Directiebeoordeling HACCP-systeem 2016

Transcriptie

1 Directiebeoordeling HACCP-systeem februari 2017

2 Inhoudsopgave 1. HACCP-systeem 2. Kwaliteitsbeleid en doelstellingen 3. Resultaten externe audits 4. Resultaten interne audits 5. Resultaten tevredenheidsonderzoeken 6. Kwaliteitsverbetering n.a.v ingeleverde kwaliteitsverbeteringsformulieren 7. Leveranciersbeoordelingen 8. Analyse Microbiologisch onderzoek 9. Analyse Critical Control Points 10. Basisvoorwaardenprogramma 11. Gevaren- en risicobeoordeling 12. Toetsing kennis en kunde 13. Verificatie / toetsing Instrumenten 14. Allergenenbeleid 15. Oordeel effectiviteit voedselveiligheidssysteem 16. Aanbevelingen ter verbetering 2 P a g i n a

3 1. HACCP-systeem Het HACCP- systeem is opgezet, ingevoerd, gedocumenteerd en onderhouden in overeenstemming met de eisen in het certificatieschema betreffende De eisen voor een op HACCP gebaseerd Voedselveiligheidssysteem, versie 5 (juni 2012). De volgorde en onderlinge samenhang zijn via links in Q-Intra MyDMS, het digitale kwaliteitshandboek, doorgevoerd. De kritische punten worden bewaakt aan de hand van interne auditering, externe auditering, kwaliteitsverbeteringformulieren, indicatoren en tevredenheidanalyses. De borging van het algemeen kwaliteitsmanagementsysteem valt onder het HACCP- team en de stuurgroep kwaliteit. 2. Kwaliteitsbeleid en doelstellingen De bewoners, medewerkers, gasten en afnemers van (uitbreng)maaltijden, zijnde onze klanten, moeten verzekerd zijn van maaltijden die voldoen aan hoge kwaliteitseisen. Dit houdt in dat de bereide maaltijden: - een aantrekkelijke uitstraling moeten hebben; - goed moeten smaken; - een verantwoorde samenstelling moeten hebben; - geen risico voor de volksgezondheid mogen opleveren: a. door de microbiologische kwaliteit van de maaltijden b. door het aanwezig zijn van vreemde voorwerpen in de maaltijden c. door concentraties chemische restproducten d. door gebrek aan allergenenkennis Ouderen kunnen extra gevoelig zijn voor de genoemde risico s. Door het hanteren van het HACCP systeem wil Alerimus risico s ten aanzien van de voedselveiligheid zoveel mogelijk controleren en, indien mogelijk, elimineren, waarbij gestreefd wordt naar het leveren van een kwaliteitsproduct. Voedselveiligheid en het leveren van kwaliteitsproducten zijn onderdeel van het kwaliteitsbeleid, maar het beleid is niet uitsluitend hiertoe beperkt. Alerimus wenst steeds meer en vaker kwaliteit te benaderen vanuit de klant. De mate waarin Alerimus aan de wensen en agenda van de klant tegemoet komt bepaald mede het ervaren van kwaliteit. Binnen de organisatie waaronder de voedingsdienst betekent dit een omslag in denken nl. omvorming van een aanbod- naar een vraaggerichte organisatie. Deze transitie staat op zich buiten de scope van het HACCP-systeem. Echter daar waar veranderingen in werkmethodieken van de voedingsdienst raakvlakken krijgt met voedselveiligheid en daarmee met het HACCP-systeem dan zal daar tijdig op worden ingespeeld. De transitie heeft de volle aandacht van het HACCP-team. 3 P a g i n a

4 3. Resultaten externe audits Externe audit Kiwa Hercertificatie Hercertificatie van het HACCP-systeem heeft op 23 en 24 februari 2016 plaatsgevonden. Namens Kiwa is deze hercertificatie audit uitgevoerd door de heren A. van der Salm en de heer M. Vonk. Tijdens de twee auditdagen hebben de auditoren drie tekortkomingen geconstateerd die allen vielen in de categorie Minor. a. Tekortkoming op norm 5.5 Minor : In de kans x ernst analyse ontbreekt een verklaring t.a.v. de gebruikte codering Oplossing : De tabel is aangepast met zowel op de x- als y-as tekstverklaringen en er is uitleg opgenomen in de tabel over de gebruikte kleuren zodat het voor een ieder duidelijk is wat de vervolgstap moet zijn. b. Tekortkoming op norm 5.8 Minor : In het handboek is niet vastgelegd hoe kruisbesmetting met allergenen in de praktijk wordt voorkomen. Dit zit wel in de manier van werken maar is niet aantoonbaar. Oplossing : De gehanteerde manier van werken is uitgeschreven in een werkinstructie t.w. HACCP Voorkomen van kruisbesmetting ten behoeve van allergeenvrije maaltijden en geïmplementeerd. c. Tekortkoming op norm 5.12 Minor : In het handboek zijn diverse wijzigingen zoals titels en functies binnen de organisatie niet doorgevoerd in het handboek. Oplossing : In het handboek is opgenomen HACCP Functiewijzigingen. Medewerkenden worden op de verschillen gewezen in naamgeving van functies. 3.2 Externe audit Kiwa- Opvolgaudit De eerste opvolgaudit is uitgevoerd op 5 en 6 september De audit is ook deze keer uitgevoerd door de heer A. van der Salm. 4 P a g i n a

