Notulen van de Vergadering van eigenaars, gehouden dinsdag 11 april 2017, aanvang 19:30 uur.

Transcriptie

1 Notulen VvE De Fruitmand, gevestigd te Nieuwegein Notulen van de Vergadering van eigenaars, gehouden dinsdag 11 april 2017, aanvang 19:30 uur. Totaal aantal stemmen: 76; aantal stemmen vertegenwoordigd: 28 (36,84 procent) 1a. Opening De voorzitter, dhr.van Asperen, opent om uur de vergadering en heet alle aanwezigen van harte welkom. Naast de voorzitter zijn de volgende bestuursleden aanwezig: Dhr. Moens. VvE Metea wordt vertegenwoordigd door Reinier Rijssemus als VvE manager en als notulist. 1b. Vaststellen stemmenaantal Van het totaal van 78 zijn 28 stemmen aanwezig dan wel vertegenwoordigd; er is niet voldoende quorum om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. De vergadering mandateert de beheerder middels getekende machtigingsformulieren om de vanavond genomen besluiten conform het splitsingsreglement in een tweede, binnen 2-6 weken te houden, vergadering te bekrachtigen ongeacht het aantal dan aanwezige stemmen. Een ieder is welkom maar het is niet noodzakelijk aanwezig te zijn; de besluiten van vanavond worden slechts bekrachtigd. Conform de splitsingsakte wordt na twee- en binnen zes weken een tweede vergadering uitgeschreven. 2a. Ingekomen stukken Mw. Spelbos heeft enkele vragen ingezonden. Deze zullen bij de betreffende agendapunten worden meegenomen.. 2b. Mededelingen Er zijn geen mededelingen. 3. Vaststellen agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 4a. Vaststellen tekst notulen vorige algemene ledenvergadering en ondertekening door de voorzitter Er zijn geen op- of aanmerkingen op de notulen. De notulen van de algemene ledenvergadering d.d en worden ongewijzigd vastgesteld en ondertekend door de voorzitter. 4b. Doorlopen actielijst Alle actiepunten zijn uitgevoerd. 5. Organisatie vereniging. 5a. Besluit tot machtiging beheerder inzake incassoprocedure (Vrijwel) de enige inkomstenbron voor de vereniging is opbrengst uit de voorschotbijdragen. Het is dan ook van groot belang dat alle voorschotbijdragen en overige vorderingen vanuit de vereniging (zoals doorbelastingen, stook- en waterafrekeningen) tijdig binnenkomen. Meestal gaat dat goed, maar het komt voor dat er bij een individueel lid toch een achterstand in de betaling ontstaat. VvE Metea moet dan als beheerder van de vereniging adequaat kunnen reageren. Daarvoor wordt de volgende procedure gehanteerd: Stap 1: de voorschotbijdragen moeten voor de eerste van de maand voldaan zijn. Als blijkt dat de voorschotbijdragen niet voldaan zijn, stuurt VvE Metea hierover een herinnering. blz. 1

2 Stap 2: als de voorschotbijdragen en/of vorderingen, ondanks de herinnering, nog niet betaald worden, volgt een aanmaning conform de Wet Incasso Kosten (WIK). Dit is voor het lid de laatste kans om zonder verdere consequenties de voorschotbijdragen te betalen, of om in overleg met VvE Metea een betalingsregeling te treffen. Stap 3: wordt ondanks de herinnering en aanmaning nog altijd niet betaald, dan wordt een advocaat of deurwaarder ingeschakeld. De advocaat of deurwaarder zal de invordering van de achterstand in betaling overnemen. De kosten die hij daarvoor rekent komen volgens het splitsingsreglement voor rekening van het lid dat niet betaalt. De advocaat of deurwaarder stuurt in ieder geval altijd een sommatie. Stap 4: leidt zelfs de inschakeling van een advocaat of deurwaarder niet tot betaling van de achterstallige bedragen, dan zal VvE Metea namens de vereniging uiteindelijk opdracht geven om de