Afdeling: stafdienst. Secretariaat, informatie/communicatie, personeel, ICT, preventie en bescherming, onderwijs.

Transcriptie

1 FUNCTIEBESCHRIJVING Afdeling: stafdienst Secretariaat, infrmatie/cmmunicatie, persneel, ICT, preventie en bescherming, nderwijs. 1. INFORMATIEVE GEGEVENS Naam van de functie : Cmmunicatieambtenaar Afdeling: Stafdienst Dienst: Infrmatie en Cmmunicatie Niveau: B Aanwerving: cntractuele aanwerving van nbepaalde tijd 2. DOEL VAN DE AFDELING De afdeling stafdienst grepeert een aantal diensten die te maken hebben met de beleidsvrbereiding en de beleidsuitvering van: - enerzijds in hfdzaak ndersteunende diensten (secretariaat, infrmatica, preventie en bescherming, persneelsdienst, nderwijs ) - anderzijds burgergerichte diensten (cmmunicatie/ klachtenbehandeling /infrmatie) Gemeentebestuur Buggenhut Functiebeschrijving Cmmunicatieambtenaar 1

2 De dienst infrmatie en cmmunicatie (cmmunicatiedienst genemd) staat in vr de actieve penbaarheid van bestuur van de gemeente en zrgt vr de vrmgeving van de interne en externe cmmunicatie. De dienst rapprteert daarver aan de gemeentesecretaris en het cllege van burgemeester en schepenen en frmuleert aanbevelingen in verleg met het managementteam. De dienst zrgt vr de infrmatie van het publiek in het algemeen, het gemeentelijk infblad, de pvlging van de website, het beheer van adresbestanden, het gebruik van de sciale media en pmaak ftarchief. Daar hrt k de veiligheids- en mbiliteitscmmunicatie p alle gebied bij en teristische inf. De cmmunicatiedienst is erp gericht de betrkkenheid van de bevlking bij het beleid te bevrderen en de ndige signalen te geven aan beleid en dienstverlening van de gemeente en OCMW. De dienst buwt verder aan een geïntegreerd cmmunicatiebeleid met alle actren gaande van het gemeentebestuur, OCMW, de schlen, de dienst vrije tijd. De cmmunicatieambtenaar is tevens een spilfiguur tussen Vka en de bedrijven en de lkale ecnmie. 3. PLAATS VAN DE FUNCTIE BINNEN DE AFDELING EN DE DIENST De medewerkers van de dienst infrmatie en cmmunicatie staan nder directe leiding van de gemeentesecretaris. 4. RESULTAATGEBIEDEN: (OPDRACHTEN, WAT DOET DE FUNCTIEHOUDER VOOR WIE) 4.1. Interne actren De cmmunicatieambtenaar zrgt vr de inf en receptiedienst dr middel van alle hedendaagse tls. Hij/zij gebruikt hiervr telefn, website, Infblad, sciale media, nieuwsbrieven, mails, persberichten, infdagen,.. en persnlijke interactie en nthaal. De medewerker heeft g vr bezekers en functineert k als ffice manager dr interne prblemen te signaleren. Hij is tevens management assistent vr de leden van het schepencllege en van medewerkers van Burgerzaken. Hij is actief betrkken bij gerichte acties van persneel en/f diensten. Hij engageert zich vr levenslang leren. Gemeentebestuur Buggenhut Functiebeschrijving Cmmunicatieambtenaar 2

3 Taken: Realiseren en cördineren van het infrmatiebeleid / cmmunicatieplan / cisiscmmunicatieplan / stadsplannen / flders e.d. Ontwerpen, ndersteunen, pvlgen en uitveren van een cmmunicatiebeleid: Waken ver de uitvering en uitbuw van het cmmunicatiebeleidsplan wanneer daarte pdracht wrdt gegeven Ontwikkelen en sturen van prjecten rnd cmmunicatie, inspraak en participatie Adviezen verstrekken met betrekking tt cmmunicatiemiddelen Adviezen pvlgen met betrekking tt inhud en cmmunicatiestijl Onderhuden en pvlgen van de cmmunicatieprcessen: Opmaak en bewaren van huisstijl Verwerken van inkmende mail Verzrgen van in- en uitgaand telefnverkeer Onthaal van bezekers Verzrgen van interne cmmunicatie Webmaster: beheer, cnsistentie, kwaliteit, interactie Intranet: beheer, cnsistentie, kwaliteit, interactie Opleiden persneel vr gebruik van de website Beheer CRM Beheer Lkvest Beheer Persnenlijst - Telefnlijst Sciale Media Veiligheidscmmunicatie Gezamenlijke persneelskrant, bewnersbrieven Opmaak infpakket nieuwe inwners Persmappen Cntactpersn Overheid Gemeentelijke infbrchures Verantwrdelijk vr de pmaak en cördinatie van het gemeentelijk infrmatieblad Opstellen en bewerken van teksten Opmaak van de bladspiegel Cntacten met de drukkerij Beheer en verspreiding van infrmatieve flders, brchures, affiches, nieuwsbrieven Vergaderingen Wekelijkse Staf Regelmatig interne actievergaderingen Rapprtage en administratie: Verzrgen van de lay-ut en pmaak van klein drukwerk / infbrchures ed. vr de gemeente en OCMW teneinde de betrkken diensten grafisch bij te staan en ervr te zrgen dat de huisstijl unifrm naar buiten wrdt gebracht. Dit bevat nder meer de vlgende cncrete taken: Opmaak affiches vr activiteiten andere diensten Opmaak uitndigingen vr evenementen Maken van presentaties, persmappen Redactie nieuwsbrief Gemeentebestuur Buggenhut Functiebeschrijving Cmmunicatieambtenaar 3

