Begroting 2004 (Beheers- en apparaatskosten) Intergemeentelijke Sociale Dienst Midden-Langstraat (Werk en Inkomen)

Transcriptie

1 Begroting 2004 (Beheers- en apparaatskosten) Intergemeentelijke Sociale Dienst Midden-Langstraat (Werk en Inkomen) - 0 -

2 Inhoudsopgave Voorwoord 2 Inleiding 3 Risicoparagraaf 4 Begroting Hoofdstuk 1 Beheers- en apparaatskosten 1.0 Algemeen Personeelskosten Ondersteuning Overige personeelskosten Bestuurskosten Huisvestingskosten Automatiseringskosten Kantoorkosten Accountants-en Advieskosten Reis- en representatiekosten Clientenparticipatie Sociale recherche / Onderzoek Ioaz /Bbz Onvoorzien

3 Voorwoord Ingevolge de verstrekte opdracht van de projectgroep Sluitende Samenwerking is de begroting 2004 (beheers- en apparaatskosten) van de ISD Midden-Langstraat opgesteld. De begroting is tot stand gekomen middels samenwerking tussen de werkgroep Financiën en het Projectteam Sluitende Samenwerking. De uitgangspunten zijn vastgesteld door de colleges van de drie afzonderlijke gemeenten. Bij het beoordelen van deze stukken dient in acht genomen te worden dat dit enkel de begroting van de nieuwe ISD (going concern) betreft. De aanloopkosten in de opstartfase alsmede eventuele dekkingsverschillen in overhead en apparaatskosten van de drie afzonderlijke gemeenten dienen nog apart in beeld gebracht te worden. Waalwijk, 7 mei 2003 Werkgroep Financiën Milinda Krol Frans van Nieuwburg Erwin Rossou - 2 -

4 Inleiding Hierbij bieden wij u aan de begroting 2004 van de Intergemeentelijke Sociale Dienst Midden- Langstraat wat betreft het onderdeel Werk en Inkomen. De Beheers- en apparaatskosten zijn benoemd in hoofdstuk 1. De uitwerking van de verdeling van de uitvoeringskosten over de desbetreffende gemeenten, alsmede de programmakosten geschiedt in een later stadium als er meer duidelijkheid is over de uitgangspunten en kaders. Als basis heeft gediend het ramingsmodel kosten intergemeentelijke samenwerking sociale diensten, uitgebracht in juni 2002 door de stichting StimulanSZ. De uitgangspunten zijn een samenvoeging van handreikingen van het projectteam, rapportages van de werkgroep Automatisering alsmede de binnen de werkgroep Financiën vastgestelde ramingen op basis van de begrotingen 2003 van de afzonderlijke gemeenten. De stuurgroep heeft aangegeven dat de begroting in eerste instantie zodanig opgesteld dient te worden dat de ISD onafhankelijk van de afzonderlijke gemeenten kan opereren, zonder verplichte winkelnering bij de afzonderlijke gemeenten. Vervolgens is een inflatiecorrectie toegepast van 3% voor In hoofdstuk 1 wordt per onderdeel toegelicht waarop de uitgangspunten gebaseerd zijn. De gehele begroting luidt in Euro s