5 De auditor van dienst heeft één minor tekortkoming geconstateerd. a. Tekortkoming op norm 5.8 Minor : De ongediertebestrijding is uitbesteed aan Rentokil. Bij controle van de digitale bezoekrapportage bleek o.a. dat het Buiten van de Open Waard al 3 maanden niet bezocht was en er geen actuele plattegrond van de Open Waard was. Oplossing : Er is een schrijven uitgegaan naar Rentokil waarin wij onze constateringen en negatieve ervaringen kenbaar hebben gemaakt. Naar aanleiding hiervan heeft een gesprek plaats gevonden met de rayon manager en zijn de verbeterpunten besproken. Kort hierna hebben de servicemedewerker en de rayon manager de verbeteringen doorgevoerd. 3.3 Externe audit Gastvrijheidzorg met sterren In 2016 heeft Alerimus zich wederom laten auditeren door Gastvrijheidzorg met Sterren. Deze audit heeft plaats gevonden op 8 april De audit is afgenomen bij locatie de Buitensluis en kan gezien worden als toonzettend voor beide locaties. Tenslotte werken voedinsgdienstmedewerkenden op beide locaties, vormen de koks één HACCP-team, werken beide keukens onder één hoofd voedingsdienst en is het HACCP-systeem voor beide grootkeukens opgesteld. De scores op onderdelen zijn als volgt : Bejegening 84% Beleid 82% Faciliteiten 70% Eten & drinken 84% Ambiance 86% Klanttevredenheid 86% Totaalscore 82% Vanuit Gastvrijheidszorg met Sterren geeft complimenten op onderstaande punten : -Samenwerking met andere instellingen - Laagdrempelig - Vers gekookte maaltijden - Effectief verzuimbeleid - Het oog gericht op de toekomst 5 P a g i n a

6 4. Resultaten interne audits Interne audits conform auditjaarplan De voedingsdienst is in 2016 vijf keer geauditeerd door interne auditoren. In onderstaand schema staat welke audits zijn uitgevoerd: Onderdeel Datum interne audit Geconstateerde tekortkomingen (NA) Aanpassingen / aanvullingen(-a) 1.Hoofd Voedingsdienst Keuken OW 3.Keuken OW Keuken BS Senioren restaurant OW Verklaring NA en A s: 1.1 Hoofd Voedingsdienst (NA): Er kan niet worden aangegeven wanneer er voor het laatst onderhoud is geweest aan de koelingvriescel. De Technische Dienst heeft de servicebonnen; er is ooit een logboek geweest bij / voor de koeling- vriescel maar dit logboek is er al geruime tijd niet meer. Actie: De Technische Dienst is benaderd om navraag te doen bij AA of een logboek nog altijd nodig is bij deze koelinstallatie; de Technische Dienst geeft aan dat er een nieuw logboek is aangemaakt en geleverd door AA Installatietechniek. Dit logboek wordt bewaard in kantoor Technische Dienst. 1.2 Hoofd Voedingsdienst (-A): Er is een registratie temperatuur koeling- vriescel van augustus De loggers liggen wel continue in de koeling- vriescel. Als er storing zou zijn op de koeleenheden dan komt dit op de DECT telefoons van de Technische Dienst en van de verzorging, deze melden dit dan bij de keuken medewerkenden. Actie: Ondanks dat er continu gelogd wordt zou de logger 1 keer per maand moeten worden uitgelezen. Recente stroomstoring bijvoorbeeld was onbekend bij Hoofd Voedingsdienst. In werkinstructie staat 1 maal per week dit wordt aangepast naar 1 maal per maand. 1.3 Hoofd Voedingsdienst (-A): De producten die op de dag zelf gebruikt worden zijn niet gestickerd. In de werkinstructie wordt uitsluitend gesproken over het stickeren van geopende verpakkingen ( dit is het product wat uit de verpakking is gehaald). Actie: De uitzondering op de stickerregel is verwoord in de werkinstructie WI W02 Gebruik dagstickers houdbaarheid. 6 P a g i n a

7 2.1 Keuken OW (-A): Er is onduidelijkheid over het verjaardagsmenu van jarige cliënten. Actie: Hoofd Voedingsdienst heeft gesproken met keukenmedewerker, werkinstructie behoeft geen aanpassing. 3.1 Keuken OW (-A): De keuken medewerkende is niet op de hoogte van de auditlijst Hygiënecode Woonvormen. Deze audit wordt door Hoofd Voedingsdienst jaarlijks uitgevoerd. Actie: Hoofd Voedingsdienst heeft gesproken met keukenmedewerker Keuken BS (-A): Er wordt geen lijst bijgehouden van weggegooide producten zoals omschreven in HACCP 3 03 Opslag goederen inclusief kalibratie thermometers. Actie: Alle keukenmedewerkende geattendeerd op het formulier F C01 Kkn Registratie weggegooide producten voedingsdienst Senioren restaurant OW (-A): De controle op de kassa-uitdraai van de kasgelden uit het senioren restaurant wordt niet meer uitgevoerd door een vrijwilliger. Actie: Werkinstructie WI A02 SR Afdracht kasgelden senioren restaurant is aangepast. 4.2 Interne audits conform Hygiënecode woonvormen De auditlijst Hygiënecode woonvormen wordt gebruikt door hoofd voedingsdienst om een beeld te krijgen van de hygiëne rond het bewaren en bereiden van voedingsmiddelen, persoonlijke hygiëne en schoonmaak in de huiskamers en de dagverzorgingen. Als de bevindingen daar aanleiding toe geven worden verbeterstappen doorgevoerd. De volgende onderdelen zijn opgenomen in de auditlijst Hygiënecode woonvormen : Boodschappen doen Bewaren / opslag (voorraadkasten) Bewaren / opslag koelkast Bewaren / opslag diepvries Persoonlijke hygiëne Hygiënische wekwijze Voorbereiden maaltijden Bereiden maaltijden Bereiden broodmaaltijden Frituren Schoonmaak en onderhoud Serveren en consumeren Afruimen Afwassen Eindoordeel / verbeterafspraken 7 P a g i n a

