelling notulen Ledenvergadering 10 juli 2012 De VZ bespreekt de notulen van de Algemene ledenvergadering van 10 juli 2012 zowel inhoudelijk als tekstueel. De notulen worden vervolgens vastgesteld. (BESLUIT) Noot van het bestuur: wist u dat u de notulen en andere zaken kunt nalezen op de website van de VvE? Zie: van 6

2 4 Vaststellen vergaderdata 2013 De VZ geeft aan dat de ALV s altijd plaatsvinden eind juni en begin november. Hierdoor zit er eigenlijk een onevenwichtige verdeling tussen de vergaderdata (4 maanden/8 maanden). Hij stelt dan ook voor de vergadercyclus aan te passen naar begin juni en eind november zodat er ongeveer 6 maanden tussen de vergaderingen zit. De leden stemmen hiermee in. Datum Reguliere ALV (eerste dinsdag juni) : dinsdag 4 juni 2013 Datum Extra ALV (laatste dinsdag november: dinsdag 26 november 2013 (BESLUIT) 5 Verslag van de huismeester over onderstaande punten Nieuw schoonmaakbedrijf. Er heeft een aanbesteding plaatsgevonden met betrekking tot de schoonmaker. De firma Bredenhoff zal m.i.v. 1 januari de schoonmaakwerkzaamheden verrichten. Zij doen hetzelfde voor een bedrag van 400 euro per maand minder. Een besparing van per jaar waarmee ruimte blijft voor extra schoonmaak van bijv. de galerijen en plafonds. In overleg met het bestuur en de huismeester zullen deze werkzaamheden op afroep afgenomen worden. (BESLUIT) Nieuwe hovenier. Hoveniersbedrijf Boertien heeft de herinrichting van de voorzijde netjes gedaan en is daarnaast het voordeligst gebleken in de aanbesteding voor een grote beurt aan de parkeerplaatszijde. Nu zij het grootste deel van de grond onderhouden, was het voor de hand liggend om hen vanaf 1 januari 2013 ook het periodiek onderhoud te laten doen. Er wordt opgemerkt dat leveranciers en postorderbedrijven regelmatig tussen de nieuw geplaatste hagen doorlopen waardoor er gaten ontstaan. Er wordt voorgesteld om een draad te spannen tussen de paaltjes en haagjes zodat dit niet meer mogelijk is. Overleg tussen bestuurslid Anko van der Molen, de huismeester en de firma Boertien hierover zal plaatsvinden, na overleg eventueel gevolgd door uitvoering hiervan. (ACTIE) (BESLUIT) Dubbel glas Volgend jaar staat het schilderwerk van het houtwerk op de planning. Meerdere eigenaren hebben of het mogelijkheid is om bepaalde raamdelen zelfstandig te vervangen voor dubbel glas. Volgens de huidige regels in dit niet mogelijk. De leden stemmen in met het aanpassen van deze regel, in die zin dat dit na overleg is toegestaan. Omdat ruitvervanging meestal beschadigingen veroorzaakt aan glaslatten en aan het schilderwerk kan dit het best gecombineerd worden met de uitvoering van schilderwerk. De leden stellen voor om te inventariseren wie er mee zou willen doen. Deze inventarisatie zal Atrium verzorgen en bespreken met een glaszetter. Voor plaatsing van dubbel glas is geen budget beschikbaar binnen de VvE; het betreffen dan ook individuele kosten. (ACTIE) (BESLUIT) Schilderwerk voordeuren De VZ krijgt regelmatig verzoeken van eigenaren om het kleurnummer van de voordeuren te ontvangen. Mensen willen er vaak bij de verkoop van de woning voor zorgen dat alles er netjes uit ziet en dat ook de voordeur geschilderd is. Nu moeten mensen wachten op de volgende beurt. Voor het voorjaar staan de voordeuren op van 6

