Nota van inlichtingen Openbare Europese aanbesteding Levering hardware en randapparatuur Stichting Salomo

Transcriptie

1 Opdrachtgever Salomo Europese aanbesteding levering Hardware Projectnummers: Nota van inlichtingen Openbare Europese aanbesteding Levering hardware en randapparatuur Stichting Salomo Anculus b.v. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze rapportage mag worden verveelvuldigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm en op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opname of op enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Anculus b.v.. Anculus b.v. Pastoor Petersstraat Postbus JP Eindhoven T I E aanbesteding@anculus.nl KvK Oost Brabant Rabobank

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 2 Beantwoording vragen 4 3 Correcties 11 2

3 1 Inleiding Deze Nota van Inlichtingen behoort bij de Europese aanbesteding levering hardware en randapparatuur van stichting Salomo, hierna te noemen opdrachtgever. De selectieleidraad en de bijbehorende bijlagen en documenten inclusief deze nota van inlichtingen maken onlosmakelijk onderdeel uit van de te sluiten raamovereenkomst. Bij strijdigheden in de documenten is de rangorde in geldigheid van de documenten c.q. de overeenkomsten als volgt: 3 1. Raamovereenkomst met bijlagen en documenten 2. Nota van Inlichtingen 3. Selectieleidraad met bijlagen en documenten 4. Inschrijving met bijlagen en documenten Inschrijvingen dienen uiterlijk op dinsdag 20 augustus vóór 11:00 uur (Nederlandse) tijd schriftelijk in tweevoud aangeleverd te worden. Daarnaast dient men één digitale versie in te leveren op cd-rom of USB-stick. Inschrijvingen die na deze datum en tijdstip worden ingediend, worden niet in behandeling genomen. In de linkerbovenhoek van de enveloppe van de inschrijving vermeldt de inschrijver: Vertrouwelijk, Europese aanbesteding Hardware en randapparatuur Salomo, niet openen voor dinsdag 20 augustus 2013, 11:00 uur. Anculus BV is namens de opdrachtgever het aanspreekpunt gedurende het hele aanbestedingstraject. Contactpersoon Postadres Bezoekadres : Dhr. R. Cattenstart : aanbesteding@anculus.nl : Postbus 7604, 5601 JP Eindhoven : Pastoor Petersstraat , 5612 LW Eindhoven Indien u niet voornemens bent om een aanbieding uit te brengen, gelieve dit per mede te delen.

4 2 Beantwoording vragen In dit hoofdstuk worden vragen beantwoord op volgorde van paragraaf in de selectieleidraad en selectieleidraad bijlagen. 4.1 Uniforme eigen verklaring 1. U geeft aan dat na voorlopige gunning bewijzen worden opgevraagd bij de voorlopig winnende partij van o.a. Referenties. Welke bewijzen verwacht u van de voorlopig winnende partij? 4 Aanbestedende voert de wijziging door dat iedere inschrijver de ingevulde referentieverklaringen bij inschrijving dient toe te voegen, zie hoofdstuk 3 Correcties. De bewijzen die voorlopige gegunde partij dient aan te leveren is weergegeven in paragraaf Referenties 2. Wij willen onze klanten niet belasten met het tekenen van tevredenheidverklaringen. Volstaat het toevoegen van een reeds door de klant getekende tevredenheidverklaringen? De ondertekende referentieverklaringen dient iedere inschrijver bij haar inschrijving toe te voegen. Inschrijver mag reeds getekende referentieverklaringen gebruiken, mits deze voldoen aan de gestelde eisen. Indien de referenties niet voldoen aan de gestelde eisen in paragraaf 4.5, wordt de inschrijving terzijde gelegd. 3 Uw aanvullende minimumeisen m.b.t. tevredenheid over webshop, tevredenheid over afhandeling garantie en tevredenheid over afstemming met de ICT beheerder voor iedere referent afzonderlijk is nogal beperkend. Hiermee sluit u potentiële deelnemers uit van deelname. Wij verzoeken u om deze minimumeis zodanig aan te passen dat in ieder geval deze drie aspecten terugkomen in het totaal van de aan te leveren referenties. Met andere woorden, dat inschrijvers een referentie mogen aanleveren waarin twee of drie aspecten van deze aspecten terug komen. De aanbestedingswetgeving schrijft voor dat slechts één criteria gesteld mag worden per referentie. Uw voorstel, het eisen van meerdere aspecten aan één referentie, is niet toegestaan. Opdrachtgever heeft bewust gekozen voor deze minimumeisen m.b.t. referenties,

