DRAAIBOEK MEDEZEGGENSCHAP

Transcriptie

1 DRAAIBOEK MEDEZEGGENSCHAP INVOERING VAN HET WAARSCHUWINGSREGISTER ZORG & WELZIJN Januari 2016 Het Waarschuwingsregister Zrg & Welzijn is een initiatief van vijftien reginale werkgeversrganisaties die vallen nder het samenwerkingsverband RegiPlus.

2 INHOUD Leeswijzer draaibek medezeggenschap 3 Krte inleiding Waarschuwingsregister en rl OR 4 Stap 1: Prbleemstelling 5 Wat is het prbleem? 5 Begrijpen de OR-leden dit prbleem en hebben zij alle infrmatie? 5 Stap 2: De vrgestelde plssing: Het Waarschuwingsregister 6 Wat is de vrgestelde plssing? 6 Wat betekent de vrgestelde plssing vr de rganisatie en haar medewerkers? 7 Organisatie 7 Medewerker 7 Stap 3: Afweging belangen en ksten en baten 7 Wat levert het de rganisatie p? 7 Wat kst het de rganisatie? 8 Wat levert het de medewerkers p? 8 Wat kst het de medewerkers? 8 Stap 4: Aandachtspunten vr de OR 9 Stap 5: Mgelijke vrwaarden vr invering 10 Checklist instemmingsaanvraag 11 2 Waarschuwingsregister Zrg & Welzijn

3 LEESWIJZER DRAAIBOEK MEDEZEGGENSCHAP Ter invering van het Waarschuwingsregister bij zrg- en welzijnsrganisaties. Vr u ligt een draaibek vr ndernemingsraden bedeld m het nderwerp invering van het Waarschuwingsregister Zrg & Welzijn gefaseerd te behandelen. Aan de hand van dit draaibek kunt u een aantal stappen drlpen m uiteindelijk met de OR tt een besluit te kmen ten aanzien van het verlenen van instemming vr de invering. Daarnaast bevat het draaibek k aandachtspunten vr de OR die zij kunnen betrekken bij hun instemming. In dit draaibek vindt u de vlgende stappen f nderwerpen: 1. Krte inleiding Waarschuwingsregister en rl OR 2. Stap 1: Prbleemstelling 3. Stap 2: De vrgestelde plssing: Het Waarschuwingsregister 4. Stap 3: Afweging belangen en ksten en baten 5. Stap 4: Aandachtspunten vr de OR 6. Stap 5: Mgelijke vrwaarden vr invering 7. Checklist adviesaanvraag Draaibek medezeggenschap 3

4 KORTE INLEIDING WAARSCHUWINGSREGISTER EN ROL OR Met behulp van het Waarschuwingsregister kan een aangeslten zrg- en welzijnsrganisatie nagaan f van een sllicitant strafbaar gedrag dat gepleegd is jegens cliënten bekend is bij een andere deelnemende rganisatie. Onder strafbaar gedrag wrdt diefstal, mishandeling en/f seksueel grensverschrijdend gedrag verstaan. Ok kan een aangeslten rganisatie zelf een ex-medewerker nder strikte vrwaarden plaatsen p het Waarschuwingsregister. Het Waarschuwingsregister is een preventief instrument met de bedeling strafbaar gedrag dr zrgmedewerkers te vrkmen dan wel in vrkmende gevallen er adequaat tegen p te kunnen treden. Aangezien de invering van het Waarschuwingsregister raakt aan de artikelen 27.1k en 27.1l van de Wet p de Ondernemingsraden heeft de ndernemingsraad in deze rganisaties instemmingsrecht hierp. De ndernemingsraad werkt in het belang van het ged functineren van de rganisatie en is een vertegenwrdigend rgaan vr de medewerkers die werkzaam zijn in deze rganisatie. Dit betekent dat de OR altijd p het snijvlak acteert tussen rganisatiebelang en medewerkersbelang en deze belangen tegen elkaar afweegt. Dit is niet anders bij het Waarschuwingsregister. Dr middel van de hierp vlgende hfdstukken die een stappenplan vrmen wrdt de OR een leidraad en handvatten gebden m een instemmingstraject ver de invering van het Waarschuwingsregister sepel te drlpen. 4 Waarschuwingsregister Zrg & Welzijn

