Provero lid t.a.v. Postbus Adres WOONPLAATS. DRIEBERGEN, 14 november. Betreft: Algemene ledenvergadering. Beste leden van Provero,

Transcriptie

1 Provero lid t.a.v. Postbus Adres WOONPLAATS DRIEBERGEN, 14 november Betreft: Algemene ledenvergadering Beste leden van Provero, Op donderdag 14 november 2013 vindt om uur de Algemene Ledenvergadering (ALV) van Provero plaats bij NHTV in Breda. Bijgevoegd treft u de agenda en de jaarstukken aan. De ALV vindt plaats voorafgaand aan de bijeenkomst van Provero; De omgevingspraktijk in beweging. Kijkt u voor het programma van deze bijeenkomst op en meldt u via deze website aan. Penningmeester en nieuw lid van de kascommissie gezocht Jan Cas Smit neemt tijdens de ALV afscheid als penningmeester. Het bestuur van Provero is op zoek naar een enthousiaste opvolger voor Jan Cas. Provero maakt gebruik van een geautomatiseerd webbased boekhoudprogramma. De functie neemt ongeveer een halve dag per maand tijd in beslag. Naast de boekhouding ziet de penningmeester toe op de ledenadministratie, de uitvoering van de ledenadministratie is uitbesteed. Ook wordt de penningmeester ondersteund door een accountant. Naast de functie van penningmeester maakt u onderdeel uit van het bestuur van Provero. Wij zijn op zoek naar iemand die meewerkt aan de toekomst van onze vereniging. Mocht u interesse hebben, laat dit ons dan zo snel mogelijk weten. Naast een penningmeester zijn wij tevens op zoek naar een nieuw lid van de kascommissie. Namens het bestuur,

2 VERSLAG ALGEMENE LEDENVERGADERING VAN 20 NOVEMBER 2012 TE DEN HAAG 1. Opening en vaststelling van de agenda Voorzitter Jur van der Velde opent om uur de vergadering en heet de aanwezige leden van harte welkom. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 2. Verslag Ledenvergadering 20 november 2012 Het verslag wordt ongewijzigd vastgesteld. 3. Jaarverslag seizoen Het jaarverslag wordt toegelicht door het bestuur. Het aantal leden is met 20% toegenomen in plaats van 10 %. Het jaarverslag wordt hierop aangepast en vervolgens vastgesteld. 4. Jaarrekening , verslag kascommissie en decharge Het bestuur licht de jaarrekening toe. Het afgelopen jaar is er ingeteerd op het vermogen van Provero. Dit heeft meerdere oorzaken: de verwachte inkomsten uit bijeenkomsten zijn teruggelopen; er is geïnvesteerd in een vernieuwing van de website; het congres is duurder uitgevallen dan begroot was; er stond nog een bedrag open uit het vorig boekjaar. De kascommissie, die wordt gevormd door Roeland Mathijsen en Joost van der Wal, heeft voorafgaand aan de ALV een verslag opgesteld. Roeland licht tijdens de vergadering het verslag toe. De kascommissie heeft gesignaleerd dat er maatregelen zijn genomen om verdere intering te voorkomen. Dit ziet er uitstekend uit. De kascommissie is van mening dat de financiële stukken een getrouw beeld geven van het handelen van het bestuur en de toestand van de vereniging en adviseert de ALV om het bestuur decharge te verlenen van zijn financieel beleid in Met het ongewijzigd goedkeuren van de jaarrekening door de leden wordt decharge verleend aan het bestuur voor het afgelopen boekjaar.

