Regionale Uitvoering Bbz. Kostprijs producten

Transcriptie

1 Regionale Uitvoering Bbz Kostprijs producten

2 Inhoudsopgave 1 Producten als basis voor aansturing van een Bbzsamenwerkingsverband 2 2 Producten begroten: hoe bereken je de kostprijs? Directe kosten Indirecte kosten Doorbelaste kosten 3 3 Toerekeningsmethodieken 4 4 De realiteit van een integrale kostprijs 5 5 Praktische oplossingen voor het probleem van de kostprijsvaststelling 7

3 1 Producten als basis voor aansturing van een Bbzsamenwerkingsverband De organisatie van het Bbz-regiokantoor is in de blauwdruk op het onderscheid van producten gebaseerd. Een bedrijfsvoering op producten biedt de doeltreffendheid en doelmatigheid van de producten, en daarmee het beleid, een volwaardige plaats naast de rechtmatigheid. De Bbzproductbegroting zorgt ervoor dat de samenwerkingsafspraken op de producten en de kostprijs zijn gebaseerd. De productbegroting is een outputbegroting met de gegevens over de te verwachten kosten van de organisatie aan personeel, huisvesting, ICT en dergelijke als basis. De kosten van het gebruik van de middelen, de input, worden in de kostprijs van de producten vastgelegd. De afzet van producten wordt vervolgens in de bedrijfsvoering gebruikt om de medewerkers van de Bbzsamenwerkingsorganisatie gericht, duidelijk en inhoudelijk aan te sturen en om de afspraken met de aangesloten gemeenten over afname van dienstverlening af te sluiten. Managementinformatie is de belangrijke basis van de Bbz-productbegroting. De Bbz-productbegroting zorgt voor: Inzicht in beleid; Inzicht in het gebruik van middelen; Inzicht in productienormen; Heldere afspraken over te leveren prestaties (output/outcome); Heldere rapportages over prestatie en kosten; Een mogelijkheid van tussentijdse bijsturing. Met een afspraak over de dienstverlening in producten is de leiding van de Bbzsamenwerkingsorganisatie in staat concreet en periodiek verantwoording van de bedrijfsvoering af te leggen aan het politiek bestuur van de aangesloten gemeenten 2

4 2 Producten begroten: hoe bereken je de kostprijs? Het gebruik van de Bbz-productbegroting vraagt om de vaststelling van de integrale kostprijs van de producten. De integrale kostprijs bestaat uit alle kosten die aan producten van een Bbzsamenwerkingsverband kunnen worden toegerekend. Het is gangbaar de kostenbestanddelen in de kostprijs van de producten in te delen als direct, indirect en doorbelast. 2.1 Directe kosten Direct wil zeggen dat de kosten direct aan een product kunnen worden toegerekend. Het gaat in hoofdzaak om de kosten die verbonden zijn aan de inzet in uren van de formatie van het Bbzsamenwerkingsverband voor de uitvoerende werkzaamheden. Het is belangrijk om te weten wíe wat doet, omdat de salariskosten van de direct voor de producten ingezette medewerkers een belangrijk bestanddeel van de kostprijs vormen. Er kan daarbij rekening worden gehouden met de verschillen in die salarissen. De vaststelling van dit bestanddeel van de kostprijs komt als volgt tot stand. Eerst worden de taken die voortvloeien uit het Bbz uitgewerkt in producten van de dienstverlening. Vervolgens worden alle producten gerelateerd aan bedrijfsprocessen. De bedrijfsprocessen worden onderscheiden in processtappen, en elke processtap in ambtelijke handelingen. Voor alle ambtelijke handelingen wordt de productietijd vastgesteld. Dat geeft als resultaat de verdeling van de formatie voor uitvoerende werkzaamheden over de producten. De productietijd per handeling tegen het uurtarief van de ingezette medewerker(s) levert het aandeel in de kostprijs van het product dat voor de directe inzet van formatie kan worden berekend. Het uurtarief wordt bepaald op basis van het salaris van de medewerkers. 2.2 Indirecte kosten Indirect wil zeggen dat er voor toerekening van de producten een verdeelsleutel nodig is. Onder indirecte kosten vallen bijvoorbeeld de kosten van de inzet van formatie niet voor uitvoerende werkzaamheden zoals leidinggevende medewerkers of beleidsmedewerkers, de kosten van huisvesting van de Bbz-samenwerkingsorganisatie en de kosten van de toepassing van ICT bij de uitvoerende werkzaamheden. 2.3 Doorbelaste kosten De doorbelaste kosten ten slotte zijn de indirecte kosten die afkomstig zijn uit andere lagen van de gemeentelijke organisatie die aan de Bbz-samenwerkingsorganisatie worden doorberekend, bijvoorbeeld de salariskosten van andere gemeentelijke afdelingen die werkzaamheden voor de Bbzsamenwerkingsorganisatie verrichten zoals de bodedienst en de centrale afdeling Financiën. Ook de doorbelaste kosten moeten aan de hand van een verdeelsleutel aan de Bbz-producten worden toegerekend. 3