5 Stap 1: PROBLEEMSTELLING Een instemmingsaanvraag dient cnfrm de WOR vrzien te zijn van een gemtiveerde aanleiding. Dit is de reden waarm er een nderbuwd besluit van de bestuurder ndig is. Helderheid en vereenstemming ver deze aanleiding is vr het vervlg van het prces van grt belang. Als er p dit punt al verschil van inzicht bestaat, dan blijf je gedurende het hele traject p deze verschillen terugvallen en belemmert dat de vrtgang in het verleg. Drie punten die je bij deze stap vaststelt zijn: Wat is het prbleem dat de bestuurder wil aanpakken? Begrijpen de OR-leden dit prbleem en hebben zij alle infrmatie ten aanzien van de prblematiek? Herkent en erkent de OR het prbleem? Wat is het prbleem? Op basis van steekpreven bij zrgwerkgevers, buitenlands nderzek en plitienderzek naar strafbare feiten gepleegd dr zrgmedewerkers is gebleken dat het regelmatig vrkmt dat werknemers in zrgrganisaties zich schuldig maken aan vergrijpen als diefstal, mishandeling en seksueel grensverschrijdend gedrag jegens cliënten. De materiële en emtinele schade is enrm. Als gevlg van dergelijke incidenten verslechtert de werksfeer, ntstaat er nrust bij cliënten en diens familieleden en levert dit reputatieschade p vr de zrgrganisatie (en sectr in zijn geheel). Daarnaast zijn er signalen uit de praktijk dat medewerkers die vanwege een vergrijp ntslagen zijn bij de ene zrgrganisatie vrij eenvudig in dienst wrden genmen bij een andere zrgrganisatie. Begrijpen de OR-leden dit prbleem en hebben zij alle infrmatie? Het is belangrijk dat de OR de prbleemstelling kan vlgen en dat zij de juiste infrmatie hebben ter nderbuwing van de prbleemstelling. Dit wrdt gecheckt aan de hand van de vlgende zaken: Is het prbleem in begrijpelijke taal geschreven? Is de prbleemstelling nderbuwd met bij vrkeur feitelijke argumenten? Zijn de aangedragen argumenten juist en lgisch? Tt slt is het van belang dat de OR vaststelt f dit k echt het prbleem is dat de bestuurder wil aanpakken met de vrgestelde plssing en dat het niet z is dat de bestuurder eigenlijk iets anders p wil lssen. De OR kan zich alleen een beeld vrmen en een standpunt bepalen wanneer zij beschikt ver vldende infrmatie ver het nderwerp. Z ndig wrdt aanvullende infrmatie pgevraagd f een gesprek met de bestuurder aangegaan m tt een gezamenlijke prbleemstelling te kmen. Herkent en erkent de OR het prbleem? Vindt de OR k dat dit een prbleem is dat aangepakt met wrden? Draaibek medezeggenschap 5

