Verslag ALV VvE Zanzibar te Rotterdam

Transcriptie

1 Verslag ALV VvE Zanzibar te Rotterdam Naam vergadering : Algemene Ledenvergadering VvE Zanzibar Datum vergadering : 8 februari 2011 Plaats vergadering : Gereformeerde Kerk te Rotterdam Namens JHK Vastgoedmanagement aanwezig : Mevrouw J.A.M.L. van der Kolk Mevrouw C. van Tol (notuliste) ALV Vereniging van Eigenaars Zanzibar te Rotterdam pagina: 1

2 1. Opening en vaststellen aantal aanwezige stemmen De heer Volkers opent de vergadering en heet de leden van harte welkom op deze Algemene Ledenvergadering. Hij meldt dat medebestuurslid de heer M. Rodenhuis ziek is en stelt vervolgens de heer R. Bastiaans (bestuurslid) voor. Vervolgens stelt hij mevrouw J. van der Kolk en mevrouw C. van Tol (notuliste) van JHK Vastgoedmanagement voor. Van de 95 uit te brengen stemmen zijn er 52 in persoon of bij volmacht vertegenwoordigd. Dit zijn voldoende stemmen om rechtsgeldige besluiten te nemen. 2. Ingekomen stukken en mededelingen Er zijn geen ingekomen stukken. De heer Volkers deelt mee dat 15 februari 2011 geen water zal zijn van 9.30 uur tot uur, doordat de pomp van de hydrofoorinstallatie wordt vervangen. De bewoners worden door het bestuur middels een brief op de hoogte gesteld. 3. Vaststellen notulen 20 januari 2010 De aanwezigen hebben geen op- of aanmerkingen op de notulen van 20 januari Besluit: De vergadering stelt de notulen van 20 januari 2010 unaniem ongewijzigd vast. 4. Vaststellen jaarstukken Mevrouw Van der Kolk geeft een toelichting op de jaarrekening Zij geeft aan dat er een positief exploitatieresultaat is, maar dat er nog een bedrag van ca ,00 aan Eneco betaald moet worden. Een van de leden vraagt zich af of ervoor de reservefondsen van de VvE meerdere bankrekeningen zijn geopend. Stel dat er wederom een bank omvalt? Mevrouw Van der Kolk antwoordt dat JHK Vastgoedmanagement voor de veiligheid van de gelden van de VvE zorgt. Dat is de reden dat er inmiddels 2 spaarrekeningen bij verschillende banken zijn. Indien noodzakelijk zal een derde (spaar)rekening worden geopend. Vervolgens stelt mevrouw Van der Kolk voor het positief exploitatieresultaat algemeen ad ,84 ten gunste van de reserve planmatig onderhoud te laten komen. De vergadering stemt hiermee in. Verder stelt zij voor het positief exploitatieresultaat ad. 606,46 ten gunste van de reservering buitenentrees en luifels begane grond te laten komen en het positief exploitatieresultaat ad euro 196,67 ten gunste te laten komen van het reservefonds gemeenschappelijke hal, galerijen, liften en trappen te laten komen. De vergadering stemt ook hiermee in. Mevrouw Van der Kolk geeft vervolgens een toelichting op de exploitatierekening Na het beantwoorden van enkele vragen wijst mevrouw Van der Kolk de leden er op, dat alle verzekeringspolissen te bekijken zijn via Twinq. De leden willen gebruik maken van de rechtbijstandverzekering om de kosten die de groei van wortels van bomen in de rioolpijpen met zich meebrengen te verhalen op de Gemeente Rotterdam. Verder zal JHK Vastgoedmanagement contact opnemen met Woonstad Rotterdam om de onterechte facturering aan VvE Zanzibar van een telefoonaansluiting in de lift van een ander complex in orde te maken. pagina: 2

