Notulen van algemene ledenvergadering, gehouden dinsdag 16 april 2013, aanvang 20:30 uur.

Transcriptie

1 Notulen VvE Heuvelhof Parkeerlaag 1, gevestigd te Tiel Notulen van algemene ledenvergadering, gehouden dinsdag 16 april 2013, aanvang 20:30 uur. Totaal aantal stemmen: 314; aantal stemmen vertegenwoordigd: 156 (49,68 procent) Aanwezig De heer C.W Andernach en/of Mevrouw W.A. van der Lee De heer C.J. Bakelaar en/of Mevrouw B. Bakekaar-Van Helden De heer H.J. van Blitterswijk De heer / mevrouw C.J.M. Burgwal / Poulissen De heer en mevrouw Enthofen-Hendriks De heer J. de Goei en/of Mevrouw D.A. van Gelderen De heer D.M.G. Hageman en/of Mevrouw M.M.C. van Gent Mevrouw H. van Helten De heer I. van den Heuvel en/of Mevrouw C. van Buren De heer A Klashorst en/of Mevrouw M. Klashorst-Straaten Mevrouw T.H.J. Koopmans-Leenders Mevrouw A.S.G.M. van Leeuwen De heer P.T. van Lith en/of Mevrouw M.Y. Schuurman De heer B. Louwerse en/of Mevrouw F.C. van Rumpt De heer J. Melissen en/of Mevrouw M.E. Roelofs De heer A. Mondt en/of Mevrouw W.C.M. de Kruif De heer H.P.W. Peters en/of Mevrouw M.M. van Perlo De heer P.E. Poel en/of Mevrouw V.T. Middelkoop De heer M. van Ravenzwaaij en/of Mevrouw van Ravenzwaaij-Heethuis De heer J. Ruiter en/of Mevrouw T.H.M. van Leth De heer J.W.A. Schiltmans en/of Mevrouw A.J.M. Schiltmans De heer J.P.S. van der Sluiszen De heer J.B.J. Spithoven en/of Mevrouw A.A. van Zijl De heer A.T.M. Verhagen en/of Mevrouw A. Verhagen-Stam Vestia Noord Nederland De heer M.M. Voskamp en/of Mevrouw M.A. Talen De heer H.C. de Waal Mevrouw J.M. Weber-van der Pol De heer W.J. Wilderom en/of Mevrouw W. Baldee De heer T.M. van Winsen en/of Mevrouw C.G.H. van Winsen-v.Doesburg De heer A.A. van Yzendoorn en/of Mevrouw M. Stam Volmacht afgegeven De heer K. Arslanhan en Mevrouw T. Yasar De heer W. Branderhorst en Mevrouw I.A. van Kampen Mevrouw J.M.A.J. Briene-Botden De heer J.J.P. Enthofen De heer B. Feenstra en Mevrouw C.B. van Grootveld De heer / mevrouw G. Hobe De heer en mevrouw Hogeboom De heer C Weijman en Mevrouw K.E. Weijman-Janssen Mevrouw E.A.J.J.F. Krijnen De heer M.A.H. Linnenbank en Mevrouw M.J. Onwezen Mevrouw J.H.E. van der Lugt De heer P.J.J.C. van Maren en Mevrouw I.J.M. van Wijk De heer B.G.M. van Os en Mevrouw T.G. Steenis De heer K.D. Peper en Mevrouw P.C. van Schaik De heer J. van Roekel en Mevrouw P.J.A. van Barneveld De heer K Schrale en Mevrouw B. van Yzendoorn De heer J.P.S. van der Sluiszen en Mevrouw J.M. Geurtsen De heer B.N.C. Steen en Mevrouw A. Mulder Mevrouw A. Steenbakkers De heer S. van Stijn De heer G.J.A. Tap blz. 1

