Alles op een rijtje WAT DOET JOUW BEHEERDER?

Transcriptie

1 Alles op een rijtje WAT DOET JOUW BEHEERDER?

2 Je bent huiseigenaar en klant bij Woonstad Rotterdam VvE-Beheer. Iedere maand betaal je voor het beheer van de Vereniging van Eigenaren, de exploitatie en onderhoud van het gebouw waar je woont. Dit gaat allemaal niet vanzelf, de beheerder van de VvE zorgt ervoor dat heel veel zaken geregeld worden. Maar wat houdt dit in? Dit mag je van ons verwachten: De VvE-beheerder ondersteunt de Vereniging van Eigenaren op verschillende gebieden: BESTUURS- ONDERSTEUNEND TECHNISCH LEDENADMINISTRATIE secretariaatswerkzaamheden correspondentie over financiële bijdragen onderhouden van het digitale archief advies geven aan leden over de VvE. Bewaking op naleving van bepalingen uit - de splitsingsakte - advies over het huishoudelijk reglement. Behandelen verzekeringszaken van gemeenschappelijke ruimten en gemeenschappelijke delen. Bij overdracht appartementsrecht aanleveren gegevens VvE bij Notaris en het up-to-date houden van de ledenadministratie. JAARLIJKS Opstellen van de balansen resultatenrekening. Opstellen van de conceptbegroting samen met het bestuur. Digitaal beschikbaar stellen van opgave reservefondsen voor de belastingdienst.

3 FINANCIËLE ADMINISTRATIE Beheren van betaal- en spaarrekeningen van de VvE Initiatief nemen voor controle van de financiële jaarstukken door de kascommissie of de accountant en het beantwoorden van vragen Incasso van ledenbijdragen en eventuele extra bijdragen. Afrekenen stookkosten bij collectieve stookinstallaties Bewaken betalingsachterstanden: - betalingsregelingen treffen - overdracht aan incassobureau Controleren en inboeken rekeningen. Het betalen van: - de gemeenschappelijke kosten - facturen reparaties - uitkering exploitatieresultaat. BESTUURSONDERSTEUNEND JAARLIJKS Bijwonen van een bestuursvergadering Voorbereiden en bijwonen van de algemene ledenvergadering (ALV): - uitnodiging versturen - agenda opstellen - verzorgen van de vergaderstukken, volmachten en presentielijst Maken van de notulen van de ALV Organiseren informatiebijeenkomst voor kascommissieleden Organiseren participatiebijeenkomsten voor nieuwe eigenaren Voorzitten van de ALV (op verzoek) Doorlopend Zorgen voor uitvoering besluiten van de Vergadering van Eigenaren Behartigen van de belangen van de VvE zoals ze in het contract zijn afgesproken.

4 TECHNISCH opdracht geven - uitvoeren planmatige onderhoudswerkzaamheden - technisch/financieel afhandelen in de VvE-administratie - behandelen reparatieverzoeken - afhandeling calamiteiten en 24/7 calamiteitendienst controle uitgevoerde werk (steekproefsgewijs) behandelen schademeldingen beoordelen reparatieverzoeken Woonstad Rotterdam VvE-beheer beheert verenigingen van eigenaren in gebouwen met woningen die o.a. met de verkoopvorm MVE en in de Vrije Verkoop verkocht zijn. Onderstaande werkzaamheden zijn extra werkzaamheden die Woonstad Rotterdam VvE-Beheer alleen voor gebouwen zonder MVE verricht. Signaleren of het gebouw volgens een actuele en goedgekeurde meerjarenonderhoudsbegroting in goede staat van onderhoud verkeert Tijdig laten signaleren van afwijkingen ten opzichte van opgestelde onderhoudsprognoses Tijdig laten maken van een technische omschrijving voor het uit te voeren planmatig onderhoud Adviseren en selecteren van aannemers Laten - aanvragen en beoordelen offertes - opstellen van een advies voor de vergadering van eigenaren (gunning) - (laten) voeren van de directie over het uit te voeren werk - (laten) maken van een technische omschrijving voor contractonderhoud Deze informatie is algemeen. Het kan zijn dat! er voor jouw VvE andere of aanvullende taken en service afgesproken zijn. Kijk hiervoor op jouw eigenaarpagina. Onze dienstverlening kan worden uitgebreid met aanvullende diensten: Uitvoeren van bestuurstaken. Handhaven van de bepalingen uit het huishoudelijk reglement. Voeren van rechtszaken namens de opdrachtgever geïnitieerd door de VvE. (Laten) opstellen van een meerjarenonderhoudsplan (in opdracht en voor rekening van de VvE). Beheren van het sleutelplan en het verzorgen van uitgifte van sleutels/tags. Begeleiding van contracten die gaan over de gemeenschappelijke delen van het gebouw zoals: schoonmaak, rioolontstopping, energieleverancier etc. Het organiseren van extra vergaderingen.

5