Pilaster VvE Beheer B.V. - uw VvE beheerder op internet. (PTWQ)

Transcriptie

1 pagina 1 van Pootlaan, Huibert (86/244), gevestigd te Alkmaar Notulen tweede vergadering van 15 juni Aanwezig/afwezig Verslag van de vergadering Besluitenlijst Actiepunten Aanwezig/afwezig Aanwezig De heer L.J. van Eeten De heer M. Hoekmeijer De heer K. Meischke De heer D. Posch Mevrouw S. Verlaan - Stichting Woonwaard Noord Kennemerland Volmacht afgegeven Mevrouw M. Frans De heer S.M.N. de Groot De heer J. Hoekmeijer De heer J.C.A. Meischke Mevrouw M. van der Molen Mevrouw S. Poppenk Mevrouw H.A. de Prijker De heer W.A. Stoker Afwezig Mevrouw A. Agounter De heer B. van Baar en/of Mevrouw D.M.M. Breetveld De heer M. Bakker Belegg. & Epl. Mij Nieuwburen De heer N. Blokker De heer M. Blom De heer W. Bodenberger De heer A. Bos De heer / mevrouw M.R.E. Broers De heer J.G. Brons Mevrouw H.M.H. Evers Mevrouw F.H.I. Fabies De heer R. Gibbels De heer C. van der Graaf Mevrouw J. van der Heide De heer M.C.H. Hoedjes De heer M.J. Huitinga en/of Mevrouw J.D. Gieling Mevrouw L. Janneman Mevrouw E.G.M. Jaspers Mevrouw R.L. Jong De heer T. de Jong De heer D. Kacarevic Mevrouw K.M.G. van Kampen De heer P.E. Kerkhoven De heer A.C. Klaver en/of Mevrouw M. Pureveen Mevrouw I.M.L. Ko De heer N. Koc Mevrouw D. Lakerveld Mevrouw A.S.K. van Loon De heer T. Madencioglu Mevrouw E. Marcus De heer K. Munnik Mevrouw A.E. Nater Mevrouw L.J.J. Neefjes De heer R. Nijhuis De heer Th.J. Nooij De heer W.A. van Ofwegen De heer B. Pancras en/of Mevrouw L.I. Pancras-Canliel Mevrouw H. Pankras- de Jong

2 pagina 2 van 5 De heer F.L. Pankras De heer M.A.J. Plomp Mevrouw L. Schuit De heer R.M. Slegt De heer R.M. Smit Mevrouw A.L. Spier De heer C.B. Tamis De heer W.O. Tanger De heer M. Tijsen Mevrouw M.S. Uluer De heer A. Vink De heer R.H. van Vliet De heer M. Voerman De heer M.S.P. de Vries Mevrouw C. Vrugt en/of De heer P. van Roermund De heer J.W. van Wanrooij De heer H. Zaidi De heer M.P.G. Zentveldt De heer M. Zijlstra De heer R. Zomerdijk De heer H.J. Zomerdijk De heer J. Zoon Overig aanwezig De heer V. Ramaekers - Pilaster VvE Beheer B.V. Verslag van de vergadering 1. Opening van de vergadering en vaststellen aantal stemmen. De heer Ramaekers opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. Tijdens deze vergadering zijn de voorgenomen besluiten van de ALV van 31 mei 2010 alsnog bekrachtigd. De notulen zijn verder niet gewijzigd. 2. Vaststellen notulen algemene ledenvergadering 30 juni, 27 augustus en 22 september Aanpassing notulen van 27 augustus 2009; Agendapunt 11. Het huisnummer van mevrouw Agounter is 220 in plaats van 120. In de derde alinea dient ook de naam van mevrouw Poppenk van nr. 214 genoemd te worden. Vraag n.a.v. notulen van 30 juni 2009; De heer Ofwegen heeft aangegeven dat er muizen in de spouw zitten en vraagt of hierop actie is ondernomen. Dit is inderdaad in behandeling gegeven aan Tromp / BBA via de heer Abbink. Dit blijft echter een actiepunt. Verder zijn er geen vragen over de notulen. Deze worden met bovengenoemde opmerkingen goedgekeurd. 