8 Per onderdeel kunnen de volgende scores worden toegekend : voldoende onvoldoende niet van toepassing Audit Huiskamer Meerzorg BS ( ) Deze audit geeft aan dat de huiskamer meerzorg BS op alle punten van de audit aan de eisen voldoet. Er zijn geen tekortkomingen geconstateerd en dientengevolge zijn er geen verbeterafspraken gemaakt. Het eindoordeel is goed. Auditor : B. Hooghwerff. Audit Dagverzorging Dagsluis BS ( ) Aandachtspunten: Onderdeel Bewaren / opslag koelkast Criterium : Reinheid van de koelkast; ziet er schoon uit, geen gemorste producten Bevindingen : De koelkast moet beter schoongemaakt worden. Onderdeel Persoonlijke hygiëne Criterium : Sieraden; handsierraden zijn af (tijdens kneden van gehakt of deeg) Bevindingen : Ringen zijn nog om; dit is in de zorg niet gebruikelijk. Onderdeel Schoonmaak / onderhoud Criterium : Periodiek onderhoud; hiervoor is een schema en afwijkingen ten aanzien van de planning worden aangegeven. Bevindingen : Er is geen schema aanwezig. Alle punten zijn door hoofd voedingsdienst met de medewerkenden besproken en opgelost. Audit Dagverzorging Dagsluis BS ( ) Aandachtspunten: Onderdeel Bewaren / opslag koelkast Criterium : De belading; ordelijk en overzichtelijk. Bevindingen : De koelkast moet minder vol. Onderdeel Schoonmaak / onderhoud Criterium : Periodiek onderhoud; hiervoor is een schema en afwijkingen ten aanzien van de planning worden aangegeven. Bevindingen : Afwijkingen ten aanzien van de planning worden onvoldoende aangegeven. De Dagsluis krijgt het eindoordeel Goed van auditor B. Hooghwerff aangaande deze audit. De afwijkingen zijn bij de medewerkenden van de Dagsluis onder de aandacht gebracht. 8 P a g i n a

9 Audit Huiskamer Meerzorg BS ( ) Deze audit geeft aan dat de huiskamer meerzorg BS op alle punten van de audit aan de eisen voldoet. Er zijn geen tekortkomingen geconstateerd en dientengevolge zijn er geen verbeterafspraken gemaakt. Het eindoordeel is: Prima. Auditor : B. Hooghwerff. Audit Huiskamer Kreekenstein OW ( ) Aandachtspunten: Onderdeel Bewaren / opslag koelkast Criterium : Koelkastthermometer; aanwezig en zichtbaar. Bevindingen : Er is geen thermometer aanwezig. Onderdeel Persoonlijke hygiëne Criterium : Kleding; schoon schort. Bevindingen : Schort ontbrak ter plaatse. Onderdeel Schoonmaak / onderhoud Criterium : Periodiek onderhoud; hiervoor is een schema en afwijkingen ten aanzien van de planning worden aangegeven. Bevindingen : Er is geen schema aanwezig. Huiskamer Kreekenstein krijgt het eindoordeel Goed van auditor B. Hooghwerff. De eerste twee aandachtspunten zijn direct opgelost en met medewerkenden is besproken dat ze een schoonmaakschema aftekenlijst moeten hanteren. Hiervoor is opgenomen in het kwaliteitshandboek het Ecolab Schoonmaakschema Huiskamers. 5. Tevredenheidsonderzoeken 5.1 Enquêtes uitbrengmaaltijden Naar goed gebruik houdt Alerimus jaarlijks een tevredenheidonderzoek onder de afnemers van uitbrengmaaltijden. In de directiebeoordeling HACCP 2015 werd gewag gemaakt dat ook in 2016 dit onderzoek zou worden uitgevoerd. In 2016 heeft dit onderzoek echter niet plaats gevonden. Door organisatie ontwikkelingen binnen Alerimus is er geen ruimte gevonden om dit onderzoek uit te voeren. Te denken valt hierbij aan de verhuizing van de Open Waard naar de tijdelijke locatie Het Buiten van de Open Waard, het wegvallen van twee MT- leden waardoor taken herverdeeld moesten worden, een voedingsdienst die veel tijd heeft ingeruimd om tot toekomstplannen te komen en dergelijke. Anderzijds durfden we er op te vertrouwen dat de hogen scores gemeten (altijd rond de 8 ) in voorgaande jaren het gevolg zijn van een goed werkende HACCP-systeem uitgevoerd door 9 P a g i n a

10 een vaste groep ervaren en betrokken medewerkers. In 2016 is aan de gehanteerde systematiek niet veel veranderd en ook de groep keukenmedewerkers is stabiel. In het eerste kwartaal van 2017 zal dit onderzoek alsnog worden uitgevoerd. Hiermee is de interval tussen de laatste- en de nog uit te voeren meting acceptabel. 5.2 Enquêtes intramurale cliënten A. Op 26 augustus 2016 is een onderzoek uitgevoerd onder intramurale klanten in Het Buiten van de Open Waard die gebruik maken van de huiskamer en daar de warme maaltijd gebruiken. Het betreft een kleine groep bewoners waarvan 7 klanten mondeling zijn geïnterviewd door auditor M. Blijdorp (kwaliteitsmedewerkende). Op de volgende vragen werd door de geïnterviewden unaniem positief geantwoord (score 7 op 7): - zijn de warme maaltijden smakelijk - zien de warme maaltijden er verzorgd uit - zijn de warme maaltijden altijd voldoende op temperatuur - wordt u vriendelijke en goed geholpen als u hulp nodig heeft bij de warme maaltijd - de wijze waarop de warme maaltijd geserveerd wordt is goed - de onderlinge sfeer / gezelligheid tijdens de warme maaltijd is goed Op de volgende vragen wordt verdeeld gereageerd: - is er voldoende keuze en / of variatie bij de warme maaltijden 3 bewoners : Ja 4 bewoners : Geen mening / weet niet - het is fijn dat er op de huiskamer wordt gekookt 4 bewoners : Ja 3 bewoners : Geen mening / weet niet - er wordt regelmatig gevraagd of de maaltijd naar wens is 5 bewoners : Ja 2 bewoners : Nee Opmerkingen : - In de huiskamer wordt één gerecht gekookt, sommige huiskamer cliënten ervaren dan niet dat ze kunnen kiezen. - Als proef is geprobeerd ook s avonds te koken. Dit kan tot verwarring leiden bij klanten die zich niet kunnen herinneren al eerder op de dag een warme maaltijd te hebben gegeten. - Klant vindt beide tijdstippen (middag avond) goed om de warme maaltijd te gebruiken. - Er heerst rust op de huiskamer. Van de 7 bewoners hebben 6 een cijfer gegeven variërend van een 7 tot en met een 9. Het gemiddelde cijfer is P a g i n a

