Notulen oprichtingsvergadering Verenigingen van Eigenaren project Heuvelhof te Tiel.

Transcriptie

1 Notulen oprichtingsvergadering Verenigingen van Eigenaren project Heuvelhof te Tiel. Gehouden d.d. 10 mei 2006 ten Restaurant de Betuwe te Tiel. Aanwezig: de heer J-W. (Jan-Wouter) Broekhuis Verbeek Vastgoed Management; en tevens gevolmachtigde namens ING Dutch Residential Fund B.V. Diverse appartementsrechten; de heer E. (Eric) van de Vinne Verbeek Vastgoed Management; de heer M. (Mark) Miggiels (notulist) Verbeek Vastgoed Management; de heer J. van der Giessen (Proper-Stok Woningen B.V.) Diverse appartementsrechten; de heer W. Eijtinger SGBB mevrouw M.T. van Beem de Kranshof 98; de heer H.J. van Blitterswijk de Kranshof 246; de heer J. Breedveld en/of mevrouw H. Hasselt de Kranshof 172; de heer P.J. Brugman en/of mevrouw B.C.M. Brugman-Wijman de Kranshof 162; de heer E. van Dorst de Kranshof 166; de heer J.J.P. Enthofen de Kranshof 232; de heer J. de Goei en/of mevrouw M.P.F. van Rosmalen de Kranshof 222; de heer W.J.C. Groenhuijzen en/of mevrouw C.J. Sliepen de Kranshof 220; de heer D.M.G. Hageman en/of mevrouw M.M.C. van Gent de Kranshof 60; de heer G. van der Heide de Kranshof 304; de heer H. van Helten de Kranshof 182; de heer A. de Keijzer en/of mevrouw D.K. Baran de Kranshof 70; de heer A.J. v/d Klashorst en/of mevrouw M. v/d Klashorst - van Straaten de Kranshof 278; de heer P. Klein Zaaltink en/of mevrouw N. van Voorthuizen de Kranshof 58; de heer R.H. Koopmans en/of mevrouw T.H.J. Koopmans Leenders de Kranshof 54; de heer B. Louwerse en/of mevrouw F.C. van Rumpt de Kranshof 178; mevrouw J.A. Meier de Kranshof 92; de heer J. Ruiter en/of mevrouw T.H.M. van Leth de Kranshof 88; de heer H.N.W. van Santen de Kranshof 164; de heer J.W.A. Schiltmans en/of mevrouw A.J.M. Schiltmans-de Jong de Kranshof 276; mevrouw P.C. Schoots de Kranshof 62; de heer J.P.S. van der Sluiszen en/of mevrouw J.M. Geurtsen de Kranshof 282; mevrouw E. Reeder-Spek de Kranshof 100; mevrouw G. Stolk de Kranshof 170; de heer G.J.A. Tap de Kranshof 208; de heer H.J. van Tintelen en/of mevrouw H. van Tintelen Jansen de Kranshof 186; de heer A.T.M. Verhagen en/of mevrouw A. Verhagen Stam de Kranshof 274; de heer J.D. van Viegen de Kranshof 180; de heer H. Vissers de Kranshof 176; de heer H.C. de Waal de Kranshof 204; mevrouw J.W. Weber van der Pol de Kranshof 224; Pagina 1 van 6

2 de heer H. Oevering gevolmachtigde namens de heer H. Wijnveen de Kranshof 280; de heer T.M. van Winsen en/of mevrouw C.G.H. van Winsen Doesburg de Kranshof 168; de heer D.J. van Zoelen en/of mevrouw G.J.T. Elsing de Kranshof 212; de heer N (Nol) Macleane namens AVRI afvalverwerking 1. Opening door de voorzitter De heer Broekhuis opent om 19:00 uur de vergadering en heet alle aanwezigen welkom. De heer Broekhuis (Accountmanager VvE s) stelt de aanwezigen achter de tafel voor: de heer E. van de Vinne (technisch opzichter; Verbeek Vastgoedmanagement), de heer G. van der Heide, de heer H.C. de Waal, de heer W. Eijtinger, mevrouw J. Meier (allen bestuurslid) en de heer Mark Miggiels (notulist; Verbeek Vastgoedmanagement). 