Departement Financiën en Begroting zoekt dossierbeheerder Derdengeschillen

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement -/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Financiën en Begroting zoekt dossierbeheerder Derdengeschillen Statutair Niveau: C Rang: C1 Graad: medewerker Aantal vacatures: 1 Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: DFB/2017/STAT/C1/DDG /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 FUNCTIECONTEXT Het Vlaams ministerie van Financiën en Begroting is het financiële hart van de Vlaamse overheid. Hier wordt onder meer de grondslag gelegd voor de begroting, de boekhouding en het financieel management van de Vlaamse overheid. Ook de inning en invordering van Vlaamse belastingen gebeurt door dit ministerie. De belangrijkste bevoegdheden van het departement Financiën en Begroting (als onderdeel van het Vlaams ministerie van Financiën en Begroting) zijn: - de algemene beleidsondersteuning inzake financiën, begroting en fiscaliteit, - de opmaak van de meerjarenraming en de jaarlijkse begroting én de begrotingsopvolging via de aanmaak van begrotingsakkoorden, - het beheer van de kaspositie van de Vlaamse overheid, van de lange termijn schuld en van de door de Vlaamse overheid gegeven waarborgen, - de opmaak van de algemene rekening van de rechtspersoon Vlaamse gemeenschap, het nazicht en/of de opmaak van de jaarrekeningen van de Vlaamse rechtspersonen en de behandeling van opmerkingen van het Rekenhof. Binnen het Departement Financiën en Begroting kom je terecht binnen de afdeling Algemene Diensten van Financiën, bij de dienst Derdengeschillen. Deze dienst staat in voor de juridische en financiële afhandeling van dossiers die met één of meerdere geschillen bezwaard zijn. Deze geschillen zijn het gevolg van een juridisch betalingsbeletsel zoals loonafstand, loondelegatie, derdenbeslag, overdracht van schuldvordering, inpandgeving, faillissement. Hierdoor mag er niet meer integraal aan de oorspronkelijke begunstigde betaald worden en dient er tevens aan één van de schuldeisers van de oorspronkelijke begunstigde betaald te worden. De dienst staat ook in voor de uitbetaling van bedragen die nog verschuldigd zijn aan overleden personen wegens hun tewerkstelling bij één van de dertien Vlaamse Ministeries of in het onderwijs of wegens nog aangevraagde subsidies.

2 2 TAKENPAKKET 2.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Analyseren en verwerken van binnenkomende aanvragen i.v.m. erkenningen, subsidies, vergunningen e.d. om over deze aanvragen een (voorstel van) beslissing te kunnen formuleren. 2.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Vervolledigen dossiers Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens om te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen. Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens om een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. (Voorstel van) beslissing (Voorstel van) beslissing formuleren om de bevoegde instantie (evt.de functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over - Gegevens verwerken, omzetten in codes en invoeren in databank en IT-toepassingen zoals Orafin, DAS,. - Verzamelen van informatie en gegevens via bevraging van klanten en/of eigen opzoekingen zoals rijksregister, OraFin, personeelssystemen - Administratief opvolgen van de welbepaalde dossierelementen doorheen de opeenvolgende procedurestappen (bv. aanzegging) - Een eerste administratieve controle uitvoeren van de binnenkomende vragen (bv. verplichting aangetekend te versturen) - Registratie van binnenkomende briefwisseling, documenten, formulieren.. in het postboek - Registratie van documenten in register openbaarheid van bestuur - Onderzoeken of de aanvraag/ingediende geschillen, vooral voor routinedossiers, voldoet aan de reglementering - Binnenkomende aanvragen/geschillen toetsen aan de binnen de dienst gebruikte procedures - Detecteren van dossiers /geschillen die afwijken van de gebruikelijke procedures - Uitwerken van een voorstel van beslissing in routine dossiers - Voorstel van beslissing bezorgen aan het diensthoofd pagina 2 van 8