2 De heer J.D. van Viegen De heer H. Wijnveen De heer A. Zaaijer en Mevrouw J.C.A. ter Burg De heer J.K.J. van Zetten De heer D.J. van Zoelen en Mevrouw G.J.T. Elsing Afwezig De heer E.W.A. Berkhof De heer R.W. van den Bogaard Bouwens Berghegen Vastgoed B.V. De heer D.R. van den Brink De heer M. van Bruchem Mevrouw P.C. Brugman - Schoots De heer P.J. Brugman en Mevrouw B.C.M Brugman-Wijman De heer A.A.G.M. de Bruijn De heer M. Bruinsma De heer J.W.G. Buiting en Mevrouw R. Bosveld De heer K. Bukim en Mevrouw D.H. Bukim De heer A.A. Dorresteyn De heer / mevrouw E. van Dorst De heer A. van Driel De heer W.J.C. van Elst De heer R.K. van den Ende De heer D. Ergen en Mevrouw F. Dinc Foundholding B.V. De heer W.J.C. Groenhuijzen en Mevrouw C.J. Sliepen De heer M. van Haren en Mevrouw D.J.H. Budding De heer G. van der Heide Heijmans Vastgoed BV De heer A. Hoendervanger en Mevrouw L.J.M. van Gelder De heer J.W. Hoogstad en Mevrouw A.H. Dogterom Mevrouw A. Kars Mevrouw D.K. Keijzer-Baran De heer J.G. van Kleef en Mevrouw A.J.G. Berendsen De heer H.C. Kooij De heer P.F. Kool en Mevrouw E.W.G. Verbiesen De heer J.C. Koolen en Mevrouw G. Koolen-Van Gent De heer D. Koopman De heer M.V. Krijtenberg Mevrouw E.M. Kurt en Mevrouw E.M. Kurt De heer D. Labee en Mevrouw C. Labee-Booster De heer F. Lagerweij en Mevrouw K.M. Boogerd De heer P. van Loosbroek en Mevrouw W.J.F. van Gorselen Mevrouw J.M. van Mameren - de Kruijk De heer M.J.J. Melissen Mevrouw D.J.E. Mens-Kalksma Mevrouw M.C. van Merkesteijn De heer R.C. Nap De heer J. Osseweijer en Mevrouw M.H. Moen De heer D.A.W. Otten De heer S. Ozdemir en Mevrouw F. Ozdemir-Sahin De heer Y. Ozturk en Mevrouw H. Kok De heer A. Ozturk en Mevrouw S. Turkmen De heer J.R. Postma en Mevrouw N. Postma-van de Stap De heer S.P.G. van Raak en Mevrouw M. van den Ban De heer N.H. Roeland en Mevrouw M.W.E. van Aken De heer H.N.W. van Santen De heer en mevrouw H. Santen-Koehein De heer M.H. Serne en Mevrouw J. Bouwman De heer R. Sillevis en Mevrouw G.H. van der Helden Mevrouw G. Stolk J.D. Tijssen en Mevrouw D.G. Veenbrink De heer H.J. van Tintelen en Mevrouw H. van Tintelen-Jansen De heer J.W. Verhaaf en Mevrouw B.S. Scheeringa blz. 2