11 B. Op 2 september 2016 is een onderzoek uitgevoerd onder intramurale klanten van de Buitensluis die gebruik maken van de huiskamer Meerzorg en daar de warme maaltijd gebruiken. Er zijn 10 bewoners mondeling geïnterviewd door auditor M. Blijdorp (kwaliteitsmedewerkende) Op de volgende vragen werd door de geïnterviewden unaniem positief geantwoord (score 10 op 10): - zien de warme maaltijden er verzorgd uit - vindt u het tijdstip van de maaltijd goed (middag / avond) - het is fijn dat er op de huiskamer wordt gekookt - wordt u vriendelijke en goed geholpen als u hulp nodig heeft bij de warme maaltijd - de wijze waarop de warme maaltijd geserveerd wordt is goed Op de volgende vragen wordt verdeeld gereageerd: - Is er voldoende keuze en / of variatie bij de warme maaltijden 6 bewoners : Ja 4 bewoners : Geen mening / weet niet - de warme maaltijden zijn voldoende op temperatuur 9 bewoners : Ja 1 bewoner: Nee - de onderlinge sfeer / gezelligheid tijdens de warme maaltijd is goed 7 bewoners : Ja 3 bewoners : Nee (soms wel) - er wordt regelmatig gevraagd of de maaltijd naar wens is 7 bewoners : Ja 3 bewoners : Nee (soms: 1 / nooit : 2) Opmerkingen : - Soms is het eten een beetje flauw. - Door het uitscheppen moet er gewacht worden op je beurt. - Vanuit de centrale keuken zijn er vaak bonen. - We genieten er allemaal van als op de huiskamer wordt gekookt. - Bewoner geeft aan het moeilijk te vinden iets te vragen. - Om uur eten is gezelliger. - Klant heeft altijd zelf lekker gekookt en geeft aan daarom hoge eisen te stellen aan de warme maaltijd. Van de 10 bewoners hebben 10 een cijfer gegeven variërend van een 7 tot en met een 9. Het gemiddelde cijfer is P a g i n a

12 6. Kwaliteitsverbetering n.a.v ingeleverde kwaliteitsverbeteringformulieren Alle afdelingen kunnen gebruik maken van het kwaliteitsverbeteringformulier om zaken aan te geven die in hun ogen niet naar behoren lopen en voor verbetering vatbaar zijn. In 2015 zijn er op beide locaties geen formulieren binnengekomen met betrekking tot de voedingsdienst. Door er blijvend de aandacht op te vestigen dat medewerkers dit formulier kunnen gebruiken om `problemen aan te geven zien we dat in 2016 verschillende kwaliteitsverbeteringformulieren met betrekking tot de voedingsdienst zijn ingeleverd Open Waard Dagverzorging : Vlees (slavink) te hard gebakken waardoor één kant zwart was. HVD : Kok is aangesproken, was zich van geen kwaad bewust want heeft van andere afnemers niets gehoord desbetreffende dag Open Waard Verzorging : Meerdere malen ontbrak een warme maaltijd voor een specifieke bewoner. HVD: Bewoner at sinds kort niet meer in restaurant. Aanpassing was onvolledig doorgevoerd in XL Food. Is recht getrokken Open Waard Huiskamer : Te weinig vlees aangeleverd gekregen voor de groep bewoners. Verwijt dat voedingsdienst medewerkers vuilniszakken niet meeneemt naar beneden. HVD: Te weinig vlees is besproken met kok en huiskamer. Er wordt meer vlees aangeboden. AH : Heeft medewerkende huiskamer aangesproken om geen vuilniszakken te zetten op kar voedingsdienst en de vuilnis zelf af te voeren Open Waard Huiskamer : Aangebrande gepaneerde schnitzels waardoor het vlees voor bewoners niet te snijden is. HVD : Er is ander vlees aangeboden. Koks passen bereiding aan. Huiskamer moet eerder reageren bij problemen Open Waard Huiskamer : Zeer stug rundvlees gekregen. Het andere vlees is gedeeld en daar was voldoende van. HVD : Besproken met koks. Beoordeling koks was dat het vlees gaar was. Er zijn geen klachten ontvangen van andere afnemers Buitensluis Thuiszorg : Verzoekt om extra menulijst (of kopie) voor klant opdat klant kan zien wat hij / zij besteld heeft op de dag van aflevering. HVD : Afgesproken dat de klant waar het om gaat een dubbele lijst krijgt zodat de klant deze kan invullen (kopie maken) en bewaren. 12 P a g i n a

