Uitvoering van aangepast vervoer in het kader van leerlingenvervoer en vervoer

Transcriptie

1 Nota van Inlichtingen Uitvoering van aangepast vervoer in het kader van leerlingenvervoer en vervoer Jeugdwet Aanbesteding Aanbestedende Dienst: Referentie: Uitvoering van aangepast vervoer in het kader van leerlingenvervoer en vervoer Jeugdwet Gemeente Houten Omschrijving: Deze aanbesteding is opgesteld ten behoeve van het contracteren van een Opdrachtnemer waarmee de gemeente Houten (verder genoemd de gemeente ) een raamovereenkomst wenst af te sluiten voor de de uitvoering van het Leerlingenvervoer, zijnde alle aangepast vervoer in het kader van de verordening en beleidsregels leerlingenvervoer Houten en het Vervoer Jeugdwet, zijnde het aangepast vervoer onder artikel van de Jeugdwet. Toelichting: Betreft Huidig vervoer 1 Vraag Met hoeveel voertuigen wordt het huidig aantal leerlingen vervoerd? Dit om een betere inschatting te kunnen maken m.b.t. combinatiegraad. Om de volgende redenen geven we hier geen cijfers: 1) Het vervoer van de 130 Houtense leerlingen van dit moment wordt uitgevoerd in gezamenlijkheid met vijf andere gemeenten en door meerdere vervoerders. Er worden veelvuldig leerlingen uit verschillende woonplaatsen in ritten gecombineerd. De huidige situatie is niet vergelijkbaar met de toekomstige. 2) We willen dat met een frisse blik wordt gekeken naar de manier waarop het leerlingenvervoer in Houten het beste kan worden gerealiseerd. Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Verlenging 2 Vraag Kunt u duidelijkheid verschaffen over het patroon met betrekking tot verlenging van het contract van de afgelopen jaren? Er is in onderling overleg met de overige deelnemers besloten tot verleningen. Gemeente Houten heeft nu zijn eiegen weg gekozen. Betreft en appendix a 3 Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 1 of 10