3 het dossier. Communicatie en contacten Tijdig de communicatie en contacten verzorgen om te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied om de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Opvolging Opvolgen van de uitvoering van de beslissing om ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd. - Initiëren van de uitvoering van de beslissing in routine dossiers - Eenvoudige vragen m.b.t. het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk beantwoorden - Klanten informeren over de te volgen procedure in routinedossiers - Informatie opzoeken en uitwisselen over deze dossiers (bv. soort geschillen, geplande datum van betaling) - Gevraagde overzichten m.b.t. uitgevoerde inhoudingen opmaken - Het dossier na uitvoering, klasseren volgens de modaliteiten vermeld in het archiefplan - Deelnemen aan werkgroepen en interne overlegmomenten - Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven, aanleggen en bijhouden van documentatie - Een basiskennis m.b.t. insolventierecht ontwikkelen en onderhouden - Kennis over de interne procedures opbouwen en onderhouden - Eenvoudige klachten rond het dossier behandelen - Eenvoudige herberekeningen uitvoeren met het oog op uitbetaling van achterstallige wedden of met het oog op fiscale en sociale inhoudingsplicht - Nakijken of de door het systeem berekende inhoudingen correct gebeurden - Nieuwe saldo s opvragen naar aanleiding van de automatische aanmaak van provisies - Betaalbestanden aanmaken op de voorziene data (via de toepassing) - Nagaan of de coda met de betalingen correct verwerkt werden - Teruggestorte betalingen/saldo s correct pagina 3 van 8

4 verwerken in eenvoudige dossiers - Meewerken aan het opmaken van fiscale attesten - Opmaken van handlichtingsbrieven - Dossiers opkuisen met het oog op archivering in het statisch archief 3 PROFIEL 3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n): 1) Je werkt als statutair ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen het departement Financiën en Begroting. Of Je bent contractueel tewerkgesteld binnen het departement Financiën en Begroting in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1. Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen het departement Financiën en Begroting en hebt een vrijstelling 2 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). Klik hier als u tekst wilt invoeren. 2) Je hebt minimaal 3 jaar beroepservaring in personeelsadministratie en/of administratieve behandeling van dossiers m.b.t. beslag en andere vormen van gedwongen invorderingen. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Diana Vanhoebroek, diana.vanhoebroek@fb.vlaanderen.be, ). 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). 2 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. pagina 4 van 8

5 3.2 COMPETENTIES Technische competenties kennis van Word en Excel en elementaire kennis van de andere Office-producten voldoende kennis van de werking van de Vlaamse overheid voldoende kennis van het beleidsdomein Financiën en Begroting basiskennis van het insolventierecht (beslag, collectieve schuldenregeling) Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Klantgerichtheid niveau 1 Samenwerken niveau 1 Zorgvuldigheid niveau 1 Analyseren niveau 1 Communiceren niveau 1 Initiatief niveau 1 Plannen en organiseren niveau 1 Bijkomende informatie over de(ze) gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van overplaatsing dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je bent geslaagd in de selectieprocedure. 2. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, IJsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 3. Je bevindt je in de administratieve toestand van dienstactiviteit. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 4 AANBOD Je wordt overgeplaatst in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal C111. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. De functie wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 5 van 8

6 5 SELECTIEPROCEDURE 5.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden zoals vermeld in hoofdstuk 3.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats op 03/11/2017. Indien er slechts één kandidaat weerhouden wordt na de cv-screening gebeurt de selectie op basis van het dossier en wordt er geen voorselectie of jurygesprek georganiseerd. 5.2 VOORSELECTIE OP BASIS VAN PSYCHOTECHNISCHE SCREENING EN INHOUDELIJKE CASE Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: analytisch inzicht plannen en organiseren kennis Word en Excel basiskennis insolventierecht Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de afdeling ADF en de selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 50 % behaalt op het geheel van de vier criteria én wie behoort tot de drie hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Wanneer een van de drie hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats in het Ellipsgebouw (Brussel) in de week van 06/11/2017 (onder voorbehoud). 5.3 EINDSELECTIE: PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST EN EINDGESPREK Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de afdeling ADF en de selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: je visie op en inzicht in de functie pagina 6 van 8

7 je motivatie en verwachtingen je technische competenties de in punt vermelde persoonsgebonden competenties je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in het Ellipsgebouw (Brussel) in de week van 13/11/2017 (onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 5.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 6 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 27/10/2017. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier naar adf@fb.vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel (dossierbeheerder Derdengeschillen) en het vacaturenummer (DFB/2017/STAT/C1/DDG). Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt, je je kandidatuur uiterlijk op 27/10/2017 naar ons stuurt (de verzendingsdatum van je mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op. pagina 7 van 8

8 7 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Ann De Doncker, diensthoofd dienst Derdengeschillen Tel Mail Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure, deelnemingsvoorwaarden en/of arbeidsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Diana Vanhoebroek, HR Business Partner Tel Mail 8 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind november Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar met vermelding van het vacaturenummer. pagina 8 van 8