3 De vragen die de kascommissie heeft gesteld zijn adequaat beantwoord. De kascommissie antwoordt desgevraagd dat de jaarstukken er goed en verzorgd uitzien. Mevrouw Lakker van de kascommissie complimenteert JHK Vastgoedmanagement voor de uitvoering en inzichtelijkheid van de financiële stukken. Mevrouw Van der Kolk zal het compliment doorgeven aan haar collega die e.e.a. heeft verzorgd. Desgevraagd dechargeert de vergadering de beheerder voor het gevoerde financiële beleid en stelt de jaarstukken ongewijzigd vast. Besluit: De vergadering stelt de jaarstukken unaniem ongewijzigd vast. De positieve exploitatiesaldi komen ten gunste van de desbetreffende reserves. Het bestuur en de beheerder worden gedechargeerd voor het gevoerde financiële beleid. 5. Verslag uitgevoerd groot onderhoud De heer Volkers doet verslag van een aantal werkzaamheden die zijn uitgevoerd en uitgevoerd moeten worden. De vervanging van de bekleding in de trappenhuizen heeft in het boekjaar plaatsgevonden. Omdat de nota in het boekjaar is ontvangen, wordt dit punt nogmaals genoemd. Er is een hemelwaterafvoer naar de garage gemaakt, waardoor er op dit punt geen lekkage meer in de parkeergarage is. De entreedeuren zijn opnieuw geschilderd. Helaas heeft de schilder de schade aan het kozijn als gevolg van het intrappen van een deur niet meegenomen. Mevrouw Van der Kolk vraagt of de leden dit soort zaken voortaan direct willen melden aan JHK Vastgoedmanagement, zodat er adequaat aktie kan worden ondernomen. Nu is bij controle van de werkzaamheden de uitvoering van de opdracht akkoord bevonden. Verder is er een dak risico inventarisatie (RI&E) opgesteld. In het kader van de Arbo-wet dienen er voorzieningen om veilig te werken te worden aangebracht op het dak. Noot: De vertegenwoordiging van Woonstad Rotterdam verlaat om uur de vergadering, omdat zij nog naar een andere vergadering moeten. Een van de leden betreurt het vertrek omdat er nog vragen waren voor Woonstad. 6. Stand van zaken aanpak St. Binnentuin Formosa De heer Volkers licht dit agendapunt toe. Er zijn het afgelopen jaar verschillende onderzoeken geweest naar de oorzaak van de roestvorming in de deklaag. Een derde onderzoek heeft uitgewezen dat er constructiefouten in het dak van de parkeergarage zouden zitten. Eén van de leden is van mening dat VvE Zanzibar niet op moet draaien voor kosten die veroorzaakt worden door de bouwer of architect. Mevrouw Van der Kolk legt uit dat dit punt thuis hoort bij de VvE Hoofdsplitsing Formosa. Deze VvE is verantwoordelijk voor de besluiten hieromtrent. VvE Zanzibar zal dit moeten afwachten. Een van de leden wil wel meegeven aan de heer Volkers dat het van belang is zo spoedig mogelijk de veroorzaker aansprakelijk te stellen, anders krijgen de VvE nul op het rekest. De heer Volkers belooft dit punt mee te nemen naar de vergadering van de Stichting Binnentuin Formosa. Verder geeft de heer Volkers aan dat de dilatatievoegen en de lekkage als gevolg van de randen gemaakt zullen worden. pagina: 3