5 met het doel een opdrachtnemer te krijgen die naar tevredenheid van haar klanten de dienstverlening kan bieden die opdrachtgever voor ogen heeft Computers 4 U zegt dat alle aangeboden apparatuur nieuw moet zijn. Bedoelt u hier mee dat refurbished apparatuur niet is toegestaan? Deze aanname is juist. Refurbished apparatuur is niet toegestaan. 5 5 U vereist dat alle aangeboden hardware wordt voorzien van een slot om diefstal te voorkomen. Kunt u bevestigen of inschrijvers voldoen indien zij apparatuur met een aansluiting voor een slot aanbieden? 6 Alle aangeboden hardware wordt voorzien van een slot om diefstal te voorkomen. Kunt u de eisen betreffende het slot nader specificeren? Met de gestelde eis wordt bedoeld dat alle desktops en laptops voorzien zijn van een universele kabelslot van tenminste 1,8 meter. De vergoeding voor de universele kabelslot wordt separaat als optie opgevraagd. De afnemer kan kiezen om de hardware al dan niet te voorzien van voorgenoemde slot. Zie hoofdstuk 3 Correcties. 7 U vereist dat alle hardware over ingebouwde speakers moeten beschikken. Kunt u bevestigen dat zowel de desktops, laptops als monitoren moeten beschikken over ingebouwde speakers? Indien dit niet het geval is, kunt u dan aangeven voor welke hardware wel ingebouwde speakers vereist is? 8 Hardware is voorzien van ingebouwde speakers. Volstaat hiervoor een interne speaker voor wat betreft de desktops? Indien dit niet het geval is, welke nadere eisen stelt u aan speakers op de desktops? Alle hardware, zowel desktops, laptops als monitoren moeten beschikken over ingebouwde speakers. Inschrijver volstaat met een interne speaker voor wat betreft de desktops. 9 Welke minimale eis stelt u aan de form factor van het chassis: Midi tower of Small Form Factor? Mogen Inschrijvers die een Midi tower aanbieden afwijken van de gestelde SFF afmetingen? Deze afmetingen zijn afwijkend t.o.v. de marktstandaarden. Kan dit gewijzigd worden in maximaal: 34(H) x 14(B) x 42(D)? 10 U vraagt voor de desktop een (SFF) form factor van max ( H x B x D ) 30 x 10 x 32 cm. Verschillende fabrikanten hanteren verschillende formaten, waarbij de onderlinge verschillen klein zijn. A-merk fabrikanten hanteren gangbare formaten van max (H x B x D) 10 x 34 x 38 cm. Bent u bereid om deze formaten te hanteren om u