3 Mevrouw Y. van de Vlasakker Mevrouw J. van de Voort-van Meeteren De heer J.H.C. van Wijk De heer H. Willemsen en Mevrouw J.E. de Heus Mevrouw M. Yasar De heer G. Yildirim en Mevrouw D. Kucukuslu 1. Opening De heer Van Oosten opent om uur de vergadering en heet de aanwezigen welkom. Hij stelt achtereenvolgens, de heer Spithoven (voorzitter), de heer Hageman (bestuurslid), de heer De Waal (bestuurslid), de heer Bakelaar (bestuurslid), de heer Barnhoorn (Vestia Noord Nederland) en als laatste mevrouw Peters-Verkuil (notulist ACM VvE Management) voor. 2. Vaststelling aantal stemmen Daar 156 van de 314 stemmen (49,68%) kunnen worden uitgebracht, stelt de heer Van Oosten vast dat tijdens deze vergadering geen rechtsgeldige besluiten genomen kunnen worden. Een en ander heeft tot gevolg dat er binnen twee tot zes weken een nieuwe vergadering uitgeschreven dient te worden. De heer Van Oosten geeft de Vergadering ter overweging, teneinde extra kosten voor de te houden tweede ledenvergadering te voorkomen, toch in deze vergadering besluiten te nemen. De heer Van Oosten deelt mede dat dit geen correcte gang van zaken is en dat de Vergadering er rekening mee dient te houden dat tegen alle besluiten die tijdens deze vergadering toch genomen worden door de niet aanwezige eigenaren binnen 30 dagen na kennisname van het besluit bezwaar aangetekend kan worden. Om de nodige extra kosten te voorkomen, wordt door de Vergadering besloten om deze vergadering toch gewoon (inclusief besluiten) door te laten gaan. 3. Behandeling ingekomen stukken De heer Van Oosten deelt mede dat er geen stukken ontvangen zijn die tijdens deze vergadering behandeld dienen te worden. 4. Vaststellen notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 8 mei 2012 De heer Van Oosten neemt in het kort de notulen van de Algemene Ledenvergadering d.d. 08 mei 2012 door. De Vergadering heeft geen op- en/of aanmerkingen. De notulen worden vastgesteld. 5. Toelichting op jaarrekening 2012 De heer Van Oosten geeft een korte toelichting op de jaarrekening Het saldo van de rekening-courant en spaarrekening bedroeg op 31 december ,70. De stand van het reservefonds Groot Onderhoud bedroeg per dezelfde datum 3.850,73. Het boekjaar is afgesloten met een positief resultaat van 2.179,46. Hij stelt voor om het positieve exploitatieresultaat te doteren aan het reservefonds Groot Onderhoud. 6. Verslag kascommissie De heer Van Oosten deelt mede dat er geen kascontrole heeft plaatsgevonden in verband met vakantie van een van de leden alsmede het laat aanleveren van de stukken. Hij stelt voor om onder voorbehoud van goedkeuring van de kascommissie de jaarrekening 2012 vast te stellen. Zodra de kascontrole heeft plaatsgevonden zullen alle leden worden geïnformeerd. De Vergadering sluit zich bij dit voorstel aan. 7. Jaarrekening Wijze afrekening exploitatieresultaat De Vergadering neemt het voorstel over om het positieve exploitatieresultaat toe te voegen aan het reservefonds Groot Onderhoud. 7.2 Vaststelling en décharge verlening De Vergadering gaat over tot vaststelling van de jaarrekening 2012, onder voorbehoud van goedkeuring van de kascommissie. blz. 3

4 Tevens verleent de Vergadering decharge aan de bestuurder over het boekjaar Meerjarenonderhoudsbegroting De heer Van Oosten deelt mede dat vanuit de Meerjarenonderhoudsbegroting er voor 2013 geen werkzaamheden opgenomen zijn. De onderhoudsbegroting zal opnieuw worden voorgelegd in de Algemene Ledenvergadering van Begroting 2013 De heer Peters stelt een vraag over de vergadervolgorde. Hij is van mening dat bespreking van de begoting geen zin heeft omdat de begroting van de Hoofd-VvE al is vastgesteld. De heer Van Oosten geeft uitleg over hoe de volgorde van de vergaderingen is ontstaan. Er volgt een discussie. De heer Van Oosten zal de volgorde bespreken in het bestuursoverleg. 9.1 Toelichting begroting De heer Van Oosten deelt mede dat vanaf 1 januari 2013 de VvE-bijdragen niet meer worden afgerond. 9.2 Vaststelling begroting en bijdragen De begroting wordt vastgesteld conform voorstel. 10. Bestuur-/ commissiebenoemingen 10.1 Benoeming bestuur(der) De heer Van Oosten deelt mede dat de huidige leden van het bestuur, zijnde de heren Spithoven, Hageman, De Waal, Bakelaar en Barnhoorn, aangegeven hebben zich herkiesbaar te stellen. De Vergadering gaat akkoord met de herbenoeming Benoeming kascommissie De heer Van Oosten deelt mede dat de huidige leden van de kascommissie hebben aangegeven ook de kascontrole over het boekjaar 2013 uit te willen voeren. De heer Mondt heeft zich ook beschikbaar gesteld. De heer Barnhoorn stelt voor om Vestia Noord Nederland ter ondersteuning van de huidige kascommissie ook bij de controle te laten zijn. De Vergadering is van mening dat een particuliere commissie de voorkeur geniet. De Vergadering gaat akkoord met de (her)benoeming van mevrouw Weijman, de heer Van der Sluiszen en de heer Mondt. 11. Volmacht "debiteurenbewaking" Het is belangrijk dat de Vergadering ACM VvE Management een volmacht verstrekt om alle toekomstige incassodebiteuren te betrekken in een gerechtelijke procedure die nodig is om vervolgstappen te nemen (beslaglegging e.d.) De kosten die door de deurwaarder e.d. worden gemaakt zullen in principe worden verhaald op deze debiteuren. De volmacht "Debiteurenbewaking" wordt afgegeven. 12. Rondvraag De heer Hageman geeft een korte toelichting op het vervangen van de verlichting door energiezuinige lampen. De verwachting is dat de investering in deze energiezuinige variant zichzelf na 1 jaar heeft terugverdiend. Er zullen als proef eerst 10 lampen vervangen worden. De heer Wilderom wordt bedankt voor de suggestie. De Vergadering gaat met dit voorstel akkoord. 13. Parkeerbeleid De heer Van Oosten geeft het woord aan de heer Hageman inzake de diverse vormen van parkeeroverlast, omtrent het nieuw te vormen parkeerbeleid en de daarmee samenhangende preventieve maatregelen. De heer Hageman deelt mede dat geconstateerd is dat er regelmatig geparkeerd wordt op een niet in eigendom zijnde parkeerplaats. Het bestuur heeft besloten dat er maatregelen getroffen moeten worden. Er zal eerst een waarschuwing gegeven worden. Mocht dit geen resultaat hebben dan zal een wielklem geplaatst worden. Er wordt voorgesteld om de politie te bellen. De heer Enthofen merkt op dat het een privé parkeerterrein is waar blz. 4

