Notulen algemene ledenvergadering Onder-VvE Parkeerlaag 1 te Tiel. Gehouden d.d. 22 juni 2010 in Restaurant De Betuwe te Tiel.

Transcriptie

1 Notulen algemene ledenvergadering Onder-VvE Parkeerlaag 1 te Tiel. Gehouden d.d. 22 juni 2010 in Restaurant De Betuwe te Tiel. Aanwezig: de heer/mevrouw J-W. (Jan-Wouter) Broekhuis ACM VvE Management B.V. E. (Eric) van de Vinne ACM VvE Management B.V.; W.(Wilma) Peters-Verkuil (notulist) ACM VvE Management B.V.; C (Cor) Barnhoorn Vestia Noord Nederland eigenaresse van diverse parkeerplaatsen; J.B.J. (Joop) Spithoven (voorzitter bestuur) parkeerplaats 557; tevens gevolmachtigde van parkeerplaats 478 & 480; D.M.G. (Dirk) Hageman parkeerplaats 593; Tevens gevolmachtigde van parkeerplaats 498; C. Bakelaar en/of B.L. Bakelaar-Van Helden parkeerplaats 471; H.J. van Blitterswijk parkeerplaats 642; C.J.M. Burgwal en/of G.M. Burgwal-Poulissen parkeerplaats 474; H. Hoogteijling-Van Helten parkeerplaats 649; I. van den Heuvel & C. van Buren parkeerplaats 524; A.S.G.M. Klashorst van en/of Leeuwen M. Klashorst-Straaten parkeerplaats & 548; 600; M.A.H. Linnenbank en/of M.J. Onwezen parkeerplaats 467; B. Louwerse en/of F.C. van Rumpt parkeerplaats 632; P.J.J.C. van Maren en/of I.J.M. van Wijk parkeerplaats 525; J. Melissen en/of M.E. Roelofs parkeerplaats 644; D.J.E. Mens-Kalksma parkeerplaats 645 & 646; J.R. Postma en/of N. Postma-van der Stap parkeerplaats 387; M. van Ravenzwaaij & G. van Ravenzwaaij Heethuis parkeerplaats 338 & 339; J. Ruiter en/of T.H.M. van Leth parkeerplaats 385; J.W.A. Schiltmans en/of A.J.M. Schiltmans parkeerplaats 488 & 489; J.P.S. v.d. Sluiszen en/of J.M. Geurtsen parkeerplaats 349 & 350; A. Steenbakkers parkeerplaats 485; H.J. van Tintelen en/of H. van Tintelen-Janssen parkeerplaats 651; J.W. Verhaaf en/of B.S. Scheeringa parkeerplaats 441 & 612; J.M. Weber-van de Pol parkeerplaats 657; M. van der Weg en/of P. de Jong parkeerplaats 571; Tevens gevolmachtigde van parkeerplaats 621; C. Weijman en/of K.E. Janssen parkeerplaats ; W.J. Wilderom en/of W. Baldee parkeerplaats 613; Tevens gevolmachtigde namens parkeerplaats 573, 625 & 663; G. Yildirim en/of D. Kucukuslu parkeerplaats 413. Toehoorders: A.M. van Dam De Kranshof 132; L.B. Koopman De Kranshof 14; A. Mondt en/of W.C.M. de Kruif toekomstige eigenaren van parkeerplaats Opening De heer Broekhuis opent om uur de vergadering en heet alle aanwezigen welkom. Hij stelt de heer J. Spithoven (voorzitter), de heer E. van de Vinne (technisch opzichter ACM VvE Management), de heer D. Hageman (bestuurslid), de heer C. Barnhoorn (Vestia Noord Nederland), mevrouw W. Peters-Verkuil (notulist ACM VvE Management) voor alvorens zichzelf (accountmanager ACM VvE Management) voor te stellen. 2. Vaststelling aantal stemmen Daar 133 van de 314 stemmen (42,35%) kunnen worden uitgebracht, stelt de heer Broekhuis vast dat tijdens deze vergadering geen rechtsgeldige besluiten genomen kunnen worden. Pagina 1 van 5

2 Een en ander heeft tot gevolg dat er binnen twee tot zes weken een nieuwe vergadering gehouden dient te worden. Omdat een tweede vergadering veel kosten voor de Vereniging met zich meebrengt wordt door de heer Broekhuis - om deze kosten enigszins te beperken voorgesteld deze vergadering te houden in de technische ruimte op parkeerplaag 1 in De Kranshof te Tiel. De aanwezigen gaan hiermee akkoord. 3. Behandeling ingekomen stukken en mededelingen De heer Broekhuis deelt mede dat er een afmelding binnengekomen is van Proper-Stok, de heer P.J. Brugman en mevrouw B.C.M. Brugman-Wijman, de heer G. van der Heide, de heer Tap en de heer H.C. de Waal. Er zijn geen ingekomen stukken die tijdens deze vergadering behandeld dienen te worden. 