6 keuzemogelijkheden te vergroten. Indien u dit niet doet, sluit u enkele a-merk fabrikanten uit en komt u niet tot de economisch meest voordelige aanbieding. Opdrachtgever gaat ermee akkoord dat de afmetingen voor de SFF wordt gewijzigd naar 34(H) x 14(B) x 38-42(D) in cm. De gestelde eis voor Midi towers vervalt. Zie hoofdstuk 3 Correcties. 11 Wilt u bevestigen dat u op de High end / Leerkracht laptop minimaal een dual core processor wilt? Ja, aanbestedende dienst bevestigd dit U vraagt voor beide notebooks om VGA en DVI en/of HDMI en displayport. Wij willen u er graag op attenderen dat notebooks van A-merk fabrikanten marktconform 1x analoge (VGA) en 1x digitale (DisplayPort, HDMI of DVI) video uitgangen hebben. Indien u vasthoudt aan de huidige eisen, sluit u veel A-merk fabrikanten van deelname uit. Bent u daarom bereid om de eis aan te passen naar 1x VGA en 1x DisplayPort/DVI/HDMI? 13 U vraagt voor de notebooks om 1 vga, 1 dvi en/of hdmi èn 1 displayport. Wij willen u erop attenderen dat notebooks van a-merk fabrikanten marktconform 1 analoge (vga) en 1 digitale (displayport / hdmi / dvi) video uitgang hebben. Indien u vasthoudt aan de huidige eisen, sluit u veel a-merk fabrikanten uit. Bent u daarom bereid om de eis aan te passen naar 1 vga en 1 displayport/dvi/hdmi? Ja, aanbestedende dienst gaat akkoord met het wijzigen van de eis naar 1x analoge (VGA) en 1x digitale (DisplayPort, HDMI of DVI) video uitgang. Zie hoofdstuk 3 Correcties. 14 U eist voor de laptops een minimaal schermgrootte van Voldoen laptops met een schermgrootte van 17,3 ook aan uw eisen? 15 Op dit moment worden 17 notebooks geleverd met 17,3 scherm. Is Aanbesteder bereid deze eis aan te passen naar 15 17,3? Aanbestedende dienst wijzigt de gestelde eis van schermgrootte naar schermgrootte 15-17,3. Zie hoofdstuk 3 Correcties. Bij de High end/ Leerkracht laptop eist u een schermresolutie van Is 1900 een verschrijving en kunt u bevestigen dat u een schermresolutie van wenst? Deze aanname is juist. De bedoelde schermresolutie is Zie hoofdstuk 3 Correcties.

7 17 Gevraagd wordt om een resolutie van 1.600x900 voor het high-end notebook. Met de standaardresolutie van x 768 kunnen wij u een scherpere aanbieding maken, Kan deze eis worden aangepast? Nee, aanbestedende dienst gaat hier niet mee akkoord Randapparatuur 18 Kunt u verder specificeren/ uitleggen wat u verstaat onder een leerlingtoetsenbord? 7 Hiermee wordt bedoeld dat het toetsenbord bestendig is tegen het gebruik door leerlingen van het primair onderwijs. 19 Kunt u verder specificeren/ uitleggen wat u verstaat onder een leerlingmuis? Hiermee wordt bedoeld dat de leerlingmuis bestendig is tegen het gebruik door leerlingen van het primair onderwijs. 20 Op dit moment worden er nagenoeg geen 17 schermen met een 5:4 verhouding geleverd. Mag de 17 eis ook als een minimum eis worden gelezen en wordt daarmee een 19 scherm met een 5:4 verhouding geaccepteerd? Nee, inschrijver dient ook een 17 monitor te kunnen leveren. Aanbestedende dienst wijzigt de eis voor de resolutie naar: tenminste 1152x864. Zie hoofdstuk 3 Correcties. 21 Op dit moment worden er nagenoeg geen 19 schermen met een :9 verhouding geleverd. Mag de 19 eis ook als een minimum eis worden gelezen en wordt daarmee een 20 scherm met een :9 verhouding geaccepteerd? Ja, aanbestedende dienst gaat akkoord met het aanbieden van een 20 scherm i.p.v. een 19 scherm met een :9 verhouding. Zie hoofdstuk 3 Correcties. 22 U eist voor printers één papierlade voor A4 papier met minimaal 500 vel. Met deze eis kan er maar een heel beperkt deel van de beschikbare printers aangeboden worden. Bent u bereid om printers die beschikken over één papierlade voor A4 papier met minimaal 250 vel, ook toe te staan? Ter informatie: Indien u deze eis bijstelt kan er aanzienlijk voordeliger aangeboden worden.