2 U geeft in appendix a de trends van het leerlingenvervoer weer. In hoofdstuk geeft u een aantal eisen voor het leerlingenvervoer aan. Alleen deze gegevens zijn voor ons niet voldoende om een gefundeerde planning en calculatie te maken. Kunt u daarom de volgende gegevens aan ons verstrekken? a) De adresgegevens van de leerlingen (postcode, straat, nummer, plaats) b) Per leerling de bestemming c) Per leerling de schooltijden van maandagochtend tot en met vrijdagmiddag d) Per bestemming (school) de adresgegevens (postcode, adres, nr, plaats) en het cluster van de betreffende bestemming. e) Per leerling specifieke behoeften zoals kleinschalig vervoer, solo vervoer, rolstoelgebruik en alle specifieke behoeften die u verder bedoeld in 4.3.1, P4. f) Per leerling, indien van toepassing, de creatieve maatwerk oplossingen. g) Per leerling, indien van toepassing, de stageadressen, de stagetijden en de stagedagen. h) De maximale reistijd per leerling i) De afzetmarge voorafgaand schooltijd in de ochtend? Bijvoorbeeld 15 minuten. j) De afhaalmarge achteraf schooltijd in de middag? Bijvoorbeeld 15 minuten. k) Indien u ervoor gekozen heeft om één of meerder vragen van a t/m j niet of met nee te beantwoorden kunt u dan aangeven met welke uitgangspunten wij rekening dienen te houden in het offertetraject en dus ook na gunning ook in de praktijk? a) en b) Zie bijlage Haal en breng gegevens c) Het is op dit moment aan de vervoerders om de schooltijden, studiedagen, vakanties en feestdagen ieder jaar op te vragen en te gebruiken voor de planning. Wij hebben daar geen overzicht van. Een grove schets: bijna alle scholen starten om 8.30 of 8.45 uur. De meeste scholen zijn uit tussen en uur. De meeste scholen zijn vrij op woensdagmiddag en sommige op vrijdagmiddag. Soms is er verschil in schooltijden tussen afdelingen op dezelfde locatie op vrijdagmiddag (bijvoorbeeld onderbouw/ bovenbouw of basisschool/voortgezet onderwijs). d) Zie bijlage Gegevens scholen e) De momentopname is: 3 rolstoelafhankelijk, 1 soms (moet rolstoel ingeklapt mee kunnen nemen in taxi), 4 individueel vervoer, 10 leerlingen kleinschalig vervoer (over 3 voertuigen verdeeld), 1 zevenpuntsgordel, 1 speciale autostoel, 1 leerling mag geen kind naast zich hebben zitten. Daarnaast zijn er nog talloze andere behoeften zoals: geen radio i.v.m. gehoorapparaten, niet voorin bij de chauffeur, juist voorin bij de chauffeur, als laatste halen en als eerste afzetten, koptelefoon op tijdens de rit, kind naar binnen begeleiden enz. f) Het is onderdeel van de aanbesteding dat vervoerder aangeeft hoe zij deze oplossingen (met ons en ouders) kan bedenken en wat kan worden gefaciliteerd. g) Stagetijden zijn meestal gelijk aan schooltijden. Momenteel gaat het om 3 leerlingen (Tull en t Waal, Austerlitz en Houten). Stages duren zelden langer dan een jaar, dus volgend jaar zal het om andere leerlingen gaan. h) De gemeente Houten heeft geen maximale reistijd bepaald en stelt als prestatie dat leerlingen zo kort al mogelijk onderweg zijn (P3). i) en j) Afzet- en ophaalmarge maken geen onderdeel uit van de prestaties. Het is aan de vervoerder om in het Plan van Aanpak hier aandacht aan te besteden, waarbij het beoogde resultaat dat de kern is van deze aanbesteding leidend is (namelijk het vervoer kwalitatief hoogwaardig en op maat, duurzaam en veilig wordt uitgevoerd.) k ) Zie voorgaande antwoorden. Betreft Data / historie 4 Vraag Is er data aanwezig met betrekking tot de tijden en de verschillende postcodes; dit zodat er een gedegen voorspelling kan worden gedaan en een passende offerte uit te brengen? zie antwoord op vraag: Categorie Aanbestedingsprocedure Betreft Wachtkamer 5 Vraag Op het moment dat je als partij in de wachtkamer terecht komt en deze constructie wordt daadwerkelijk ingezet; wordt het contract dan voor twee jaren aangeboden? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 2 of 10

