Referentie: Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 6

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen Desktops & laptops ROC MN Aanbesteding Aanbestedende Dienst: Referentie: Desktops & laptops ROC MN Stichting ROC Midden Nederland Omschrijving: Gedurende de looptijd van de raamovereenkomst zal de Aanbestedende dienst desktops & laptops afnemen en (al dan niet gedeeltelijk laten) installeren. De afname zal verspreid over het gehele schooljaar plaatsvinden en kan bestaan uit enkele stuks, enige tientallen, maar ook uit grotere hoeveelheden. Deze aanbesteding heeft als doel een Opdrachtnemer te contracteren voor het leveren van Desktops & laptops en aanverwante producten en bijbehorende diensten ten behoeve van de Aanbestedende dienst om een ongestoorde doorgang van haar lessen en werkzaamheden te garanderen. De Aanbestedende dienst wenst hierbij ontzorgt te worden bij de aanschaf, (op)levering en nazorg van de gewenste Desktops & laptops. Onder de gewenste dienstverlening wordt ten minste verstaan het middels een gestandaardiseerde procesgang bestellen, installeren, (op)leveren en uitvoeren van nazorgactiviteiten met betrekking tot de gewenste Desktops & laptops. De opdrachtnemer dient een standaard fabrieksgarantie van 1 jaar (next business day onsite) aan te bieden. Op verzoek van het betreffende organisatieonderdeel van de Aanbestedende dienst dient deze garantie uitgebreid te kunnen worden tot een periode van vier jaar. Optioneel kunnen er tijdens de looptijd van de raamovereenkomst diverse accessoires en onderdelen zoals netwerkkaarten, geheugenkaarten en harde schijven (waaronder Solid State Drives) worden afgenomen. Gedurende de looptijd van de overeenkomst is het mogelijk dat bepaalde aanvullende werkzaamheden gevraagd worden. De Aanbestedende dienst heeft behoefte aan kwalitatief hoogstaande apparatuur voor gebruik in een schoolomgeving door zowel studenten, docenten, onderzoekers en ondersteunend personeel. Hiervoor heeft de Aanbestedende dienst een policy op het gebied van hardware waarbij zij alleen gebruik wenst te maken van producten met een hoge leverbetrouwbaarheid welke aantoonbaar bewezen kwaliteit bezitten en duurzaam in gebruik zijn. Deze zogenaamde A merken voor gebruik in het scholingsveld dienen (i.v.m. de leverbetrouwbaarheid en de garantieafhandeling) hierdoor geleverd te worden door geautoriseerde resellers. De Aanbestedende dienst definieert een A-merk als een merk met een hoge naamsbekendheid, een goede reputatie en toonaangevend qua prijs en kwaliteit in haar product categorie. Het straalt zekerheid uit en kwaliteit; zie hiervoor de leveranciers op Magic Quadrant for Global Enterprise Desktops and Notebooks. De Aanbestedende dienst wenst voldoende keuzevrijheid te houden voor de individuele gebruiker van hardware. Inschrijver dient daarom geautoriseerd reseller voor A-merken en ten minste drie verschillende A-merken met betrekking tot desktop en laptop hardware te zijn. De Inschrijver dient gedurende de looptijd van de overeenkomst het hierboven genoemde (drie verschillende A-merken) te blijven leveren. Buiten de scope van dit project vallen in ieder geval: aanschaf van audiovisuele middelen; aanschaf van mobiele telefoons; aanschaf van printers en toners. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 6