3 Joost van de Wal is na dit jaar geen lid meer van de kascommissie. Roeland zal nog 1 jaar lid blijven. De vacature voor de kascommissie wordt opgevuld door Bernd Derksen. 5. Begroting met toelichting en jaarplan De penningmeester licht de begroting toe en geeft een korte presentatie van het jaarplan. De begroting is anders opgebouwd dan andere jaren. Er is begroot op inkomsten die Provero zeker heeft en niet op verwachte inkomsten. Er wordt een reserve van 5000 euro aangemaakt om een gezonde buffer te krijgen. Voor het congres wordt een bedrag van euro gereserveerd. Het is aan de commissie bijeenkomsten om nieuwe geldbronnen aan te boren. Jeroen Muller geeft aan dat het bedrag van euro laag is. Ook merkt hij op dat een kwart van de begroting als post onvoorzien is aangeduid. Het is lastig om op deze manier een sluitend verhaal voor het congres te krijgen. Afgesproken wordt dat de werkgroepen samen met het bestuur in een aparte bijeenkomst gaan bespreken hoe Provero nieuwe geldstromen kan genereren. 6. Benoeming van Jur van der Velde en Jurgen Linssen als herkiesbare bestuursleden Beide heren worden met algemene stemmen herbenoemd als bestuursleden. 7. Introductie en benoeming van Monique van Scherpenzeel als nieuw bestuurslid Monique geeft een korte introductie van zichzelf en wordt met algemene stemmen benoemd als nieuw bestuurslid. 8. Rondvraag Er wordt geen gebruik gemaakt van de rondvraag. 9. Sluiting Arie Duindam treedt terug als bestuurslid en wordt bedankt voor zijn bewezen diensten. De ALV wordt om uur afgesloten.

4 PROVERO JAARVERSLAG VERENIGINGSJAAR ALGEMEEN Provero, vereniging voor ruimtelijke ordening en ICT, is op 25 mei 2009 opgericht. Het vierde verenigingsjaar startte op 1 juli 2012 en duurde tot 30 juni BESTUUR Het bestuur van Provero bestond in het verenigingsjaar uit: Jur van der Velde voorzitter; Leentje Savelsberg secretaris; Jan Cas Smit penningmeester; Jurgen Linssen bestuurslid publicaties; Monique van Scherpenzeel bestuurslid bijeenkomsten. COMMISSIES In het derde verenigingsjaar zijn drie commissies actief geweest. Dit zijn: Commissie Publicaties; Commissie Bijeenkomsten; Commissie Communicatie; Commissie Publicaties De Commissie Publicaties heeft de publicaties van Provero voorbereid. De commissie is vanuit het bestuur aangestuurd door Jurgen Linssen en bestond uit: Fokke Plantinga Hans van Zitteren Roeland Mathijsen Sander Bakker Theo Overduin

5 Commissie Bijeenkomsten De Commissie Bijeenkomsten heeft de bijeenkomsten van Provero voorbereid. De commissie is vanuit het bestuur aangestuurd door Monique van Scherpenzeel en bestond uit: Bianca Laheij Casper Cuppen Diana van Leeuwen Herman ter Veen Jeroen Müller Monique van Herpen Rudolf Jekel In de loop van dit verenigingsjaar hebben de volgende leden afscheid genomen van de werkgroep: Coen Wessels Peter Mulder Commissie Communicatie De Commissie Communicatie heeft de website en de huisstijl bij alle uitingen van de vereniging verzorgd. De commissie is vanuit het bestuur aangestuurd door Jurgen Linssen en bestond uit: Johan Fuite Sander Hoosemans Martijn Snel KASCOMMISSIE De Kascommissie, bestaande uit Roeland Mathijssen en Bernd Derksen, heeft de financiën van de vereniging gecontroleerd (zie ook verslag jaarvergadering). PUBLICATIES Provero heeft in het verenigingsjaar , naast de digitale nieuwsbrieven, twee publicaties uitgebracht, te weten: Digitalisering optimaal benut, november 2012 De grens over, juni 2013

6 BIJEENKOMSTEN Provero heeft in het verenigingsjaar drie themabijeenkomsten georganiseerd: Van digitale structuur naar omgevingsvisie (september), Wat te doen voor 1 juli 2013 (maart) en Beheer en Archivering (april). Daarnaast is er een landelijke bijeenkomst met verschillende inleidingen en workshop georganiseerd in november met als titel: Digitalisering optimaal benut. CONGRES Naast de bijeenkomsten heeft Provero in juni 2013 het derde jaarcongres gehouden. De titel was De grens over. Het congres is gehouden in het Leerhotel Het Klooster te Amersfoort. Het congres is bezocht door circa 200 personen. Onderdeel van het congres was een bedrijvenmarkt. WEBSITE Op de site is alle nieuws over Provero, de publicaties en de bijeenkomsten te vinden. De aanmeldingen voor de bijeenkomsten en het lidmaatschap lopen via de website. AANTAL LEDEN In het verenigingsjaar is het ledenaantal met bijna 5.% afgenomen. De ledenaantallen zijn als volgt verdeeld: Type lidmaatschap Aantal op 1 juli 2012 Aantal op 1 juli 2013 Organisatie Individueel Student 2 2 TOTAAL

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29