wanbetaler te dagvaarden. In de dagvaarding wordt aan de rechter gevraagd de wanbetaler te veroordelen tot betaling. Als de rechter de veroordeling uitspreekt, kan de vereniging zo nodig door beslaglegging of executoriale verkoop de verschuldigde bedragen innen. VvE Metea wijst de algemene ledenvergadering erop dat, tenzij zij anders beslist, vorderingen na zes maanden omgeslagen worden over de overige leden zoals beschreven in de splitsingsakte of het modelreglement en dat de algemene ledenvergadering zodoende de resultaten van de incassoprocedure niet afwacht. Zoals in het verleden besloten: De vergadering stemt in met de incassoprocedure en besluit om vorderingen (in tegenstelling tot wat is vermeld in de splitsingsakte of het modelreglement) niet al na zes maanden om te slaan over de overige leden, maar de resultaten van de incassoprocedure eerst af te wachten. Dit punt komt jaarlijks terug op de agenda en zal hier elk jaar dienen te worden vastgesteld. 5b. (Her)benoeming bestuursleden en inschrijving Kamer van Koophandel Dhr. Van Asperen (functie voorzitter) en dhr. Moens (functie bestuurslid) vormen het bestuur. 5c. Besluit inzake tekenbevoegdheid op de reserveringsrekening Als de vergadering besluit te reserveren voor toekomstig planmatig onderhoud, dan schrijft het splitsingsreglement voor dat de gelden van het reservefonds op een aparte bankrekening worden geplaatst. VvE Metea adviseert om twee bestuursleden en twee leden als tekenbevoegd te benoemen. De voorzitter of het bestuurslid, samen met één van de twee meetekenende leden zijn dan bevoegd om toestemming te geven voor het terugboeken van saldo naar de rekening-courant van de vereniging. In geval van aanwending van de middelen bij groot onderhoud zal VvE Metea de tekenbevoegden vragen een formulier te ondertekenen ten einde de overboeking te realiseren naar de rekening-courant van de vereniging. Dhr. Van Asperen en dhr. Moens zijn gezamenlijk bevoegd om toestemming te geven voor het terugboeken van saldo naar de rekening-courant van de vereniging. Twee van deze vier personen dienen samen te tekenen om geld van de spaarrekening over te schrijven naar de rekening-courant. VvE Metea treedt op als administratief beheerder en is in die hoedanigheid ingeschreven in de KvK en zelfstandig bevoegd om namens de VvE wijzigingen door te voeren bij de bank, overboekingen uit te voeren aan de hand van een dubbele handtekening op een overschrijvingsformulier en/of een spaarrekening te openen bij een bank. 5d. Besluit inzake mandaat beheerder voor verstrekken van incidentele opdrachten VvE Metea verzorgt voor de vereniging een groot aantal taken in het kader van het beheer van het gebouw. In dit kader worden namens de vereniging onder andere opdrachten verstrekt. Hierover wordt achteraf verantwoording afgelegd aan het bestuur en aan de vergadering. Vaak zijn opdrachten een gevolg van specifiek door de vergadering genomen besluiten, zoals het aangaan van een contract met een verzekeraar of het geplande schilderwerk. Het komt echter ook regelmatig voor dat VvE Metea moet reageren op situaties die van te voren niet voorzien waren, zoals bijvoorbeeld lekkages of verstoppingen. In dat geval moet de beheerder snel en doelmatig kunnen reageren. Het is goed om duidelijke afspraken te hebben over het mandaat dat VvE Metea in dergelijke gevallen heeft, en deze afspraken ook periodiek aan de vergadering voor te leggen. Aan de vergadering wordt voorgesteld dat VvE Metea een mandaat krijgt om in het belang van de vereniging opdrachten tot een maximum van 500,- te verstrekken. Voor opdrachten die dat bedrag te boven gaan dient vooraf toestemming van het bestuur gevraagd te worden. Bij calamiteiten, met name buiten kantoortijden, kan VvE Metea dit mandaat overschrijden. Hiervan wordt het bestuur zo spoedig mogelijk in kennis gesteld. blz. 2

