Bijlage A Richtlijnen voor het opzetten van de begroting

Transcriptie

1 Bijlage A Richtlijnen voor het opzetten van de begroting Bijlage A, behorende bij het Besluit van het bestuur van het Productschap Tuinbouw, d.d. 13 november 2007, inhoudende afspraken betreffende het verstrekken van projectbijdrage en exploitatiesubsidies (Beleidsregels PT projectbijdrage en exploitatiesubsidies) In deze bijlage wordt onderscheid gemaakt tussen: 1. Richtlijnen voor het opzetten van de begroting voor dragende organisaties Deze richtlijnen gelden voor de projectaanvragen van dragende organisaties en andere organisaties die daartoe door de projectleider worden verzocht. Onder dragende organisaties worden verstaan: door de SER representatief geachte organisaties van werkgevers en werknemers die leden van bestuur en sectorcommissies kunnen benoemen. Daarmee worden gelijkgesteld organisaties waarin de dragende organisaties overheersende zeggenschap hebben. 2. Richtlijnen voor het opzetten van de begroting voor onderzoeksinstellingen Deze richtlijnen gelden voor de projectaanvragen van onderzoeks en onderwijsinstellingen. 3. Richtlijnen voor het opzetten van de begroting voor overige projectaanvragers Deze richtlijnen gelden voor de begroting bij projectaanvragen van organisaties anders dan onderzoeksinstellingen en dragende organisaties of daaraan gelijkgestelde organisaties. 4. Richtlijnen voor het opzetten van de begroting voor aanvragers van een exploitatiesubsidie Er is sprake van een exploitatiesubsidie indien: het PT exploitatietekorten aanvult; of de subsidie gedurende minimaal drie op een volgende begrotingsjaren 50% of meer bedraagt van de totale exploitatielast van de subsidieontvanger. Bijlage A Richtlijnen voor het opzetten van de begroting Versie 1, , Pagina 1 van 9

2 Bijlage A.1 Richtlijnen voor het opzetten van de begroting voor dragende organisaties Deze richtlijnen gelden voor begroting bij projectaanvragen van dragende organisaties en andere organisaties die daartoe door de projectleider worden verzocht. Onder dragende organisaties worden verstaan: door de SER representatief geachte organisaties van werkgevers en werknemers die leden van bestuur en sectorcommissies kunnen benoemen. Daarmee worden gelijkgesteld organisaties waarin de dragende organisaties overheersende zeggenschap hebben. De aanvraag voor een projectbijdrage moet vergezeld gaan van een gespecificeerde begroting per uitvoerder per kalenderjaar, exclusief BTW in Euro. Als het project is verdeeld in twee of meer fasen met go/ nogo beslissingen, dan moeten de kosten per fase eveneens zichtbaar gemaakt worden. In de begroting worden de volgende posten onderscheiden: 1. Personele kosten; 2. Materiële kosten; 3. Implementatiekosten; 4. Apparatuurkosten; en 5. Overige kosten. 1. Personele kosten Tot de personele kosten worden gerekend: A. tot de salariskosten worden gerekend het werkelijke brutojaarsalaris, vakantietoeslag, eindejaarsuitkering en een eventuele dertiende maand van het direct bij de projectuitvoering betrokken personeelslid; B. per personeelslid mogen er maximaal productieve uren op jaarbasis worden doorberekend bij een voltijdaanstelling; C. indien er sprake is van een deeltijdaanstelling dan wordt het maximum van uur naar verhouding aangepast; D. het uurtarief van wordt als volgt opgebouwd: o jaarsalaris/ 1600 uur; o opslag voor vakantietoeslag, pensioenlasten en sociale lasten van maximaal 30%; o opslag voor de directe overheadkosten van maximaal 20 euro per uur. Of 0 uitgaande van een gemiddelde van 100 declarabele uren per projectmedewerker per maand gedurende de looptijd van hert project; 0 bedraagt de opslag een vast uurtarief van: 85,; 0 waarbij het maximaal te declareren uren per maand wordt vastgesteld op 173 uur; E. op het uurtarief voor eventuele inhuur zijn de volgende bepalingen van toepassing: o de opslagen dienen te worden onderbouwd; 0 het uurtarief kan niet meer bedragen dan 150,. (excl. BTW), en F. opslag voor overwerk is niet subsidiabel. Voor alle functies en personeelsleden geldt dat wordt uitgegaan van de reële inschaling. In de projectbegrotingen dient te worden uitgegaan van een jaarlijkse stijging van de salarislasten met maximaal één periodiek en met een correctie ingevolge de inflatie van 2% per jaar. Bij de afrekening zal rekening worden gehouden met de werkelijk gemaakte kosten, met inachtneming van het maximaal ter beschikking gestelde subsidiebedrag. Ter dekking van de directe overheadkosten kan bij de projecten waar dat is aangegeven, een opslagpercentage worden berekend van maximaal 20 euro per uur. De projectuitvoerders zullen moeten aantonen dat het opgevoerde percentage reëel en noodzakelijk is voor het uitvoeren van het project. Als gevolg van de algemene overheadopslag vervallen vergoedingen voor de reguliere infrastructuur zoals: begeleiding, indirect personeel, algemene diensten, verzekeringen, huisvestingslasten, kantoormaterialen, fotografie en reproductiekosten, porti en telefoonkosten, automatiseringskosten en overige ictkosten, representatiekosten en beoordelingskosten voor plaatsing van artikelen. 2. Materiële kosten De specifiek voor het project benodigde verbruiksartikelen dienen exclusief BTW, tenzij de BTW niet verrekend kan worden, in de begroting te worden weergegeven. 3. Implementatiekosten Onder implementatiekosten worden de kosten verstaan die worden gemaakt voor het verspreiden en overdragen van kennis/ervaringen uit het project. Ook kosten in het kader van het voorbereiden van de Bijlage A Richtlijnen voor het opzetten van de begroting Versie 1, , Pagina 2 van 9