13 Buitensluis Thuiszorg : Geven aan dat het verstrekken van de extra menulijsten niet van de grond is gekomen. HVD : Geeft aan dat hij om namen heeft gevraagd bij de thuiszorg om welke klanten het gaat en heeft hier geen respons op ontvangen Buitensluis Thuiszorg : Geven nogmaals aan dat er nog steeds geen extra menulijsten worden verstrekt aan klanten die dit wensen. AH : Heeft gesproken met hoofd voedingsdienst en deze geeft aan nogmaals gevraagd te hebben om de namen van klanten en deze nog steeds niet ontvangen te hebben. AH heeft coördinator thuiszorg g d met verzoek om namen van desbetreffende klanten door te geven aan hoofd voedingsdienst. 7. Leveranciersbeoordelingen Hoofd voedingsdienst heeft de leveranciers van de voedingsdienst in 2016 tweemaal beoordeeld op hun prestaties ten aanzien van de belevering en de kwaliteit van de door hen geleverde producten en of diensten. De beoordelingen zijn uitgevoerd op 13 januari 2016 en op 22 augustus Bij beide beoordelingen hebben alle leveranciers de beoordeling Goed gekregen. Hoofd Frontoffice voert eveneens leverancierbeoordelingen uit waaronder deze die betrekking hebben op de facilitaire dienstverlening. Hier zijn ook bedrijven bij die diensten en of producten leveren aan de voedingsdienst. Deze leveranciersbeoordelingen zijn uitgevoerd op 8 februari 2016 en 1 september De aan de voedingdienst te relateren bedrijven krijgen allen de beoordeling Goed tijdens de twee beoordelingen. Door de voedingsdienst zijn 3 klachten neergelegd bij leveranciers : Klacht De leidinggevend kok van de Open Waard heeft een klacht neergelegd bij King Nederland B.V. omtrent het niet retour nemen van verkeerd geleverd product (tweemaal) in de periode eind januari. Ten tijde van de uiting van de klacht was er al driemaal een chauffeur geweest van King Nederland B.V. edoch die had steeds geen retourbon bij zich voor het verkeerd geleverde product. Er zijn excuses gemaakt voor het ongemak en afd. Sales-Support heeft een retourorder ingezet voor de verkeerd geleverde artikelen en deze zijn opgehaald. 13 P a g i n a

14 Klacht Maandag en woensdag zijn de bestellingen brood door Bakkerij Boender ruim een uur te laat geleverd waardoor de voortgang van de werkzaamheden van de voedingsdienst in het geding kwamen. Bakkerij Boender heeft verontschuldigingen aangeboden en de oorzaak intern kunnen achterhalen. Er is beloofd dat er voor gezorgd wordt dat het niet meer voorkomt. Leidinggevende kok geeft aan dat de bakker nu elke dag heel vroeg levert. Klacht Er is een schrijven uitgegaan naar Rentokil met de klacht dat de bezoekfrequentie aan Het Buiten van de Open Waard geen regelmaat kent. Uit de digitale bezoekrapportage bleek dat Het Buiten al drie maanden niet bezocht was en er geen actuele plattegrond was. N.a.v. dit schrijven heeft een gesprek plaats gevonden met de rayon manager en zijn de verbeterpunten besproken. Kort hierna hebben de servicemedewerker en de rayon manager de verbeteringen doorgevoerd. 8. Analyse Microbiologisch onderzoek Door Micro Analyse Zeeland zijn controles uitgevoerd op de centrale keukens van de Buitensluis en het Buiten van de Open Waard. Centrale keuken Buitensluis Microbiologisch onderzoek van maaltijdcomponenten Bemonsterd: - Geweekte pruimen uit plastic bak met deksel in koelcel - Rauwkost uit rvs schaal afgedekt met deksel in koelcel - Schijfjes tomaat uit plastic bakje in koelcel - Honing mosterd uit aangebroken verpakking - Zeeuws spek uit plastic verpakking Alle onderzochte producten voldeden microbiologisch aan de gestelde referentiewaarden. 14 P a g i n a

15 Audit A. Onderzoek van oppervlakken (kve/16cm 2 ) m.b.v. afdrukplaatjes Er zijn 15 monsters genomen waarvan 9 voldeden aan de norm en 6 niet voldeden aan de norm. De monsters die niet voldeden betroffen de kunststofflappen (schone kant) van de vaatwasmachine, bedieningspaneel vaatwasmachine, tempex maaltijdsysteem (interieur), bodem RVS-mixer, portioneerschuif voor portioneren, onderkant krat op werkbank. Genomen maatregelen hoofd voedingsdienst : Alle punten zijn besproken tijdens het werkoverleg en genoteerd in de overleg map. Genoemde punten worden extra schoongemaakt en er is afgesproken dat de mixerbeker ook door de vaatwasmachine moet daar deze niet voldoende schoon wordt met de handwas. B. Temperatuurmetingen Uit de meetgegevens blijkt dat de temperaturen van alle koelingen en vriezers voldoen aan de ter plaatse geldende normen. Alle eet- en drinkwaar wordt onder de juiste temperatuurcondities bewaard. C. Onderzoek van lucht m.b.v. fall-out platen (60 minuten) De luchtmetingen m.b.v. zogenaamde fall-out platen hebben tot doel na te gaan in hoeverre de ventilatie in de ruimten voldoende is. Norm is 1 micro-organisme per 1 uur op één cm 2. De afzuiging van de centrale keukenruimte geeft een resultaat van 0,1 per cm 2. De afzuiging op de vaatwasmachine geeft een resultaat van 0,2 per cm 2. Beide afzuigingen voldoen daarmee ruimschoots aan de norm. D. Visuele beoordeling Er zijn geen kritische opmerkingen met betrekking tot de volgende onderwerpen: - persoonlijke hygiëne - inrichting en staat van onderhoud - vriescel - vrieskist - keuken en magazijn E. Allergenen Allergeneninformatie voor de onverpakte maaltijdcomponenten is beschikbaar en snel opvraagbaar. F. Registraties Registraties van temperaturen Ontvangst grondstoffen en maaltijdcomponenten, Opslag van levensmiddelen en Bereiden met verhitting zijn correct. Er wordt correct gemeten en geregistreerd. 15 P a g i n a

