1 HANDLEIDING Ik neem deel aan een beurs
Inhudspgave 2 Inhudspgave... 2 Inleiding... 3 1 DE VOORBEREIDING... 4 1.1 Wat met u weten vr u eraan begint?... 4 1.2 Opdrachten... 5 2 DE DEELNAME... 6 2.1 Organisatrisch... 6 2.2 Inrichting van de stand... 7 2.3 Opleiding van de standbemanning... 7 2.4 Fllw-up... 8 2.5 Pre-shw-cmmunicatie... 8 2.6 Checklist... 9 3 DE OPVOLGING... 10 3.1 Evaluatie van de beurs... 10 3.2 Opdrachten... 10 4 FAQ... 11
3 Inleiding Beurzen vr efenfirma s bestaan p 3 niveaus: reginaal, natinaal en internatinaal. Alle Belgische en k de belangrijkste buitenlandse beurzen wrden elk jaar aangekndigd p de COFEP-website. Vr de verige buitenlandse beurzen verwijzen we naar de EUROPEN-website. Een beurs heeft tt del kpers en verkpers samen te brengen in een prfessinele handelsmgeving. Het is bvendien vr de begeleiders een uitstekende gelegenheid m te zien f de medewerkers de pgedane kennis en vaardigheden kunnen tepassen in de realiteit. De rganisatie van een beursdeelname kan pgesplitst wrden in drie grte nderdelen: de vrbereiding, de deelname en de pvlging. In deze handleiding gaan we dieper in p wat er allemaal met gebeuren m van een beursdeelname een succes te maken. De theretische benadering en een aantal tips werden gehaald uit Help, ik neem deel aan een beurs, een uitgave van Flanders Investment & Trade.
1 DE VOORBEREIDING 4 1.1 Wat met u weten vr u eraan begint? Wat zijn de basisfuncties van een beurs? Deze zijn drievudig: het samenbrengen van vraag en aanbd; het verstrekken van infrmatie; het tnen van trends en ntwikkelingen. Dit alles gebeurt in één ruimte en p basis van face-t-face cmmunicatie. Wat met u zeker den m er een succes van te maken? Leer de mgeving (= beurslcatie en stad) kennen waar de beurs zal plaatsvinden; Zrg er vr dat iedereen weet wat de bedeling is en laat hen k nadenken ver de verschillende aspecten van een beursdeelname; Stel een beursplan p zdat u vermijdt dat er belangrijke zaken ver het hfd gezien wrden. In dit plan kmen nderstaande zaken aan bd: frmuleer de beursdelstellingen; stel de bemanning van de stand samen; ntwikkel een prmtiecampagne (flder, flyer, ); beschrijf he de bezeker zal benaderd wrden; maak een budget p vr de beursdeelname; maak een planning p; rganiseer k de fllw-up (zie verder); evalueer de beursdeelname. Tip vr nieuwe efenfirma s: breng eerst een bezek aan een reginale beurs Nieuwe efenfirma s kunnen in de lp van het schljaar er vr kiezen m eerst een beurs te bezeken. De reginale beurzen die in de lp van nvember gerganiseerd wrden (zie agenda Cfep-website), zijn dé ideale gelegenheid m allerlei interessante ideeën p te den. Onderstaande tips kunnen van dit bezek een ng grter succes maken: Raadpleeg de deelnemerscatalgus en maak eventueel een afspraak met een aantal deelnemers. Registreer u bij de rganisatren zdat zij k p de hgte zijn van uw kmst. He u dit met den, kan u terugvinden in de infrmatiebrchure van de rganisatr die gepubliceerd wrdt p de Cfep-website. Denk eraan m vldende visitekaartjes f flders mee te nemen. Hu er wel rekening mee dat bezekers enkel mgen aankpen en niet verkpen. Gebruik de beurs k m te netwerken.