4. Vaststelling notulen ledenvergadering d.d. 17 maart 2009 De heer Broekhuis neemt kort de notulen, de besluitenlijst en attentiepuntenlijst van de algemene ledenvergadering d.d. 17 maart 2009 door. De vergadering heeft geen op- of aanmerkingen en de notulen zullen derhalve in de volgende vergadering worden vastgesteld. 5. Toelichting op de jaarrekening Hoofd-VvE Heuvelhof; De heer Broekhuis licht de jaarrekening 2009 kort toe. Het saldo van de rekening courant en spaarrekening bedroeg per 31 december ,66. De stand van het reservefonds groot onderhoud is per dezelfde datum ,90. Het boekjaar is afgesloten met een positief resultaat van 862,93. De Onder-VvE s van de parkeerlagen zullen moeten bijbetalen en de overige onder-vve s krijgen geld terug. - Onder-VvE Parkeerlaag 1; De heer Broekhuis licht de jaarrekening 2010 toe. Het saldo van de rekening courant en de spaarrekening bedroeg op 31 december ,70. De stand van het reservefonds groot onderhoud bedroeg per dezelfde datum 2.217,51. Het boekjaar is afgesloten met een negatief resultaat van 3.188,98. De grootste post is onderhoud technische installatie parkeergarage. De heer Broekhuis stelt een verhoging van de bijdrage voor. Vooruitlopend op de beslissing in de volgende vergadering verzoekt de heer Broekhuis de aanwezigen om met de verhoging per 01 juli 2010 rekening te houden. De heer Broekhuis wijst de aanwezigen op de toegevoegde tabel Aandeel in het reservefonds per op pagina 7 van de Jaarrekening. In deze tabel staat per appartementsrecht het aandeel in het reservefonds vermeld. Door toedoen van het lidmaatschap van de VvE krijgt elk lid automatisch een aandeel in het vermogen van de VvE c.q. in het reservefonds. Aangezien gelden in het reservefonds gezien worden als reservering ten behoeve van toekomstige noodzakelijke onderhoudsuitgaven dient dit saldo gewaardeerd te worden in box 3. Om deze reden is vanaf boekjaar 2009 het aandeel reservefonds toegevoegd aan het jaarwerk. Mevrouw Weijman deelt mede dat de belastingaangifte voor 01 april ingediend moet zijn. De heer Broekhuis beaamt dit echter de jaarrekening is niet eerder vastgesteld. 6. Verslag kascommissie De heer Van Blitterswijk voert namens de kascommissie het woord en legt het een en ander uit. Samen met de heer Van der Sluiszen heeft hij de boeken gecontroleerd. De begeleiding van ACM VvE Management was goed en er werd antwoord gegeven op alle vragen. Hij heeft verder geen op- of aanmerkingen. Hij stelt de vergadering voor de VvE-manager te dechargeren. 7. Vaststelling jaarrekening 2009 De jaarrekening zal in de volgende vergadering worden vastgesteld. Het voorstel om het verlies te verrekenen met de eigenaren (een afzonderlijke afrekening van 10,= per parkeerplaats) zal dan tevens genomen dienen te worden. Pagina 2 van 5

3 8. Toelichting op de meerjarenbegroting & groot onderhoud 2010 De heer Broekhuis geeft aan dat voor het complex het schilderwerk de grootste post is maar dat uitvoering van de werkzaamheden nodig is, zeker gezien de geconstateerde gebreken door de inspecteur van het GIW. Er waren twee opties; ofwel afkopen ofwel door de BAM laten herstellen. De heer Van de Vinne heeft het Verf Advies Centrum ingeschakeld en een bestek ontvangen. Vervolgens is bij een viertal bedrijven conform het bestek offerte opgevraagd. Daar de reeds ontvangen offertes een flink verschil laten zien zal het bestuur van de Hoofd-VvE in nauwe samenwerking met het Verf Advies Centrum de offertes allemaal tegen het licht houden. De heer Broekhuis deelt de Vergadering mee dat de Hoofd-VvE inmiddels het besluit genomen heeft dat het bestuur mandaat krijgt om de juiste schilder uit te zoeken voor deze werkzaamheden, waarbij kosten, risico en kwaliteit afgewogen dienen te worden. De heer Broekhuis vervolgt met een korte toelichting op de werkzaamheden die voor 2010 