Marktbenadering kunstwerken HHNK Stappenplan 27 ktber 2017
Inleiding Vr het HWBP prject Kunstwerken van HHNK wrdt p verzek van de IPM team van HHNK samen met TFDT bekeken welke inkpstrategie het beste kan wrden tegepast. "Kies een geschikte marktbenaderingsstrategie waar ruimte gebden wrdt vr innvatie en het prces van LCC gestuurd beheer (ntwerp, aanleg, aanpassing) en nderhud. Bij vregtijdig p de markt brengen van de kunstwerken is een gede risicverdeling tussen ON en OG ndzakelijk" (Innvatie in aanpak HWBP Kunstwerken). De insteek van HHNK is middels functinele uitvraag vr een uitveringscntract (bij vrkeur P&D&C) via Best Value Prcurement) per kunstwerk, met een vraf ingesteld plafndbedrag in de vrm van een buwteam (f vergelijkbaar) samen te werken met de markt aan de verbetering. HHNK hecht aan het ruimtegeven vr het inschakelen van MKB bedrijf (MKB niet uitsluiten) in de uitvering. Het streven van de BVP is m in de cncretiseringsfase met de creativiteit van uitverende bedrijven alle mgelijke alternatieven te verkennen en deze gericht terug te brengen naar kansrijke alternatieven. Op deze manier haalt HHNK de gestelde mijlpaal van tijdige vaststelling van VKA (in maart 2018) en maakt versnelling van de realisatie mgelijk. 2
Inhud Prjectscpe 4 Stappenplan 5 Te beantwrden vragen 7 Aanbesteden per kunstwerk f geclusterd? 9 Past een P&D&C-cntract bij deze pgave? 10 Welke cntractvrm ligt het meest vr de hand? 13 Is een Best Value prcedure met een plafndbedrag een juiste marktbenadering? 14 Welke kansen en risic's brengt deze marktbenadering met zich mee? 20 Welke aandachtspunten zijn er m te kmen tt een succesvlle uitvraag te kmen? 21 He vrkmen we dat het MKB wrdt uitgeslten tijdens de selectiefase? 25 3
Prjectscpe Uitvraag behelst verbetering van de kunstwerken die allen afgekeurd zijn p betruwbaarheid sluiting en deels p sterkte waterkerende cnstructie nderdelen. Het zijn: 1. Zuidersluis, Schardam 2. Nrdersluis, Schardam 3. Hrnsluis, Schardam 4. Grte Sluis, Hrn 5. Keersluis Brekerhaven, Stede Brec 6. Sassluis Enkhuizen 7. Spuisluis Ostever, Den Helder 4 De kunstwerken hebben histrisch karakter en vervullen primair functie vr waterveiligheid. Daarnaast hebben ze functie vr de scheepvaart en beheer van het watersysteem. De kunstwerken zijn ged afgebakende (deel)prjecten.
Stappenplan Marktbenadering Kunstwerken Stap 1 Stap 2 Stap 3 Stap 4 Stap 5 Uitvraag advies dr IPM team d.d. 6 juli 2017 Inventarisatie prject en prces- verleg met IPM team d.d. 20 juli Eerste analyse vraagstelling en stappenplan Bespreken 1 e vrstel TFDT inzake aanpak Opstellen cncept advies Bespreken cncept advies Opstellen eindadvies Juli 20-30 Augustus 1 Augustus 4-31 Oktber 10 Oktber 11-27 5
Adviesteam Betrkken vanuit HHNK: Peter van der Vliet, prjectmanager Karin Klein, manager prjectbeheersing Tanja Heringa, mgevingsmanager Jaap Kttier, technisch manager Jasper Smidt, cntract manager Aart de Ruiter, inkpadviseur Betrkken namens TFDT: Jana Steenbergen, basisteam Gerben de Jng, basisteam Daan van der Wiel, expert Hans van Leeuwen, expert 6