2. Vaststelling aantal stemmen Aan de hand van de getekende presentielijst stelt de heer Broekhuis vast dat voor: De VvE 98 woningen nivo 3,5,6 & van de stemmen (94,1 %) ; De VvE 323 Stallingplaatsen nivo van de 323 stemmen (99,7 %) ; De VvE 314 Stallingplaatsen nivo van de 314 stemmen (98,7 %) uitgebracht kunnen worden, hetgeen inhoudt dat deze VvE s rechtsgeldig kunnen vergaderen. Als gevolg van het behaalde quorum binnen alle onder-vve s en de aanwezigheid van de eigenaar van het appartementsrecht van het zorgcentrum en de VvE 54 woningen nivo 2 & 4 kan er ook rechtsgeldig vergaderd worden door de Hoofd-VvE. 3. Behandeling ingekomen stukken en mededelingen De heer Broekhuis geeft aan dat er een tweetal ingekomen stukken zijn binnengekomen. De eerste brief die is ingekomen is een verzoek van mevrouw Reeder-Spek omtrent het plaatsen van rolluiken aan de binnenzijde van de galerij. De heer Broekhuis deelt mede dat de architect van het complex niet positief tegenover dit voorstel staat. Daarbij geeft het bestuur het advies om dit niet goed te keuren vanwege het uiterlijke en de geluidsoverlast die iedere ochtend (vroeg) door diverse rolluiken gegenereerd zou worden. De vergadering stemt in met het voorstel om het plaatsen van rolluiken en/of screens niet toe te staan. De heer Eijtinger geeft daarbij aan dat alle woningen volgens het politiekeurmerk gebouwd zijn en dat (dus) eventuele extra veiligheidsmaatregelen (in de regel) niet nodig zouden zijn. Het andere ingekomen stuk is een brief van de heer Breedveld inzake de oplevering van de privé-appartementen. De heer Broekhuis geeft aan dat de oplevering van de privé-vertrekken een privé-aangelegenheid is tussen de eigenaren en Proper-Stok. Deze aangelegenheden dienen individueel behandeld worden buiten de VvE om. 4. Vaststelling notulen ledenvergadering d.d. 13 maart 2006 Daar geen der aanwezigen op- en of aanmerkingen heeft, worden deze notulen vastgesteld. De heer van der Giessen geeft op verzoek van enkele eigenaren toelichting over de stand van zake inzake de bouwstop van de uitrit van de parkeergarage. Pagina 2 van 6

3 5. Wat is er tussen 13 maart en nu gebeurd? De heer Broekhuis geeft dat er tussen 13 maart en heden het volgende is gebeurd: Bestuursvergadering diverse offertes opgevraagd. Oplevering algemene ruimten de heer Broekhuis heeft namens de VvE op 25 april jl. samen met een technisch opzichter van Eigen Huis het complex nagelopen omtrent de oplevering. De opleverpunten die zijn vastgelegd in het keuringsrapport omtvatten ongeveer 200 opleverpunten. Proper-Stok zal deze punten (in overleg met de aannemers) laten herstellen. De parkeergarage is nog niet opgeleverd. De heer van der Giessen geeft aan dat de oplevering van de individuele parkeerplaatsen aan de eigenaren zelf zal geschieden. De eigenaren krijgen hierover schriftelijk bericht. Verzekeringen de opstalverzekering (vanaf 25 april 2006) en AVB (vanaf 1 april) zijn ingegaan. Bankrekening de heer Broekhuis deelt mede dat na lang getouwtrek sinds 5 mei een bankrekening geopend is voor de Hoofd VvE. Hij deelt ook mede dat hij voor de onder- VvE s nog geen bankrekeningnummer heeft ontvangen. Zodra deze bekend zijn zal de heer Broekhuis iedere eigenaar aanschrijven met rekeningnummer waar de leden van de VvE hun bijdrage op kunnen storten. Taxatie Het complex Het Heuvelhof is getaxeerd door Scopas voor een herbouwwaarde van ,=. Deze herbouwwaarde is exclusief de fundering en exclusief de keukens. Deze dienen de eigenaren eventueel zelf te verzekeren. 