3 Neen, de reden is aangegeven in het aanbestedingsdokument: De gemeente wil voor een periode van twee jaar een overeenkomst afsluiten, ingaande op 1 augustus 2017, met de optie de overeenkomst twee keer voor een periode van een jaar te verlengen, Deze twee optionele verlengingen zijn in verband met de mogelijke afspraken die gemaakt gaan worden met de provincie Utrecht binnen U10/U16 samenwerking. Betreft Vervoer Jeugdwet 6 Vraag Met welke zes zorgaanbieders is er al een contract voor het vervoer Jeugdwet? De huidige situatie is dat er acht aanbieders een contract hebben voor vervoer jeugdwet algemeen en rolstoelvervoer: Authiek, De Jonge Ontdekker, Stichting Intermetzo, Lijn 5, Stichting Reinaerde, Stichting het Robbertshuis, Stichting Wielewaal, Stichting s Heerenloo. Eén zorgaanbieder heeft alleen een contract voor rolstoelvervoer, namelijk Stichting de Schutse. Het gestandaardiseerde tarief is 7,02 per dag algemeen vervoer en 15,00 per dag rolstoelvervoer. Betreft Vervoer Jeugdwet 7 Vraag De kilometer waarover gesproken wordt met het vervoer Jeugdwet; betreft het hier de beladen kilometers of ook de onbeladen kilometers? Dit is een ruwe schatting van het aantal beladen kilometers. Betreft en appendix a 8 Vraag Door de invoering wet op passend onderwijs vindt er vaak een daling plaats in het aantal leerlingen. U geeft in dit hoofdstuk aan dat bij daling van aantal leerlingen de vervoerder een bedrag aan u verschuldigd is. U geeft in appendix a aan dat u verwacht dat er een daling plaats gaat vinden. Verwacht u, buiten de maatregelen uit appendix a om, er nog een verdere daling plaats gaat vinden binnen de gemeente Houten? Zo ja, welke maatregelen gaan er nog doorgevoerd worden? Kunt u in de leerlingenlijst aangeven op welke leerlingen al deze maatregelen invloed hebben? Historische cijfers wijzen uit dat het om 1 à 3 leerlingen per jaar gaat. Het betreft uitzonderingen. In 2015/2016 bijvoorbeeld is één uitzondering gemaakt voor een meisje die 2,5 week na een knieoperatie is vervoerd i.v.m. een lastige thuissituatie. Daarnaast, en deze vallen buiten de 1 à 3 leerlingen, worden momenteel leerlingen soms door 1 vervoerder korter/minder vervoerd dan het criterium voor een unieke leerling bv i.v.m. wisseling van school, echter als alle leerlingen door 1 vervoerder worden vervoerd, dan tellen deze leerlingen mee als unieke leerling. Aanvullen dat 2 telt als 1 dag (we hebben een leerling die we maandag- en vrijdagmiddag vervoeren het ). Kunnen we hier een maximum stellen aantal leerlingen per jaar of is dit antwoord voldoende?" Betreft Vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 3 of 10

4 U geeft aan dat de staffel van toepassing is op het aantal unieke leerlingen per jaar. U geeft hierbij aan dat een leerling minimaal één dag per week of drie aaneengesloten maanden per jaar vier dagen per week vervoerd moet worden om als uniek beschouwd te worden. Kunt u op basis van onderstaande voorbeelden aangeven of wij verplicht zijn de leerling te vervoeren en of deze meegenomen wordt voor de staffel van uniek leerlingen per schooljaar? a) Leerling reist vier maanden in de winter drie dagen per week. b) Leerling reist 35 weken per jaar één dag per week. c) Leerling reist zes maanden twee dagen per week. d) Leerling reist hele schooljaar 3 dagdelen op afzonderlijke dagen. Het risico dat de vervoerder met de door u opgestelde definitie loopt, is groot zoals u kunt zien in de voorbeelden a t/m d. Want uiteraard zal de vervoerder alle leerlingen vervoeren die recht hebben op vervoer. En maakt hier dus ook kosten voor. In de praktijk kan het namelijk voorkomen dat wij over het gehele schooljaar 150 unieke leerlingen vervoeren, maar dat op basis van uw telling dit er maar 110 zijn. Dit betekent dus dat wij als vervoerder u als opdrachtgever moeten betalen om 40 leerlingen te mogen vervoeren. Wij verzoeken u daarom om de definitie aan te passen zodat elke unieke leerling die in opdracht van u op enig moment vervoerd is in het leerlingenvervoer mee te nemen in de staffel, zodat het risico wordt gemitigeerd. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 4 of 10