16 Microbiologisch onderzoek van maaltijdcomponenten Bemonsterd: - Stoofpeultjes uit aangebroken plastic emmer in koelcel - Gebraden vlees uit pan met deksel in koelcel - Gebraden vlees uit schaaltje met deksel in koelcel - Jong belegen kaas 40+ per plakje verpakt in koelcel - Boerenvla ananas (Zuivelhoeve) uit eenmansverpakking in koelcel Alle onderzochte producten voldeden microbiologisch aan de gestelde referentiewaarden. Centrale keuken Het Buiten van de Open Waard Microbiologisch onderzoek van maaltijdcomponenten Bemonsterd: - Gebraden procureurlapje uit gesealed plastic bakje in vriezer - Rauwkost uit rvs bak afgedekt met plastic folie in koelcel - Tomatenbouillon uit pan afgedekt met plastic folie in koelcel - Boeren pap (Zuivelhoeve) uit eenmansverpakking in koelcel - Geweekte pruimen uit emmer afgedekt met plastic folie in koelcel Alle onderzochte producten voldeden microbiologisch aan de gestelde referentiewaarden Audit A. Onderzoek van oppervlakken (kve/16cm 2 ) m.b.v. afdrukplaatjes Er zijn 15 monsters genomen waarvan 7 voldeden aan de norm en 8 niet voldeden aan de norm. De monsters die niet voldeden betroffen de messen robot coupe op serveerwagen, bovenblad serveerwagen aan de schone kant vaatwasmachine, tempex maaltijdsysteem (binnenkant deksel), handgreep van de koelcel, handgreep Rational steamer, begin portioneerband, einde portioneerband, handgreep sealapparaat. Genomen maatregelen door leidinggevende kok : Instructies gegeven voor het meerdere keren per dag schoonmaken van de serveerwagen aan de schone kant van de vaatwasmachine. De groene flappen van de vaatwassen elke dag als laatste door de vaatwasser doen. Portioneerband op de juiste wijze schoonmaken, ook nog voor het banddraaien. Des middags alle handcontactpunten desinfecteren met Sirifan Speed. 16 P a g i n a

17 B. Temperatuurmetingen Uit de meetgegevens blijkt dat de temperaturen van alle koelingen en vriezers voldoen aan de ter plaatse geldende normen. Alle eet- en drinkwaar wordt onder de juiste temperatuurcondities bewaard. C. Onderzoek van lucht m.b.v. fall-out platen (60 minuten) De luchtmetingen m.b.v. zogenaamde fall-out platen hebben tot doel na te gaan in hoeverre de ventilatie in de ruimten voldoende is. Norm is 1 micro-organisme per 1 uur op één cm 2. De afzuiging van de centrale keukenruimte geeft een resultaat van 0,5 per cm 2. De afzuiging op de vaatwasmachine geeft een resultaat van 0,8 per cm 2. Beide afzuigingen voldoen daarmee ruimschoots aan de norm. D. Visuele beoordeling Er zijn geen kritische opmerkingen met betrekking tot de volgende onderwerpen: - persoonlijke hygiëne - keuken en magazijn Bij de volgende onderwerpen zijn wel kritische opmerkingen gemaakt: - inrichting en staat van onderhoud - de afvalbak is niet voorzien van een deksel met voetpedaal -> er is een nieuwe afvalbak besteld en geleverd - tijdens de bereidingen is de tussendeur tussen de bereidingsruimte en aangrenzende afwaskeuken niet gesloten -> kok geeft aan dit wel te doen; tijdens audit was bereiding al klaar - de schoonmaak materialen worden niet opgeborgen in een werkkast -> instructie gegeven voor opbergen materialen in werkkast - koelcel - op bederfelijke producten in de koelcel ontbreekt een juiste codering -> betreft producten die s ochtends klaargezet worden om dezelfde dag te worden gebruikt; - vrieskist -op bederfelijke producten in de vrieskist ontbreekt een juiste codering (productnaam en THT-datum) E. Allergenen Allergeneninformatie voor de onverpakte maaltijdcomponenten is beschikbaar en snel opvraagbaar. F. Registraties Ten tijde van de audit was er geen medewerker aanwezig die de HACCP registratieformulieren kon laten zien. Deze dienen aantoonbaar te zijn om blijk te geven dat 17 P a g i n a

18 de Critical Control Points worden beheerst. Hoofd voedingsdienst heeft dit besproken met de leidinggevende kok Microbiologisch onderzoek van maaltijdcomponenten Bemonsterd: - Gekookte aardappelen in 3 vaks-maaltijd bak gesealed - Spruitjes met ham blokjes uit 3 vaks-maaltijd bak gesealed - Sukadelapje uit 3 vaks-maaltijd bak gesealed - Groentesoep uit plastic bak gesealed - Rauwkost salade uit rvs bak in koelcel Alle onderzochte producten voldeden microbiologisch aan de gestelde referentiewaarden. 9. Analyse Critical Control Points De beheersmaatregelen voor de onderkende kritische beheerspunten worden door de voedingsdienst geregistreerd op de daarvoor bestemde formulieren. Het aantal CCP s is in 2016 ongewijzigd gebleven ten opzichte van De CCP s staan benoemd in document HACCP 2 08 Overzicht kritische en algemene beheerspunten, welke opgenomen is in het digitale HACCP kwaliteitshandboek. Per 21 januari 2016 is bij CCP 6 `uitbrengmaaltijden de functie van hoofd facilitaire dienst vervangen door hoofd voedingsdienst. 10. Basisvoorwaardenprogramma Het basisvoorwaardenprogramma is in de HACCP-team vergadering van do geëvalueerd. Het basisvoorwaardenprogramma behoefde op dat moment geen aanpassing en voorgenomen werd het basisvoorwaardenprogramma opnieuw te evalueren op het moment dat de tijdelijke locatie Het Buiten van de Open Waard in gebruik zou zijn genomen. De leidinggevende kok van Het Buiten heeft diverse aanpassingen voorgesteld in het basisvoorwaardenprogramma, dit in de HACCP-team vergadering van 28 augustus Deze aanpassingen zijn overgenomen en doorgevoerd per 29 augustus Gevaren- en risicobeoordeling De gevaren- en risicobeoordeling, HACCP 2 04A Gevaren- en risico beoordeling, is in januari 2016 besproken in een HACCP-team vergadering en heeft toendertijd twee aanpassingen ondergaan: - Bij ongediertebestrijding is de bedrijfsnaam Protecta vervangen door Rentokil. 18 P a g i n a

