PROGRAMMA VAN EISEN. Warme (oosterse) maaltijden tbv evenementen/ partycatering

Transcriptie

1 CDC/Divisie Facilitair en Logistiek ASSORTIMENTSMANAGEMENT Datum: 7 mei 2014 Versie: 005 Algemeen Goederen Bedrijf PROGRAMMA VAN EISEN PVE-nummer Hiermede vervalt n.v.t. Warme (oosterse) maaltijden tbv evenementen/ partycatering Opgesteld door : CDC/DF&L/VAM/Assortimentsmanagement Naam - : W.K Huizenga Assortimentsmanager Vastgesteld door: Naam en functie : Ing. P. Visser Sr. Assortimentsmanager Dagtekening : Handtekening: Dit Programma Van Eisen omvat, exclusief de bijlagen, 9 bladzijden

2 PAGINA 2 VAN 9 INHOUDSOPGAVE HOOFDSTUK 1 AFKORTINGEN Afkortingen... 3 HOOFDSTUK 2 INLEIDING Algemeen Doel... 3 HOOFDSTUK 3 BIJBEHORENDE DOCUMENTEN Algemene en bijzondere documenten die deel zijn van dit PVE Tegenstrijdigheid Geldigheid documenten Verkrijgbaarheid van de algemene en bijzondere documenten Algemene Documenten... 4 HOOFDSTUK 4 TECHNISCHE EN FUNCTIONELE BESCHRIJVING Wet- en regelgeving Assortiment THT Presentatie... 5 HOOFDSTUK 5 LOGISTIEKE EISEN Bestelling Levertijden Aflevering... 5 HOOFDSTUK 6 KWALITEITSBORGING Kwaliteitszorgsysteem ISO 9001: Overige eisen kwaliteitsborging... 6 HOOFDSTUK 7 HYGIËNE NORM Hygiëne verklaring... 6 Bijlage A, Technische Specificatie Bijlage B, Assortiment... 8 Bijlage C, Hygiëne norm Levensmiddelenbedrijven, februari

3 PAGINA 3 VAN 9 HOOFDSTUK 1 AFKORTINGEN 1.1 Afkortingen CDC : Commando Diensten Centra DF&L : Divisie Facilitair en Logistiek EG : Europese Gemeenschap ISO : Internationale Organisatie voor Standaardisatie PVE : Programma van eisen THT : Tenminste Houdbaar Tot TS : Technische Specificatie VAM : Vraag en Aanbod Management HOOFDSTUK 2 INLEIDING 2.1 Algemeen Dit document is het Programma Van Eisen (PVE) waarin de technische en functionele eisen worden beschreven die Defensie stelt aan de levering van warme (oosterse) maaltijden, welke dienen als onderdeel van de maaltijdvoorziening die tijdens een evenement / partycatering warm aangeleverd worden. 2.2 Doel Het PVE heeft uiteindelijk tot doel het afsluiten van (één) raamovereenkomst(en) welke voorziet in het afroepen, afleveren en betalen van warme (oosterse) maaltijden die tijdens een evenement/partycatering warm aangeleverd worden. HOOFDSTUK 3 BIJBEHORENDE DOCUMENTEN 3.1 Algemene en bijzondere documenten die deel zijn van dit PVE Bij de omschrijving van bepaalde eisen wordt verwezen naar de van toepassing zijnde documenten. Deze documenten worden geacht deel uit te maken van dit PVE. Indien in een document naar andere voorschriften wordt verwezen zijn deze ook van toepassing. 3.2 Tegenstrijdigheid Indien bepaalde eisen van dit PVE in strijd zijn met het gestelde in van toepassing zijnde voornoemde documenten of voorschriften moet de opdrachtgever om uitsluitsel worden gevraagd teneinde vast te stellen welke eisen bindend zijn. 3.3 Geldigheid documenten Van toepassing is de uitgave van de documenten, welke van kracht is op de datum van de offerte aanvraag, tenzij uit de vermelde revisiedatum, nummer of letter anders blijkt. 3