5 Al onze leerlingen zijn leerplichtig en de meesten gaan gelukkig het naar (dezelfde) school en zijn weinig ziek. Tijdelijk leerlingenvervoer Historische cijfers wijzen uit dat het gaat om uitzonderingen (korter dan drie maanden toekennen van leerlingenvervoer). In 2015/2016 bijvoorbeeld is één uitzondering gemaakt voor een meisje die 2,5 week na een knieoperatie is vervoerd naar een reguliere basisschool binnen Houten i.v.m. een lastige thuissituatie. Andere school Momenteel worden leerlingen soms door 1 vervoerder korter/minder vervoerd dan het criterium voor een unieke leerling i.v.m. een wisseling van school, echter als alle leerlingen door één vervoerder worden vervoerd, dan tellen deze leerlingen mee als unieke leerlingen. Het één dag Twee telt als één dag, ook als deze ritten op verschillende dagen worden verreden (voorbeeld d). En acht ritten tellen als vier dagen. Afmelding Het gaat om het vervoer dat is beschikt en niet het vervoer dat wordt gerealiseerd. Dus als een leerling voor het hele schooljaar een beschikking heeft voor aangepast vervoer van één dag in de week en zes weken ziek is, dan telt deze leerling mee, ondanks dat het vervoer maar 34 weken wordt uitgevoerd. Instroom Om het risico te mitigeren worden leerlingen die na drie maanden voor het einde van het schooljaar instromen in het leerlingenvervoer voor minimaal 4 dagen in de week/8 ritten meegeteld als unieke leerling (na 14 april 2018 en na 20 april 2019). Parttime Van de 130 leerlingen rijden er 14 parttime mee in het vervoer (zie onderstaand overzicht). Zij halen allemaal het criterium voor een unieke leerling. De overige 116 leerlingen rijden 10 ritten in de week mee (heenreis) 5 (terugreis) (heenreis) Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 5 of 10

6 2 5 maanden 10 (winter) 6 Betreft P12 10 Vraag Kunt u toelichten wat u met dit punt bedoeld? Wat bedoelt u met in toenemende mate? Wat verwacht u van de duurzaamheid aan het begin van de contractperiode en na 2 jaar, dus aan het einde van de looptijd? Indien een inschrijver direct aan het begin van het contract investeert in een duurzame dienstverlening en deze gestand houdt. Wordt dat minder gewaardeerd dan een inschrijver die beperkt/niet duurzaam inschrijft en slechts enkele verbeteringen doet gedurende het contract? Duurzaamheid binnen deze aanbesteding betekent voor de aanbestedende dienst dat er zo min mogelijk schade aan het milieu wordt toebedeeld door de handelingen die dienen te worden verricht ten gevolge van deze aanbesteding. Uit het plan van aanpak dient te blijken welke acties de inschrijver gedurende de contractperiode onderneemt of al heeft ondernomen om deze te beperken. Door te stellen dat de vervoerder en het vervoer in toenemende mate duurzaam dienen te zijn, biedt de aanbestedende dienst de inschrijver de kans eventuele investeringen pas gedurende de contractperiode te doen. De beoordeling geschiedt door te kijken naar het plan voor de gehele contractperiode. Een inschrijver die gedurende de gehele contractperiode een hoog niveau haalt, wordt hoger beoordeeld dan een inschrijver die gedurende de contractperiode naar eenzelfde niveau toewerkt, mits de inschrijver aan kan tonen dat gedurende de contractperiode wel verder aandacht aan duurzaamheid wordt besteed. Hiermee wil de aanbestedende dienst borgen dat duurzaamheid een aandachtspunt blijft gedurende de gehele contractperiode. Betreft Data / routes / historie 11 Vraag Is er data beschikbaar van de voorgaande periode, dit met betrekking tot de routes en combinatiegraad? zie antwoord op vraag Categorie Contractvoorwaarden Betreft Verlenging 12 Vraag Er is een verlenging mogelijk, vanaf welk moment zou daar duidelijkheid over zijn? Is deze verlenging direct voor twee jaren? Uiterlijk 3 maanden voor het verstrijken van de betreffende periode Betreft Vraag Kunt u bevestigen u bedoelt met 1x per jaar per 1 januari van het aankomende jaar bedoelt dat de eerste indexering plaatsvindt op ? Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 6 of 10

