Bevorderingsprocedure binnen het niveau Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust zoekt een rekenplichtige - vereffenaar

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust zoekt een rekenplichtige - vereffenaar Statutair Niveau: C Rang: C3 Graad: senior hoofdmedewerker Met standplaats: Antwerpen Vacaturenummer: MDK00061 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 FUNCTIECONTEXT De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust staat in voor een veilige en vlotte afwikkeling van het scheepvaartverkeer op de maritieme vaarwegen, het integraal kustzonebeheer en de hydrografische en hydro-meteorologische dienstverlening. Het agentschap wordt geleid door een administrateur-generaal die rechtstreeks rapporteert aan de functionele minister. VLOOT is een rederij gespecialiseerd in het management van schepen (technisch, operationeel, nieuwbouw) die ingezet worden voor opdrachten binnen de overheidsniche. VLOOT heeft ongeveer 40 vaartuigen en 550 personeelsleden in dienst en wordt geleid door een algemeen directeur. Bijkomende informatie over Vloot vind je op

2 2 TAKENPAKKET 2.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Beheren en behandelen van dossiers en gegevens teneinde ervoor te zorgen dat interne processen efficiënt, correct en klantvriendelijk verlopen en dat procedures, wet en regelgeving wordt gerespecteerd. 2.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: 1. Gegevensverzameling Verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te hebben. Ontbrekende gegevens opzoeken Gegevens importeren in een registratiesysteem Ontvangst van facturen bevestigen en facturen ingeven Samenstellen van een dossier 2. Controle van gegevens Verifiëren en controleren van documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden. Interne controlepunten inbouwen en optimaliseren Vaststellen van foutieve boekingen en voorstellen doen voor correctie Controleren of aanvragen in lijn zijn met het statuut 3. Verwerken van gegevens en behandeling van dossier Uitvoeren van de voerziene stappen binnen het dossier en bewerken van gegevens teneinde via een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren. Berekeningen uitvoeren Periodiek en op vraag aanmaken en opstellen van dossiers, bestanden, documenten, Uitzoeken hoe wetgeving het best kan toegepast worden Opmaken van overzichten en rapporten Databanken uitbouwen Opmaken van contracten en besluiten Voorbereiden en uitvoeren van financiële verrichtingen Aanvragen verwerken pagina 2 van 9

3 4. Informatie-uitwisseling Informatie uitwisselen en diverse vragen beantwoorden teneinde klanten en andere betrokkenen correct te informeren Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en klanten hierover adviseren Fungeren als aanspreekpunt voor klanten Informatie verstrekken aan leveranciers Rapporteren over de stand van zaken Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen Bespreken van dossiers met collega s 5. Werkrelaties Werkrelaties onderhouden met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen. Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en klanten hierover adviseren Fungeren als aanspreekpunt voor klanten Informatie verstrekken aan leveranciers Rapporteren over de stand van zaken Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen Bespreken van dossiers met collega s 6. Milieubewust handelen Consequent milieubewust handelen op de werkplek teneinde bij te dragen aan de voorbeeldfunctie van VLOOT op het gebied van milieuzorg. Naleven van milieuwetgeving. Uitdragen van het milieubeleid gedefinieerd door VLOOT Energie, water en andere grondstoffen spaarzaam gebruiken Correct omspringen met afval (d.w.z. correct sorteren en op de juiste manier afgeven) Melden van lekken (water, olie) en van defecten aan installaties (koelkast, verlichting, ) Zorgzaam omspringen met milieugevaarlijke producten en waar mogelijk het gebruik van dergelijke producten vermijden ICT-bewust handelen: uitschakelen van elektrische apparaten (PC, scherm, printers, ook de standby-lichten), het gebruik van papier beperken en zoveel mogelijk elektronische middelen gebruiken Verwarming in de kantoren s avonds verminderen of uitzetten pagina 3 van 9

4 3 PROFIEL 3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen het Agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust in alle graden van de rangen C1 of C2 ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen het Agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1, en je wordt betaald in een salarisschaal van alle graden van de rangen C1 of C2. Je beschikt op de uiterste sollicitatiedatum: o Vanuit rang C1 over 12 jaar relevante beroepservaring in een financieel-administratieve functie (bv. als rekenplichtige, vereffenaar) o Vanuit rang C2 over 8 jaar relevante beroepservaring in een financieel-administratieve functie (bv. als rekenplichtige, vereffenaar) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Eline De Smet, eline.desmet@mow.vlaanderen.be, ). 3.2 COMPETENTIES Technische competenties - Je hebt een basiskennis wetgeving overheidsopdrachten - Je hebt kennis van Finlog - Je hebt kennis van MS office Persoonsgebonden competenties - Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) - Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 4 van 9

5 - Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2) - Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1) - Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) - Plannen en Organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) - Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: Bijkomende voorwaarden en verwachtingen - Ervaring in een rederijomgeving is een pluspunt 3.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 4. Je slaagt in de selectieprocedure. 5. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 6. Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde je in dienstactiviteit bevinden; ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. pagina 5 van 9

6 4 AANBOD - Je wordt bevorderd in de graad van senior hoofdmedewerker (rang C3) met de bijbehorende salarisschaal C De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. - Je eerste 6 maanden vormen een proeftijd. - Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 5 SELECTIEPROCEDURE 5.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet (zie 3.1) Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 29 mei 2017 (onder voorbehoud). 5.2 VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARDVRAGENLIJST (indien meer dan 6 kandidaten) Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: - Eerste toetsing van je motivatie - Eerste toetsing van je inzetbaarheid in de functie/omgeving Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 60 % behaalt op het geheel van bovenstaande criteria én wie behoort tot de 6 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 6 hoogst scorende kandidaten zijn pagina 6 van 9

7 of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen.) De selectiefase vindt plaats in de week van 29 mei 2017 (datum onder voorbehoud). 5.3 EINDSELECTIE: SELECTIEGESPREK MET INHOUDELIJKE CASE EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het eindgesprek en de uitgebreide inhoudelijke case vinden plaats met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties 7 persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Oostende op 27 juni 2017 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de administrateur-generaal van het agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 5.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. pagina 7 van 9

8 6 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 22 mei 2017 via de sollicitatielink die je kan terugvinden bij het online vacaturebericht 2. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je kandidatuur tijdig ontvangen is (registratie in E-recruitmentsysteem telt als sollicitatiedatum. Opgelet: uw kandidatuur is slechts geldig indien u een bevestiging van sollicitatie ontvangen heeft.) Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Eline De Smet, , eline.desmet@mow.vlaanderen.be 7 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Rudy Tas Financieel directeur rudy.tas@mow.vlaanderen.be 0477/ Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Eline De Smet selectieverantwoordelijke eline.desmet@mow.vlaanderen.be 02/ Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 2 Als je niet de mogelijkheid hebt om je kandidatuur digitaal door te sturen kan je deze ook per post bezorgen ter attentie van: Departement Mobiliteit en Openbare Werken, Afdeling Organisatie, Team HRM, Koning Albert II - laan 20 bus 2, 1000 Brussel. Datum van poststempel telt als bewijs voor tijdige sollicitatie. pagina 8 van 9

9 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen augustus 2017 (onder voorbehoud). Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar met vermelding van het vacaturenummer. pagina 9 van 9