3. Ingekomen stukken en mededelingen Offerte Meer Jaren Onderhouds Begroting (MJOB) van Vereniging Eigen Huis (dit wordt behandeld bij agendapunt 7). Op de mededeling van de heer Kerkhoven dat de renovatie nu eigenlijk officieel afgerond is ageert de heer Smeets dat dit niet het geval is en dat hij juridische stappen gaat ondernemen. De heer Kerkhoven benadrukt dat individuele situaties / klachten niet tijdens de vergadering behandeld worden. De kwestie van de heer Smeets is sinds langere tijd in behandeling bij de betrokken partijen. Het bestuur heeft via een bericht ontvangen met als onderwerp het plaatsen van een centrale schotelantenne op het dak. Deze is beantwoord. De afzender is geadviseerd hierover een officieel agendapunt in te dienen maar die is niet aangeleverd. Dit punt wordt daarom niet in behandeling genomen. 4. Benoemen bestuur en commissie(s) Na de vergaderingen van 2009 heeft zich een aantal leden gemeld voor een bestuursfunctie. Dit zijn de heer Hoekmeijer (nr.126) en mevrouw De Prijker (nr.130). Zij draaien al een tijdje mee met de zittende bestuursleden en kunnen nu officieel benoemd worden. Het bestuur is nu als volgt samengesteld; Grote flat; de heer Kerkhoven, nr.160, de heer Posch, nr.110, de heer Van Eeten, nr.228, de heer Hoekmeijer, nr. 126, mevrouw De Prijker, nr.130. Kleine flat; de heer Grevelt, nr.40, de heer Heres, nr.8

3 pagina 3 van 5 Hebt u interesse in een bestuursfunctie en lijkt het u leuk om u actief in te zetten voor de belangen van uw vereniging? Meldt u dan aan!! Dit kan door een briefje in de brievenbus van nr. 8 of nr. 110 te deponeren. 5.a Toelichting op de financiële afhandeling renovatie De heer Ramaekers van Pilaster VvE Beheer geeft een korte toelichting. Er was 1,45 miljoen subsidie toegekend door de gemeente. Op 5 eigenaars na zijn alle betalingen ontvangen en in een depot gestort. Dat depot is inmiddels gesloten. I.p.v. 80 leningen zijn er 40 afgesloten. Momenteel is er nog circa 4 ton subsidie over, waarvan 2 ton is gereserveerd voor rente en het restant nog over is. Het restant van de subsidie staat nog geparkeerd bij de gemeente. Samengevat: - de renovatie is afgerond - het depot is gesloten - de rente uitbetalingen zijn gedaan - er is geen financieel tekort - er is voldoende gespaard - er is veel minder uitgegeven aan bijkomende kosten dan begroot 5.b Officiële afronding van de renovatie Officieel is de renovatie afgerond. Er zijn echter nog een aantal klachten die nog verholpen moeten worden cq. in behandeling zijn. Middels de klachtenformulieren die alle eigenaars hebben ontvangen wil het bestuur een inventarisatie maken van wat er nog aangepakt dient te worden. Deze inventarisatie van klachten wordt bij Tromp / BBA in behandeling gegeven en gevraagd zal worden deze onder garantievoorwaarden te (laten) oplossen. Het bestuur vraagt mandaat aan de leden om door Vereniging Eigen Huis een onderzoek te mogen laten uitvoeren naar het gehele verloop van de renovatie op bouwkundig en financieel vlak. Met de uitkomst wil het bestuur dan om tafel met Tromp / BBA. Het onderzoek kan bekostigd worden uit de nog te ontvangen subsidies of meegenomen worden in de facturering voor het laten opstellen met een MJOB. De vergadering is, met 1 stem tegen, akkoord en verleent het bestuur hiervoor mandaat. 6.a Vaststellen Balans en Resultatenrekening 2009 De balans, resultatenrekening en de toelichting worden toegelicht door de heer Ramaekers. In het verslag van de grote flat wordt bij het punt liquide middelen nog het reservefonds kozijnen genoemd. Het saldo hiervan is nul. De betalingen van de VvE bijdragen lopen goed, er zijn weinig tot geen structuele achterstanden. De kleine flat sluit het boekjaar 2009 af met een positief exploitatieresultaat van 4.790,16. De grote flat sluit het boekjaar 2009 af met een positief exploitatieresultaat van ,69. Er zijn geen vragen. Beide exploitatieresultaten worden toegevoegd aan de reserve. De balans en resultatenrekening 2009 zijn vastgesteld. 