5 3 Toerekeningsmethodieken Om per product vast te stellen voor welke bedragen de indirecte en doorbelaste kosten in de kostprijs moeten worden opgenomen, is een toerekeningsmethodiek nodig. Iedere gemeente die gemeentebreed een productbegroting heeft ingevoerd, heeft daarvoor een eigen methode. Dikwijls kiest de gemeente ervoor om de (goedgekeurde) formatie van de afdelingen als verhoudingsgetallen te gebruiken. Een verrekening via de goedgekeurde formatie zorgt ervoor dat de uurprijs van de medewerker voor de directe kosten met een opslag voor de indirecte en doorbelaste kosten wordt verhoogd. Andere verdeelsleutels zijn het gebruik van ruimte in het gemeentehuis, of het dagelijkse gebruik van ICT. De aan de Bbz-samenwerkingsorganisatie doorbelaste kosten kunnen pas na een tussenstap aan de Bbz-producten worden toegerekend. Als voorbeeld geeft een medewerker van een centrale afdeling Personeelszaken aan hoeveel ambtelijke tijd hij aan de Bbz-samenwerkingsorganisatie heeft besteed. Deze tijd wordt eerst in een kostprijs van de dienstverlening van zijn afdeling uitgedrukt en als totaal als kosten van de Bbz-samenwerkingsorganisatie doorgeboekt. Vervolgens moet dit aandeel in de kosten van de centrale afdeling Personeelszaken over de Bbz-producten worden verdeeld. In het voorbeeld van de goedgekeurde formatie als verhoudingsgetal wordt de doorbelasting in de verhouding van de goedgekeurde formatie van de Bbz-samenwerkingsorganisatie in een opslag aan de directe salariskosten van de Bbz-medewerkers toegevoegd. De doorbelaste kosten worden zo volgens het stramien van de verdeling van de directe kosten aan de kostprijs van de producten toegevoegd en verhogen de uurprijs van de Bbz-ambtenaar. 4

6 4 De realiteit van een integrale kostprijs Een integrale kostprijsberekening van de producten vergt vanwege die doorberekeningen van indirecte en doorbelaste kosten veel inspanning. Om de doorberekening van kosten op alle niveaus te realiseren moet een productbegroting gemeentebreed zijn ingevoerd. Iedere medewerker bij de gemeente moet dan registreren hoeveel uur hij heeft gewerkt voor een afdeling en waaráán. De productbegroting functioneert alleen, indien elke afdeling hetzelfde systeem van periodieke rapportages en verantwoording hanteert. Ook de opbouw en frequentie van alle rapportages moeten gelijk zijn. Hoe duidelijker en scherper de verdeelsleutel is, hoe beter de kostprijs van de producten kan worden berekend. En hoe nauwkeuriger de kostprijs, hoe betrouwbaarder de informatie over de werkelijke productie en het verschil tussen begroting en reële uitkomsten is. De inspanningen die de berekening van een integrale kostprijs van producten vraagt, zullen voor de meeste gemeenten te groot zijn. De directe en indirecte uitgaven van de Bbzsamenwerkingsorganisatie zijn niet zozeer het probleem. De complicaties zitten met name in de uitgaven van andere gemeentelijke afdelingen die aan de sociale dienst worden doorgerekend. Men moet daarbij denken aan de volgende uitgaven: Het politiek bestuur; Aansturing door de gemeentesecretaris en de sectordirecteur; Ondersteuning van de afdeling Financiën, onder andere: - Administratie; - begroting en jaarrekening; - accountant; Ondersteuning van de afdeling Personeelszaken; Ondersteuning van de afdeling Algemene Zaken, onder andere: - Repro; - Archief; - Abonnementen; IT-consulent en applicatiebeheer; Huisvesting, onder andere: - Kopieermachine; - telefoon en fax; - kantoormeubilair en kantoorbenodigdheden. 5