6. Zonwering De heer Broekhuis geeft aan dat de architect aangegeven heeft welke eisen hij aan het zonweringsplan stelt (kleur en type). Het staat de VvE vrij om deze eisen eventueel aan te scherpen door te eisen dat deze bijvoorbeeld van één leverancier dienen te komen. Daar diverse eigenaren verwacht hadden dat er reeds offerten zouden liggen volgt een discussie. De heer Broekhuis geeft aan dat het strikt genomen geen taak van het bestuur van de VvE is om voor de privé-vertrekken offertes aan te vragen. Daarnaast is het feit dat nivo 7 door de architect niet in de gelegenheid gesteld wordt om zonwering aan te brengen een tegenvaller. Inzake de zonwering op de 7 e etage zal contact gezocht worden met de architect. De bevestigingsconstructie op de andere etage s dienen nader bekeken te worden. Om ook de huurders (die pas later in het jaar hun intrek in het complex nemen) de gelegenheid te geven om mee te gaan in een collectieve aanbieding, wordt besloten om in een latere bewonersvergadering een tweetal leveranciers een presentatie te laten houden om zodoende te komen tot één leverancier die dan ineens diverse zonneschermen kan verkopen. Uiteraard zullen de kosten door de bewoners die een zonnescherm wensen zelf betaald dienen te worden. De heer Broekhuis benadrukt (nogmaals) dat het zonder toestemming van de vergadering niet is toegestaan om aan de buitenzijde (en binnenzijde) van het appartement aanpassingen te doen. De heer Broekhuis geeft aan dat de heer Hageman (ongevraagd) een goed stuk werk geleverd heeft door een concept-huishoudelijk reglement op te stellen. Het bestuur zal dit stuk als basis hanteren voor de opstelling van het huishoudelijk reglement, dat in een volgende vergadering geagendeerd zal gaan worden. Zeker daar in de beginfase van een nieuwbouwproject er waarschijnlijk niet geleefd kan worden naar de regels van een huishoudelijk reglement (i.v.m. bouwvuil, geluidsoverlast bij het klussen e.d.) roept hij de eigenaren tolerantie te betrachten in deze aanloopperiode. Pagina 3 van 6

4 7. Afvalverwerking De heer Broekhuis geeft aan dat de heer Macleane van de AVRI is uitgenodigd om toelichting te komen geven over de afvalverwerking. De heer Maclean geeft uitleg over wat de AVRIafvalverwerking zoal doet voor het verwerken van afval. Hij geeft aan dat in de diverse containerruimten afvalcontainers geplaatst zullen worden voor papier en restafval. Op het ogenblik is het niet mogelijk om alle containerruimten van containers te voorzien (vanwege het ontbreken van de verharding binnen te gaan). De heer Broekhuis geeft tot slot aan dat de eigenaren hun huisvuil in de containers en in huisvuilzakken dienen te deponeren. Bouwafval dat niet in huisvuilzakken past dient niet via de containers geloosd te worden. Voor Grofvuil dienen de bewoners zelf rechtstreeks contact op te nemen met de AVRI. Ook het plaatsen van huisvuilzakken naast de containers is niet toegestaan. Indien mocht blijken dat er te weinig containers zijn of dat de ophaalfrequentie niet voldoet, zal dit doorgegeven dienen te worden aan AVRI. 8. Bestuursaansprakelijkheidsverzekering De heer Broekhuis deelt mede dat de Opstal, AVB en glasverzekering zijn afgesloten. Na overleg met het bestuur geeft hij aan dat het wenselijk is om een collectieve bestuursaansprakelijkheidverzekering af te sluiten. De heer Broekhuis heeft een offerte aangevraagd bij GHW-verzekeringen. Het verzekerd bedrag in deze offerte bedraagt ,=. Deze polis kan afgesloten worden voor een jaarpremie van 1.385,= per jaar. De heer Broekhuis geeft aan dat de particuliere bestuursleden deze verzekering wensen. De vergadering gaat akkoord met deze verzekering. 