zijn gepland. Het betreft o.a. onderhoud aan de LPG-CO installatie en de stuwventilatoren alsmede het schilderen van het houtwerk wat in eigen beheer gebeurd. Wat echter niet is opgenomen in de meerjarenonderhoudsbegroting is het plaatsen van een lift t.b.v. de eigenaren die niet in De Kranshof wonen. De heer Broekhuis deelt mede dat hiervoor geen geld is. Vervolgens deelt de heer Broekhuis mede dat in de portiersloge het uitleessysteem staat. De loge is voorzien van een alarmsysteem. Dit alarmsysteem heeft echter nooit goed gewerkt en moet nodig vernieuwd worden. De kosten bedragen 995,= excl. btw. zowel voor parkeerlaag 0 als voor parkeerlaag 1. In de tweede ledenvergadering zal het besluit hieromtrent genomen dienen te worden. 9. Toelichting op de begroting 2010 De heer Broekhuis licht in het kort een en ander toe en stelt voor om de VvE-bijdrage met ingang van 01 juli 2010 te verhogen van 13,= naar 15,= per maand. De verhoging vloeit voort uit de hoge onderhoudskosten voor de installaties in de parkeergarage. De brandweer legt erg strenge eisen op. Mevrouw Van Maren-van Wijk vraagt zich af of het systeem niet opgesplitst kan worden in twee aparte systemen. De heer Hageman deelt mede dat dit bijna niet mogelijk is. Het heeft met o.a. het brandweerbeleid te maken. Een van de belangrijkste eisen is de luchtcirculatie in geval van brand. Er volgt een discussie over het strenge beleid van de brandweer. De heer Verhaaf vraagt zich af wat er gebeurd als de brandweer de parkeergarage afsluit. De heer Broekhuis geeft aan dat er dan een procedure wordt opgestart maar waarschijnlijk zal de brandweer eerst een boete opleggen. De kosten zullen echter wel bij de veroorzaker verhaald worden. 10. Vaststelling begroting 2010 De vaststelling van de begroting zal in de volgende vergadering plaatsvinden. Reeds vooruitlopend op de vaststelling zal per 01 juli 2010 zal met bij de automatische incasso reeds rekening gehouden worden met deze nieuwe bijdrage. De heer Broekhuis merkt op dat indien er een machtiging tot automatische incasso aan ACM VvE Management is afgegeven ACM VvE Management zal zorgen voor incassering van het juiste bedrag. In alle andere gevallen, dient men zelf actie te ondernemen. 11. Bestuursbenoeming Zowel ACM VvE Management B.V. alsook de heer H. de Waal stellen in principe hun bestuursfuncties ter beschikking aan de (particuliere) eigenaren. Kandidaten voor deze functie kunnen zich tijdens deze vergadering melden. De heer Van den Heuvel stelt zich beschikbaar. In de volgende vergadering zal besloten worden of de heer De Waal dan wel ACM VvE Management B.V. zal aftreden en of de heer Van den Heuvel benoemd wordt. 12. Inschrijving bestuur / VvE-Manager bij de Kamer van Koophandel De inschrijving is verstuurd. Het wachten is nu op de bevestiging. Pagina 3 van 5

4 13. Benoeming Kascommissie 2010 De heer Broekhuis richt zich tot de leden van de kascommissie. Op de vraag van de heer Broekhuis of de heer Blitterswijk en de heer Van der Sluiszen bereid zijn wederom zitting te nemen in de kascommissie delen zij mede dat zij bereid zijn de kascontrole uit te voeren. Mevrouw Weijman heeft zich kandidaat gesteld. De Vergadering gaat akkoord met de benoeming van mevrouw Weijman, de heer Van Blitterswijk en de heer Van der Sluiszen. De benoeming zal in de volgende vergadering plaatsvinden. 14. Volmacht debiteurenbewaking. Het is belangrijk dat de Vergadering ACM VvE Management een volmacht verstrekt om alle toekomstige incassodebiteuren te betrekken in een gerechtelijke procedure die nodig is om vervolgstappen te nemen (beslaglegging e.d.) De kosten die door de deurwaarder e.d. worden gemaakt zullen in principe worden verhaald op deze debiteuren. De volmacht debiteurenbewaking zal in de volgende vergadering verleend worden. 