3 VvE Metea wordt gemandateerd tot 500,- om in het belang van de vereniging opdrachten voor incidenteel onderhoud te verstrekken zonder het bestuur van te voren in kennis te stellen hiervan. 5e. Besluit inzake uitzonderlijke schade-uitkeringen De vergadering besluit dat schade-uitkeringen die het bedrag in de reglementen te boven gaan, door de verzekeringsmaatschappij dienen te worden uitgekeerd op het rekeningnummer ten name van de vereniging van eigenaars waarop de voorschotbijdragen door de leden worden overgemaakt. Dit punt komt jaarlijks terug op de agenda en zal ieder jaar dienen te worden vastgesteld. Schade-uitkeringen die het bedrag in de reglementen te boven gaan worden op het rekeningnummer t.n.v. de VvE gestort waarop de voorschotbijdragen worden overgemaakt. 5f. Besluit inzake de (her)taxatie van de verzekerde waarde i.v.m. de opstalverzekering De vereniging heeft onder andere als taak om het gebouw te verzekeren tegen water-, storm-, brand- en ontploffingsschade. Deze zaken worden gedekt binnen de opstalverzekering. De premie, en ook eventuele uitkeringen, worden gebaseerd op de herbouwwaarde. Deze herbouwwaarde is van groot belang: een te hoge herbouwwaarde leidt tot te hoge premie, terwijl een te lage herbouwwaarde kan leiden tot een schade-uitkering die niet de volledige schade dekt. Volgens de splitsingsakte of het modelreglement stelt de vergadering de herbouwwaarde vast. De vergadering is bij dit besluit niet vrij: het verzekerde bedrag moet aansluiten bij de herbouwwaarde. Er zijn verschillende manieren om tot een herbouwwaarde te komen. De meest zekere manier is het laten opstellen van een taxatierapport. Als aan een erkend taxateur gevraagd wordt de herbouwwaarde te taxeren, en dit taxatierapport wordt aan de verzekeraar overlegd, dan garandeert de verzekeraar dat op dat moment geen sprake van onderverzekering is. Wordt bovendien een indexclausule in de polis opgenomen, die ervoor zorgt dat de verzekerde waarde jaarlijks meestijgt met de bouwkosten dan geldt die garantie wettelijk gezien voor een termijn van zes jaar. Uw vereniging heeft een polis van een verzekeraar, die de taxatie geldig heeft verklaard voor een periode van 10 jaar. Dat betekent dat de VvE in 2020 een besluit zal nemen omtrent de (her)taxatie. De VvE heeft een taxatierapport, dat geldig is tot De VvE zal in 2020 een besluit nemen omtrent de (her)taxatie. 5g. Besluit inzake verzekeringen De VvE is vanaf verzekerd bij Centraal Beheer Achmea VvE Metea controleert de polissen van de bij haar in beheer zijnde VvE s jaarlijks op: Aantekening van de taxatie op de polis. Is het eigenarenbelang meeverzekerd. Missen er dekkingen, bijvoorbeeld de glasdekking. Is de premie marktconform Conform het modelreglement en/of de akte van splitsing dient de vergadering de verzekeraars aan te wijzen. De vergadering besluit dat indien één van bovenstaande controlepunten aanleiding geeft tot het opvragen van offertes het bestuur gemandateerd wordt om de verzekeringen bij een andere verzekeraar onder te brengen. 6. Financiële zaken a. Toelichting jaarrekening 2016 De VvE Manager licht de jaarrekening mondeling toe, er zijn geen vragen. 6b. Verslag kascommissie De kascommissie, bestaande uit mw. Spelbos heeft de stukken gecontroleerd en daarbij geen afwijkingen aangetroffen. De kascommissie adviseert de jaarrekening 2016 goed te keuren en het bestuur decharge te verlenen. 6c. Vaststellen en ondertekening jaarrekening & dechargering bestuur De jaarrekening 2016 wordt vastgesteld en ondertekend door de voorzitter. Het bestuur wordt gedechargeerd voor het door hen gevoerde beleid in d. Bestemming exploitatieresultaat blz. 3