3 de planning. Na uitvoering zullen de kleurnummers op de website van de VvE gezet worden en spreken de leden af dat het is toegestaan om individueel voor eigen kosten de voordeur van het appartement te schilderen in de vastgestelde kleur als dat noodzakelijk is. (BESLUIT 7. Bespreken groot onderhoud gebouw Naar aanleiding van het vergaderbesluit in juni 2012 is in het najaar de blokverwarming vervangen door de firma Cofely. De werkzaamheden zijn naar tevredenheid uitgevoerd voorafgaand aan het stookseizoen. Dhr. Geerlings geeft aan nadien wederom benaderd te zijn door de firma BeGreen. Zij zijn nog altijd bezig om een warmtenet in de wijk Holtenbroek te realiseren. De concreetheid van deze realisatie is afhankelijk van het aantal deelnemende partijen. Als er een duidelijker beeld is zullen we hen vragen een presentatie te geven voor de ALV. In afwachting van de financiële consequenties van deze werkzaamheden is het schilderwerk aan de kozijnen uitgesteld. Het schilderwerk wat voor 2013 gepland staat betreft al het houtwerk met uitzondering van de in 2010 geschilderde uitpandige slaapkamerkozijnen aan de galerijzijde. Omdat deze kozijnen op de noord/westzijde gelegen zijn en de kwaliteit van het schilderwerk gewaarborgd moet blijven wordt overwogen om hier een glasbewassingsbeurt uit te voeren waarbij het houtwerk tevens wordt gereinigd. Wanneer mos- en alg groei verwijderd worden kan dit de levensduur van het schilderwerk ten goede komen. De leden stemmen in met dat er offertes aangevraagd zullen worden aanbesteed dienaangaande. Het schilderwerk omvat verder: houtwerk inpandige delen galerijen (voordeuren, keukenramen), houtwerk balkonzijde, bergingsramen, houtwerk trappenhuizen, schilderwerk garagedeuren. De kosten hiervoor bedragen ongeveer De huismeester stelt voor om de daklijst ook in de blauwe kleur te schilderen in plaats van het wit. Dit zal nader bekeken worden. De leden stemmen hiermee in en geven ter zake mandaat. (BESLUIT) 8. Vaststellen extra eigen bijdrage 2013 en mandaat onderzoek beton Het MJOP wordt besproken en de brief van dhr. Knol die voorafgaand aan de ALV is uitgedeeld wordt tevens besproken. De balkonvloeren zijn een belangrijk aandachtspunt waarvan vervanging vooralsnog in 2016 gepland staat. Uit eerdere onderzoeken in 2007 is namelijk gebleken dat herstel van de balkonvloeren wel mogelijk is maar op langere termijn leidt tot problemen en hogere kosten omdat de betonsoort oxidevorming blijft veroorzaken. Er is eerder een offerte ontvangen uitgaand van vervanging van de balkonvloeren, maar er zal nader onderzocht moeten worden in hoeverre dat inderdaad de enige optie is. De leden vinden dat 2016 al snel dichterbij komt en voorgesteld wordt om niet langer te wachten met nader onderzoek van alternatieven en opties. De ledenvergadering stelt voor om een commissie aan te stellen die zich hiermee bezig gaat houden zodat er in de komende jaren beter zicht komt om offertes, prijzen en alternatieven. Mogelijkerwijs zou het een optie kunnen zijn om in de volgende najaarsvergadering een presentatie te laten voeren door een deskundige. Er wordt een commissie benoemd bestaande uit 4 mensen van 6