5 1.2 Opdrachten Opmaken van een catalgus Als efenfirma beschikken we niet ver echte prducten, tenzij we enkele dummy s (= namaak) krijgen van ns peterbedrijf. De verkp gebeurt vrnamelijk via een catalgus. Het is een must dat deze tip tp in rde is. Een bestaande catalgus kan eventueel k aangepast wrden met nieuwe prducten, nieuwe prijzen, Een prfessinele catalgus bestaat uit: vrstelling van het bedrijf prducten (naam, afbeelding, mschrijving, prijs excl. en incl., ) verkpsvrwaarden Neemt u deel aan een internatinale beurs dan is het vanzelfsprekend dat u k een catalgus heeft in het Engels, Frans en/f Duits. Opmaken van een flyer Met een flyer f stribrief ndigt men de ptentiële klant uit m een bezek te brengen aan de stand. Een flyer met dan k uitndigend zijn en vldende infrmatie bevatten. Op de flyer staat in ieder geval: de firmagegevens en het standnummer. Het standnummer is vr Belfair terug te vinden p de Cfep-site. Neemt u deel aan een internatinale beurs dan maakt u best de flyer p in verschillende talen. Prbeer te vermijden dat uw flyer nmiddellijk wrdt weggegid dr bijvrbeeld er bij te vermelden dat mijn bij afgifte kan meeden aan één f andere wedstrijd.
6 2 DE DEELNAME 2.1 Organisatrisch Huur z snel mgelijk een standruimte Het aantal plaatsen is beperkt. Tijdig inschrijven is dan k ndzakelijk. Alle frmaliteiten zijn terug te vinden p de Cfep-website. Stel bjectieven vrp If yu dn t knw where yu re ging, yu will prbably end up smewhere else (Laurence J. Peter) De hfddelstellingen die vrpgesteld wrden, kunnen zich p verschillende vlakken situeren. Z kan het de bedeling zijn m: een relatie p te buwen met nieuwe klanten en/f de relatie met de bestaande klanten te nderhuden; een imag p te buwen, te verstevigen f bij te werken; rechtstreekse feedback inwinnen ver het bestaande assrtiment en het bedrijfsimag; een nieuw prduct te intrduceren. Selecteer prducten Op basis van de bjectieven die u vrpstelde, kan u bepalen welke prducten u tijdens de beurs gaat prmten. Wees selectief in wat u laat zien. Een verdaad aan tentngestelde prducten kan de verkp alleen maar negatief beïnvleden. Stel een beursverantwrdelijke aan Deze verantwrdelijke beschikt ver vlgende prfielschets: hij/zij kan het team ver een lange peride leiden en gemtiveerd huden; hij/zij nderhudt een gede relatie met de begeleider van de efenfirma zdat beslissingen (inhudelijke, financiële, menselijke f rganisatrische) snel kunnen genmen wrden. Stel een draaibek p vr de beursdagen Leg alles vast vanaf de pbuw tt en met het pruimen van de stand. De beursverantwrdelijke ziet er p te dat het draaibek gevlgd wrdt. Hu er bij het pmaken van het draaibek rekening mee dat vermeidheid de prestaties det verminderen. Een dag p een beurs staan, kan vergeleken wrden met twee nrmale werkdagen. Onderstaande tips kunnen helpen: bereid de standbemanning ged vr; pauzes zijn belangrijk (maak een rster p); vrzie een kick-ff (= krte infrmele meeting vr de beurs van start gaat); rteer de taken (= vldende afwisseling );
7 2.2 Inrichting van de stand Elke beursrganisatr stelt een reglement p waarin k beschreven staat waarver een deelnemer kan beschikken. Niet alleen de ppervlakte van de stand (in m²) maar k de grtte van de tafel en het aantal stelen per deelnemer, staan in dit reglement beschreven. Het spreekt vr zich dat u bij de inrichting van de stand rekening met huden met deze infrmatie. De panelen die gebruikt wrden m een stand p te buwen, wrden geleverd en geplaatst dr de beursrganisatren. Elke stand heeft een achterwand en zijwanden. De panelen kunnen van diverse uitvering zijn (kunststf, hut, hekwerk, ). Spijkers f schreven mgen niet gebruikt wrden. De materialen kunnen p de panelen bevestigd wrden met bijvrbeeld klemmen f kleefband (die uiteraard achteraf gemakkelijk te verwijderen is). De brandveiligheidsvrschriften laten enkel te dat u vr de inrichting brandvertragende materialen gebruikt. De delstellingen die u eerder vrpstelde