6.b Verklaring kascommissie, décharge bestuur, nieuwe kascommissie De leden van de commissie 2009/2010 zijn de heer Hoekmeijer (126) en mevrouw Verlaan (22). Zij hebben de stukken gecontroleerd en akkoord bevonden. Zij adviseren de leden het bestuur décharge te verlenen. De vergadering stemt hiermee in. Décharge is verleend. De heer Hoekmeijer is aftredend. De heer Hoedjes (162) heeft zich aangemeld en is benoemd. De kascommissie bestaat nu uit de heer Hoedjes en mevrouw Verlaan (22). De kascommissie controleert het gevoerde financiële beleid van het bestuur eens per jaar op het kantoor van Pilaster onder kantoortijden. 7. Meer Jaren Onderhouds Begroting Het bestuur stelt voor een Meer Jaren Onderhouds Begroting (MJOB) te laten opstellen conform het besluit dat genomen is in de ALV van 10 december Kosten voor beide flats gezamenlijk zijn 5.057,50,-. Voor de grote flat is dat 3.371,67 (2/3) en voor de klein flat 1.685,83 (1/3). Voorstel is om dit ten laste te brengen van de reservering. Op basis van de MJOB kan de reservering en de hieruit voortvloeiende VvE bijdrage voor de komende jaren bepaald worden. De vergadering stemt hiermee unaniem in. Aan de hand van de MJOB zal Pilaster een meerjaren liquiditeitsprognose opstellen. Hierdoor worden de inkomsten (VvE bijdragen) tegenover de kosten voor het toekomstig planmatig onderhoud inzichtelijk

4 pagina 4 van 5 gemaakt voor bijvoorbeeld 25 jaar. 8. Vaststellen begroting 2010 en VvE bijdragen 2010 Er is een bedrag opgenomen voor het opnieuw laten taxeren van het pand ten behoeve van de opstalverzekering. De vergadering stemt hiermee in. Om aan de wens van de vergadering tegemoet te komen om de VvE bijdragen gelijk te houden is een negatief exploitatieresultaat opgenomen. De begroting en de VvE bijdragen zijn vastgesteld met ingang van 1 januari Er wordt gepeild onder de aanwezigen naar de meningen over de hoogte van de VvE bijdragen. De meerderheid acht het mogelijk deze naar beneden bij te stellen bijvoorbeeld 75,-. Volgens hen is er nu een behoorlijke buffer opgebouwd en staat er ook nog een deel subsidie vast bij de gemeente. De heer Hoedjes geeft aan dat het naar beneden bijstellen erg makkelijk is. Mocht echter later blijken dat 75,- onvoldoende is dan is het des te moeilijker om de VvE bijdragen weer op te schroeven want dat wil niemand. Bovendien heeft een gezonde financiële basis van de VvE positieve gevolgen voor de waarde van de appartementen bij verkoop. De resultaten van de MJOB en de liquiditeitsprognose zullen e.e.a. verduidelijken. 9. Rondvraag en sluiting Vraag; Worden garages verkocht en verhuurd aan anderen dan de eigenaars van de VvE? Antw; Ja. Vraag; De muren in de schuren staan los. Wanneer worden deze hersteld? Antw; Het bestuur heeft dit in behandeling. Dit punt was niet aan de orde tijdens de renovatie. Alleen daar waar de rioolafvoer door de muur ging, zijn ook muren hersteld. Vraag; De deurdrangers staan erg strak afgesteld. Kan dit aangepast worden? Antw; Dit wordt meegenomen in het overleg met Tromp / BBA. Vraag; Wat wordt er gedaan aan de stankoverlast? Antw; Ook dit wordt meegenomen in het overleg met Tromp / BBA. Overige opmerkingen gedurende de vergadering; Bij de heer Ayten, nr.58, is een lekkage geconstateerd doordat de schouw is verwijderd. Dit zou gerepareerd worden