9. Rechtsbijstandsverzekering De heer Broekhuis deelt mede dat het tevens verstandig is om een collectieve rechtsbijstandverzekering af te sluiten. Dit is vooral belangrijk als de VvE wordt gedaagd. Dan zijn in principe de advocaatkosten gedekt. Hieromtrent is ook een offerte opgevraagd bij GHWverzekeringen. De premie bedraagt 10,50 per appartement per jaar (op basis van 152 appartementen zijn alle (onder)-vve s verzekerd). In de voorwaarden staat wel vermeld dat een tweetal zaken niet verzekerd zijn, te weten: Onderling geschillen tussen de VvE s van het complex Het Heuvelhof ; Oplevergeschillen bij de nieuwbouw. De vergadering gaat akkoord met dit voorstel. 10. Schoonmaak algemene ruimten (incl. glasbewassing) De heer Broekhuis geeft aan dat het moeilijk is om een juist bestek te vinden m.g.t. de grootte van het complex. Hoe vaak per maand schoonmaak, waar en wanneer en welke VvE wordt voor welke schoonmaakactie belast, zijn vragen die proefondervindelijk beantwoordt zullen moeten worden. De heer Broekhuis geeft aan dat er verschillende degelijke offertes zijn uitgebracht. Hij stelt wel voor om het officiële bestek nog niet vast te stellen, dit wegens de werkzaamheden die nu gaande zijn. Zodra dit allemaal achter de rug is zal er pas voor een definitief bestek gekozen worden en dan zal duidelijk worden hoe vaak er schoongemaakt moet worden. Tot die tijd wenst de heer Broekhuis de volmacht tot het kiezen van een schoonmaakonderneming te leggen bij het bestuur. De vergadering stemt hierin accoord. Pagina 4 van 6

5 11. Overige onderhoudscontracten De heer Broekhuis geeft aan dat er alle eigenaren tezamen verantwoordelijk zijn voor het onderhoud en de instandhouding van het gehele complex. Om hieraan gevolg te kunnen geven zullen er verschillende offertes aangevraagd worden voor het onderhoud van bijvoorbeeld de liften en de onderhoud groenvoorziening. De vergadering geeft een volmacht af aan het bestuur tot het besluit nemen van de diverse onderhoudscontracten. Wel wordt het bestuur verzocht om niet onnodige contracten af te sluiten voor niet langer dan een jaar. 12. Oplevering << pauze >> Zoals de heer Broekhuis heeft aangegeven, zijn de gemeenschappelijke gedeelten van het gebouw reeds grotendeels opgeleverd. (met uitzondering van de parkeergarage en de bestrating). Het risico is vanaf dat moment voor de VvE (de eigenaren gemeenschappelijk). Uiteraard zijn er naast de diverse opleverpunten ook diverse garanties afgegeven. Twee van de vier liften zijn nog betimmerd. Deze kunnen gebruikt worden voor de verhuizing van spullen, de ander liften zijn in principe alleen voor personenvervoer. Hij verzoekt alle eigenaren voorzichtigheid te betrachten bij de komende periode van klussen en verhuizen. Hij verzoekt hen ook de diverse aannemers dit door de eigenaren ingehuurd worden, te wijzen op dit verzoek. De oplevering van de privé-gedeelten dienen de eigenaren zelf te verzorgen. 