Te beantwrden vragen 1. Aanbesteden per kunstwerk f geclusterd? 2. Past een P&D&C-cntract bij deze pgave? 3. Welke cntractvrm ligt het meest vr de hand? 4. Is een BVP-prcedure met een plafndbedrag een juiste marktbenadering? 5. Welke kansen en risic's brengt de marktbenadering met zich mee? 6. Welke aandachtspunten zijn er m te kmen tt een succesvlle uitvraag te kmen? 7. He vrkmen we dat het MKB wrdt uitgeslten tijdens de selectiefase? 7
Een eerste reactie p uw uitvraag De stelling van HHNK: "Kies een geschikte marktbenaderingsstrategie waar ruimte gebden wrdt vr innvatie en het prces van LCC gestuurd beheer (ntwerp, aanleg, aanpassing) en nderhud. Bij vregtijdig p de markt brengen van de kunstwerken is een gede risicverdeling tussen ON en OG ndzakelijk" (Innvatie in aanpak HWBP Kunstwerken). De aandacht met primair uitgaan naar de mdificaties waarmee de kunstwerken weer aan de beschikbaarheid- en betruwbaarheidseisen vlden en het tekmstige beheer en nderhud waarmee aan de prestatie-eisen vldaan kan blijven wrden (Prbabilistisch Beheer & Onderhud). Bij de berdeling van mdificaties kan LCC als criterium wrden gehanteerd. Brn: Leidraad risicgestuurd beheer en nderhud RWS 8
Ad 1: Aanbesteden per kunstwerk f geclusterd? Vr Betruwbaarheid Sluiting zal p basis van een RAMS-analyse bekeken meten wrden welke mdificaties het meest zinvl zijn m de faalkans van het kunstwerk weer te laten vlden aan de prestatie-eisen. Het kan zijn dat dit vr de verschillende kunstwerken dezelfde 'knppen' zijn. Om een veelvud aan verschillende plssingen vr hetzelfde prbleem te vrkmen is het (dus) zinvl m een serie kunstwerken bij één partij neer te leggen. Uitgaande van de nieuwe trajectbenadering en de mgelijkheid de faalkansen ptimaal ver verschillende kunstwerken te verdelen is het zinvl m geclusterd aan te besteden. (cnfrm OI 2014). Advies TFDT: Aanbesteden als cluster van kunstwerken 9
Ad 2: Past een P&D&C-cntract bij deze pgave? Een Plan & Design & Cnstruct met één partner maakt een versnelling dr vervlechting mgelijk, al staat het prject niet nder tijdsdruk. + Gebundeld ntwerpprces die sneller leidt tt de vergunningstrajecten die ndig zijn vr de realisatie + Er is geen sprake van vrkeursalternatief (het zijn bestaande kunstwerken); de risic s in Planfase lijken beperkt (wel lastig m mvang van het werk te bepalen mdat de inschatting van bendigde mdificaties pas na gedetailleerde analyse ged mgelijk is) + Versnelling dr eenmalige aanbesteding en het vervlechten prcedures en ntwerpprces + Kennis uit de markt, de pdrachtgever en de beheerder wrden eerder gebundeld + Mgelijkheid innvaties in te brengen, f scpe te beperken / ptimaliseren + Financiële zekerheid OG eerder gebrgd (bij aanvang planfase). + Inmiddels zijn enkele gede ervaringen pgedaan in Waterveiligheid: Vier maatregelen Nederrijn (RWS), Schnhvenseveer-Langerak (WSRL) - Planfaseprcedure vraagt specifieke kennis van het cnsrtium - Budget bepalen / prijsvrming is lastiger, mgelijk een grtere spreiding bij de inschrijving in geval van de keuze vr een vast inschrijfbedrag (risic te laag inschrijven f te veel ptimalisatie naar markt) Advies TFDT: PDC-cntract maakt versnelling mgelijk, beperkt maatschappelijke ksten als k ntwerp- en tenderksten 10