19 - Bij `bereiden en `het gebruik van onjuiste of allergenen bevattende ingrediënten en grondstoffen is een aanvulling doorgevoerd dat ingrediënten (allergenen) traceerbaar zijn in het Allergenen Management Systeem. In maart 2016 is de systematiek van risicobepaling veranderd. Dit naar aanleiding van een minor tekortkoming op dit onderdeel. Er is uitleg toegevoegd bij de mogelijke scores en de betekenis van de kleuren is in legenda toegevoegd. Het voordeel van de nieuwe manier is dat met het oplopen van het cijfer het risico ook toeneemt, dit in tegenstelling tot de oude manier. E.e.a. oogt begrijpelijker. 12. Toetsing kennis en kunde Er zijn in 2016 geen trainingen gegeven aan- of cursussen gevolgd door keuken medewerkenden. Hoofd voedingsdienst heeft er wel op ingezet door de wensen kenbaar te maken aan de praktijkopleiders, mede vanuit de gedachte eens iets nieuws te proberen (andere aanbieder cursussen, andere lesinhoud). Echter daar is geen opvolging van te melden. Hoofd voedingsdienst is voornemens om begin 2017 offerte aan te vragen voor de trainingen HACCP-basis en HACCP-gevorderden bij Micro Analyse Zeeland opdat deze trainingen in 2017 wederom in het scholingsaanbod opgenomen kunnen worden. Ook leeft het idee om leverancier Ecolab te vragen om instructielessen te komen geven over het gebruik van de van hen afgenomen schoonmaakmiddelen. Hoofd voedingsdienst zal zich oriënteren op de mogelijkheden. Gezien de vaste kern van medewerkenden, de tot op heden ongewijzigde manier van werken en er geen vernieuwende wet- of regelgeving behoeft te worden ingepast, is er geen sprake van een lacune in het kennisniveau door het uitblijven van de gebruikelijke trainingen. Alerimus heeft eind 2016 de Leerwijzer opgestart. Dit is een aanbod van interne trainingen / workshops van collega s voor collega s. De keuken medewerkenden kunnen hier, net als ieder ander personeelslid, gebruik van maken. Het idee hierachter is dat medewerkers mee ontwikkelen op die punten waarvan ze zelf vinden iets te weinig af te weten. Vanuit de voedingsdienst verzorgt hoofd voedingsdienst, in het kader van de Leerwijzer, in de eerste helft van 2017 twee workshops met als thema Samen Eten, Minder Zorg waarbij iedereen van harte welkom is. 19 P a g i n a

20 13. Verificatie / toetsing instrumenten Alerimus maakt voor het beoordelen van het HACCP-kwaliteitssysteem gebruik van meerdere instrumenten ter bepaling van de mate waarin wordt voldaan aan normen en gewenste resultaten. De instrumenten die worden ingezet zijn: - interne audits - jaarlijkse externe audits door KIWA - jaarlijkse externe audits door Micro Analyse Zeeland - jaarlijks microbiologisch onderzoek maaltijdcomponenten door Micro Analyse Zeeland (ook inbegrepen bij de externe audits door M.A.Z.) - enquêtes gebruikers extramuraal - uitbrengmaaltijden - enquêtes gebruikers intramuraal - brood- en warme maaltijden - kwaliteitsverbeteringformulieren Alle instrumenten tezamen geven voldoende- en kwalitatief goede informatie om het HACCP-systeem te onderhouden en te verbeteren. In 2017 zullen deze instrumenten daarom wederom worden ingezet om het kwaliteitsmanagementsysteem verdere input te geven. In vergadering van het HACCP-team zijn de verschillende punten uit de verificatieparagraaf van het certificatieschema HACCP versie 5 doorlopen om vast te stellen of deze nageleefd worden. Conclusie is dat dit het geval is. 14. Allergenen De voedingsdienst is in staat om op beide locaties (zie resultaten audits Micro Analyse Zeeland) allergeneninformatie snel beschikbaar te hebben voor verpakte- en onverpakte maaltijdcomponenten. Dit door gebruikmaking van het Allergenen Management Systeem (AMS). Vanuit de hercertificeringsaudit werd geconstateerd dat de voedingsdienst weliswaar de juiste werkwijze hanteert hoe kruisbesmetting te voorkomen om allergenenvrije maaltijden te bereiden, maar dat de werkwijze nog niet formeel vastgelegd was in het kwaliteitssysteem. Naar aanleiding van deze bevinding is het document HACCP Voorkomen kruisbesmetting ten behoeve van allergenenvrije maaltijden opgesteld en geïmplementeerd. 20 P a g i n a

21 15. Oordeel effectiviteit voedselveiligheid systeem Aangezien, a. Er geen major tekortkomingen zijn geconstateerd tijdens de hercertificeringsaudit en de opvolgaudit in 2016 en de minor tekortkomingen naar tevredenheid van de auditor(en) zijn opgelost. b. Kiwa heeft besloten om ook voor de komende drie jaar Alerimus een HACCP-certificaat toe te kennen met een geldigheid tot c. De uitkomsten van de interne audits, afgenomen bij de voedingsdienst, net als de jaren ervoor bemoedigend zijn. d. De uitkomsten van de gehouden enquêtes een positief beeld geven van de mening van klanten over de geleverde maaltijden door de voedingsdienst. e. Er ten opzicht van 2015 weer meer gebruik gemaakt is van het kwaliteitsverbeteringformulier waardoor er vooral in de breedte aan kwaliteitsverbetering gewerkt wordt. f. De voedingsdienst niet schroomt om problemen in de product- en dienstverlening van leveranciers aan te kaarten bij deze leveranciers. Het uiten van klachten zit goed verankerd in de handelswijze van de voedingsdienst. g. De microbiologische onderzoeken resultaten hebben opgeleverd die direct te gebruiken zijn voor het verbeteren van de werkprocessen in de grootkeukens. In de meeste gevallen betreft dit aanpassingen in het schoonmaakproces. h. Alle CCP s op adequate wijze worden beheerst en geregistreerd door de voedingsdienst. i. Het HACCP-team goed functioneert. j. De HACCP-documentatie regelmatig wordt geactualiseerd en daarmee op orde is. k. Het basisvoorwaardenprogramma en de gevaren- en risico inventarisatie geactualiseerd zijn. Dit respectievelijk met oog op de nieuwe (tijdelijke) locatie Het Buiten van de Open Waard en als gevolg van een minor tekortkoming. l. Kennis en kunde van het HACCP-systeem aantoonbaar is via certificaten van deelname aan cursussen en aantoonbaar is door het dagelijks gebruik van middelen, materialen en methodieken in de dagelijkse praktijk. m. Onderhoud periodiek en door ter zake kundige bedrijven wordt uitgevoerd. n. Ook in 2016 vier sterren (max. vijf) zijn ontvangen van Gastvrijheidzorg na het uitvoeren van een audit in de Buitensluis waarbij gastvrijheid, sfeer en ambiance en de geserveerde maaltijden centraal staan. 21 P a g i n a