4 De leden bestaan uit: - Dhr. Geerlings van Atrium (voorzitter commissie) - Dhr. De Velde (huisnummer 235) - Dhr. Abdel Rahman Mahmoud (huisnummer 279) - Dhr. Van der Molen (huisnummer 173) - Dhr. Knol (huisnummer 333) De voorstellen uit de brief van dhr. Knol om de renovatie of vervanging uit te voeren in 2013 worden afgewezen door de leden. De vereniging wil graag alle mogelijkheden bekijken, maar financieel gezien is het niet mogelijk dat in 2013 al uit te voeren. Voorlopig staat 2016 als gepland jaar om dit aan te pakken en dat is op zich al erg snel willen we alle alternatieven goed in beeld hebben. De garantie op de in 2007 uitgevoerde herstelwerkzaamheden is dit jaar verlopen. Het bestuur vraagt aan de leden het mandaat om een onderzoek uit te laten voeren naar de staat van de consoles. Met als doel uiteraard vast te stellen of deze nog voldoende veilig zijn. Het bedrag van een dergelijk onderzoek, met aanbevelingen, zal ongeveer bedragen. De leden zijn het ermee eens dat er indien de commissie dit nodig acht een onderzoek uitgevoerd wordt. Het mandaat hiervoor wordt aan de commissie gegeven. (BESLUIT) Het VvE bestuur heeft twee jaar geleden toegezegd dat de extra eigen VvE bijdrage niet hoger zal zijn dan Tijdens de laatste bestuursvergadering kon het bestuur er niet omheen om aan te bevelen om de bijdrage toch weer vast te stellen op In de voorliggende meerjarenplanning daalt echter daarna de extra bijdrage weer. De leden willen liever duidelijkheid en zekerheid waar men aan toe is. Daarom wordt voorgesteld om de intentie uit te spreken dat de komende jaren 2013 t/m 2016 een extra bijdrage van per jaar vast te stellen. Zodoende worden de lasten gelijkmatig verspreid en blijft de maandelijkse bijdrage onder de psychologische grens van 100, dit om potentiële kopers niet af te schrikken. Afhankelijk van de uitkomsten en/of nieuwe inzichten van de balkoncommissie kan er bekeken worden of aanpassing noodzakelijk is. De voorzitter brengt de voorgestelde extra bijdrage van in stemming. Met slechts 72 stemmen tegen wordt de extra bijdrage aangenomen. (BESLUIT) De extra VVE bijdrage dient in twee termijnen te worden voldaan. De eerste termijn vervalt op 1 februari 2013 en de tweede termijn op 1 augustus In de tabel hieronder ziet u wat dit voor uw appartement met de daarbij behorende omrekenfactor betekent: van 6

5 Overzicht extra eigen bijdrage 2013: Te voldoen op of voor: aantal factor per jaar Woningen 108 0, ,75 293,75 Woningen 0, ,75 393,75 Woningen 0, ,50 537,50 Garages 23 0, ,50 162,50 Garages 0, ,75 118,75 Garages 0, ,00 125,00 Bergingen 92 0, ,25 56,25 Bergingen 0, ,50 62,50 Bergingen 0, ,00 50,00 Dhr. Geerlings benadrukt dat verzoeken om een betalingsregeling uitsluitend in behandeling worden genomen wanneer deze gemotiveerd en schriftelijk zijn aangevraagd en dat deze alleen gehonoreerd kunnen worden indien de laatste termijn vóór 1 augustus 2013 kan worden voldaan. 9. Rondvraag en sluiting Er wordt aangegeven dat het niet toegestaan is om op de stoepen te fietsen voor de woningen op de begane grond. Hierdoor kunnen gevaarlijke situaties ontstaan. Een van de leden vraagt of er wat gedaan kan worden aan de zwaar bewegende deuren in de bergingsgang. Het betreft hier branddeuren met oliegeremde demping. De huismeester zal kijken of er wat aan gedaan zou kan worden. Er wordt gevraagd of de kopgevels geïsoleerd zijn. Vermoedelijk is dit niet het geval. De bewoners van deze woningen geven aan veel koude klachten te ondervinden deze muren. Voorgesteld wordt om hier nader advies en offerte voor op te vragen. (ACTIE) Er wordt nogmaals verzocht het rookverbod in de lift in acht te nemen! Een van de leden geeft aan dat er regelmatig parkeeroverlast is van studenten van het Deltion College. Het probleem wordt onderkend door het bestuur dat een brief zal opstellen aan het Deltion. (ACTIE) De VZ sluit om circa 21:45 uur de vergadering onder dankzegging aan de aanwezigen voor hun inbreng en wenst een ieder een wel thuis van 6

6 Besluiten: Agendapunt Omschrijving Besluit d.d. 2 Agenda vastgesteld Notulen vastgesteld Data ALV s 2013 vastgesteld Extra schoonmaak op afroep Draden spannen door/tussen hagen na overleg Dubbel glas plaatsen toegestaan na overleg Toestaan voordeuren schilderen Extra glasbewassing Daklijsten blauw schilderen Mandaat onderzoek Commissie Extra bijdrage voor 2013 vastgesteld Actiepunten: Actiepunt Zie Omschrijving Actie door: agendapunt 1 2 Opdracht naambord Mevr. Stuit/Atrium 2 5 Overleg draden spannen hagen Huismeester/Dhr. Van der Molen/Hovenier 3 5 Inventarisatie dubbel glas Atrium 4 7 Offertes aanvragen extra glasbewassing 5 11 Offerte isolatie kopgevels Atrium 6 11 Brief parkeeroverlast Deltion Bestuur Bestuur/Huismeester/Atrium van 6