7 Correct Betreft Vraag Uit hoeveel leden bestaat de beoordelingscommissie? Worden de kwaliteitsplannen in een bepaalde volgorde gelezen? Bijvoorbeeld: per inschrijver Plan van Aanpak, dan direct Kansen en Risicodossier? Of eerst alle Plan van Aanpakken en daarna alle Kansen- en Risicodossier? Of gaat het lezen van de kwaliteitsstukken ad random? De commissie bestaat uit 5 personen. De plannen worden per inschrijver beoordeeld. Onderling vergelijken is niet toegestaan en elke inschrijver wordt uniek beoordeeld Betreft Vraag U vraagt om een Plan van Aanpak van 22 slides in de vorm van een powerpoint presentatie. In de informatiebijeenkomst heeft u aangegeven dat de vorm vrij is. Dus dat het plan ook in word-format ingediend mag worden, mits de 22 pagina s niet worden overschreden én het Plan redelijkerwijs goed leesbaar is (lettertype 10, regulier lettertype). kunt u dit bevestigen? Correct Betreft Opnieuw vraag 5 16 Vraag Juiste vraagstelling van eerder gestelde vraag 5: Hoe is de onderlinge verhouding m.b.t. de beoordeling van de 4 onderdelen van het Plan van Aanpak? Wordt er per onderdeel een aantal punten gegeven en hoe zwaar weegt ieder onderdeel? Zie Fase 3 in het aanbestedingsdokument. Betreft 2.13 Wachtkamerconstructie 17 Vraag U geeft in dit artikel aan dat inschrijvers moeten instemmen met een wachtkamerconstructie en dat de inschrijver zijn offerte gestand moet doen tot twee jaar na ingangsdatum van overeenkomst? Dat is vreemd aangezien de duur van de overeenkomst ook 2 jaar is : u kunt dan niet verwachten dat vervoerder dan nog zijn offerte gestand doet waarbij de gegevens van het vervoer grondig gewijzigd kunnen worden. Wij stellen dan ook voor deze periode te verkorten naar max. 1 jaar maar dat er dan wel voor een periode van minimaal 2 jaar c.q. 3 jaar. Dit is een volstrekt onverantwoorde eis. Indien de gegevens van het vervoer grondig gewijzigd worden zal dat evenredig worden aangepast. Eis blijft gehandhaaft Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 7 of 10

8 Betreft Score kwaliteit 18 Vraag Hoe is de onderlinge verhouding m.b.t. de 4 onderdelen van het Plan van Aanpak? Wordt er per onderdeel een aantal punten gegeven en hoe zwaar weegt ieder onderdeel? zie antwoord op vraag Betreft 2.4. Uitgangspunten bij de procedure 19 Vraag Wij verbazen ons er over dat u aangeeft dan er minimaal 3 inschrijvingen ingediend dienen te zijn, aangezien er anders onvoldoende mededinging heeft plaatsgevonden. Wat gebeurd er indien er 2 inschrijvingen heeft plaatsgevonden? Per slot van rekening moeten de leerlingen wel vervoerd worden. Dit is een eis uit het aanbestedingsbeleid van de gemeente Houten. Dan zal er niet tot gunning worden overgegaan en dan lost de gemeente dit zelf op. Betreft 1.4. Beknopte beschrijving 20 Vraag De aangeboden prijs wordt vermenigvuldigd met km. Is dit aantal ook ongeveer het aantal kilometers wat er per 2 jaar verreden wordt voor deze doelgroep? Zie antwoord vraag Betreft 4.5. Nadere bepalingen m.b.t. de prijs 21 Vraag Betreft het kilometertarief van 2,00 zoals vermeld in het bestek een maximaal beladen of een onbeladen kilometertarief?? zie antwoord vraag Betreft Leerlinggevens 22 Vraag Graag verzoeken wij u de postcodes - bestemmingen - schooltijden - bijzondere kenmerken van de te vervoeren leerlingen z.s.m te sturen zodat wij verantwoord kunnen calculeren of het interessant is om überhaupt in te schrijven. Graag niet wachten totdat de geplande NvI verstuurd zou worden, is voor ons verloren tijd. Zie bijlage NvI Betreft Vervoer Jeugdwet 23 Vraag Er wordt gesproken over tien kinderen en kilometer voor het vervoer Jeugdwet. Op wat is het aantal kinderen gebaseerd en mogen we daar de data van ontvangen? (enkele postcodes van en naar zijn voldoende). Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 8 of 10