4 De kosten hiervan bedragen ca ,00. Twee plantenbakken moeten hiervoor weggehaald worden en worden niet meer teruggeplaatst. Daarna wordt bekeken welke verdere stappen genomen worden. Ten aanzien van de inrichting van de binnentuin vraagt een van de leden of er een wip, een schommel en een zandbak geplaatst kunnen worden. De heer Volkers zal dit verzoek bespreken in de vergadering van de Stichting Binnentuin. 7. Werkzaamheden en (Meerjarenplan) De heer Volkers geeft een toelichting. De pomp van de hydrofoorinstallatie wordt 15 februari 2011 vervangen. De aanpassingen in de lift die nodig zijn in verband met de Arbowet zullen onder begeleiding van Donken Liftadvies worden uitgevoerd. De heer Volkers licht de problemen met de samenwerking met Otis toe. Reparaties worden niet tijdig uitgevoerd. De heer Volkers stelt voor het contract met Otis per eerste vervaldatum op te zeggen. Een van de leden vraagt of het niet mogelijk is, eventueel met behulp van de rechtsbijstandverzekering, het contract eerder te ontbinden. Er volgt een levendige discussie over de wijze waarop de liften door bewoners of hun bezoekers worden gebruikt. Eén van de leden vraagt of er camera s geplaatst kunnen worden, maar hierover wordt geen besluit genomen, daar dit punt niet is geagendeerd. Vervolgens vertelt de heer Volkers dat de voorgestelde werkzaamheden betreffende het vervangen van de intercominstallatie-systeem dit jaar staan gepland. Hiervoor zijn twee offertes aangevraagd bij Elektro Groeneweg. De eerste offerte betreft het vervangen van het intercomsysteem en de andere offerte het vervangen van het huidige intercomsysteem voor een videofooninstallatie. In het meerjarenonderhoudsplan is het aanbrengen van een videofooninstallatie opgenomen, zodat er geen extra bijdrage in rekening behoeft te worden gebracht. Na enige discussie wordt de keus voor het vervangen van de huidige intercominstallatie of het aanbrengen van een videofooninstallatie in stemming gebracht. De uitkomst is een gelijk aantal stemmen en één stem onbeslist. Op dat moment besluit de desbetreffende eigenaar om zijn stem te wijziging in het vervangen van de intercom installatie. Derhalve besluit de vergadering met meerderheid van stemmen voor het vervangen van de huidige intercominstallatie. De kosten hiervan bedragen 6.557,00 plus eventueel een bedrag van 4.445,00 voor de vervanging van de bedrading, totaal ,00. In deze offerte is uitgegaan van hergebruik van de bestaande beldrukkers en elektrische deuropener. Bij de montage dienen de betreffende eigenaars toegang tot de woning te verlenen. Desgevraagd antwoordt de heer Volkers dat ca. twee jaar geleden offerte is aangevraagd. De toentertijd ontvangen offerte was 2 maal zo duur als die van Elektro Groeneweg. De vergadering vraagt het bestuur te onderhandelen over de gedane aanbieding. De heer El Jabli stelt voor om tijdens het vervangen van de intercom tevens het bellen/brieventableau te vervangen. De leden stemmen hier unaniem mee in. Besluit: De vergadering besluit met meerderheid van stemmen om het huidige intercomsysteem te vervangen voor een nieuw systeem. De vergadering man- pagina: 4

5 dateert het bestuur unaniem om tevens het bellen/brievenbustableau aan te passen naar de inzichten van het bestuur. Naar aanleiding van de RI&E dienen een aantal voorzieningen voor veilig werken te worden aangebracht. Het bestuur wordt gemandateerd om de benodigde werkzaamheden uit te laten voeren. De kosten hiervan zijn nog niet bekend. Het RI&E zal in Twinq worden opgenomen, zodat de leden er kennis van kunnen nemen. Besluit: De vergadering mandateert het bestuur om de benodigde punten uit de RI&E uit te laten voeren. 8. Begroting Mevrouw Van der Kolk geeft een toelichting op de begroting eindigend op een bedrag van ,72. De heer Volkers geeft aan dat dit gemiddeld een verhoging van 2,3% betreft. Mevrouw Van der Kolk stelt voor om de verhoging met terugwerkende kracht tot 1 oktober 2010 door te voeren. De suppletie en nieuwe bijdrage is verschuldigd per 1 maart Besluit: De vergadering gaat akkoord met de begroting 2011 eindigend op een bedrag van ,72. De verhoging van de bijdrage gaat in met terugwerkende kracht tot 1 oktober Leden die een automatische incasso hebben afgegeven behoeven niets te doen, JHK Vastgoedmanagement zorgt voor het incasseren van de suppletie. Leden die geen automatische incasso hebben afgegeven dienen de suppletie vóór 1 maart 2011 te voldoen. 9. Opnieuw vaststellen incassoprocedure en machtiging beheerder voor incassozaken en het nemen van noodzakelijke rechtsmaatregelen Mevrouw Van der Kolk geeft een toelichting op de incassoprocedure. De vergadering gaat unaniem akkoord met de incassoprocedure en machtigt de beheerder tot het nemen van rechtsmaatregelen bij het achterblijven van betalingen. Besluit: De vergadering gaat unaniem akkoord met de incassoprocedure en verleent de beheerder deze machtiging. 10. Verzekeringsaangelegenheden Wijziging tussenpersoon en verzekeringsmaatschappij Mevrouw Van der Kolk deelt mee dat de vervaldatum is geregeld en de nieuwe kosten al in de begroting zijn meegenomen. Eigenaarsbelang Mevrouw Van der Kolk wijst de leden erop dat de VvE een gebouwenverzekering heeft afgesloten. In deze gebouwenverzekering zijn geen eigen aangebrachte voorzieningen opgenomen. Eigenaren dienen dus zelf zorg te dragen voor het verzekeren van keukens, badkamers, (parket)vloeren etc. Mevrouw Van der Kolk adviseert de leden om dit punt te bespreken met hun verzekeringsadviseur. Enkele pagina: 5