2 Toelichting: Betreft Eis Vraag Orderbevestiging dient te worden verstuurd naar besteller op orderformulier en ICT. Worden de bestellingen geplaatst in webshop van aanbieder met OCI koppeling? Of worden bestellingen g d naar aanbieder middels een bijgevoegd orderformulier? En dient de orderbevestiging per te worden verstrekt naar de besteller en ICT? De bestelling wordt bij voorkeur in webshop gedaan via een OCI koppeling met Proquro. Na afronding winkelwagen komt dit bij ons terug en de order komt pas na accordering naar leverancier. Indien geen OCI koppeling mogelijk is, dan is voor het toesturen van bestellingen bij een catalogus of vrije aanvraag een ordermailadres nodig van Inschrijver. De orderbevestiging dient naar de contactpersoon van opdrachtgever gestuurd te worden. Dit alles wordt tijdens de implementatie nader afgesproken. Betreft Eis Vraag U vraagt dat de inschrijver zich flexibel op te stellen in aflevermoment binnen en buiten de openingstijden van ROC MN. Kunt u specificeren wat u bedoelt met flexibel? En wat de maximale uitlooptijd is buiten de reguliere openingstijden? ROC MN heeft schoolvakanties waarbij gebouwen dicht kunnen zijn. Voor een eventuele levering gaat een gebouw dan voor een korte tijd open. Aanbieder moet zorgdragen dat dan ook op de afgesproken dag en tijd geleverd wordt. Met 'buiten openingstijden' bedoelen wij dat er op specifiek tijdstip en op afgesproken dag wordt geleverd. Betreft Eis Vraag Inschrijver dient de gegevens te koppelen aan MDM omgeving voor mobiele apparaten. Het geen gevraagd zal afhangen van de gekozen MDM oplossing en implementatie. Deze activiteit vergt inspanning en is een kostencomponent. Wordt bij de eis gevraagd dat de MDM omgeving wordt beheerd door de inschrijver? Zo ja, hoe dan om te gaan met dit kostencomponent? Deze eis komt te vervallen. Betreft Eis Vraag Wat worden bedoeld met verleent 'support'? Betreft de garantie afhandeling de basisfabrieksgarantie van 1 jaar vanaf aanschafdatum? Of ook pick up & return service next businesday? Gaat opdrachtnemer akkoord met de toevoeging aan de eis tot einde van fabrieksgarantietermijn van het toestel? En daarbij; alleen indien dit Nederlandse toestellen betreffen (geen grijze import)? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 2 of 6

3 Ja, het gaat om afhandelen van bestaande of nog lopende garantiegevallen uit bestaande base. Zoals vervangen van defecte hardware die niet door ons eigen personeel kan worden vervangen, analyse van defecten, beschikbaar stellen van drivers. Voor zover ons bekend hebben wij geen toestellen uit grijze import. Betreft Eis Vraag Gaat opdrachtgever akkoord met de toevoeging; uitbreidingen mogen alleen worden gefaciliteerd door geauthoriseerde ICT mederwerkers indien er gebruik wordt gemaakt van originele A-merk componenten goedgekeurd door de fabrikant van het merk laptop of desktop? Dit om ervoor te zorgen dat niet originele toevoegingen/onderdelen worden gebruikt die schade kunnen aanrichten aan het device & garantievoorwaarden vanuit fabrikant. Ja, echter dient de leverancier ook aan te geven hoe onze medewerkers geautoriseerd kunnen worden. Betreft Eis Vraag Naar welk soort/welk vorm van reparaties wordt in deze eis gerefereerd die kunnen worden uitgevoerd door geauthoriseerde ICT medewerkers van ROC MN? U kunt uw antwoord op vraag 16 aangeven, wij zullen dit op dit moment niet verder specificeren. Betreft Eis Vraag Wat wordt bedoeld met aanvullend assortiment? Wat wordt bedoeld met volledige garantie? Wordt hiermee bedoelt zoals beschreven in eis 40? Onder aanvullend assortiment bedoelen wij producten die niet in de standaardcatalogus zijn opgenomen Ja. Betreft Eis Vraag U refereert naar een onderhoudscontract. Wat wordt hiermee bedoelt? Graag nader te specificeren. Hoe is het voor andere aanbieders, anders als de huidige leverancier, realiseerbaar zonder dat daar additionele kosten voor doorbelast kunnen worden? Immers de verdiensten zitten bij de huidige leverancier, de uitvoering komt bij de nieuwe leverancier, voor welk deze uitvoering ook een kostencomponent is zonder inkomsten/verdiensten. Wij bedoelen de garantie op de huidige base. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 3 of 6

4 Betreft vraag Vraag Wat is de aard van de reparaties waaraan de ROC MN naar refereert om zelf uit te gaan voeren? Het gaat om het testen van functionaliteiten/onderdelen. Sommige merken verlangen bij aanmelden van RMA dat er zaken getest worden. Bijv. andere geheugenmodule plaatsen, andere wifikaart. Betreft Eis 59 Bestellingen 111 Vraag II, aantal openstaande orders gesplitst per kostenplaats. Hoe komt informatie over de kostenplaats mee op de bestelling? Informatie over kostenplaats wordt bij nader inzien niet vereist in de managementrapportage. Betreft Eis Vraag Aan het verwijderen met certificaat zijn kosten verbonden. Waar kan/dient inschrijver deze kosten vast te leggen in deze aanbesteding? U kunt onder het kopje 'diensten' op het prijzenblad opvoeren. Betreft Eis Vraag Er zijn voor ROC MN geen bijkomende kosten, anders dan aangeven in het prijzenblad. Dienen de wettelijke thuiskopievergoeding en verzendkosten opgenomen te worden in de inkoopprijs (excl. BTW)? U vraagt in de eisen ook om de mogelijkheid tot garantie uitbreiding incl. next business day on site. (eis 47), waar dienen deze kosten opgenomen te worden? U kunt onder het kopje 'diensten' op het prijzenblad opvoeren. Betreft Vraag Vraag Wat bedoelt u met marktconform? Veelal wordt er gerefereerd naar sites zoals tweakers. Echter deze site houdt geen rekening met alleen NL stock (vs grijze import), garantiemogelijkheden die uitgebreid kunnen worden etc? Gaat ROC MN akkoord dat deze optie wordt uitgesloten zodat er wel met gelijke producten en voorwaarden worden gemeten/beoordeeld? U kunt de aangegeven sites als richtlijn gebruiken, dit zal niet als harde beoordeling gehanteerd. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 4 of 6