4 Het positieve exploitatieresultaat ad 1.966,82 euro wordt met instemming van de vergadering toegevoegd aan de onderhoudsreserve. 6e. (Her)benoeming kascommissie De kascommissie bestaat uit de volgende personen: Mw. Spelbos 7. Onderhoud. 7a. Bespreking onderhoudsvoorstel 2017 Afgelopen jaar is er een nieuwe toplaag op de galerijen gekomen. Dat kan niet meer met de hogedrukreiniger schoongemaakt worden. Dit dient iedereen zelf te doen met een schrobborstel en een reinigingsmiddel. Het liefst gewoon met groene zeep. Er zal aan de schoonmaker gevraagd worden of hij dit met een schrobmachine kan doen. De daken van de luifels zijn aan een nieuwe dakbedekking toe. Dit om het onderliggende dakwerk te beschermen. De vergadering besluit dit uit te laten voeren.. Herstel van de betonvloer in de berging zal worden uitgevoerd als daar de noodzaak voor ingezien wordt. Dit te zijner tijd laten doen in combinatie met ander betonwerk zoals het gevelwerk later genoemd in het rapport. In het voorstel is wordt een geplande tussenbeurt voor het schilderwerk voorgesteld. Daar er voor 2018 echter een totale schilderbeurt staat gepland. De vergadering geeft aan dat het momenteel al nodig is dus besluit de vergadering de gehele beurt van 2018 al in 2017 uit te laten voeren. De vergadering gaat akkoord en vraagt dit onder begeleiding van de bouwkunde-afdeling van VvE Metea te laten uitvoeren. De bouwkundigen zullen een bestek schrijven waarmee drie schildersbedrijven in zullen schrijven. Dit wordt voorgelegd aan het bestuur en het bestuur zal een besluit nemen welk bedrijf de opdracht zal uitvoeren. Vanuit de vergadering komt de opmerking dat De Jager Totaal hier niet in mee kan schrijven wegens ervaringen met hen in het verleden. Het bedrijf Schilderwerken van der Hijden uit Nieuwegein dient wel in de offerteronde meegenomen te worden. De standleiding schoonfrezen zal op afroep gebeuren. Het bestuur zal kijken of het mogelijk is om tegen een redelijke prijs de armaturen te laten vervangen voor ledverichting. In de MJOP staat ook nog het binnenschilderwerk genoemd. De vergadering vraag dit apart te offreren. 7b. Besluit inzake onderhoud Besluit mandaat voor groot onderhoud Er zal een offertetraject gestart worden door VvE Metea. Het bestuur krijgt van de algemene ledenvergadering een mandaat van ,20 inclusief BTW en begeleiding. Het binnenschilderwerk zal apart bekeken en geoffreerd worden. Het bestuur zal na beoordeling van de offertes de opdracht namens de VvE aan de beste partij gunnen. De begeleiding van dit werk zal door VvE Metea worden verzorgd. 7c. Duurzaamheid en de VvE Het thema Duurzaamheid van huizen en gebouwen wordt een steeds belangrijker thema. In Nederland is het doel gesteld om de bebouwde omgeving energie neutraal te hebben in Appartementengebouwen zijn een substantieel onderdeel van deze bebouwde omgeving. Zonder verduurzaming van VvE complexen is dit doel onhaalbaar. De VvE moet dus aan de slag! VvE Metea heeft met Endura een voor VvE s uniek product om duurzaamheid inzichtelijk te maken en kan u desgewenst van meer informatie voorzien. 7d. Meerjaren Onderhoud Prognose De MJOP wordt doorgesproken. De schilderbeurt van 2018 zal in 2017 worden uitgevoerd. 8. Begroting 2017 blz. 4