4 Aanleveren van standaard sjablnen Opmaak maandelijkse map gemeenteraad vr plaatselijke pers 4.2. Externe actren Individuele burgers - Hij/zij zrgt vr een klantvriendelijke, snelle en efficiënte drverwijzing bij vragen van burgers. - Verspreiden nieuwsjes via sciale media - Website: Beheer en vlledige kennis van het web als vlwaardig, digitaal infrmatief en interactief dienstverleningskanaal vr de burger 5. COMPETENTIEPROFIEL 1. Zelfsturende Cmpetenties / 2. Leidinggevende Cmpetenties Een verdere uitbuw van de cmmunicatiedienst n.a.v. de integratie van gemeente en OCMW behrt tt de mgelijkheden. In dat geval zal de cmmunicatieambtenaar de bijkmende medewerker meten aansturen p de hierbven vermelde taken. 3. Organisatrische Cmpetenties - Zelfstandig werken kan met de ndige instructies aan de slag is stipt in het nakmen van afspraken kan werken znder externe cntrle stuurt bij indien er futen ptreden werkt taken vlledig en tijdig af kan met alle mediatls en cmputerprgramma s verweg 4. Interactiegerelateerde cmpetenties Gemeentebestuur Buggenhut Functiebeschrijving Cmmunicatieambtenaar 4

5 - Schriftelijk cmmuniceren schrijft teksten in een duidelijke structuur en lgische pbuw past taalgebruik aan de delgrep aan hanteert een crrect taalgebruik schrijft helder, beknpt en futls - Klantgerichtheid leeft zich in de situatie van klanten in stelt zich dienstverlenend p vr iedereen speelt in p wensen van klanten in lijn met de beleidsrichtlijnen neemt verantwrdelijkheid p bij futen f klachten streeft naar klanttevredenheid - Mndeling cmmuniceren frmuleert helder en duidelijk hudt een samenhangend betg sluit de bdschap aan p de beheften van tehrders en gaat in p reacties kan de aandacht vasthuden, zwel in grep als ten pzichte van één persn vraagt dr p gegeven infrmatie tetst f de bdschap ged, crrect en vlledig is vergekmen brengt structuur en geeft huvast gaat strategisch m met argumenten is discreet bij heikele nderwerpen - Delgerichte mndelinge cmmunicatie Ideeën en meningen in een begrijpelijke taal duidelijk maken aan anderen en deze laten gelden, ndersteund dr een passende lichaamstaal. Taal en terminlgie aanpassen aan de tehrders, met respect vr de pvattingen van anderen. 5. Beleidsmatige cmpetenties Gemeentebestuur Buggenhut Functiebeschrijving Cmmunicatieambtenaar 5

6 - Netwerken legt en nderhudt relaties met mensen in en buiten de rganisatie neemt initiatief tt samenwerking met andere diensten, k buiten de rganisatie kan relaties pbuwen en nderhuden met mensen van allerlei niveaus zekt naar mgelijkheden m het netwerk te benutten vr het verkrijgen van infrmatie, steun en medewerking hudt bij eigen beslissingen rekening met de pdracht en belangen van andere diensten drziet belangen en psities van anderen en kan daarmee mgaan 6. Taakgerichte cmpetenties De cmmunicatieambtenaar is taalvaardig, assertief en bijdehand. Deze medewerker heeft een veelzijdige flexibele jb. Naast de primrdiale taak van infrmatieverspreiding zrgt hij/zij vr de inf- en receptiebalie. Hij/zij is verantwrdelijk vr het gemeentelijk infblad, sciale media, ftalbum, crisiscmmunicatie, beheert.m. de website, het CRM en de bedrijvenlijst. Hij nderhudt de cntacten met de verenigingen en de pers. Hij/zij is k het aanspreekpunt vr bedrijven en lkale handel. - Kwaliteitsvl werken is accuraat en trekt infrmatie zelf na gaat discreet m met gevelige infrmatie stelt hge eisen aan de kwaliteit evalueert het eigen gedrag/werk in het licht van kwaliteitsnrmen stuurt bij als de kwaliteit ndermaats is is zrgvuldig en vrkmt dat er futen wrden gemaakt werkt vlt met sciale media en website Gemeentebestuur Buggenhut Functiebeschrijving Cmmunicatieambtenaar 6