8 Aanbestedende dienst gaat akkoord met het wijzigen van de eis naar één A4 papierlade met minimaal 250 vel. Zie hoofdstuk 3 Correcties Levertijden 8 23 Verder een vraag over de levertijden, omdat wij niet kunnen garanderen dat wij systemen binnen 10 werkdagen kunnen leveren. De levertijden van desktops bedraag werkdagen en notebooks werkdagen. Dit omdat het custom build systemen zijn. 24 Bij voorraadhouding van standaardmodellen die wij van tevoren met u hebben bepaald, kunnen wij in principe de volgende werkdag leveren na invoering bestelling op webshop tijdens kantoortijden, mits er geen additionele werkzaamheden zoals imaging en asset tagging dienen plaats te vinden. Custom-Built modellen kennen echter een levertijd vanuit de fabrikant van gemiddeld 17 werkdagen. Wij verzoeken u om de levertijd voor custombuilt modellen die niet op voorraad staan op 21 werkdagen te zetten Aanbestedende dienst gaat akkoord met het voorstel voor het leveren van desktops uiterlijk 10 werkdagen na bestelling en laptops uiterlijk 15 werkdagen na bestelling. Zie hoofdstuk 3 Correcties Leveringsbetrouwbaarheid 25 U wenst per leveringsadres een minimale leveringsbetrouwbaarheid van 95%. Echter kan een onevenredig aantal bestellingen per individueel leveringsadres tot grote verschillen leiden in de leveringsbetrouwbaarheid. Ter verduidelijking het volgende voorbeeld: Leveringsadres 1: 40 artikelen besteld en 1 artikel niet juist geleverd; een leveringsbetrouwbaarheid van 97.5% Leveringsadres 2: 10 artikelen besteld en 2 artikel niet juist geleverd; een leveringsbetrouwbaarheid van 80 % Met dit voorbeeld ziet u dat de leveringsbetrouwbaarheid per leveringsadres behoorlijk kan verschillen afhankelijk van het aantal bestelde artikelen. Wij vragen u om dit te wijzigingen naar de gemiddelde leveringsbetrouwbaarheid over alle leveradressen, waardoor er een reëler beeld ontstaat van de leverprestaties van de opdrachtnemer.

9 Aanbestedende dienst gaat akkoord met het wijzigen van de eis naar een leveringsbetrouwbaarheid van 95% op stichtingsniveau per jaar. Opdrachtnemer dient in de managementrapportage de leveringsbetrouwbaarheid per locatie wél inzichtelijk te maken Vergoeding hardware 9 26 U hebt het hier over het opvragen van een vast kortingspercentage per type pc en laptop op basis van de gepubliceerde consumenten(advies)prijs van de fabrikant. Onduidelijk is wat hiermee wordt bedoeld. 27 Kunt u dit nader toelichten of bevestigen dat dit vaste kortingspercentage betrekking heeft op de op te geven percentages in tabel 5.1 Prijs Desktops en Laptops? 28 Indien dit het geval is, dienen Inschrijvers de gepubliceerde consumenten(advies)prijzen van de fabrikant in te vullen in kolom C en is het de bedoeling dat hier op nog een korting word verleend? 29 Wij leveren voornamelijk modellen uit de zakelijke markt, ook aan onze educatie klanten. Deze beschikken niet over een consumenten (advies)prijs en zijn bovendien custom built modellen, waarvoor een consumenten(advies)prijs dus niet valt te herleiden. Aanbestedende dienst wijzigt de vergoeding van de hardware (desktops en laptops) en randapparatuur, uitgezonderd overige randapparatuur, naar een vaste prijs per artikel. Zie hoofdstuk 3 Correcties. Bijlagen 5 gunningscriterium a tabel Voor zowel het toetsenbord als muis vraagt u één prijs uit. Kunnen wij ervan uitgaan dat de gevraagde prijs alleen geldt voor de standaard toetsenbord en standaard USB optisch met scrollwiel muis, maar niet voor het leerlingtoetsenbord en leerlingmuis? Ja, inschrijver kan hiervan uitgaan. 31 Het is voor ons en wellicht overige Inschrijvers onmogelijk om 1 kortingspercentage op te geven op basis een Breed assortiment van Overige randapparatuur. Wij vragen u deze te verwijderen of nader te specificeren. Inschrijver is niet verplicht een kortingspercentage op te geven. Aanbestedende dienst voert hiervoor geen wijzigingen door.