Ad 3: Welke cntractvrm ligt het meest vr de hand? Keuzeprces is afhankelijk van de vlgende aspecten: In welke mate kan vraf (vr f tijdens aanbesteding) de scpe van het werk met vldende zekerheid wrden bepaald. De precieze vraag / prgramma van eisen / prjectdelen Restrisic s ( knwn & unknwn unknwns ); Te verwachten meerwaarde van ketenintegratie Meest geschikte plssing; uitveringsmethde en plsbare cmplexiteit Situatie kunstwerk: (bdemaspecten, mgeving, mnument) 11
TFDT - Jaarplan 2017 2 februari 2017 Status: cncept Dcument number: Revisie: 0.2 Datum Trade Off Matrix Marktbenadering kunstwerken HHNK RAW D&C PDC VKA dr HHNK, ntwerp dr Ing. Bureau, uitvering dr Planfase dr HHNK + Ing. Bureau, daarna D&C-cntract Planfase, ntwerp en uitvering dr HHNK met één aannemer. partner Buwteam/alliantie Planfase, ntwerp en uitvering dr HHNK met één partner. Intensieve samenwerking t/m realisatie. LEGENDA SCORE Zeer ged 4 Ged 3 Redelijk 2 Slecht 1 MATE VAN REGIE Mate van regie van HHNK maximale regie in iedere prjectfase 4 / 4 HHNK heeft regie ver verkenning en planuitwerking. Ontwerp- en realisatie verdragen aan marktpartij. 3 / 4 HHNK heeft regie ver verkenning. Plan-, Ontwerpen realisatie verdragen aan marktpartij. 2 / 4 Van verkenning t/m realisatie in samenwerking met marktpartij. 3 / 4 SAMENVATTING MATE VAN REGIE 4 / 4 3 / 4 2 / 4 3 / 4 BENODIGDE KENNIS & CAPACITEIT Een ingenieursbureau stelt een referentie-ntwerp f In cmbinatie met ingenieursbureau ntwerp pstellen functinele uitvraag uit. Samenwerken met marktpartij in alle fases vraagt Bendigde kennis & capaciteit HHNK vraagt kennis en capaciteit. 2 / 4 3 / 4 Beperkte aanspraak p rganisatie HHNK. 4 / 4 2 / 4 Aannemer met (ander) ingenieursbureau verzrgen kennis en capaciteit in alle fases. Met aannemer wrdt een nieuw cntract pgesteld. ntwerp en realisatie. SAMENVATTING KENNIS EN CAPACITEIT 2 / 4 3 / 4 4 / 4 2 / 4 BETROUWBAARHEID & ONDERHOUDBAARHEID (RAMS) TIJD & GELD In alle fases zijn de partners gericht p het Relatief lange drlptijd, meerdere aanbestedingen Twee aanbestedingen met twee keer een Vervlechting plan- en ntwerpfase. Efficienter Drlptijd 1 / 4 2 / 4 3 / 4 gezamelijke prjectdel. 4 / 4 met meerdere partijen met bijbehrende inefficiency. ntwerpprces. ntwerptraject, minder aanbestedingen Efficienter, minder kans p uitlp. Maximale grip (ntwerp gedetailleerd uitgewerkt vr Primair minder grip, pas later in het prces zekerheid Veel grip p de ksten, gebundelde kennis en Grip p de ksten aanbesteding), maar grtere kans p meerwerk 3 / 4 van budget. Minder kans p meerwerk vanwege 2 / 4 Minste grip, budget laat in het prces bekend. 1 / 4 verantwrdelijkheid en duidelijk allcatie risic's. 4 / 4 vanwege allcatie ntwerprisic's. functinele uitvraag. Budget vreg bekend. SAMENVATTING KENNIS EN CAPACITEIT 4 / 8 4 / 8 4 / 8 8 / 8 KANSEN & RISICO'S Overdrachtsrisic's Ontwerprisic's Ervaring met de cntractvrm Kans p innvatie Ontwerprisic's SAMENVATTING RAAKVLAKKEN, RISICO'S EN KANSEN Veel verdrachtsmmenten dr discntinuiteit en 1 / 4 Minder verdrachtsmmenten 2 / 4 Minimale heveelheid verdrachtsmmenten 4 / 4 Minimale heveelheid verdrachtsmmenten 4 / 4 lange drlptijd. Alle ntwerprisic's liggen bij HHNK, mgelijk wrden 2 / 4 Ontwerprisic's liggen bij markt 4 / 4 Ontwerprisic's liggen bij markt 4 / 4 Gedeelde ntwerprisic's. Heldere allcatie. 