3 daadwerkelijke invoering van de projectresultaten vallen hieronder. Voorbeelden van kostenposten zijn: publicaties, nieuwsbrieven, foldermateriaal, mailings, lezingen, expertmeetings, uitwisselingsbijeenkomsten en de organisatie van congressen. Hieronder vallen niet de personeelskosten als hiervoor bedoeld. 4. Apparatuurkosten Investeringen in materiele vaste activa dienen goed gemotiveerd te worden. Alleen kosten die specifiek voor het project worden gemaakt, zijn subsidiabel; interestkosten worden niet vergoed. De kosten van investeringen (afschrijvingen) kunnen in de projectkosten worden opgenomen naar rato van het gebruik hiervan. Voor afschrijvingen en het bepalen van de restwaarde wordt uitgegaan van de volgende percentages: computerapparatuur: 1e jaar 40%; 2e jaar 30%; 3e jaar 20%; 4e jaar 10%; en overige apparatuur: lineaire afschrijving op basis van de economische levensduur. Overige bepalingen: investeringen in materiele activa voor het project mogen gedurende de looptijd van het project worden afgeschreven tot maximaal de restwaarde; en indien de restwaarde vooraf niet te bepalen is dan dient de eventuele restwaarde aan het eind van het project in mindering te worden gebracht op de kosten. 5. Overige kosten Tot de overige kosten worden gerekend: reiskosten, kosten zoals het uitbesteden van analysewerkzaamheden, juridische advisering, accountantskosten en eventuele marketingadviezen, mediaadviezen en mediakosten publiciteitscampagnes. Ingeval van dienstreizen, excursies etc., die zijn gemaakt in het kader van een in het project opgenomen activiteit is het mogelijk om forfaitaire vergoedingen voor reis en verblijfkosten te verstrekken. Ten aanzien van medewerkers in dienst van brancheorganisaties dienen deze vergoedingen te zijn uitbetaald en te blijven binnen de maxima van het Reiskostenbesluit Rijksoverheid. Ten aanzien van medewerkers niet in vaste dienst bij de brancheorganisatie gelden de daadwerkelijk gemaakte reiskosten. Bijlage A Richtlijnen voor het opzetten van de begroting Versie 1, , Pagina 3 van 9