5 Betreft eis Vraag Hier vermeld u in eis 47; totale MINIMALE garantietermijn van 4 jaar next businessday onsite. In het aanbestedingsdocument pagina 8 2e alinea staat; 'Op verzoek van het betreffende organisatieonderdeel van de aanbestedende dienst dient deze garantie te kunnen worden TOT een periode van 4 jaar'. Welke van deze twee is bekend Tot welke termijn is de verlengde garantietermijn gewenst door ROC MN? In deze eis wordt over verlenging gesproken, wij eisen minimaal de wettelijke garantietermijn. De verlengde garantietermijn die wij wensen is 4 jaar. Betreft Paragraaf Vraag U geeft aan dat een leeg kansen of risicodossier een score van 2 punten oplevert. Vervolgens geeft u in de tabel van paragraaf 5.4 aan dat een score van 0 niet acceptabel is een zorgt voor Knock Out. Kunt u bevestigen dat dit een omissie betreft en dat een score van 0 niet acceptabel niet kan worden gegeven? Indien u een kansendossier inlevert dat geen enkel raakvlak heeft met het onderwerp van de aanbesteding dan kan er een score van '0 - niet acceptabel' worden gegeven. Als er geen dossier wordt aangeleverd, wordt tevens een score van 0 punten toegekend. Een leeg risico of kansendossier levert dus 0 punten op. Categorie Eisen en criteria Betreft Bijlage 1.1 Hardware eisen: PC Desktop Zwaar eis Vraag U eist bij PC Desktop Zwaar het volgende bij de processor: CPU klokfrequentie is ten minste 2.3 GHz en voorzien van een processor met minimaal de prestaties van de Intel Core i Deze eis biedt ruimte voor vrije interpretatie tussen aanbieders en fabrikanten waardoor het risico bestaat dat u producten aangeboden krijgt die niet voldoen aan uw wensen en verwachtingen. Prestaties tussen verschillende typen processoren kunnen aanzienlijk verschillen. Om de prestaties van processoren met elkaar te kunnen vergelijken, adviseren wij u een benchmark score aan de eis toe te voegen. De onafhankelijke en veelgebruikte benchmark website binnen de zakelijke markt van Passmark Software ( maakt prestatieverschillen van een groot aantal processoren inzichtelijk om zo een eerlijk vergelijk te kunnen doen. Om 100% zeker te zijn dat u modellen aangeboden krijgt die aan uw wensen en verwachtingen voldoen, adviseren wij u daarom de eis te wijzigen in: De PC Desktop Zwaar is voorzien van de Intel Core i5-7400, of van een processor met ten minste een CPU klokfrequentie van 2.3 GHz en een passmark score van 7150 Graag uw antwoord. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 5 of 6

6 Wij hebben een kleine aanpassing in de tekst van deze eis, t.w.: PC Desktop De PC Desktop is voorzien van de Intel Core i3-7100, of van een processor met ten minste een CPU klokfrequentie van 2.3 GHz en een passmark score (Average CPU Mark) van minimaal 5900 PC Desktop Zwaar De PC Desktop Zwaar is voorzien van de Intel Core i5-7400, of van een processor met ten minste een CPU klokfrequentie van 2.3 GHz en een passmark score (Average CPU Mark) van minimaal 7100 Laptop Klein De Laptop Klein is voorzien van de Intel Core i5-7200u, of van een processor met ten minste een CPU klokfrequentie van 2.3 GHz en een passmark score (Average CPU Mark) van minimaal 4700 Laptop Normaal De Laptop Normaal is voorzien van de Intel Core i5-7200u, of van een processor met ten minste een CPU klokfrequentie van 2.3 GHz en een passmark score (Average CPU Mark) van minimaal 4700 Laptop Zwaar De Laptop Zwaar is voorzien van de Intel Core i7-6700hq, of van een processor met ten minste een CPU klokfrequentie van 2.3 GHz en een passmark score (Average CPU Mark) van minimaal 8100 Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 6 of 6