4 / 4 risc's drgelegd naar ingenieursbureau Veel ervaring 4 / 4 Wel ervaring maar minder dan RAW 3 / 4 Minmale ervaring 1 / 4 Minimale ervaring 1 / 4 De markt krijgt bij deze cntractvrm de ruimte m Kennis en creativiteit markt maximaal benut. Gering 1 / 4 technische ptimalisaties aan te bieden binnen het 2 / 4 Geeft ruimte aan de creativiteit en kennis van het 3 / 4 Dit vraagt creaqtiviteit en flexibiliteit van HHNK en 4 / 4 uitverend bedrijfsleven. vrkeursalternatief. markt m dit te implementeren. Alle ntwerprisic's liggen bij HHNK 2 / 4 Ontwerprisic's liggen bij markt 4 / 4 Ontwerprisic's liggen bij markt 4 / 4 Gedeelde ntwerprisic's. Heldere allcatie. 4 / 4 10 / 20 15 / 20 16 / 20 17 / 20 PROJECTSCOPE I.R.T. CONTRACTVORM Geschiktheid cntractvrm vr deze pgave waarbij scpe meilijk in te schatten is (.a. ntbreken gedetailleerde RAMSanalyse, mnumentenstatus, Machinerichtlijn). SAMENVATTING PROJECTSCOPE I.R.T. CONTRACTVORM HHNK werkt vlledig ntwerp uit i.c.m. ingenieursbureau. Aannemers kunnen p basis hiervan ged een aanbieding maken Vrege betrkkenheid van een partij zrgt vr de Gezamenlijk wrdt de technisch cmplexe plssing Op basis van een functinele uitvraag is het meilijk versnelling in de realisatie en efficiency van het uitgewerkt. 4 / 4 vr een marktpartij m een gedetailleerd beeld te 2 / 4 3 / 4 4 / 4 ntwerpprces. Risisc's zijn ged in beeld. Rl van Alliantie vr cmplexe prjecten. Buwteam is krijgen van de mvang van het werk. markt en HHNK is hier duidelijk gescheiden "laagdrempeliger" 4 / 4 2 / 4 3 / 4 4 / 4 0 / 1 0 / 1 0 / 1 0 / 1 0 / 1 0 / 1 0 / 1 0 / 1 OVERALL SAMENVATTING WEEGFACTOR RAW D&C PDC Buwteam/Alliantie Mate van regie 1 4 / 4 3 / 4 2 / 4 3 / 4 Kennis en capaciteit 1 2 / 4 3 / 4 4 / 4 2 / 4 Tijd en geld 1 4 / 8 4 / 8 4 / 8 8 / 8 Kansen en risic's 1 10 / 20 15 / 20 16 / 20 17 / 20 Prjectscpe i.r.t. cntractvrm 1 4 / 4 2 / 4 3 / 4 4 / 4 1 0 / 1 0 / 1 0 / 1 0 / 1 1 0 / 1 0 / 1 0 / 1 0 / 1 TOTAAL SCORE TOTAAL SCORE 50 TOTAAL SCORE 46 TOTAAL SCORE 51 TOTAAL SCORE 59 VOORKEURSOPTIE TOTAAL SCORE MET WEGING 50 46 51 TOTAAL SCORE MET WEGING 59 MOTIVATIE TE NEMEN VERVOLGSTAPPEN
Ad 3: Welke cntractvrm ligt het meest vr de hand? Techniek: Er zijn in dit geval gedetailleerde analyses ndig (en hiervr gedetailleerde infrmatie van het kunstwerk) m de mvang van het prbleem en de verbetermaatregelen te kunnen bepalen. Om dit vr aanbesteding te den is zeker risicvl. Vrbeeld: De machineveiligheid/ce-markering: Als er aanpassingen wrden gedaan aan de bediening/sturing kan een CE-markering ndzakelijk wrden wat een meilijk in te schatten uitbreiding van de scpe betekent. Advies TFDT: Samenwerking in een buwteam: Samen realiseren van prjectdelen (benem Kritische Succes Factren) Gedeelde belangen / idealen Met belning (f straf) vr (gebrek aan) excellente prestatie (in de vrm van KPI s) Het budget vr de realisatiefase pas vast te stellen na met de partner de Planfase 13