4 MODEL BEGROTING Bijlage bij projectvoorstelformulier Hoofdaannemer: Jaar: Fase: (Per jaar en per fase 1 tabel gebruiken) Personele kosten Activiteit Uren Tarief Subtotaal Materiële kosten Subtotaal Implementatiekosten Subtotaal Apparatuurkosten Subtotaal Overige kosten Subtotaal Totaal Aanvinken: De opbouw van het uurtarief, de urenadministratie en de verantwoording van de overige kosten worden bewaard voor (eventuele) controle door de accountant. Bijlage A Richtlijnen voor het opzetten van de begroting Versie 1, , Pagina 4 van 9

5 Bijlage A.2 Richtlijnen voor het opzetten van de begroting voor onderzoeksinstellingen Deze richtlijnen gelden voor de begroting bij projectaanvragen van onderzoeks en onderwijsinstellingen. De aanvraag voor een projectbijdrage moet vergezeld gaan van een gespecificeerde begroting per uitvoerder per kalenderjaar, exclusief BTW in Euro. Als het project is verdeeld in twee of meer fasen met go/ nogo beslissingen, dan moeten de kosten per fase eveneens zichtbaar gemaakt worden. In de begroting worden de volgende posten onderscheiden: 1. Personele kosten; 2. Facilitaire kosten; 3. Materiële kosten; 4. Implementatiekosten 5. Overige kosten. Onderstaand wordt op elk van deze posten nader ingegaan. 1. Personele kosten De personele kosten dienen per activiteit in de begroting te worden gespecificeerd. Hierbij wordt uitgegaan van de door de onderzoeksinstelling gehanteerde standaardtarieven voor: SWO = senior wetenschappelijk onderzoeker, WO = wetenschappelijk onderzoeker, TO = technisch onderzoeker OA = onderzoeksassistent, OP = ondersteunend personeel. 2. Facilitaire kosten Hieronder wordt ondermeer verstaan de kosten die betrekking hebben op het gebruik van kascompartimenten en proefvelden. 3. Materiële kosten De specifiek voor het project benodigde verbruiksartikelen dienen exclusief BTW, tenzij de BTW niet verrekend kan worden, in de begroting te worden weergegeven. 4. Implementatiekosten Onder implementatiekosten worden de kosten verstaan die worden gemaakt voor het verspreiden en overdragen van kennis/ervaringen uit het project. Ook kosten in het kader van het voorbereiden van de daadwerkelijke invoering van de projectresultaten vallen hieronder. Voorbeelden van kostenposten zijn: publicaties, nieuwsbrieven, foldermateriaal, mailings, lezingen, expertmeetings, uitwisselingsbijeenkomsten en de organisatie van congressen. Hieronder vallen niet de personeelskosten als hiervoor bedoeld. 5. Overige kosten Tot de overige kosten worden gerekend: reiskosten, kosten zoals het uitbesteden van analysewerkzaamheden, juridische advisering, accountantskosten en eventuele marketingadviezen, mediaadviezen en mediakosten publiciteitscampagnes. Bijlage A Richtlijnen voor het opzetten van de begroting Versie 1, , Pagina 5 van 9

6 MODEL BEGROTING Bijlage bij projectvoorstelformulier Hoofdaannemer: Jaar: Fase: (Per jaar en per fase 1 tabel gebruiken) Personele kosten SWO* WO* TO* OA* OP* Tarief Activiteit Uren Subtotaal Facilitaire kosten eenheid aantal tarief eenheden Subtotaal 0 Materiële kosten Subtotaal Implementatiekosten Subtotaal Overige kosten Subtotaal Totaal Bijlage A Richtlijnen voor het opzetten van de begroting Versie 1, , Pagina 6 van 9