13. Toelichting op begroting 2006 De heer Broekhuis geeft aan dat tijdens de bestuursbijeenkomst eerder die dag een tweetal posten zijn gewijzigd ten opzichte van het reservering groot onderhoud. De reservering groot onderhoud van de Hoofd VvE gaat van ,= naar ,= en de onder-vve koopwoningen van ,= naar ,=. Hierdoor gaan de bijdragen omhoog. De bijdragen gaan varieren van 90,= tot een maximaal van 148,=. De nieuwe begrotingen zullen aan alle eigenaren verzonden worden. Hij geeft aan dat een eerste jaar zeer moeilijk begroten is (geen referentie; geen uitgewerkt bestek e.d.). 14. Vaststelling begroting 2006 De vergadering neemt de aangepaste begroting aan. Tijdens de vergadering neemt de heer Broekhuis regelmatig de startdatum van 1 mei 2006 in de mond. Daar echter de begroting is opgesteld met een startdatum van 1 april 2006 (divers kosten lopen al vanaf april) zullen de eigenaren vanaf april 2006 dienen te betalen aan de VvE. Alle leden zullen een schrijven ontvangen met betrekking tot de bijdragen zodra de bankrekeningnummers bekend zijn. 15. Benoeming kascommissie 2006 De heer Broekhuis deelt mede dat er een kascommissie gevormd moet worden door de leden, om in het voorjaar van 2007 de financiële jaarstukken over 2006 te controleren. Hij vraagt aan de aanwezige eigenaren wie de kascommissie willen vormen. De heer J. Ruiter, de heer H.N.W. van Santen en de heer J.P.S. van der Sluiszen stellen zich beschikbaar voor deze functie. De vergadering gaat hiermee akkoord. Pagina 5 van 6

6 16. Rondvraag De heer Breedveld (Kranshof 172) vraagt of er stopcontacten in de bergingsruimten zitten. De heer Broekhuis deelt mede dat er geen stopcontacten zitten in de bergingen. Wel zij er enkele stopcontacten (220V) in de bergingsgangen. Hier kan door middel van een verlengkabel wel stroom gebruikt worden. Het is niet de bedoeling dat dit voor permanent gebruik wordt 17. Sluiting Niets meer ter tafel zijnde, sluit de heer Broekhuis om 21:15 uur de vergadering. Hij wenst een ieder een behouden thuiskomst. Besluitenlijst 2.1 Vaststelling notulen d.d. 13 maart 2006: De notulen zijn ongewijzigd vastgesteld 2.2 Het plaatsen van rolluiken en/of screens: Het plaatsen van rolluiken en/of screens aan de galerijzijde is niet toegestaan 2.3 Collectieve bestuursaansprakelijkheidsverzekering: Afsluiten verzekering akkoord. 2.4 Collectieve rechtsbijstandsverzekering: Afsluiten verzekering accoord. 2.5 Schoonmaak algemene ruimten: De vergadering geeft een volmacht af van het bestuur voor het afsluiten van een contract inzake de schoonmaak en glasbewassing gemeenschappelijke ruimten. 2.6 Overige onderhoudscontracten: De vergadering geeft een volmacht af aan het bestuur voor het afsluiten van diverse contracten inzake het onderhoud. 2.7 Vaststelling begroting 2006: De vergadering stelt de begroting 2006 in aangepaste vorm vast. 2.8 Benoeming kascommissie 2006: de heer J. Ruiter, de heer H.N.W. van Santen en de heer J.P.S. van der Sluiszen. Actiepuntenlijst 2.1 Huisvuil: in afvalzakken en in de containers 2.2 Opstalverzekering: Keukens zijn niet meeverzekerd in de opstalverzekering van het pand. 2.3 Zonwering buitenzijde 2.4 Huishoudelijk reglement 2.5 Gebruik liften tijdens verhuizingen: De onbetimmerde liften alleen voor personenvervoer. Pagina 6 van 6