Ad 4: Is een Best Value prcedure met een plafndbedrag een juiste marktbenadering? + Krte aanbestedingsperide + Inschrijvers meten met dminante infrmatie prject drgrnden + Gede aanpak vr aanbesteding met nzekerheden, zals k vermeld nder aspecten van ad 3. + Cncretiseringsfase waarin OG en ON samen het prject en cntract drgrnden - Tijdens de aanbesteding is er geen dialg - Een interview met de sleutelfunctinarissen is een mmentpname - Het stellen van plafndbedragen heeft geen vrkeur van de markt die dr TFDT is vertegenwrdigd. Dit mdat: - Plafndbedragen hebben geen invled p prijsvrming - Er is bij OG en ON vldende kennis ver prijzen m vertruwen te creëren 14 Tip TFDT: Opname van een ged drdachte en juiste incentive vr de uitwerking van de scpe in cntract heeft meer effect Advies TFDT: Het prject kent nzekerheden, wat vraagt m een aanpak in buwteam. Een betruwbare partner is eerste vereiste. Richt de aanbesteding hierp, met Best Value elementen, maar schiet niet dr in de leer
Ad 4: Is een Best Value prcedure met een plafndbedrag een juiste marktbenadering? Advies TFDT: Een krte aanbestedingsprcedure met dialg, maar met vldende ntsnappingsclausules 1. Prekwalificatie van x naar 3 geschikte partijen: Op basis van technische en financiële geschiktheid Op basis van verifieerbare ervaring deze samenwerkingsvrmen 2. Van 3 naar 1 in krte aanbestedingsperide (max 2 maanden) Cncurrentiegerichte dialg, waarin sleutelfunctinarissen PDC-cntract al deelnemen Berdeling team tijdens dialg, presentatie Plan/K&R-dssier en interview: Wie drgrndt het prject het beste en schept het meeste vertruwen Gunning p EMVI (>60%) en financiële aanbieding Planfase 15
Ad 4: Is een Best Value prcedure met een plafndbedrag een juiste marktbenadering? Vervlg advies TFDT: 3. Cncretiseringsfase (2 maanden) met meest gerede partij m prject samen te drgrnden: Opdracht verkenningsfase wrdt pas verleend na deze fase. Geen carte-blanche dr pgave van eenheidsprijzen 4. In buwteam de Planfase drlpen en gezamenlijk een VO maken. 5. Uitdrukkelijke intentie m vr realisatiefase met dezelfde partner 1:1 in zee te gaan, met ntsnappingsclausule vr beide partijen (alleen met gegrnde reden) Ged vrbeeld met beperkte scpe: Waterschap Drents Overijsselse Delta: Aanpak Kampereilanden 16
Gede vrbeelden in HWBP Aanbesteding WSRL cntract vr kennisalliantie Grinchem-Waardenburg. Uitverende partij belangrijk en vregtijdig aan brd, na aanbesteding pdracht vr planfase en intentie vr realisatiefase Aanbesteding HHNK cntract vr invulling alliantie Markermeerdijken. De glbale MER met vldende ruimte bieden. Geznde tewijzing van de risic s. ON-OG det gezamenlijke uitwerking van het ntwerp ter vrbereiding van de realisatie. 17
Gede vrbeelden in HWBP en Ruimte vr de Rivier Aanbesteding WSRL P&D&C cntract vr Schnhvenseveer- Langerak. Uitverende partij vregtijdig aan brd. 18 Aanbesteding RWS-P&D&C cntract vr Vier Maatregelen Nederrijn. De planfaseprducten en vergunningen waren nderdeel van de pdracht en hebben geleid tt delmatige, snelle prces binnen budget van deze Ruimte vr de Rivier prjecten met een hele gede samenwerking tussen ON en OG.