5 Risicoparagraaf Algemeen De begroting is opgesteld door middel van het verzamelen van gegevens en het opstellen van uitgangspunten voor een nieuw te vormen ISD. Aangezien deze organisatiestructuur op het gebied van sociale zaken nog een relatief nieuw fenomeen is in ons land is er nog weinig cijfermateriaal voorhanden. Daarnaast bestaat er, naast de gewone bedrijfsrisico s, altijd een mogelijkheid dat bepaalde ontwikkelingen bij een nieuwe organisatie niet of niet voldoende op voorhand in te schatten zijn. Naast dit bijzondere risico willen we ook graag de navolgende risico s nog onder de aandacht brengen: Personeel De personeelsformatie is verscheidene keren gewijzigd. Bij de laatst goedgekeurde formatie is een tweetal functies vervallen/gewijzigd hetgeen bij de werkgroep financiën aanleiding geeft tot het maken van een kanttekening. 1) De functie van controller is gecombineerd met die van afdelingshoofd. De praktijk zal uit moeten wijzen of deze combinatie haalbaar en gewenst is. 2) Het aantal beleidsmedewerkers is teruggebracht van drie naar twee. Mede gelet op de nieuwe wetgeving op grond van de ABW, diverse subsidiemogelijkheden en dat de gemeenten steeds meer een regie en inkoop functie krijgen ( bijvoorbeeld WIW), is het niet ondenkbaar dat de formatie in de toekomst uitgebreid zal moeten worden om tot een hoger rendement te komen. Automatisering Op het moment dat deze rapportage is opgesteld is door de stuurgroep gekozen voor variant 3. Deze variant is ook financieel verwerkt. Wij als werkgroep financiën zijn echter niet in de gelegenheid geweest deze rapportage op juistheid en volledigheid te beoordelen. De door ons gedane globale beoordeling geeft echter geen aanleiding om hier kanttekeningen bij te maken. Voor de software markt is het niet ongebruikelijk om met enige regelmaat de licentiestructuur eenzijdig te wijzigen. De financiële risico s die hier aan verbonden zijn voor de organisatie zijn vaak van forse omvang. Invoering BTW compensatiefonds Per 1 januari 2003 is het BTW-compensatiefonds van kracht. Wat dit precies aan financiële gevolgen gaat hebben is nog moeilijk in te schatten. Alle bedragen in deze begroting zijn inclusief BTW opgenomen. Wetgeving De wetgeving op het gebied van sociale zaken is momenteel sterk in ontwikkeling en aan verandering onderhevig. Hierdoor ontstaat het risico dat de gekozen inrichting van de nieuwe organisatie toch weer aan veranderingen onderhevig is

6 Begroting Personeelskosten Component Omschrijving Bedrag in Salariskosten Aantal fte per schaal * max.salarisbedrag van de schaal Werkgeverslasten Totaal aantal fte * normbedrag werkgeverslasten per fte Bovenmatig ziekteverzuim Meerkosten als gevolg van ziekteverzuim hoger dan 6% P.M. Fuwa-gevolgen Bij een nieuwe organisatie ontstaan andere functies en dit heeft zijn doorwerking in de totale loonsom P.M. Additioneel personeel Aantal tijdelijke fte's in de opstartfase P.M Korting ISD 2. Overige personeelskosten Component Omschrijving Bedrag in Ondersteuning Overige personeelskosten Totaal overige personeelskosten Overige kosten Kosten bestuur Huisvestingskosten Automatiseringskosten Kantoorkosten Accountants- en advieskosten Reis- en representatiekosten Clientenparticipatie Sociale recherche / onderzoek Ioaz/BBZ Onvoorzien Totaal overige kosten TOTAAL BEHEERS- EN APPARAATSKOSTEN

7 Hoofdstuk 1 Beheers- en apparaatskosten 1.0 Algemeen Bij de opstelling van de begroting is vooralsnog uitgegaan dat meteen de gewenste situatie qua organisatie en personele invulling ontstaat. De cijfers zijn zodanig opgesteld dat de nieuwe ISD min of meer onafhankelijk van de drie afzonderlijke gemeenten kan functioneren, zonder dat er sprake is van verplichte winkelnering. De meerkosten i.v.m. de opstartfase zijn op P.M. gesteld. Hierbij dient o.a. gedacht te worden aan bovenmatig ziekteverzuim, Fuwa gevolgen, Bovenformatieve personeelsleden, kosten i.v.m. voorlichting, opleiding en in-efficiency. De begroting van de beheers- en apparaatskosten ( uitvoeringskosten) is mede gebaseerd op de begroting 2003 van de afzonderlijke gemeenten. Vervolgens is een inflatiecorrectie voor 2004 toegepast van 3%. De BTW- component ( i.v.m. de invoering van het BTW compensatiefonds) is nog niet uit de kosten gehaald. Onderstaand is per component toegelicht hoe de uitgangspunten zijn bepaald. 1.1 Personeelskosten De personele invulling en de daarbij behorende functieniveaus van de nieuwe ISD zijn gebaseerd op de formatie intergemeenschappelijke sociale dienst ( 4 e concept) opgesteld door het projectteam sluitende samenwerking.hierbij zijn door de werkgroep financiën enkele kanttekeningen geplaatst. Wij verwijzen hiervoor naar de risicoparagraaf. De salariskosten zijn gebaseerd op het maximum van de functieschalen zoals voorgeschreven in het ramingsmodel van de stichting StimulanSZ. Als salaristabel is gebruikt de salaristabel gemeenteambtenaren per 1 oktober 2002, nieuwe structuur.vervolgens is een inflatiecorrectie toegepast van 3% voor 2003 en 3% voor 2004 Salariskosten (peildatum ) Aantal Schaal Max. salaris Jaarbasis Directeur 1, Directie Ondersteuning Secretaresse 1, Afdeling 1 Afdelingshoofd 1, Balie/Intake Claimbeoordeling Team 1 Seniormedewerker 1, Klantmanagers 7, Kwaliteitszorg/toetsing 1, Administratief medewerker 1,