7 Het is aan de medewerkers van de afdelingen Financiën om namens de deelnemende gemeente een standpunt in te nemen over de gevolgen van een Bbz-samenwerkingsorganisatie voor de toerekening van deze soort van uitgaven aan de Bbz-producten. De ervaringen leren dat deze discussies moeizaam verlopen, met name wanneer medewerkers als gevolg van het Bbzsamenwerkingsverband niet meer in het eigen gemeentehuis worden gehuisvest. 6

8 5 Praktische oplossingen voor het probleem van de kostprijsvaststelling In vergelijkbare samenwerkingstrajecten van sociale diensten wordt wel een andere invalshoek gekozen om de financiële basis van de samenwerkingsorganisatie gestalte te geven: Op basis van het concept-plan over de organisatie is er een eerste kostenbegroting van het samenwerkingsverband samen te stellen. Daarin worden alleen de directe kosten van de samenwerking opgenomen en de indirecte personeelskosten; Voor de werkruimte in de gemeentehuizen zal een commerciële huurprijs per vierkante meter inclusief meubilair en dergelijke als stelpost worden opgevoerd. Een vergelijkbare benadering wordt voor de ICT-ondersteuning en de dienstverlening van een afdeling Personeelszaken gezocht; Op basis van deze kostenbegroting zal voor iedere gemeente een aandeel in de dekking worden berekend. Elke gemeente zal een rekening voor de in samenwerking uitgevoerde taken ontvangen. Voor de samenwerkingsorganisatie van sociale diensten is bijvoorbeeld het aantal cliënten met een maanduitkering voor het levensonderhoud een gangbare verdeelsleutel; Elke gemeente zal voor deze rekening van de samenwerking in de eigen gemeentebegroting dekking moeten zoeken. Die dekking is uiteraard in de vrijval van de eigen uitgaven te vinden. Voorzover de dekking van de kosten een probleem geeft met een oorzaak in de interne toerekening van de centrale uitgaven, is de gemeente zelf verantwoordelijk voor de te vinden oplossing. Analoog aan deze oplossing is de vaststelling van de kostprijs van Bbz-producten in te kaderen: In de kostenopstelling gaat het om: - De directe kosten van het samenwerkingsverband en de indirecte personeelskosten; - Commerciële prijzen voor de huisvesting inclusief meubilair en dergelijke. Wanneer het Bbz-samenwerkingsverband buiten het gemeentehuis is gehuisvest zal dat de werkelijke huurprijs zijn; - Commerciële prijzen voor dienstverlening als ICT-ondersteuning en personeelszaken; Op basis van deze kostenopstelling wordt de uurprijs van de ambtelijke inzet voor het product vastgesteld. In de uurprijs zijn de directe, de indirecte en de (eventueel) doorbelaste kosten de vaste componenten; Per product wordt vastgesteld hoeveel ambtelijke uren de productie vraagt. Op basis van het uurtarief is de kostprijs van het product vast te stellen. Deze werkwijze zorgt ervoor dat de historisch bepaalde doorboeking van kosten van andere afdelingen geen probleem meer is ongeacht of de Bbz-samenwerkingsorganisatie in of buiten een gemeentehuis wordt gehuisvest. 7

9 Overigens zal de oplossing niet in alle gevallen ervoor zorgen dat de problemen van de overdragende gemeente zijn opgelost. In de gemeente die producten afneemt zal niet altijd voldoende dekking voor de in rekening gebrachte kostprijs van de afgenomen producten beschikbaar zijn. Vooral in kleine gemeenten kan dan sprake zijn van een schromelijke onderschatting van de productiekosten die de zelfstandige uitvoering van het Bbz met zich brengt. 8

10 9