4 PAGINA 4 VAN Verkrijgbaarheid van de algemene en bijzondere documenten De bij dit PVE behorende documenten zijn, op grond van verkrijgbaarheid, verdeeld in twee groepen. De groep Algemene Documenten (zie paragraaf 3.5) zijn documenten die niet door de opdrachtgever worden verstrekt. Deze documenten zijn veelal verkrijgbaar bij het Ministerie van Economische Zaken of bij het Nederlands Normalisatie Instituut. De bijzondere documenten worden verstrekt door de opdrachtgever. 3.5 Algemene Documenten De algemene documenten zijn: De Nederlandse Warenwet; Van toepassing zijnde Wetten, normen, richtlijnen, verordeningen, productschappen, kwaliteitsvoorschriften en besluiten; de voor het product van toepassing zijnde EG richtlijnen; Sampling procedures for inspections by attributes: ISO ; De bijzondere documenten (in bijlagen) zijn: Bijlage A: Technische specificatie ; Bijlage B: Assortiment; Bijlage C: Hygiëne norm Levensmiddelenbedrijven, februari HOOFDSTUK 4 TECHNISCHE EN FUNCTIONELE BESCHRIJVING 4.1 Wet- en regelgeving De levering en diensten van warme (Oosterse) maaltijden t.b.v. evenementen/partycatering dienen minimaal te voldoen aan vigerende Nederlandse en Europese wet en regelgeving en paragraaf 3.1 van de bijlage A Technische Specificatie Assortiment In Bijlage B Assortiment is bijgevoegd het huidige assortiment. Het opgenomen assortiment is niet limitatief. Naast de warme oosterse maaltijden dient de Leverancier andere landelijke, waaronder bijvoorbeeld Hollandse stampotten, pasta maaltijden, boeuf bourguignon, etc. warm te kunnen leveren. De Leverancier dient de navolgende producten te leveren: Het leveren van warme (oosterse) maaltijden. De Leverancier dient de maaltijden warm te leveren op diverse locaties of terreinen met één of meerdere uitgiftepunten. Incidenteel kan het voorkomen dat maaltijden koud aangeleverd dienen te worden: Het leveren van koude koelverse (oosterse) maaltijden en diensten. De Leverancier dient de maaltijden koud te leveren op diverse locaties of terreinen met één of meerdere uitgiftepunten. De Leverancier dient naast de producten ook diensten te kunnen leveren in de vorm van: Personeel, o.a. uitgifte medewerker, coördinator, kok, etc., zie bijlage B Assortiment ; het leveren van disposable 3-delig bestek, disposable bord minimaal 21 cm diameter en van voldoende stevigheid en een servet. 4