6 bewoners geven aan last te hebben van vochtige muren. Mevrouw Van der Kolk verzoekt hen het schadeformulier in te vullen, zodat de gevolgschade geclaimd kan worden. Appartementsclausule Mevrouw Van der Kolk verwijst naar de appartementsclausule die als aanvullende voorwaarde is opgenomen in de gebouwenverzekering. Besluit: de vergadering heeft kennis genomen van de appartementsclausule en gaat unaniem op voorhand akkoord dat uitkering mag geschieden aan de Vereniging van Eigenaars in geval dat een schade van deze orde zich voordoet. Deze geldelijke uitkering dient dan te worden aangewend om het beschadigde object in oorspronkelijke staat te herstellen. 11. (Her)benoeming bestuur en commissieleden Bestuur De heer Rodenhuis gaat verhuizen, waardoor hij zich niet meer beschikbaar stelt. De heer El Jabli stelt zich beschikbaar als lid van het bestuur. De heer Volkers en de heer Bastiaans stellen zich wederom beschikbaar tot respectievelijk voorzitter en lid van het bestuur. Besluit: De vergadering gaat unaniem akkoord met de (her)benoeming van de heer Volkers tot voorzitter en de heren Bastiaans en El Jabli tot bestuursleden. Kascommissie Mevrouw Lakker stelt zich opnieuw beschikbaar als lid van de kascommissie. De heer Van Kleef stelt zich niet meer beschikbaar. De heer Volkers vraagt aan de aanwezigen of iemand zich kandidaat wil stellen. De heer Metz stelt zich kandidaat als lid van de kascommissie en mevrouw Hout stelt zich beschikbaar als reservelid van de kascommissie. Besluit: De vergadering gaat unaniem akkoord met de (her)benoeming van mevrouw Lakker en de heer Metz als lid van de kascommissie en met mevrouw Hout als reservelid van de kascommissie. Groencommissie Er is geen animo voor een groencommissie. Er zijn wel leden bereid ad-hoc mee te helpen met het leeghalen van twee bakken die verwijderd moeten worden. BBQ-commissie Na enige discussie stellen de dames de Witte en Hadad zich beschikbaar voor de BBQ-commissie. Mevrouw Aloserij stelt zich wederom beschikbaar voor de BBQcommissie. Besluit: De vergadering gaat unaniem akkoord met de herbenoeming van mevrouw Aloserij en de benoeming van mevrouw de Witte en Mevrouw Hadad tot leden van de BBQ-commissie. PR-commissie pagina: 6