7 - Flexibiliteit verandert p praktische wijze plan f aanpak m het begde resultaat efficiënter te kunnen bereiken kan verweg met diverse pdrachten, wisselende pririteiten en pltse veranderingen herkent weerstand en gaat hier gepast mee m werkt in crisissituaties priritaire pdrachten ged af tnt bereidheid te leren en mee te greien met veranderingen - Initiatief kmt uit eigen beweging tt actie nderneemt zelf m de vrtgang te versnellen det spntaan vrstellen m het werk te verbeteren start zelf een nieuwe taak p als het werk klaar is f vraagt naar een nieuwe pdracht 6. TOELATINGS- EN AANWERVINGSVOORWAARDEN Algemene telatings- en aanwervingsvrwaarden vr de aanwerving een gedrag vertnen in vereenstemming met de eisen van de functie waarvr ze slliciteren, ten minste de vlle leeftijd van 18 jaar bereiken in het jaar van de aanwerving, de burgerlijke en plitieke rechten genieten, nderdaan zijn van de EU-lidstaten, vlden aan de vereiste ver de taalkennis, medisch geschikt zijn vr de uit te efenen functie, in vereenstemming met de wetgeving betreffende het welzijn van het persneelslid bij de uitvering van hun werk. De medische geschiktheid van de kandidaat met vaststaan p het genblik bepaald in de wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers p het werk. Gemeentebestuur Buggenhut Functiebeschrijving Cmmunicatieambtenaar 7

8 in het bezit zijn van een diplma van het hger secundair nderwijs. slagen vr de selectieprcedure, 7. BIJZONDERE AANWERVINGSVOORWAARDEN in het bezit zijn van een bachelr f master-diplma cmmunicatie f jurnalistiek. Diplma s die k in aanmerking kmen: cmmunicatiemanagement, infrmatiemanagement en multimedia, jurnalistiek, bedrijfsmanagement (marketing) audivisuele en beeldende kunsten, (cmmunicatie en mediadesign). slagen in een aanwervingsexamen 8. EXAMENPROGRAMMA Schriftelijk gedeelte p 60 punten 1.Grndige kennis van het gemeentedecreet, de regelgeving penbaarheid van bestuur en de privacyregelgeving. De kandidaat met een aantal vragen plssen in verband met wetgeving die tijdens de uitefening van de functie aan bd kmt. De kandidaat ntvangt vraf een gedetailleerde lijst van het (delen van het ) gemeentedecreet die relevant zijn. Bij het plssen van de vragen zal de kandidaat de ter beschikking gestelde wetgevende teksten mgen raadplegen (penbeksysteem). Te behalen punten: 10/20 2. Functiegericht praktijkgeval: De kandidaat wrdt gecnfrnteerd met één f meerdere situaties die zich tijdens de uitefening van de functie kunnen vrden. De cntext van het prbleem f de prblemen wrdt geschetst en aan de kandidaat wrdt de pdracht gegeven een plssing uit te werken. Te behalen punten: 20/40 Gemeentebestuur Buggenhut Functiebeschrijving Cmmunicatieambtenaar 8

9 Mndeling gedeelte p 40 punten Cmpetentiegericht interview In deze pref wrdt nagegaan in welke mate het prfiel van de kandidaat vereenstemt met het prfiel van de functie en wrdt gepeild naar de cmpetenties vr het werkdmein. Te behalen punten: 20/40 Om geslaagd te zijn, met de kandidaat 50% van de punten behalen p elke pref en 60% van de punten in het ttaal Vr persnen met een beperking kan p hun verzek aan hinderpalen die verbnden zijn met de handicap (dr redelijke aanpassingen) verhlpen wrden, zdat dat hij/zij aan de selectiepreven kan deelnemen. Gemeentebestuur Buggenhut Functiebeschrijving Cmmunicatieambtenaar 9