Vereniging van Eigenaren Medina Woningen & Ateliers

Transcriptie

1 Vereniging van Eigenaren Medina Woningen & Ateliers Notulen van de Vergadering van Eigenaren d.d. 19 april 2017 Bestuur (na vergadering) Voorzitter : Dhr. A.F.J.M. (Anton) Maréchal Vestdijk 108 Lid (Techn.zaken en schoonmaak) : Dhr. A.J.P. (Twan) van de Manakker Vestdijk 154 Lid : Dhr. E.G.M. (Gied) Hermsen Vestdijk 134 Lid : Dhr. J.M. (Jan) Burgering Vestdijk 244 Secretariaat : Mw. M.M.P.J. (Margot) Burgering Vestdijk 244 Kascommissie Lid : Dhr. J.W.M. (Jons) van Elderen Vestdijk 274 Lid : Dhr. P.W.M. (Peter) Wittgen Vestdijk 112 Reservelid : Mw. M.M.P.J. (Margot) Burgering Vestdijk 244 Internetpagina VvE : / info@medina-eindhoven.nl Dagelijks bestuurder/administrateur Van Bergeijk Beheer, Postbus 4559, 5601 EN Eindhoven Tel : fax : vve@vanbergeijkbeheer.nl Klachten en storingen bij voorkeur schriftelijk melden op of telefonisch op werkdagen tussen 9.00 en uur. Afwezig: Vestdijk 106, 126, 130, 136, 142, 146, 152, 156, 160, 218, 222, 234, 240, 254, 256, 260 en 270 t College 1/3, 2/4, 5/7, 6/8, 9/11, 10/12, 13/15, 14/16, 26/28 en 30/32 Volmacht: Vestdijk 114, 116, 122, 124, 138, 140, 148, 150, 228, 236, 238, 242, 258, 262, 264, 268 en 272 t College 17/19, 21/23, 22/24 en 25/27 Aanwezig: Alle overige leden 1. Opening De voorzitter, de heer Anton Maréchal, opent om uur de vergadering en heet allen welkom. Namens Van Bergeijk Beheer is de heer Willem-Jan Gielen aanwezig. Namens de gemeente Eindhoven is de heer Gied Alferink aanwezig. Hij geeft een korte presentatie over de leefbaarheid cq groenvoorziening op t College. 2. Vaststellen agenda en tellen van de stemmen Vaststellen agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. Tellen van de stemmen Er zijn in het totaal 333 van de 521 stemmen (63,9%) aanwezig dan wel vertegenwoordigd. Dit is voldoende om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. Voor agendapunt 9a dient 2/3 van de eigenaren Vestdijk aanwezig dan wel vertegenwoordigd te zijn. Er zijn in het totaal 300 van de 424 stemmen (70,7%) Vestdijk aanwezig dan wel vertegenwoordigd. Dit is voldoende om rechtsgeldige besluiten te kunnen nemen. Pagina 1 van 6