10 Bijlagen 6 gunningscriterium b tabel U vraag aan inschrijvers één gezamenlijke prijs op te geven voor twee jaar extra NBDOgarantie voor de desktops en laptops. Echter verschilt de prijs tussen laptops en desktops garantie uitbreiding aanzienlijk. Bent u bereid om dit op te splitsen en zowel een afzonderlijke prijs uit te vragen voor de desktop als de notebook twee jaar extra NBDOgarantie? 33 De garantie-uitvoering en dus ook de prijzen van twee jaar extra NBDO-garantie zijn verschillend voor desktops en laptops. Het is dus niet mogelijk om hier 1 prijs voor af te geven. Wij verzoeken u om de tabel op te splitsen, zodat Inschrijvers twee prijzen kunnen afgeven. 10 Aanbestedende dienst splitst de prijs voor twee jaar extra NBDO-garantie uit voor desktops en laptops. Zie hoofdstuk 3 Correcties.

11 3 Correcties Maak gebruik van de gewijzigde inschrijfformulieren welke digitaal aan U zijn toegekomen. Alle correcties voortvloeiend uit deze Nota van Inlichtingen zijn hierin verwerkt. Een correctie in de selectieleidraad of bijlagen zoals in dit hoofdstuk is aangegeven wordt in de definitieve raamovereenkomst na gunning verwerkt. 4.1 Uniforme eigen verklaring (tabblad 1) 11 Na voorlopige gunning worden de volgende bewijzen opgevraagd bij de voorlopige winnende partij: Inschrijving Kamer van Koophandel, zie paragraaf 4.2 Bankverklaring, zie paragraaf 4.4 Verzekeringscertificaat, zie paragraaf 4.4 Referenties, zie paragraaf 4.5 Na voorlopige gunning worden de volgende bewijzen opgevraagd bij de voorlopige winnende partij: Inschrijving Kamer van Koophandel, zie paragraaf 4.2 Bankverklaring, zie paragraaf 4.4 Verzekeringscertificaat, zie paragraaf Computers Alle aangeboden hardware wordt voorzien van een slot om diefstal te voorkomen Hardware is voorzien van ingebouwde speakers Alle prijzen zijn inclusief btw. Alle aangeboden hardware wordt voorzien van een slot om diefstal te voorkomen. Hiermee wordt bedoeld dat alle desktops en laptops voorzien zijn van een universele kabelslot van tenminste 1,8 meter. De vergoeding voor de universele kabelslot wordt separaat als optie opgevraagd. De afnemer kan kiezen om de hardware al dan niet te voorzien van voorgenoemde slot.

12 Alle hardware, zowel desktops, laptops als monitoren moeten beschikken over ingebouwde speakers. Inschrijver volstaat met een interne speaker voor wat betreft de desktops Alle prijzen zijn inclusief btw Computers 12 Desktops Basis / leerling desktop Maximum prijs (incl. btw) Optische drive: Form-factor: Midi tower (liggend als staand) Verbindingen: Overige eisen: Small Form Factor (SFF) Afmetingen (HxBxD in cm) Max 30 x max 10 x max 32 High end / Leerkracht desktop Desktops Basis / leerling desktop High end / Leerkracht desktop Maximum prijs (incl. btw) Optische drive: Verbindingen: Overige eisen: Small Form Factor (SFF) Afmetingen (HxBxD in cm) Max 34 x max 14 x 38-42

13 5.3.1 Computers Laptops Basis / leerling laptop High end / Leerkracht laptop Maximum prijs Video uit: VGA DVI en/of HDMI en displayport Schermgrootte: Schermresolutie: 13 Laptops Basis / leerling laptop High end / Leerkracht laptop Maximum prijs Video uit: VGA DVI / HDMI / displayport Video uit: Schermgrootte: 15 17,3 Schermresolutie: Randapparatuur Specificaties Monitoren (gedwongen winkelnering) Schermgrootte: Resolutie: 17 : (tenminste) 1280x : (tenminste) 00x900 Printer zwart/wit (gedwongen winkelnering) Eisen die aangeboden moeten worden