maar dat is tot nu toe niet gedaan. Hierover blijkt een dossier te bestaan. De heer Kerkhoven en de heer Ramaekers zullen de heer Ayten hierover berichten. Naar aanleiding van bovenstaande vraag wordt gevraagd of de schouw verwijderd mag worden. Dat blijkt dus juist het punt te zijn, dat mag namelijk niet. De schouw bij nr.58 is zonder toestemming van het bestuur verwijderd. Is het glas verzekerd middels de opstalverzekering van de VvE? Nee. De eigenaars dienen zelf een glasverzekering af te sluiten. NB; Artikel 10 lid 6 van het reglement van splitsing; "Glasschade in of aan een privé gedeelte komt voor rekening van de betrokken eigenaar." De voorzitter verzoekt iedereen met klem afval in de daarvoor bestemde afvalcontainers te deponeren en niet op de balkons te laten staan of, erger nog, naar beneden te gooien. Klachten of opmerkingen over regulier onderhoud kunt u aanmelden via de site van Pilaster. De heer Kerkhoven dankt iedereen voor hun aanwezigheid en hun inbreng. Hij sluit de vergadering om uur. Besluitenlijst Vaststellen notulen algemene ledenvergadering 30 juni, 27 augustus en 22 september Deze worden met genoemde opmerkingen bij agendapunt 2 goedgekeurd. Benoeming bestuur Het bestuur is nu als volgt samengesteld; Grote flat; de heer Kerkhoven, nr.160, de heer Posch, nr.110, de heer Van Eeten, nr.228, de heer Hoekmeijer, nr. 126, mevrouw De Prijker, nr.130. Kleine flat; de heer Grevelt, nr.40, de heer Heres, nr.8 Officiële afronding van de renovatie Het bestuur vraagt mandaat aan de leden om door Vereniging Eigen Huis een onderzoek te mogen laten uitvoeren naar het gehele verloop van de renovatie op bouwkundig en financieel vlak.

5 pagina 5 van 5 Met de uitkomst wil het bestuur dan om tafel met Tromp / BBA. Het onderzoek kan bekostigd worden uit de nog te ontvangen subsidies of meegenomen worden in de facturering voor het laten opstellen met een MJOB. De vergadering is, met 1 stem tegen, akkoord en verleent het bestuur hiervoor mandaat. Vaststellen Balans en Resultatenrekening 2009 De kleine flat sluit het boekjaar 2009 af met een positief exploitatieresultaat van 4.790,16. De grote flat sluit het boekjaar 2009 af met een positief exploitatieresultaat van ,69. Beide exploitatieresultaten worden toegevoegd aan de reserve. De balans en resultatenrekening 2009 zijn vastgesteld. Décharge bestuur Décharge is verleend. Meer Jaren Onderhouds Begroting De vergadering stemt unaniem in met het laten opstellen van een MJOB. Kosten voor beide flats gezamenlijk zijn 5.057,50,-. Voor de grote flat is dat 3.371,67 (2/3) en voor de klein flat 1.685,83 (1/3). Dit wordt bekostigd uit de subsidies / uit de reserve. Taxatie De vergadering stemt in met het laten taxeren van het pand ten behoeve van de opstalverzekering. Vaststellen begroting 2010 en VvE bijdragen 2010 De begroting en de VvE bijdragen zijn vastgesteld met ingang van 1 januari Actiepunten Opstellen liquiditeitsprognose, actie Pilaster Aan de hand van de MJOB maakt Pilaster een liquiditeitsprognose. Status: Vastgelegd; Muizen in spouw, actie Tromp / BBA De heer Ofwegen heeft aangegeven dat er muizen in de spouw zitten en vraagt of hierop actie is ondernomen. Dit is inderdaad in behandeling gegeven aan Tromp / BBA via de heer Abbink. Dit blijft echter een actiepunt. Status: Vastgelegd; Taxatie, actie Pilaster Pilaster verstrekt de opdracht voor taxatie. Status: In behandeling; De inhoud van deze pagina is met de grootste zorg samengesteld.