5 . 8a. Bespreking begroting De VvE Manager licht de begroting mondeling toe, er zijn geen vragen. 8b. Vaststellen begroting 2017, ingangsdatum nieuwe voorschotbijdragen en eventuele naheffing De begroting 2017 wordt goedgekeurd. De voorschotbijdragen gaan in per 1 januari 2017 De nieuwe voorschotbijdragen worden goedgekeurd, er volgt geen naheffing over de reeds verstreken maanden van Rondvraag en sluiting De heer Moens is voornemens om een schuifpui te plaatsen. De vergadering gaat hier zoals in het verleden mee akkoord. Het trappenhuis wordt bezocht door blowende jongeren. Ze maken er nogal een troep. De deur wordt door de bewoners ook niet altijd gesloten. Dit is echter wel de bedoeling. Als dit vaker voor komt zal er contact gezocht kunnen worden bij het wijknetwerk of de wijkagent. Mw. Spelbos wil graag nieuwe deurmatten in de hal. Zij zal ze aanschaffen en de bon kan zij indienen bij VvE Metea. Deze zal het bedrag vergoeden. Er is een hondendrol gevonden in het trappenhuis. Verzocht wordt om, als dit per ongeluk een keer gebeurt, dat de hondeneigenaar dit zelf opruimt. Mw. Martinez Franco wil graag ten behoeve van haar nieuwe keuken een gat in de muur maken voor een afvoer. De vergadering gaat hiermee akkoord. De heer Gerssen heeft een lekkend dakraam. VvE Metea zal hier een melding van maken en een leverancier een afspraak laten maken. De goten zijn door de vervanging makkelijker schoon te maken. Het bestuur zal dit op zich nemen. De heer Veldhuis heeft een buitenkraan welke in de kast zit. Hij is voornemens deze weg te laten halen. Vooralsnog zal de kast op slot gedaan worden. De schoonmaker voorziet zelf in zijn waterbehoefte. Tevens vraagt hij of de deur van de VvE is. Dat is het geval. De deur bevat enkele onderdelen die het lelijk maken. Dit zal tijdens de schilderbeurt worden opgenomen en gepaste actie worden ondernomen. Indien mensen behoefte hebben om iets voor de buurt te organiseren. Dan kan dat natuurlijk onder eigen initiatief. De voorzitter dankt alle aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering om uur. Vastgesteld op de vergadering van voorzitter administratief beheerder blz. 5

6 Besluitenlijst VvE De Fruitmand, gevestigd te Nieuwegein Notulen van de Vergadering van eigenaars, gehouden dinsdag 11 april 2017, aanvang 19:30 uur. 3. Vaststellen agenda 3.1 De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 4a. Vaststellen tekst notulen vorige algemene ledenvergadering en ondertekening door de voorzitter 4a.1 De notulen van de algemene ledenvergadering d.d worden ongewijzigd vastgesteld en ondertekend door de voorzitter. 5a. Besluit tot machtiging beheerder inzake incassoprocedure 5a.1 De vergadering stemt in met de incassoprocedure en besluit om vorderingen (in tegenstelling tot wat is vermeld in de splitsingsakte of het modelreglement) niet al na zes maanden om te slaan over de overige leden, maar de resultaten van de incassoprocedure eerst af te wachten. 5b. (Her)benoeming bestuursleden en inschrijving Kamer van Koophandel 5b.1 Dhr. Van Asperen (functie voorzitter) en dhr. Moens (functie bestuurslid) vormen het bestuur. 5c. Besluit inzake tekenbevoegdheid op de reserveringsrekening 5c.1 Dhr. Van Asperen en dhr. Moens zijn gezamenlijk bevoegd om toestemming te geven voor het terugboeken van saldo naar de rekening-courant van de vereniging. Twee van deze vier personen dienen samen te tekenen om geld van de spaarrekening over te schrijven naar de rekening-courant. 