2 3. Mededelingen en ingekomen stukken Mededelingen - Er zijn afmeldingen ontvangen van de heer de Roij van Zuijdewijn, de heer van Ham, de heer van der Sande, de heer Teppema, de heer Noorlander en de heer en mevrouw de Bruijn; - De nieuwe leden, te weten de heer Nievergeld (nr.116) en de heer van de Riet (nr.126) worden welkom geheten; - Het bestuur en mevrouw Margot Burgering hebben overleg gehad met de gemeente Eindhoven om rechtsaf afslaan op de Vestdijk mogelijk te houden; - De internetpagina is operationeel; - De gemeente zal extra groen aanleggen op t College. Het onderhoud is echter voor de VvE. De eigenaren cq huurders mogen niet zelf planten op t College neerzetten; - Er wordt gewerkt aan de (kleur van de) verlichting van het hoofdgebouw, met name de verlichting van de 3e etage; - Ondanks de inspanningen van mevrouw Opheij wordt de kleur van de bergingsdeuren op de 1e etage niet aangepast; - De fietsenkelder is wederom opgeschoond; - Er is met de firma Kemkens afgesproken dat zij bij storingen geen voorrijkosten in rekening zullen brengen. Ingekomen stukken - De heer de Peter Roij van Zuijdewijn en de heer Coen van Ham hebben een naar het bestuur gestuurd i.v.m. dubbel ontvangen aanslag voor de wateraansluiting. De woningen aan t College worden als twee verblijfsobjecten gerekend. Eigenaren kunnen de gemeente verzoeken om 1 nummer te laten vervallen. Dit is verder een individuele aangelegenheid; Er zijn verder geen ingekomen stukken die van belang zijn voor de vergadering. 4. Vaststellen en ondertekenen van de notulen d.d. 20 april 2016 Er zijn tekstueel geen aan- of opmerkingen over de notulen. De voorzitter geeft een update van enkele actiepunten, te weten: - Er kunnen oplaadpunten t.b.t. elektrische auto s aangebracht worden in de parkeergarage begane grond. Deze zullen dan aangesloten worden op het basisstation van VvE Parkeerkelder Medina; - Het bestuur wacht de ontwikkelingen af m.b.t. het filteren van het fijnstof; - De firma Soontiëns zal tijdens de voor- en najaarsbeurt de afvoeren controleren. De notulen worden ongewijzigd vastgesteld en ondertekend door de voorzitter. 5. Financiën a. Verslag kascommissie De heer Peter Wittgen neemt namens de kascommissie het woord en verklaart dat de kascommissie alle stukken en bescheiden, behorende bij het exploitatieoverzicht alsmede de balans per 31 december 2016 van VvE Medina Woningen & Ateliers, alsmede van Hoofd-VvE Medina heeft gecontroleerd en akkoord heeft bevonden. De kascommissie adviseert de vergadering om het bestuur decharge te verlenen voor het gevoerde financiële beleid in het boekjaar b. Presentatie jaarstukken 2016 Er zijn geen vragen of opmerkingen over de jaarstukken Pagina 2 van 6

3 c. Vaststellen exploitatieresultaat en balans per 31 december 2016 Het resultaat van het boekjaar 2016 wordt vastgesteld op 4.545,75 positief. Dit resultaat zal conform de uitsplitsing op pagina 3 van de jaarstukken worden toegevoegd dan wel onttrokken aan de Reserve Algemeen en de Reserves MJOP van de groepen B t/m E. Het balansbedrag per 31 december 2016 bedraagt ,40. Het saldo van de reserves (inclusief aandeel binnen de hoofd-vve) bedraagt per 31 december ,80. De balans wordt goedgekeurd en vastgesteld door de vergadering. d. Decharge bestuur De vergadering verleent unaniem decharge aan het bestuur voor het door haar in 2016 gevoerde financiële en materiële beleid. e. Vaststellen begroting 2017 en de daaruit voortvloeiende servicekosten De heer Gielen meldt het volgende: - Er geldt voortaan een eigen risico bij opstalschades van 250 euro per gebeurtenis. Bij waterschade bedraagt het eigen risico 450 euro; - De glasverzekering is opgezegd. De VvE is m.i.v aangesloten bij een glasfonds. Glasschades rechtstreeks melden bij Swinkels Glas, tel.nr ; - Van Bergeijk Beheer adviseert om de kitnaden van met name de badkamer 1x per 7 jaar te vervangen. De kitnaden kunnen poreus worden waardoor er water doorheen kan sijpelen. Schade als gevolg van poreuze kitnaden valt niet onder de dekking van de opstalverzekering. Leden Leden De begroting 2017 wordt unaniem en ongewijzigd vastgesteld. De vergadering besluit dat de voorschotbijdragen servicekosten met terugwerkende kracht per aangepast worden.. Indien men Van Bergeijk Beheer een machtiging voor automatische incasso heeft verstrekt zal het betalingsverschil over de maanden januari t/m mei 2017 automatisch geïncasseerd worden. Indien men geen gebruik maakt van de automatische incasso dient men zelf het juiste bedrag en eventueel het betalingsverschil over te maken. VBB 6. Machtiging administrateur voor het treffen van (rechts-) maatregelen bij achterstand in betaling De vergadering geeft een volmacht aan Van Bergeijk Beheer om in voorkomende gevallen (rechts-) maatregelen te treffen bij achterstanden in betalingen. Van Bergeijk Beheer zal dit altijd in overleg doen met het bestuur van de VvE. 7. Benoeming bestuur Alle bestuursleden hebben te kennen gegeven aan te zullen blijven. Daarnaast heeft mevrouw Margot Burgering zich bereid verklaart om het secretariaat van de VvE voor haar rekening te nemen. Zij geeft hierbij duidelijk aan dat zij niet zal toetreden tot het bestuur van de VvE. De vergadering gaat unaniem akkoord met de herbenoeming van het bestuur en de ondersteuning van mevrouw Burgering als secretaris. 8. Benoeming kascommissie De heer Jons van Elderen en de heer Peter Wittgen stellen zich wederom kandidaat als lid voor de kascommissie. Mevrouw Margot Burgering stelt zich kandidaat als reservelid van de kascommissie. De vergadering gaat unaniem akkoord met de benoeming van de kascommissie. 9. Technische- / overige zaken a. Aanbrengen elektrische deurdrangers Het bestuur is door diverse leden verzocht om het onderwerp elektrische deurdrangers opnieuw op de agenda te plaatsen. Zowel door oudere eigenaren (mobiliteit) als door jongere eigenaren (kinderwagens). Pagina 3 van 6