14 Invoer De apparatuur moet beschikken over één papierlade voor A4 papier, minimaal 500 vel Printer kleur (gedwongen winkelnering) Invoer De apparatuur moet beschikken over één papierlade voor A4 papier, minimaal 500 vel 14 Specificaties Monitoren (gedwongen winkelnering) Schermgrootte: Resolutie: 17 : (tenminste) 1152x of 20 : (tenminste) 00x900 Printer zwart/wit (gedwongen winkelnering) Invoer De apparatuur moet beschikken over één papierlade voor A4 papier, minimaal 250 vel Printer kleur (gedwongen winkelnering) Invoer De apparatuur moet beschikken over één papierlade voor A4 papier, minimaal 250 vel Eisen die aangeboden moeten worden Levertijden Bestellingen dienen binnen tien werkdagen na het invoeren van de bestelling in de webshop afgeleverd te worden.

15 Bestellingen dienen binnen tien werkdagen na het invoeren van de bestelling in de webshop afgeleverd te worden. Laptops dienen binnen vijftien werkdagen na het invoeren van de bestelling in de webshop afgeleverd te worden. 5.7 Lever everbetrouwbaarheid Indien in een kalenderjaar een lagere leveringsbetrouwbaarheid is gehaald dan 95%, zal opdrachtnemer aan de betreffende afnemer een onmiddellijk opeisbare boete verschuldigd zijn. 15 Indien in een kalenderjaar een lagere leveringsbetrouwbaarheid is gehaald dan 95% op stichtingsniveau, zal opdrachtnemer aan opdrachtgever een onmiddellijk opeisbare boete verschuldigd zijn. Opdrachtnemer dient in de managementrapportage de leveringsbetrouwbaarheid per locatie wél inzichtelijk te maken Vergoeding hardware Voor het leveren van hardware (pc s en laptops) wordt een vast kortingspercentage per type pc en laptop opgevraagd op basis van de gepubliceerde consumenten(advies)prijs van de fabrikant. Voor het leveren van hardware (pc s en laptops) wordt een vaste prijs per type pc en laptop opgevraagd die, uitgezonderd prijsindexatie, een vaste prijs heeft gedurende de looptijd van de raamovereenkomst. Inschrijver vult in bijlage 5 tabel 5.1 de vaste prijs per type pc en laptop in Vergoeding randapparatuur Voor het leveren van randapparatuur wordt een vast kortingspercentage opgevraagd op basis van de gepubliceerde consumenten(advies)prijs van de fabrikant. Voor het leveren van randapparatuur wordt een vaste prijs per artikel opgevraagd die, uitgezonderd prijsindexatie, een vaste prijs heeft gedurende de looptijd van de raamovereenkomst. Inschrijver vult in bijlage 5 tabel 5.2 de vaste prijs per artikel in.

16 Bijlagen 6 gunningscriterium ningscriterium b tabel 6.2 Tabel 6.2 Prijs twee jaar extra Next Business Day Onsite-garantie (NBDO) Twee jaar extra NBDOgarantie Prijs per desktop of laptop in euro inclusief btw (A) Aantal desktops en laptops (B) Totaalprijs in euro inclusief btw (A*B) 500* * Het betreft enkel een schatting, hieraan kunnen geen rechten ontleend worden. De schatting betreft de afname voor de gehele contractduur (vier jaar). Het betreft een aanvullende dienst waarvoor geen afnameverplichting geldt. Tabel 6.2 Prijs twee jaar extra Next Business Day Onsite-garantie (NBDO) Twee jaar extra NBDOgarantie desktops Twee jaar extra NBDOgarantie laptops Prijs per desktop of laptop in euro inclusief btw (A) Aantal desktops en laptops (B) Totaalprijs in euro inclusief btw (A*B) 330* 170* Totaalprijs gunningscriterium b Extra garantie * Het betreft enkel een schatting, hieraan kunnen geen rechten ontleend worden. De schatting betreft de afname voor de gehele contractduur (vier jaar). Het betreft een aanvullende dienst waarvoor geen afnameverplichting geldt.