22 kan uit bovenstaande bevindingen geconcludeerd worden dat de voedingsdienst de HACCPwerkwijze goed beheerst, daarmee de voedselveiligheid goed controleert en in staat is goede producten en diensten te leveren dia aansluiten bij het in H.2 genoemde kwaliteitsbeleid en doelstelling van Alerimus. 16. Aanbevelingen ter verbetering Enige aanbevelingen ter verbetering: - De voedingsdienst moet meer (van harte) gebruik maken van input / kennis van derden ter verbetering van de maaltijdvoorziening in het algemeen. Uitkomsten van audits, zowel die van Kiwa als Micro Analyse zeeland, geven aanleiding tot het doorvoeren van verbeteringen in de `eigenlijke keuken processen. Beschouw uitkomsten als een kans en niet als een bedreiging. - Vergroot de zichtbaarheid van de keuken binnen en buiten de organisatie verder. Vanaf 2015 zijn er enkele stappen gezet om de zichtbaarheid van de keukenmedewerkers te vergroten richting de interne klanten. Er is een evenementenwagen in gebruik genomen waarmee met enige regelmaat gerechten als poffertjes, pannenkoeken, hotdogs etc. op de afdeling in het zicht van de klanten worden bereid. In die tijd zijn ook de bewonersbezoeken en restaurantrondjes door een kok ingevoerd om rechtstreeks contact te hebben met klanten en om te horen hoe de klanten de maaltijden ervaren. Probeer de zichtbaarheid als iets vanzelfsprekends en wenselijks te beschouwen en bouw met deze houding dit verder uit, ook richting de externe klanten. - Maak met de voedingsdienst ook een stevige en innige verbinding met de andere disciplines binnen Alerimus. De organisatie verandert. Team Welzijn is in wording. De zorg wordt verdeeld in kleine teams. Zorgmaatjes zijn een feit. Hiermee veranderen communicatiestructuren. Zorg voor voldoende overleg- en afstemmingsmomenten om aan de rol van een ieder recht te doen en het werk zo gestroomlijnd mogelijk te kunnen uitvoeren. Dit in het belang van de klant. - Omarm het toekomstbeeld dat Alerimus verandert van een aanbodgerichte- naar een vraaggerichte organisatie. Hierbij hoort dat oude en vertrouwde werkwijzen (ten dele) moeten worden los gelaten en nieuwe moeten worden uitgedacht. De voedingsdienst moet zich actief richten op het doorontwikkelen van nieuwe concepten zoals o.a. de één portie keuken, het beheren van sociaal `grand cafés (de zogenaamde huiskamers van de wijk), koken op de huiskamers e.d. Neem hierbij de klant als vertrekpunt, hoe ziet diens agenda er uit en hoe kan daar invulling aan worden gegeven. De klant moet daarbij op elk moment van de dag Gastvrijheid ervaren van de keukenbrigade. - Voor taken gelieerd aan de maaltijdvoorziening is een flinke groep vrijwilligers actief. Te denken valt aan vrijwillig medewerkenden die koken op de huiskamers, vrijwilligers die werkzaam zijn in de restaurants en de chauffeurs die nodig zijn om de uitbrengmaaltijden bij de externe klanten thuis te bezorgen. Een zorg is dat de groep vrijwilligers vergrijst en er zich 22 P a g i n a

23 weinig nieuwe vrijwilligers melden. Dit betekent dat de voedingsdienst zich actief moet inzetten, al dan niet in samenwerking met de welzijnscoördinatoren, om vrijwilligers geïnteresseerd te krijgen voor het verrichten van taken. Hierbij mag niet uit het oog verloren worden dat de `nieuwe vrijwilliger een andere is dan de `oude vrijwilliger. De nieuwe vrijwilliger is nog steeds bereid zich voor anderen in te zetten, maar dikwijls op iets beperktere schaal en wenst daarbij flexibel te zijn. Vrijwilligerswerk zal daarom anders georganiseerd moeten gaan worden. - Met de oplevering van de nieuwe Open Waard in het verschiet alwaar een satelliet keuken komt met andere werkwijzen, zal ook de gevaren- en risicoanalyse en het basisvoorwaardenprogramma moeten worden nagezien en eventueel aangepast. Besteed eveneens zorgvuldig aandacht aan het valideren van nieuw aan te schaffen keukenapparatuur en nieuwe werkwijzen en verifieer deze naderhand. Was getekend: Numansdorp/Oud-Beijerland, 14 februari 2017 Woon-, zorg- en dienstencentra Alerimus locatie de Buitensluis Bernhardstraat BC Numansdorp B.G.A.M. van Os, Directeur locatie het Buiten van de Open Waard Polderlaan ZA Oud-Beijerland 23 P a g i n a