zijn k bepalend vr de inrichting van uw stand. Vaak zijn verschillende functies geïntegreerd: algemene stand: nadruk ligt p de tentngestelde prducten; demnstratiestand: wrdt ingericht zdat de prducten p een gemakkelijke manier kunnen wrden gedemnstreerd; nthaalstand: weinig f geen prducten vermits er vral gesprekken plaatsvinden. Bij bijvrbeeld een dienstverlenend bedrijf zal dit het geval zijn. Uit welke znes bestaat een stand? Afhankelijk van de standppervlakte wrden er 3 znes ingericht: passieve zne: de aandacht van de bezeker wrdt hier gericht p de stand. Het gebruik van eyecatchers wekt de interesse van de bezeker. actieve zne: hier wrdt de bezeker aangesprken. Amerikanen gebruiken de term acquisitin. nderhandelingszne: hier wrdt eventueel verder nderhandeld. Deze zne kan best een beetje rustiger wrden ingericht zdat de gesprekken in een aangename sfeer kunnen geverd wrden. He verkrijg ik een hmgeen standntwerp? Enkele tips vr een hmgeen ( veral gelijk ) standntwerp: maak gebruik van het bedrijfslg; richt de stand in met de gebruikelijke kleuren van uw nderneming (huisstijl); maak gebruik van een cnsequent ntwerp vr de infrmatieverdeling p de stand (catalgus, brchures, ppt, ); k de kleding van de standbemanning is best aangepast aan de inrichting van de stand; maak gebruik van kleuren, displays, planten, muziek, m een stand een bepaalde lk te geven. Creativiteit en riginaliteit zijn hier uiteraard heel belangrijk. 2.3 Opleiding van de standbemanning Omdat niet iedereen een gebren verkper is, draagt een degelijke pleiding zeker bij tt het succes van een beursdeelname.
8 Enkele tips die bijdragen tt een gede cmmunicatie: Stel geen geslten vragen. Vragen die alleen met ja f neen kunnen beantwrd wrden, leiden tt zeer krte gesprekken. Wees niet pdringerig. Heb aandacht vr de lichaamstaal. Die kan een ander bdschap verbrengen dan wat u uw bezeker vertelt. Vrbeelden: Uw stem weerspiegelt uw stemming. Dr uw intnatie te variëren, hudt u de aandacht vast; Maak gcntact zdat u tnt dat u interesse heeft in uw gesprekspartner; Uw lichaamshuding geeft een signaal aan de bezeker. Een geslten huding, bijvrbeeld gekruiste armen (= cipiershuding), sluit de bezeker uit. Ratel uw verkppraatje niet af. 2.4 Fllw-up Vr de start van de beurs bereidt u best k de fllw-up f pvlging vr. Nadien is er vaak te veel werk m hier ng de ndige aandacht aan te besteden. Maak bijvrbeeld een bezekersfiche p waarin u nderstaande zaken nteert: naam van de beurs; nummer (drlpende nummering laat te m na te gaan f er fiches ntbreken); gegevens van de bezeker (naam gesprekspartner, naam bedrijf, adres, functie, e-mail, ). Vrzie een ruimte waar eventueel k een visitekaartje kan vastgehecht wrden. gespreksnderwerp (krte samenvatting); wat verwacht de bezeker (= nazrg )? Dcumentatie fferte bevestiging bestelling 2.5 Pre-shw-cmmunicatie Pre-shw-cmmunicatie mvat alle mgelijke cmmunicatie vr de beurspening. Studies hebben immers aangetnd dat de meest succesvlle deelnemers aan beurzen één ding gemeen hebben: zij deden aan pre-shw-cmmunicatie f target marketing. Uw aanwezigheid kan geprmt wrden dr bijvrbeeld een mailing te versturen f een advertentie p te maken. Heeft u een website dan kan u uw beursdeelname k daar p aankndigen. Onderzek heeft immers uitgewezen dat de standhuder die hier gebruik van maakt tt 45 % meer bezekers p zijn stand mag verwachten.
9 2.6 Checklist De laatste dagen vr de beurs is het vral belangrijk f alle zaken in rde zijn. Een checklist kan een handig instrument zijn m na te gaan f u er helemaal klaar vr bent. Cntrleer f al het materiaal dat ndig is vr inrichting van de stand aanwezig is. Buw deze na in het klaslkaal zdat u zelf kan vaststellen f er eventueel ng iets ntbreekt. Zijn alle handelsdcumenten (bestelbnnen, catalgussen, brchures, ) pgemaakt en in vldende aantal gekpieerd? Heeft iedereen een badge? Is er een B-plan wanneer bijvrbeeld de laptp f beamer p de beursdag zelf stuk gaat?