9 Zie bijlage NvI Betreft Vraag Wij begrijpen dat u de objectiviteit wilt waarborgen, echter een waardering op kwaliteit bevat te allen tijde een subjectieve component, vanwege achtergrond, referentiekader, eerdere ervaringen en expertise. Dat is logisch en onderdeel van het beoordelingsproces. Derhalve vragen we u om tussen de woorden (derde alinea van onderen) de objectiviteit en gewaarborgd de woorden zo veel mogelijk toe te voegen. Kunt u daarmee instemmen? AD houdt vast aan oorspronkelijke tekst is afkomstig van Pianoo en inhoudelijk en juridisch volstrekt correct Betreft Vraag In de informatiebijeenkomst werden vragen gesteld over de gunningsmethodiek, of deze niet beter lineair kan verlopen in plaats van per staffel zoals in de huidige situatie. Wij begrijpen dat het een keuze is die u als commissie met elkaar maakt. Als u ervoor openstaat, willen we u het volgende meegeven. Wij prefereren de huidige staffel. Wij vinden het wenselijk is dat er een duidelijk onderscheid te maken is tussen de verschillende inschrijvingen. Het kan een middel zijn om de commissie extra bewust te maken of de plannen daadwerkelijk meerwaarde bieden. De AD neemt deze opmerking mee in zijn overweging Betreft Vraag In hoeverre is het sjabloon voor het kansen- en risicodossier dwingend voorgeschreven en dient de inschrijver gebruik te maken van de tabel? Zijn de aangegeven risico s en kansen limitatief tot 2 per categorie? Kunt u bevestigen dat het sjabloon ter illustratie is en dat de inschrijver de vrijheid heeft om het kansen- en risicodossier vorm te geven, behoudend uiteraard de vaste de kopjes die u heeft aangegeven. Document is inderdaad ter illustratie. Inschrijver is vrij in layout niet idd op de "kopjes" Betreft Vraag Het is voor nog niet zeker of en zo ja met welke onderaannemer we gaan samenwerken. Staat u toe dat derden ook na inschrijving worden opgegeven, indien de hoofdinschrijver zelfstandig voldoet aan de gegeven selectiecriteria? Dat is idd akkoord. Onderaannemer dient natuurlijk 100% te voldoen aan gestelde eisen. E.e.a. altijd ter goedkeuring van AD. Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 9 of 10

10 Betreft Vraag U geeft aan dat de beste inschatting van het Jeugdwet vervoer kilometer over 2 jaar bedraagt. a) Kunt u aangeven hoe deze inschatting tot stand is gekomen? b) Zijn de a->b kilometers of beladen routekilometers? c) Zijn de kilometers gebaseerd op de snelste of kortste route en met welke routeplanner wordt dit vastgesteld. In de vervoersbranche is Easy Travel de gebruikelijke routeplanner. d) Kunt u aangeven hoeveel kinderen nu in het Jeugdwet vervoer worden vervoerd? e) Kunt u de kinderen van de jeugdwet aan de leerlingenlijst toevoegen? (zie voor benodigde gegevens onze eerst ingediende vraag) Zie antwoord vraag en bijlage NvI, het is een ruwe schatting Betreft Vraag De inschrijvers die als tweede en derde eindigen krijgen een wachtkamerovereenkomst. Hierin vraagt u om de offerte twee jaar gestand te doen. Dit is naar onze mening een buitenproportionele termijn en legt een groot risico bij de opdrachtnemer neer. Het kan immers betekenen dat een ondernemer een complete bedrijfsvoering moet opzetten voor enkele maanden. Een ondernemer moet immers kosten maken om voertuigen aan te schaffen, chauffeurs klaar te maken voor de opdracht etc. Bent u bereid om de termijn voor de wachtkamerovereenkomst terug te brengen naar een half jaar? zie antwoord vraag Datum genereren Nota van Inlichtingen: Pagina 10 of 10