8 Team 2 Senior medewerker 1, Klantmanagers 6, Kwaliteitszorg/toetsing 1, Administratief medewerker 1, Afdeling II Afdelingshoofd 1, Administratie Senior medewerker 1, Financiële administratie 2, Automatisering/applicatiebeheer 2, Uitkeringsadministratie/ debiteurenadm 7, Archivering 2, Beleid en ondersteuning Senior medewerker 1, Bezwaar en beroep 2, Kwaliteitszorg/ Interne controle 2, Terugvordering/verhaal 3, Beleidsontwikkeling 2, PR/voorlichting, ( interne) communicatie 1, Totaal

9 Werkgeverslasten De werkgeverslasten betreffen 25% van de totale salariskosten. Dit is een gemiddelde opslag gebaseerd op de werkgeverslasten 2002 van de drie afzonderlijke gemeenten. Bovenmatig ziekteverzuim Met eventuele meerkosten als gevolg van ziekteverzuim hoger dan 6% is geen rekening gehouden. Tevens is ervan uitgegaan dat ziekteverzuim tot 6% opgevangen kan worden binnen de huidige formatie. Fuwa-gevolgen Er is bij de personele opzet al rekening gehouden met de nieuwe functieniveaus. Er is vanuit gegaan dat het huidig personeel ingepast kan worden in de nieuwe profielen zonder extra financiële gevolgen. De werkgroep P&O is momenteel werkzaam aan de inventarisatie van de huidige functies en salarisniveaus en deze af te zetten tegen de gewenste formatie van de ISD. Additioneel personeel In deze begroting is geen rekening gehouden met extra kosten i.v.m. de opstartfase. Eventuele tijdelijke fte s zijn derhalve op PM begroot. Korting personeelskosten Bij het opstellen van de begroting is uitgegaan van maximale inschaling van het personeel. Dit is mede gebaseerd op het principe van geen gedwongen winkelnering. Intussen is op een aantal punten dit standpunt herzien. Het huidig personeel van de drie afdelingen Sociale Zaken gaat zoveel mogelijk ingepast worden in de ISD. Op basis van ervaringscijfers van de afdeling P&O is een korting op de totale loonsom ( inclusief werkgeverslasten) toegepast van , Ondersteuning Onder ondersteuning wordt verstaan het inlenen van personele ondersteuning bij een van de drie gemeenten of externe instanties. Het betreft functies waarvoor de ISD zelf geen capaciteit en/of kennis in huis heeft. Het gemiddeld uurtarief voor alle disciplines is vastgesteld op 70, -. Gebaseerd op het gemiddeld markttarief. ( zie uitgangspunten geen gedwongen winkelnering) P&O 1400 uur a 70, Ondersteuning 3500 uur a 70, Inhuur receptie/ telefoniste van CWI ( 1,5 fte) Personeel en Ondersteuning ( P&O) Het betreft het ondersteunen op personeelsbeleid, opleidingsbeleid, arbeidsvoorwaardenbeleid en personeels en salarisadministratie. Het aantal uren ondersteuning, zoals gecalculeerd in de begrotingen, van de afdelingen personeel en ondersteuning van de drie afzonderlijke gemeenten aan de huidige drie afdelingen Sociale zaken zijn gecumuleerd en vervolgens per fte berekend. Vervolgens is een korting van 25% toegepast ivm het verwachte efficiency voordeel