6 Stap 2: DE VOORGESTELDE OPLOSSING: HET WAARSCHUWINGSREGISTER Ten aanzien van deze stap zijn een aantal punten belangrijk: 1. Wat is de vrgestelde plssing? 2. Wat betekent de vrgestelde plssing vr de rganisatie en vr de medewerkers? 3. Wat zijn alternatieven? Vervlgens kan de OR vaststellen wat zij vindt van de plssingsrichting (dus ng niet van de manier waarp, maar wel de keuze vr het Waarschuwingsregister). Wat is de vrgestelde plssing? Om strafbaar gedrag zveel mgelijk te vrkmen, is het vrstel van de bestuurder m deel te nemen aan het Waarschuwingsregister. Dit hudt in dat de rganisatie het Waarschuwingsregister kan raadplegen m na te gaan f sllicitatiekandidaten strafbaar gedrag hebben gepleegd in één van de andere aangeslten rganisaties. Daarnaast kan de rganisatie zelf ex-medewerkers p het Waarschuwingsregister zetten indien zij een vergrijp hebben gepleegd. Z maakt de rganisatie deze gegevens beschikbaar vr andere deelnemende rganisaties. Wanneer een medewerker p het Waarschuwingsregister staat, kan dit de kmende jaren gevlgen hebben vr zijn f haar kansen p het vinden van een baan in een gedeelte van de zrg- en welzijnssectr. Een persn kan daarm niet zmaar p het Waarschuwingsregister gezet wrden. Wat met de bestuurder vr deze deelname den? Melden bij de Autriteit Persnsgegevens (vrheen Cllege bescherming persnsgegevens). Drgaans ntvangt de rganisatie binnen vier weken een bevestigingsbrief van de Autriteit Persnsgegevens. Het prtcl Waarschuwingsregister Zrg & Welzijn met wrden ndertekend dr de statutair bevegd bestuurder. Het prtcl beschrijft de spelregels van het Waarschuwingsregister. De rganisatie met een intern register aanleggen en verantwrdelijke medewerkers benemen. Daarnaast met geheimhuding van de gegevens gerganiseerd en gewaarbrgd wrden. Dit betekent dat de gegevens zwel rganisatrisch als technisch veilig meten zijn. Medewerkers meten vrgelicht wrden ver de invering van het Waarschuwingsregister. De bestuurder met er vr zrgen dat hij instemming heeft van de ndernemingsraad. Beleid en regelingen meten wrden aangepast. Met name gaat dit m beleid en regelingen rndm het den van nderzek in geval van strafbaar gedrag, maar mgelijk k andere, afhankelijk van het aanwezige beleid in de rganisatie. Jaarlijks een zelfevaluatie uitveren ten aanzien van het gebruik en de tepassing van het Waarschuwingsregister binnen de rganisatie. NB Eens in de vier jaar wrden audits uitgeverd dr een externe, nafhankelijke auditcmmissie ten aanzien van het gebruik en de tepassing van het Waarschuwingsregister. 6 Waarschuwingsregister Zrg & Welzijn

7 Wat betekent de vrgestelde plssing vr de rganisatie en haar medewerkers? Organisatie De rganisatie met aan medewerkers duidelijk maken dat het plegen van strafbare feiten kan leiden tt pname in het Waarschuwingsregister vr de duur van 2 f 4 jaar en wat de gevlgen daarvan zijn. Het met vr zwel nieuwe als bestaande medewerkers helder zijn wat de gevlgen zijn van bepaald gedrag (nrmstelling). Niet anders dan anders met de rganisatie ervr zrgen dat er vldende bewijs is tegen de medewerker die verdacht wrdt van het plegen van een strafbaar feit. Pas als er aan een aantal vrwaarden vldaan is (.a. ntslag, aangifte bij plitie, bewijsstukken, p de hgte brengen betrkken persn) kan de persn pgenmen wrden in het Waarschuwingsregister. DE ALTERNATIEVEN Het del van de bestuurder is m strafbaar gedrag jegens cliënten te vrkmen. Alternatieve aanpakken hiervr zijn bijvrbeeld: Intensiveren van de aandacht van nrmen, waarden en grenzen in de rganisatie. VOG aanvragen vr alle nieuwe medewerkers. Kwalitatief ged meldpunt incidenten vr medewerkers, cliënten en derden. Intensivering van camera s en andere beveiligingstechnieken. De rganisatie met steeds een afweging maken (prprtinaliteitstets) f de persn pgenmen gaat wrden in het Waarschuwingsregister. De rganisatie verleent vlledige medewerking aan de audit waarbij cntrlewerkzaamheden wrden uitgeverd ter zake van het gebruik van het Waarschuwingsregister. De rganisatie is gehuden aan een bindende uitspraak dr de nafhankelijke Klachtencmmissie. Medewerker De medewerker kan gevlgen ndervinden bij het verkrijgen van een nieuwe baan p een gedeelte van de arbeidsmarkt vr een aantal jaren. Dit naast de gevlgen van ntslag en aangifte. De medewerker kan wel vrij eenvudig een bezwaarprcedure starten als hij/zij het niet eens is met de pname. De medewerker dient k zelf een aanvraag in te dienen wanneer hij/zij wil weten f hij/zij is pgenmen in het Waarschuwingsregister. De medewerker met vertruwen p de accuratesse, vertruwelijkheid en integriteit van de deelnemende rganisaties. Wat vindt de OR van de vrgestelde plssingsrichting? Is de gepresenteerde plssing k daadwerkelijk een plssing vr het nder stap 1 gepresenteerde prbleem? En mgelijk kunnen er ng meer bedacht wrden. Het is altijd ged m de bestuurder te vragen welke alternatieven hij ziet en wat er in het verleden is gedaan m de prblematiek te verminderen. Draaibek medezeggenschap 7