4 Het bestuur heeft middels een 2-tal nieuwsbrieven (4 april 2017 en 13 april 2017) een voorstel aan de leden gedaan tot het aanbrengen van elektrische deurdrangers. Het gaat om totaal 43 deuren die bijna allemaal middels een sensor geopend worden. Indien de deuren nu van een slot voorzien zijn dan wordt het slot verlegd naar de muur. De totale kosten bedragen zo n euro bedragen en worden gefinancierd uit de Reserve MJOP Groep D (woningen Vestdijk). Diverse leden hebben nog vragen die door het bestuur beantwoord worden: - Bij uitval elektra zijn de deuren handmatig te openen; - Sensor voorkomt beklemming; - Leverancier heeft laagste prijsgarantie afgegeven; - Deurautomaten voldoen aan Europese norm EN 16005; - Aanwezige drempels hinderlijk, bestuur zal hiernaar kijken; - Onderhoudscontract à 1.400,00 per jaar; - Van Bergeijk Beheer zal opstalverzekering melden van aanbrengen deurdrangers. Bestuur VBB De vergadering gaat over tot stemming. Alleen de eigenaren van de Vestdijk dienen te stemmen daar de kosten geheel voor hun rekening zullen komen. De uitslag van de stemming is als volgt: Voor plaatsing Tegen plaatsing Onthouding Totaal 216 stemmen 77 stemmen 7 stemmen 300 stemmen Dit betekent dat er 216 van de 293 uitgebracht stemmen (73,7%) akkoord gaat met aanschaf en plaatsing van de deurautomaten. Dit is meer dan de vereiste 2/3 meerderheid. De vergadering gaat dus akkoord. Besluit Noot: Na de vergadering is er een voorstel ontvangen om ook de deuren naar de bergingen ook te voorzien van elektrische deurdrangers. Het bestuur heeft de eigenaren van t College om schriftelijke toestemming gevraagd. In het totaal hebben hier 13 van de 15 eigenaren positief op gereageerd. 10. Rondvraag De heer Jan Burgering vraagt of er naast de heer Wim de Graaf meer vrijwilligers zijn die de middenopgang mee willen vegen. De heer Wim van Hoof (Vestdijk 132) meldt zich hiervoor aan. 11. Sluiting Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter om uur de vergadering. Hij dankt de aanwezigen voor zijn of haar komst en bijdrage en nodigt iedereen uit voor een drankje aan de bar. Notulist: Willem-Jan Gielen Vastgesteld in de algemene ledenvergadering d.d. Handtekening voorzitter Handtekening Van Bergeijk Beheer Pagina 4 van 6