10 3 DE OPVOLGING 3.1 Evaluatie van de beurs Belangrijk is dat de deelnemers hun indrukken en bedenkingen krt na de beurs kunnen frmuleren. He is de beursdeelname verlpen? Wat werkte wel en wat niet? Wat met eventueel anders? Werden de delstellingen gehaald? 3.2 Opdrachten Nadat alle ver- en aankpdssiers administratief werden verwerkt, kunnen k extra pdrachten uitgeverd wrden. Maak bijvrbeeld grafieken p waarin weergegeven wrdt: heveel stuks van elk prduct verkcht werd; heveel mzet elk prduct haalde; heveel mzet elke verkper behaalde.
4 FAQ 11 Vraag 1: Indien een buitenlandse klant een aankp det, met ik hem dan btw aanrekenen? Het aanrekenen van btw hangt af van de situatie. We zetten alle mgelijke gevallen vr u in een verzichtelijke tabel. Btw aanrekenen Verkpen aan bezeker Verkpen aan persneel Verkpen aan Belgisch bedrijf Verkpen aan buitenlands bedrijf Aankpen als particulier Aankpen als bedrijf bij Belgisch bedrijf Aankpen als bedrijf bij buitenlands bedrijf Bezeker betaalt met beurskaart. Op bestelbn naam en adres bezeker vermelden + vldaan met beurskaartnummer xxxxxx. Btw aanrekenen Verstuur de factuur naar de firma. Deze zal betaald wrden via de persneelsrekening. Op bestelbn naam en adres efenfirma + naam persneelslid vermelden. Btw aanrekenen Factuur wrdt naar de firma verstuurd en wrdt betaald via de firmarekening. Geen btw aanrekenen Factuur wrdt naar de firma verstuurd en wrdt betaald via de firmarekening. Btw aanrekenen Laat p de bestelbn je naam en deze van de efenfirma nteren. Btw laten aanrekenen De betaling gebeurt later na ntvangst van de factuur via de firmarekening. Geen btw laten aanrekenen De betaling gebeurt later na ntvangst van de factuur via de firmarekening. Vraag 2: Mijn efenfirma gaat naar een beurs maar heeft niet geneg geld p de rekening staan m het persneel persnlijke aankpen te laten den. Is er een plssing? Vr de persnlijke aankpen p de beurzen geldt vlgende regeling: Elke efenfirma die aan een beurs deelneemt f een beurs bezekt, bezrgt Cfeba (cfeba@cfep.be) een lijst met de namen van de studenten en dit ten laatste drie weken vr de beurs. Aanvragen die achteraf wrden ingediend, wrden niet meer behandeld. Cfeba strt een bedrag van 2500 EUR per student p de persneelsrekening verminderd met het psitieve sald van de persneelsrekening.
12 Om er zeker van te zijn dat k de facturen van vrige persneelsaankpen vereffend kunnen wrden, ntvangt men bvenp bvenstaand bedrag éénmalig 10000 EUR extra. Cfep rekent p een crrect gebruik van deze middelen. Persnlijke aankpen meten steeds realistisch zijn. Vraag 3: Bezekers kunnen betalen met een beurskaart. Waar halen ze die en he krijgen wij het geld dat zij besteden p nze firmarekening gestrt? Een bezeker is iemand die niet actief is in een efenfirma en daarm alleen kan aankpen met een beurskaart. Deze kunnen bij Cfep besteld wrden. Meer infrmatie is terug te vinden in het reglement van de beurs. Beursaankpen dr bezekers wrden afgehandeld vlgens nderstaande prcedure: De bezeker kmt bij de standhuder langs vr een aankp. De bestelling wrdt genteerd. Op de bestelbn wrdt het nummer van de beurskaart genteerd. Alle bestellingen wrden na f tijdens de beurs administratief verwerkt. Na de beurs wrdt een verzicht pgemaakt van alle verkpen met een beurskaart. Op de website staat een dcument dat u hiervr kan gebruiken. Opgelet! We aanvaarden slechts één verzicht per beurs! Dit verzicht en de pgemaakte facturen (glbaalfactuur mag k) wrden ter cntrle verstuurd naar cfeba@cfep.be. Cfeba registreert de behaalde mzet per standhuder en strt het ttaalbedrag p de bedrijfsrekening van de efenfirma. De pgemaakte dcumenten (ndertekende bestelbn, leveringsbn en factuur) wrden gearchiveerd (gedurende 2 jaar) en kunnen dr Cfep wrden pgevraagd wanneer de efenfirma een kwaliteitslabel wenst te behalen.