5d. Besluit inzake mandaat beheerder voor verstrekken van incidentele opdrachten 5d.1 VvE Metea wordt gemandateerd tot 500,- om in het belang van de vereniging opdrachten voor incidenteel onderhoud te verstrekken zonder het bestuur van te voren in kennis te stellen hiervan. 5e. Besluit inzake uitzonderlijke schade-uitkeringen 5e.1 Schade-uitkeringen die het bedrag in de reglementen te boven gaan worden op het rekeningnummer t.n.v. de VvE gestort waarop de voorschotbijdragen worden overgemaakt. 5f. Besluit inzake de (her)taxatie van de verzekerde waarde i.v.m. de opstalverzekering 5f.1 De VvE zal in 2020 een besluit nemen omtrent de (her)taxatie. 5g. Besluit inzake verzekeringen 5g.1 De vergadering besluit dat indien één van bovenstaande controlepunten aanleiding geeft tot het opvragen van offertes het bestuur gemandateerd wordt om de verzekeringen bij een andere verzekeraar onder te brengen. 6c. Vaststellen en ondertekening jaarrekening & dechargering bestuur 6c.1 De jaarrekening 2016 wordt vastgesteld en ondertekend door de voorzitter. Het bestuur wordt gedechargeerd voor het door hen gevoerde beleid in d. Bestemming exploitatieresultaat 6d.1 Het positieve exploitatieresultaat ad 1966,82 euro wordt met instemming van de vergadering toegevoegd aan de onderhoudsreserve. 6e. (Her)benoeming kascommissie 6e.1 De kascommissie bestaat uit de volgende personen: mw. Spelbos 7b. Besluit inzake onderhoud 7b.1 Besluit mandaat voor groot onderhoud Er zal een offertetraject gestart worden door VvE Metea. Het bestuur krijgt van de algemene ledenvergadering een mandaat van ,20 inclusief BTW en begeleiding. Het binnenschilderwerk zal apart bekeken en geoffreerd worden. Het bestuur zal na beoordeling van de offertes de opdracht namens de VvE aan de beste partij gunnen. De begeleiding van dit werk zal door VvE Metea worden verzorgd. blz. 6

7 7d. Meerjaren Onderhoud Prognose 7d.1 De vergadering besluit om een Meerjaren Onderhoud Prognose te laten opstellen/actualiseren door VvE Metea voor een bedrag van... 8b. Vaststellen begroting 2017, ingangsdatum nieuwe voorschotbijdragen en eventuele naheffing 8b.1 De begroting 2017 wordt goedgekeurd. De voorschotbijdragen gaan in per 1 januari 2017 De nieuwe voorschotbijdragen worden goedgekeurd, er volgt geen naheffing over de reeds verstreken maanden van blz. 7

8 Actiepuntenlijst VvE De Fruitmand, gevestigd te Nieuwegein Notulen van de Vergadering van eigenaars, gehouden dinsdag 11 april 2017, aanvang 19:30 uur. Vragen aan schoonmaker of hij met schrobmachine galerijen kan maken en wat dat gaat kosten. Blijft dit binnen een redelijk bedrag dan zal het bestuur dit uitbesteden. Status: Vastgelegd blz. 8

9 Notulen VvE De Fruitmand, gevestigd te Nieuwegein Notulen van de Tweede vergadering, gehouden woensdag 24 mei 2017, aanvang 14:00 uur. Totaal aantal stemmen: 76; aantal stemmen vertegenwoordigd: 22 (28,95 procent) 1. Vaststellen stemmenaantal De leden die aanwezig waren tijdens de algemene ledenvergadering van , hebben de beheerder/het bestuur gemachtigd namens hen in de tweede vergadering te stemmen zoals in de algemene vergadering van Alle besluiten van de algemene ledenvergadering van zijn daarmee door de tweede vergadering bekrachtigd. 2. Bekrachtiging van de besluiten genomen in de eerste ledenvergadering. Alle besluiten zoals genomen in de vergadering van worden overgenomen en bekrachtigd. 3. Rondvraag en sluiting Er zijn geen vragen, de vergadering wordt gesloten. Vastgesteld op de vergadering van voorzitter administratief beheerder Notulen d.d. woensdag 24 mei 2017 blz. 1