15. Rondvraag De heer Broekhuis wijst de aanwezigen op een krantenartikel waarin aangegeven wordt dat er extra parkeerplaatsen worden gecreëerd. Hij deelt mede dat de gemeente Tiel aan Proper Stok verzocht heeft om parkeerlaag 0 open te stellen buiten de winkeltijden om. Proper Stok heeft dit recht echter afgegeven aan De Hoge Dennen. De heer Van der Weg vindt het vreemd dat de supermarkten dus kunnen beslissen of, wanneer en hoe lang de parkeergarage op laag 0 open is. Hij is van mening dat er onderzocht moet worden of de parkeerlagen niet gesplitst kunnen worden. De heer Broekhuis deelt mede dat splitsing in de tonnen zal lopen. Er volgt wederom een discussie. De heer Verhaaf deelt mede dat hij het tijdstip van aanvang van de vergadering wel erg vroeg vindt. De heer Broekhuis legt uit dat als er twee vergaderingen op een avond gepland zijn er wel rekening gehouden dient te worden met het aanvangstijdtip van de eerste vergadering. De heer Wilderom heeft geconstateerd dat de energiekosten erg hoog zijn. Hij kent iemand die energieadviezen afgeeft en deze persoon heeft andere lampen geadviseerd. Het betreft 34 wattlampen die 3x zo lang mee gaan en energiezuiniger zijn. De prijs van een lamp bedraagt wel 40,=. Er volgt een discussie. De heer Hageman deelt mede dat de lampen niet aan vervanging toe zijn maar dat indien er van vervanging sprake is er zeker over nagedacht kan worden. De heer Wilderom wil terugkomen op het verzoek van het plaatsen van een lift. Hij is van mening dat het een kostbare zaak is maar hij heeft wel een alternatief bedacht. Bij Schullenhofstraat 56 is een deur naar parkeerlaag 0. Wellicht dat deze ingang gebruikt kan worden door mindervalide bewoners. De heer Broekhuis deelt mede dat deze ingang al gebruikt gaat worden en wel als ingang voor de fietsers van de werknemers van de supermarkten. Er zal onderzocht worden of deze ingang ook door andere mensen gebruikt kan worden. De heer Broekhuis adviseert de heer Wilderom om contact op te nemen met de gemeente Tiel betreffende een eventuele W.M.O.-beschikking, waardoor een invalidelift in het trappenhuis van de parkeergarage geplaatst zou kunnen worden. De heer Wilderom wil graag dat er een gootje geplaatst wordt. De heer Hageman zal dit bekijken. Mevrouw Ruiter heeft geconstateerd dat het licht niet aangaat als je s avonds de parkeergarage inrijdt. Als je vanaf het trappenhuis de parkeergarage ingaat, gaat het licht wel aan. De heer Hageman deelt mede dat indien je de lus oprijdt het licht wel aangaat. De heer Janssen vraagt waarom er geen toestemming wordt verleend aan mensen die niet in het complex wonen om de lift te gebruiken. De heer Hageman deelt mede dat deze mensen ook geen VvE-bijdrage betalen (wel de lusten en niet de lasten). 16. Sluiting Niets meer ter tafel zijnde, sluit de heer Broekhuis om uur de vergadering, en dankt ieder van zijn of haar inbreng. Pagina 4 van 5

5 Te nemen besluiten 2 e ledenvergadering: 4.1 Vaststelling notulen ledenvergadering 17 maart Vaststelling jaarrekening Resultaatbestemming 2009: nabetaling 10,= per parkeerplaats 4.4 Revisie alarmsysteem portiersloge 4.5 Vaststelling begroting Aanpassing VvE-bijdrage per 1 juli 2010 ( 15,= per maand) 4.7 Bestuursbenoeming: toetredend de heer I. Van den Heuvel; aftredend ACM VvE Management B.V. of de heer H.C. de Waal 4.8 Benoeming kascommissie: de heer Blitterswijk, de heer Van der Sluiszen en mevrouw Weijman 4.9 Volmacht debiteurenbewaking Attentiepuntenlijst: 4.1 Uitschrijven 2 e ledenvergadering tussen 2 en 6 weken 4.2 Energiebesparende lampen 4.3 Onderzoek gebruik nooduitgang Parkeerlaag 0 t.b.v. mindervaliden (Schullenhofstraat) 4.4 Gootje plaatsen t.p.v. achteruitgangen Parkeergarage (Schullenhofstraat) Pagina 5 van 5