Gede vrbeelden in HWBP.. en er buiten Aanbesteding WDOD cntract vr Aanpak Kampereilanden. Snelle BVP prcedure met beperkte scpe en een plafnd bedrag. Aanbesteding RWS cntract vr Spedaanpak Wegen. Op basis van vrlpig tracébesluit Met een plafndprijs en afspraak m de ptimalisaties samen (Rijk en uitverende partijen) te verdelen en verschrijding tegen alleen directe ksten verrekenen. 19
Ad 5: Welke kansen en risic's brengt deze marktbenadering met zich mee? + Best fr Prject : De prjectdelstellingen zijn leidend vr de te leveren (beste) prestatie + Transparantie samenwerking met een gezamenlijk belang + Open bekhuding + Besluitvrming p basis van cnsensus (m.u.v. publieke taken) + Btsende functinaliteiten kunnen vregtijdig aangepakt wrden znder grte beperkingen uit een cntract. + Expliciete invulling aan de Marktvisie: Gezamenlijk aan de slag, niet meer vasthuden aan wat we hebben + Geen verrassingen - Wat kan niet: Winst vr de één en verlies vr de ander - Veel vrijheid kan gemakzucht betekenen: dus heldere KPI s, en budget vaststellen 20
Ad 6: Welke aandachtspunten zijn er m te kmen tt een succesvlle uitvraag te kmen? Basis vr een ged prject is vertruwen, de instrumenten zijn genemd, maar huding wrdt dr ON en HHNK bepaald Benem heldere en meetbare prjectdelstellingen en waardeer de aangebden plssingen met fictieve krtingen Kwaliteit: Delstellingen uit HWBP Tijd Geld Omgeving Samenwerking Flexibel en tekmstbestendig: In staat zijn m x m3 per uur af te veren WBI 2017 21
Ad 6: Welke aandachtspunten zijn er m te kmen tt een succesvlle uitvraag te kmen? Zrg dat aanbiedingen bjectief gemeten kan wrden, vrbeelden: He gaat cnsrtium m met het inbrengen en tepassen van de innvatie in het prject He gaat cnsrtium m met vergaren van ndige kennis binnen de OG rganisatie He gaat cnsrtium m met de kennisdeling He zrgt cnsrtium vr draagvlak bij de stakehlders Visie p de plssingsrichtingen bij het invullen van btsende functinaliteiten bij de kunstwerken Hiermee kunnen vraagstukken van HHNK een nderdeel van aanbesteding wrden: Aanwenden van interne kennis vr het prject? Efficiënt betrekken van verschillende beherende afdelingen van HHNK ieder met eigen denkbeelden en cultuur 22
Ad 6: Welke aandachtspunten zijn er m te kmen tt een succesvlle uitvraag te kmen? Ondervang btsende functinaliteiten dr ged na te denken ver het stellen van realistische beschikbaarheidseisen aan de functies waar wettelijk niets vr is vastgelegd. Zrg vr een verantwrde risicverdeling Innvaties zijn mgelijk, indien we belemmeringen wegnemen (sta niet bewezen technieken te als er een ged beheer-/mnitringsprgramma is): Durf! In de aanbestedingsprcedure prikkels inbuwen vr innvatie welke bijdragen aan invulling van de prjectdelstellingen 23
Ad 6: Welke aandachtspunten zijn er m te kmen tt een succesvlle uitvraag te kmen? 24 Zrg vr een geznd terugverdien mdel, waarbij k het beperken van scpe belnd wrdt Stem vregtijdig af met HWBP prgrammadirectie he innvaties betaald wrden en he vergeding van bvengenemde incentive vr scpebeperking gebeurt. Best Value is geen del p zich maar een nuttig hulpmiddel: Het vraagt k vrbereiding IPM-team zdat zij juiste partner herkennen
Ad 7: He vrkmen we dat het MKB wrdt uitgeslten tijdens de selectiefase? Geen selectie criteria stellen, maar neem het p als cntracteis: Bijvrbeeld: 30% van de aanneemsm te realiseren dr MKB Het kan k pgenmen wrden als EMVI-criterium, echter de nderbuik van berdelaar gaat dan bepalen wat MKB is en wat lkaal Er zijn wel vrbeelden, zals prject Assetmanagement Kp van Nrd-Hlland : De inschrijver drgrndt het prject t.a.v. inzet reginale MKB. Maakt expliciet he de reginale MKB ingezet wrdt Maakt aannemelijk dat hij in staat is de prjectdelstelling(en) te realiseren p basis van een prestatie nderbuwing Wat is cncreet uw inzet van reginale MKB He inschrijver MKB inzet is geheel aan de inschrijver. Aanbesteder heeft geen rdeel ver aard van deze inzet. Het gaat er m dat MKB (zveel mgelijk) wrdt ingezet en dat er aantnbaar wrdt gemaakt dat Inschrijver daadwerkelijk de aangebden inzet MKB realiseert. Advies TFDT: Beperk dit aspect tt een cntracteis, ieder selectiecriterium is een risic vr de vertraging van de aanbesteding (bezwaar tegen uitsluiting) 25
26