7 De heren Van den Anker en Van Galen stellen zich wederom beschikbaar voor de PR-commissie. De heer El Jabli stelt zich eveneens beschikbaar voor de PRcommissie. Besluit: De vergadering gaat unaniem akkoord met de herbenoeming van de heren Van den Anker en Van Galen als leden van de PR-commissie en met de benoeming van de heer El Jabli als lid van de PR-commissie. 12. Rondvraag en sluiting Mevrouw Van der Kolk geeft aan desgevraagd aan dat in de loop van 2010 gestart is met glasbewassing. Het voordeel hiervan is dat er minder aan onderhoud hoeft te worden uitgegeven. In Twinq staat de planning wanneer ze komen. Ze komen 4 x per jaar de ramen aan de buitenkant wassen. Een tweetal ramen is helaas niet bereikbaar. In week 6 moeten ze komen (als het weer het toelaat). Mevrouw Van der Kolk verzoekt de leden JHK Vastgoedmanagement te bellen als ze niet geweest zijn. Verder wijst mevrouw Van der Kolk op de post Dotatie Galerijen en Trappen van ,00. Volgend jaar kan die post lager, omdat de vergadering gekozen heeft om alleen de intercominstallatie vervangen zonder videofoon. De heer Volkers geeft aan dat om het jaar, al naar gelang de noodzaak de galerijen met een hogedrukspuit zullen worden schoongemaakt. Mevrouw Hadad vertelt dat de liftvloer bekleed is met vinyl en ontzettend vies is. De vergadering mandateert het bestuur om de vloeren van de liften te laten vervangen. Besluit: de vergadering besluit unaniem het bestuur te machtigen om de vloerbekleding van de liften te vervangen. Een van de leden meldt dat hij last heeft van rioolstank. Hij krijgt het advies van een van de andere leden om de zwanenhals die onder de CV-ketel zit te vullen met water. De deuren bij de ingang Factorij 2-14 staan vaak open. Er zijn ook regelmatig onbevoegde mensen binnen. Mevrouw Van der Kolk stelt voor om in de notulen op te nemen dat de bewoners goed op moeten letten of de deuren achter hen gesloten zijn. Een van de leden heeft een brief van zijn benedenburen gekregen over geluidsoverlast. Ook voor deze kwestie doet de heer Volkers een oproep aan de bewoners om rekening te houden met je buren. Een van de leden meldt dat er diefstallen gepleegd worden in de fietsenstalling. Hij vraagt zich af wat er met de sleutels gebeurt van mensen die verhuizen. De heer Volkers antwoordt hierop dat deze sleutels moeten worden overgedragen aan de nieuwe eigenaar, maar dit niet altijd gebeurt. Dit is niet te voorkomen. Het vervangen van alle cilinders is een hoge kostenpost en ook niet afdoende. Er wordt ook gevraagd of de bewoners gebruik mogen maken van de stalen deur. Deze deur is van Formosa. De leden van VvE Zanzibar krijgen daar geen sleutel van. De leden mogen er wel uit maar kunnen er niet in (recht van overpad). pagina: 7

8 Een van de leden merkt op dat de containerruimte aan de Factorijkant 2-14 erg vies is. Op diverse plaatsen worden winkelwagentjes in het gebouw geplaatst. Dit is niet toegestaan. Een van de leden vraagt of hij voor de Factorij 2-20 een briefje mag ophangen met het verzoek om voor uur niet met winkelwagentjes over de galerij te gaan in verband met zijn nachtdiensten. Dit is toegestaan, maar het bestuur neemt hiervoor geen verantwoordelijkheid. De deur van Parkeergarage De Factorij staat met regelmaat in storing. De garagedeur tracht zichzelf drie maal te sluiten. Als dit drie maal niet mogelijk is gaat de deur in storing. De heer Volkers vraagt aan de bewoners daar goed op te letten! Mevrouw Hadad woont op de vierde verdieping en zij wil graag met haar medebewoners een terras maken op het dak en vraagt wat de procedure is. Mevrouw Van der Kolk legt uit dat zij een schriftelijk verzoek bij de beheerder kan indienen, waarop het wordt geagendeerd voor de eerstvolgende Algemene Ledenvergadering. De eigenaren kunnen ook een schriftelijk vergadering houden, echter om tot uitvoering over te mogen gaan is 100% van de (positieve) stemmen nodig. De heer Volkers dankt JHK Vastgoedmanagement voor haar inspanningen. Niets meer aan de orde zijnde, bedankt de heer Volkers de leden voor hun aanwezigheid en sluit de vergadering om uur. pagina: 8