10 Ondersteuning Dit betreft kosten van bestuurlijke zaken, facilitaire groep, post en repro. Het aantal uren ondersteuning, zoals gecalculeerd in de begrotingen, van de afdelingen bestuur en ondersteuning van de drie afzonderlijke gemeenten aan de huidige drie afdelingen Sociale zaken zijn gecumuleerd en vervolgens per fte berekend. Vervolgens is een korting van 25% toegepast ivm het verwachte efficiency voordeel. 1.3 Overige personeelskosten De opslag overige personeelskosten bedraagt 12,5 % van de totale personeelskosten. Dit betreffen de kosten van: opleiding, vorming en training; werving en selectie; kinderopvang; Arbo-diensten; kosten ondernemingsraad; wachtgelden; IZA gepensioneerden, Jubilea-uitkeringen FPU-plus regeling. Doordat deze kosten moeilijk per component te bepalen zijn, zijn deze kosten als percentage uitgedrukt, gebaseerd op het gemiddelde van de drie gemeenten. 1.4 Bestuurskosten Dit betreft de presentiegelden van het bestuur. Uitgegaan is dat er maandelijks overleg is. Twee afgevaardigden per gemeente, de directeur alsmede secretariële ondersteuning. De kosten zijn gebaseerd op een geschat gemiddelde van diverse presentiegelden welke binnen de gemeenten worden verstrekt. 8 personen, 12 maal per jaar a 100, Huisvestingskosten De Werkgroep huisvesting is momenteel bezig om tot (een) voorstel(-len) te komen m.b.t. de huisvesting van de ISD. In afwachting hierop is vooralsnog als uitgangspunt genomen dat de nieuwe ISD gehuisvest zal gaan worden in het gebouw van de Schoenhoorn en dat er nog voldoende vrije ruimte beschikbaar is om het aantal werkplekken uit te breiden tot de nieuwe formatie zonder dat dit extra kosten voor huisvesting met zich mee brengt. De kosten zijn overgenomen uit de begroting 2003 van de gemeente Waalwijk. Kapitaalslasten totale investeringssom , - Annuïteit 40 jaar en 6,75% rente Gas, water en Elektra ( conform begroting) Verzekering en Belasting ( conform begroting) Onderhoud en Reparatie ( conform begroting) Storting onderhoudsvoorziening ( conform begroting) Servicekosten ( conform begroting)

11 1.6 Automatiseringskosten De werkgroep automatisering is momenteel bezig een plan van aanpak op te stellen voor het bepalen van de keuze voor de vervanging van het uitkeringspakket. De kosten overgenomen van het derde scenario van de werkgroep automatisering. Als werkgroep financiën willen wij u verwijzen naar de risicoparagraaf. Hardware ( servers, as400, infra, werkstations) Afschrijving in 4 en 5 jaar Licentiekosten netwerk en MS office Software , -. Afschrijving in 5 jaar, 7% rente Verbinding Vlijmen-Waalwijk Projectleiding (10 jaar) Implementatie en installatie (10 jaar) Beheer systeem/database/netwerk incl. coördinatie Initiële ontwikkelkosten Verzekering en uitwijk Pc s werkplekken ( 52 * 1.750, -) afschrijving 5 jaar, 6% rente Kantoorkosten Op basis van de gemiddelden van de drie gemeenten is een vast bedrag van 275, - per fte geraamd voor kantoorkosten. Dit betreft porti, abonnementen, telefoon, bureaubehoeften, kopieerkosten, WA- verzekering en externe adviezen. ( alles exclusief uren) 52 maal 275, Afschrijving Inventaris 3000, - per werkplek in 15 jaar. 6% rente Accountantskosten De accountantskosten zijn geraamd. Dit is exclusief eventuele advieskosten in de opstartfase Schatting accountantscontrole jaarrekening Schatting overige advieswerkzaamheden Schatting accountantscontrole afzonderlijke opdrachten

12 1.9 Reis en representatiekosten Op basis van de gemiddelden van de drie gemeenten is een vast bedrag van 600, - per fte geraamd voor reis- en representatiekosten.( excl. woon-werk en verhuiskosten) 52 maal 600, Cliëntenparticipatie Hier is een schatting opgenomen voor presentiegelden en raadscommissies. In Waalwijk is nu begroot , - dit is vermenigvuldigd met de factor 1, Sociale Recherche/ Onderzoek Ioaz/Bbz Hier zijn de salariskosten begroot van 2 sociaal rechercheurs En 16 uur per week voor onderzoek Ioaz en Bbz Onvoorzien Voor onvoorziene uitgaven wordt 10% van de totale overige kosten geraamd