5 de politie geen actie onderneemt. De heer Van Oosten deelt mede dat indien men het plaatsen van een wielklem aankondigt, dit rechtsgeldig is. Op de vraag waar men je auto moet parkeren indien je eigen parkeerplaats bezet is deelt de heer Hageman mede dat je hem kunt bellen. Hij zal dan een andere parkeerplaats toewijzen. De Vergadering gaat met dit voorstel akkoord. De aanwezigen wordt verzocht stapvoets in de rijrichting te rijden! 14. Sluiting Niets meer ter tafel zijnde, sluit de heer Van Oosten om uur de vergadering onder dankzegging voor ieders aanwezigheid en inbreng. blz. 5

6 Besluitenlijst VvE Heuvelhof Parkeerlaag 1, gevestigd te Tiel Notulen van algemene ledenvergadering, gehouden dinsdag 16 april 2013, aanvang 20:30 uur. 2.1 Ondanks aanwezigheid van slechts 49,68% vindt de vergadering inclusief besluiten plaats. 4.1 Notulen van de Algemene Ledenvergadering d.d. 08 mei 2012 zijn vastgesteld. 7.1 Het positieve exploitatie-resultaat zal worden toegevoegd aan het reservefonds Groot Onderhoud 7.2 Onder voorbehoud van goedkeuring van de kascommissie, wordt de jaarrekening 2012 vastgesteld. 7.3 De Vergadering verleent decharge aan de bestuurder voor het boekjaar De begroting 2013 is vastgesteld en de VvE-bijdragen blijft ongewijzigd. 10.1De heer Spithoven, de heer Hageman, de heer De Waal, de heer Bakelaar en de heer Barnhoorn worden herbenoemd. 10.2(Her)benoemd: Mevrouw K. Weijman, de heer J. van der Sluiszen en de heer A. Mondt. 11.1De Vergadering verleent de volmacht "Debiteurenbewaking". 12.1Voorstel vervanging lampen aangenomen. 13.1De Vergadering gaat akkoord met het voorgestelde parkeerbeleid. Er wordt een wielklem aangeschaft. blz. 6

7 Actiepuntenlijst VvE Heuvelhof Parkeerlaag 1, gevestigd te Tiel Notulen van algemene ledenvergadering, gehouden dinsdag 16 april 2013, aanvang 20:30 uur. Vergadervolgorde bespreken in bestuursoverleg. Status: Vastgelegd blz. 7