7 Bijlage A.3 Richtlijnen voor het opzetten van de begroting voor overige projectaanvragers Deze richtlijnen gelden voor de begroting bij projectaanvragen van organisaties anders dan onderzoeksinstellingen en dragende organisaties of daaraan gelijkgestelde organisaties. De aanvraag voor een projectbijdrage moet vergezeld gaan van een gespecificeerde begroting per uitvoerder per kalenderjaar, exclusief BTW in Euro. Als het project is verdeeld in twee of meer fasen met go/ nogo beslissingen, dan moeten de kosten per fase eveneens zichtbaar gemaakt worden. In de begroting worden de volgende posten onderscheiden: 1. Personele kosten; 2. Materiële kosten; 3. Implementatiekosten; 4. Apparatuurkosten; en 5. Overige kosten. 1. Personele kosten Personele kosten tegen marktconforme tarieven dienen per activiteit in de begroting te worden gespecificeerd. 2. Materiële kosten De specifiek voor het project benodigde verbruiksartikelen dienen exclusief BTW, tenzij de BTW niet verrekend kan worden, in de begroting te worden weergegeven. 3. Implementatiekosten Onder implementatiekosten worden de kosten verstaan die worden gemaakt voor het verspreiden en overdragen van kennis/ervaringen uit het project. Ook kosten in het kader van het voorbereiden van de daadwerkelijke invoering van de projectresultaten vallen hieronder. Voorbeelden van kostenposten zijn: publicaties, nieuwsbrieven, foldermateriaal, mailings, lezingen, expertmeetings, uitwisselingsbijeenkomsten en de organisatie van congressen. Hieronder vallen niet de personeelskosten als hiervoor bedoeld. 4. Apparatuurkosten Investeringen in materiele vaste activa dienen goed gemotiveerd te worden. Alleen kosten die specifiek voor het project worden gemaakt, zijn subsidiabel; interestkosten worden niet vergoed. De kosten van investeringen (afschrijvingen) kunnen in de projectkosten worden opgenomen naar rato van het gebruik hiervan. Voor afschrijvingen en het bepalen van de restwaarde wordt uitgegaan van de volgende percentages: computerapparatuur: 1e jaar 40%; 2e jaar 30%; 3e jaar 20%; 4e jaar 10%; en overige apparatuur: lineaire afschrijving op basis van de economische levensduur. Overige bepalingen: investeringen in materiele activa voor het project mogen gedurende de looptijd van het project worden afgeschreven tot maximaal de restwaarde; en indien de restwaarde vooraf niet te bepalen is dan dient de eventuele restwaarde aan het eind van het project in mindering te worden gebracht op de kosten. 5. Overige kosten Tot de overige kosten worden gerekend: reiskosten, kosten zoals het uitbesteden van analysewerkzaamheden, juridische advisering, accountantskosten en eventuele marketingadviezen, mediaadviezen en mediakosten publiciteitscampagnes. Bijlage A Richtlijnen voor het opzetten van de begroting Versie 1, , Pagina 7 van 9

8 MODEL BEGROTING Bijlage bij projectvoorstelformulier Hoofdaannemer: Jaar: Fase: (Per jaar en per fase 1 tabel gebruiken) Personele kosten Activiteit Uren Tarief Subtotaal Materiële kosten Subtotaal Implementatiekosten Subtotaal Apparatuurkosten Subtotaal Overige kosten Subtotaal Totaal Bijlage A Richtlijnen voor het opzetten van de begroting Versie 1, , Pagina 8 van 9

9 Bijlage A.4 Richtlijnen voor het opzetten van de begroting voor aanvragers van een exploitatiesubsidie Er is sprake van een exploitatiesubsidie indien: het PT exploitatietekorten aanvult; of de subsidie gedurende minimaal drie op een volgende begrotingsjaren 50% of meer bedraagt van de totale exploitatielast van de subsidieontvanger. Indien er sprake is van exploitatiesubsidie dan: dient uiterlijke drie en halve maand voor aanvang van een begrotingsjaar (periode 1 januari t/m 31 december) de begroting met toelichting te worden ingediend bij het PT; dient uiterlijk twee maanden na afloop van het boekjaar een jaarrekening met accountantsverklaring te worden ingediend bij het PT; en mag de subsidie niet worden aangewend voor het vormen van eigen vermogen. Bijlage A Richtlijnen voor het opzetten van de begroting Versie 1, , Pagina 9 van 9