5 PAGINA 5 VAN 9 De Leverancier is verantwoordelijk met in achtneming van de HACCP eisen voor de temperaturen van de producten en het bijhouden van temperatuurlijsten. Indien gewenst dienen deze lijsten op verzoek van de opdrachtgever beschikbaar worden gesteld. De dranken maken geen deel uit van het assortiment. 4.3 THT De THT-datum van de producten staat vernoemd in bijlage A technische specificatie De versproducten dienen dagvers te worden geleverd, de THT-datum mag niet verstreken zijn. De THT-datum dient altijd bekend en verifieerbaar te zijn. De THT-datum van overige producten mag niet verstreken zijn. 4.4 Presentatie De Leverancier dient bij de presentatie zorg te dragen dat bij de gast een gevoel van vers en smakelijk wordt opgeroepen (tot de aanbeveling strekt presentatiemateriaal ter ondersteuning van de beleving). De presentatie dient aan de navolgende eisen te voldoen: De producten dienen aantrekkelijk te worden gepresenteerd, b.v. in chaving dishes of buffet bakken dan wel schalen van gelijke formaten. Halal en Kosjer vleesproducten dienen apart gepresenteerd te worden. De producten worden zelf opgeschept of dienen te worden opgediend; De producten dienen te worden voorzien van schone, duidelijke productinformatiekaartjes; De routing van producten dient ruim en logisch te worden opgesteld; Er dienen servetten, bestek en servies (disposables) ruimschoots aanwezig te zijn, zonder opdruk en/of bedrijfsnaam; De warme sauzen dienen op separate branders warm te worden gehouden of in Hotpots; De koude sauzen of bij(gerechten) dienen gepresenteerd te worden in schalen. HOOFDSTUK 5 LOGISTIEKE EISEN 5.1 Bestelling De bestelling wordt digitaal bij de Leverancier geplaatst. Alle bestelopdrachten dienen door de Leverancier binnen 4 uur per te worden bevestigd. De minimale bestelorder is 250 maaltijden en maximaal maaltijden. De levering dient plaats te vinden door geheel Nederland, behoudens Waddeneilanden. 5.2 Levertijden De levertijd wordt door opdrachtgever vermeld bij plaatsing van de bestelorder. 5.3 Aflevering De ontvangst of overdracht van de levering zal worden gekeurd op kwantiteit op basis van de paklijst. 5

6 PAGINA 6 VAN 9 HOOFDSTUK 6 KWALITEITSBORGING 6.1 Kwaliteitszorgsysteem ISO 9001:2008 De kwaliteitsborging van de Leverancier dient gedurende de uitvoering van de raamoverkomst aantoonbaar te voldoen aan het gestelde in de ISO 9001:2008, of een daarmee, aantoonbare, minimaal overeenstemmende kwaliteitsborging. 6.2 Overige eisen kwaliteitsborging Voor overige kwaliteitseisen zie bijlage A technische specificatie HOOFDSTUK 7 HYGIËNE NORM 7.1 Hygiëne verklaring Op het moment van gunning en tijdens de uitvoering van de opdracht moet de Leverancier in het bezit zijn van een door de opdrachtgever verleende goedkeuring. Ten behoeve van de goedkeuring zal de contractbeheerder een toetsing uitvoeren. Als uitgangspunt voor deze toetsing geldt, de door Defensie uitgegeven, hygiënenorm levensmiddelenbedrijven, bijgevoegd in bijlage C. De opdrachtgever heeft te allen tijde het recht om de (toe)leveranciers te beoordelen. De beoordeling welke criteria worden toegepast en/of de goedkeuring zal worden toegekend c.q. benodigd is, is voorbehouden aan de contractbeheerder. De beoordeling zal in principe altijd onaangekondigd worden uitgevoerd. Bedoelde beoordeling kan plaats vinden na ontvangst van offerte(s), voor die Leverancier(s) die in het gunningvoorstel voorkomen. Tijdens uitvoering van de opdracht is de contractbeheerder te allen tijde bevoegd de hygiënetoetsing onaangekondigd te komen uitvoeren. Bij wijziging van kritische Leveranciers (inclusief de productiebedrijven) en/of bij een wijziging van producten die een nieuwe kritische Leverancier (inclusief de productiebedrijven) als gevolg hebben, is de Leverancier verplicht de opdrachtgever direct schriftelijk te informeren. De opdrachtgever dient gedurende de uitvoering van de raamoverkomst voor wat betreft hygiëne voorschriften aantoonbaar te voldoen aan de gestelde eisen in Bijlage C Hygiëne norm levensmiddelenbedrijven, februari

7 PAGINA 7 VAN 9 Bijlage A, Technische Specificatie Warme (Oosterse) maaltijden t.b.v. Evenementen/Partycatering 7

8 PAGINA 8 VAN 9 Bijlage B, Assortiment Huidige assortiment is bijgevoegd. 8

9 PAGINA 9 VAN 9 Bijlage C, Hygiëne norm Levensmiddelenbedrijven, februari 2010 Bijlage is separaat bijgevoegd.. 9