8 Stap 3: AFWEGING BELANGEN EN KOSTEN EN BATEN De vlgende stap is m de belangen, de ksten en de baten in beeld te brengen en als OR hier een mening ver te vrmen: wat levert deze plssing de rganisatie p (belang)? Wat kst het de rganisatie? En wat levert het de medewerkers p (belang)? En wat kst het de medewerkers? Deze vraag met vral dr ndernemingsraden zelf beantwrd wrden. Hiernder alvast een stukje vrwerk: Wat levert het de rganisatie p? Preventiewerking: dr vraf te waarschuwen ver pname in het Waarschuwingsregister kunnen medewerkers afgeschrikt wrden dergelijke vergrijpen te plegen. Extra mgelijkheid m te vrkmen dat een persn die zich eerder schuldig heeft gemaakt aan een vergrijp in een zrgrganisatie, in dienst wrdt genmen in deze rganisatie (NB naarmate meerdere rganisaties zich hebben aangeslten bij het Waarschuwingsregister neemt de waarde van deze screening te). Beeld naar de maatschappij te, dat je belang hecht aan het beschermen van je cliënten. Wat kst het de rganisatie? Jaarlijkse deelnemersksten Administratieve en prcedurelasten: Extra check bij aanstelling Inrichten intern register Audits Wat levert het de medewerkers p? Actief beleid preventie en aanpak strafbaar gedrag leidt tt bevrdering veilige zrgrelatie. Tenemende bewustwrding, kunnen en durven signaleren van grensverschrijdend gedrag en mishandeling dr medewerkers. Een psitieve werktevredenheid en verbetering van de werksfeer nder medewerkers. Imag van werken in een zrgrganisatie: bevlgen medewerkers kunnen trts zijn p hun werk in de zrgrganisatie. Wat kst het de medewerkers? Mgelijke inbreuk p de privacy (verwerking persnsgegevens en persneelsvlgsystemen). Tijd en meite m inzage aan te vragen f bezwaar te maken. Wat vindt de OR van de pbrengsten versus de ksten? En van de belangen van de rganisatie versus de belangen van de medewerkers? Is er een gezamenlijk belang? Is er een tegengesteld belang? 8 Waarschuwingsregister Zrg & Welzijn