5 BESLUITENLIJST De besluitenlijst is een verkorte weergave van besluiten die genomen zijn tijdens de ledenvergadering. Het volledig uitgewerkte besluit staat in de notulen van de betreffende ledenvergadering. Verder worden er alleen besluiten opgenomen die niet jaarlijks geagendeerd zijn en die niet onder het periodieke onderhoud vallen dan wel reparaties cq vervanging betreffen. Vergadering van Eigenaren d.d. 19 april Er zullen in het hoofdgebouw automatische deurdrangers worden aangebracht; Vergadering van Eigenaren d.d. 20 april De vergadering besluit dat de kosten van onderhoud en vervanging van de houten balkonbalustrades en de houten trappen voor rekening van de VvE zijn. Vergadering van Eigenaren d.d. 16 april De vergadering besluit om de toevoegingen aan de reserves jaarlijks met 3% te indexeren tot de volgende update MJOP. Vergadering van Eigenaren d.d. 6 mei De vergadering gaat akkoord met het afsluiten van 5-jarig liftonderhoudscontract met Skylift. Vergadering van Eigenaren d.d. 7 mei De begroeiing van het groen naar boven moet zoveel mogelijk plaats vinden; - De vergadering gaat akkoord met het dicht bouwen van het balkon op de eerste etage van de woning t College 26/28 en met het aanbrengen van suskasten; - Er mogen geen schilderijen o.i.d. in de gangen opgehangen worden. De openbare ruimtes dienen zo neutraal mogelijk te blijven; ALGEMENE INFORMATIE Verzekeringen - Wijzigingen in de bestemming van de bedrijfsruimte, waaronder ook leegstand, dient direct via Van Bergeijk Beheer doorgegeven te worden aan de verzekeringsmaatschappij. - Er geldt voor opstalschades een eigen risico van 250 euro per gebeurtenis. Bij waterschade bedraagt het eigen risico 450 euro. - De VvE is aangesloten bij een glasfonds. Glasschades rechtstreeks melden bij Swinkels Glas, tel.nr Eventueel aangebrachte woningverbeteringen (meerwerk) zijn niet (geheel) door de VvE meeverzekerd. Dit zogenaamde eigenaarsbelang dient de eigenaar ZELF te verzekeren. Onder meerwerk wordt o.a. verstaan: - luxe badkamer, toilet, keuken (incl. inbouwapparatuur); - wand- en plafondafwerking (o.a. behang, luxe stucwerk, systeemplafonds) ; - vastgelijmde vloeren (zwevende vloeren zoals bv kliklaminaat, vallen onder de inboedelverzekering). - Mede getaxeerd en verzekerd zijn: De keukens t.w.v euro per appartement en het sanitair t.w.v euro per appartement. - Indien de waarde door eventueel aangebrachte woningverbeteringen (meerwerk) boven deze bedragen uitkomen dan dient de eigenaar de extra waarde ZELF te verzekeren. - Bij twijfel adviseren wij u om contact op te nemen met uw eigen verzekeringsadviseur. Pagina 5 van 6

6 Overige zaken - Van Bergeijk Beheer adviseert om de kitnaden van met name de badkamer 1x per 7 jaar te vervangen. De kitnaden kunnen poreus worden waardoor er water doorheen kan sijpelen. Schade als gevolg van poreuze kitnaden valt niet onder de dekking van de opstalverzekering. - Van Bergeijk Beheer adviseert om 1x per maand de afvoeren door te spoelen met heet water en soda zodat zeepresten oplossen en verstoppingen (en dus mogelijke lekkages) voorkomen worden. Huurdersverklaring Iedere eigenaar die zijn / haar appartement verhuurt dan wel in bruikleen geeft is verplicht de huurder / gebruiker op de hoogte te stellen van alle reglementen. Tevens dient de huurder / gebruiker schriftelijk te verklaren dat hij/zij zich zal houden aan de bepalingen die vastgelegd zijn in reglementen van de VvE. De getekende huurdersverklaring wordt door Van Bergeijk Beheer gearchiveerd. Tevens dient een eigenaar de huurder / gebruiker op de hoogte te stellen van de besluiten die in de ledenvergaderingen genomen zijn en die ook voor de huurder / gebruiker van belang zijn. Een blanco huurdersverklaring is op te vragen bij Van Bergeijk Beheer. Pagina 6 van 6