9 Stap 4: AANDACHTSPUNTEN VOOR DE OR Als de OR het prbleem erkent, zich kan vinden in de plssingsrichting en ziet dat de pbrengsten uiteindelijk pwegen tegen de ksten, kan de OR gaan nadenken ver het He. De OR stelt vast welke zaken zij belangrijk vindt bij de invering van het Waarschuwingsregister. Ten aanzien van deze zaken, kan de OR invled uitefenen f bepaalde vrwaarden stellen. De beste manier m dit te den is znder naar de vrliggende stukken te kijken na te denken ver de vraag: Als de OR een waarschuwingsregister zu mgen inveren, wat zuden we hier dan belangrijk bij vinden? De lijst die hieruit vrtkmt, zijn vervlgens de tetsingscriteria; de punten waarp je het vrstel van de bestuurder gaat tetsen en waar het aan met vlden m instemming van de OR te krijgen. Een aantal punten die de OR als tetsingscriteria kan tepassen: De uitvering van het werken met het Waarschuwingsregister met cnfrm de Wet bescherming persnsgegevens zijn (vr infrmatie ver de zrgvuldigheidseisen zie de website van de Autriteit Persnsgegevens). Het pnemen van regels, prcedures en afspraken in beleid en regelingen (zals aanstellings- en ntslagbeleid). De brging van tegang tt en verantwrdelijkheid van het Waarschuwingsregister in functies in de rganisatie (wie gaat wat den?). Richtlijnen vr het prprtinaliteitsbeginsel (welke mstandigheden wegen verzachtend f juist verzwarend mee in de afweging m iemand p het register te plaatsen?). Definitie strafbaar gedrag f vergrijp; wanneer kmt iemand in het Waarschuwingsregister? Bewaartermijnen en richtlijnen vr tewijzing aan een bepaalde bewaartermijn. Daarnaast inzicht in he er zicht wrdt gehuden p de aflp van bewaartermijnen. De samenstelling van de grep mensen die bepalen f iemand pgenmen gaat wrden in het Waarschuwingsregister f niet. Delen en mgaan met audit-resultaten. Evaluatie deelname Waarschuwingsregister (wat levert het p, wat gaat ged, wat gaat niet ged? Inhud prtcl Waarschuwingsregister Zrg & Welzijn. He wrden medewerkers p de hgte gebracht van het bestaan van het Waarschuwingsregister (cmmunicatie en implementatie)? Startdatum: wanneer wenst de bestuurder deel te nemen aan het Waarschuwingsregister? Is er vldende tijd m zrgvuldig de bendigde vrbereidingen te kunnen treffen? Werken aan de klachten- en meldingscultuur in de rganisatie (het laagdrempelig maken vr medewerkers en cliënten m misstanden te melden). Uitingen van de rganisatie; he laat de rganisatie aan de buitenwereld zien dat zij deelneemt aan het Waarschuwingsregister. Bezwaarprcedure: wat zijn de stappen hierin en wie zitten er in de bezwarencmmissie? (Bewaar)systemen en ICT; beveiliging, vertruwelijkheid en tegang intern register. Draaibek medezeggenschap 9

10 Stap 5: MOGELIJKE VOORWAARDEN VOOR INVOERING De OR tetst wat het vrstel van de bestuurder zegt ver de aandachtspunten / tetsingscriteria van de OR. Daarnaast kijkt de OR f hetgeen wat de bestuurder ver het aandachtspunt zegt k cnfrm het standpunt van de OR is. Als dit niet het geval is f als er niets ver het aandachtspunt gezegd wrdt in de stukken, stelt de OR deze als vrwaarde vr instemming. Bijvrbeeld: De OR wil jaarlijks een terugkppeling van het aantal geregistreerde medewerkers en de gevlgde prcedure hiervr en de resultaten van de audits die wrden uitgeverd. f: de OR wil dat bij de afweging m een ex-medewerker p te nemen in het Waarschuwingsregister (prprtinaliteitsbeginsel) er vertegenwrdiging is vanuit de medewerkers. 10 Waarschuwingsregister Zrg & Welzijn

11 CHECKLIST INSTEMMINGSAANVRAAG De aanleiding (prbleemstelling) zit ged in de aanvraag. De OR erkent de prblematiek. De plssing (het vrgenmen besluit) is ged en begrijpelijk mschreven. De gevlgen vr de rganisatie zijn inzichtelijk. De persnele gevlgen zijn juist en vlledig mschreven. Het is duidelijk dat andere alternatieven verwgen zijn en het is k duidelijk waarm dit de beste plssing is. De OR kan zich vinden in de plssingsrichting. De pbrengst vr de rganisatie is helder uiteengezet. De ksten en baten zijn ged en vlledig mschreven. De OR heeft een afweging gemaakt f de pbrengsten pwegen tegen de ksten. De OR heeft een afweging gemaakt tussen het rganisatie- en het medewerkersbelang. De OR heeft een lijst met wat hij belangrijk vindt bij de invering van het Waarschuwingsregister (tetsingscriteria). De aanvraag vldet aan de tetsingscriteria die de OR heeft pgesteld. Vr de tetsingscriteria die de OR heeft pgesteld, maar die niet naar tevredenheid terugkmen in de aanvraag heeft de OR vrwaarden vr instemming pgesteld. Draaibek medezeggenschap 11

12 Landelijk cördinatiepunt Waarschuwingsregister Zrg & Welzijn Ierlandlaan 29, 2713 HG Zetermeer Kijk vr meer infrmatie p f neem cntact p met uw werkgeversrganisatie (zie