1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust zoekt een Hoofdmedewerker Communicatie (areyouwaterproof) Statutair Niveau: C Rang: C2 Graad: Hoofdmedewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: MDK00054 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Als hoofdmedewerker communicatie werk je actief mee aan de uitvoering van het communicatiebeleid van MDK en volg je het project areyouwaterproof op. 2 FUNCTIECONTEXT Het Agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust (MDK) van de Vlaamse overheid draagt zorg voor veilig en vlot scheepvaartverkeer van en naar de Vlaamse Havens. Het agentschap is verantwoordelijk voor de beveiliging van de Vlaamse Kust tegen overstromingen en ijvert voor een geïntegreerd en duurzaam beheer van de kustzone. Aan het hoofd van het agentschap staat de administrateur-generaal. Hij is ook de Vlaamse voorzitter van de Permanente Commissie der Scheldevaart en van de structuur Kustwacht. Het Agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust heeft vier uitvoerende afdelingen (Afdeling Scheepvaartbegeleiding, Afdeling Kust, DAB Vloot en DAB Loodswezen) en een Stafdienst.

2 De Stafdienst telt 18 personeelsleden die een breed spectrum van adviserende en ondersteunende diensten leveren aan de administrateur-generaal en de subentiteiten. Bij de Stafdienst wordt gewerkt binnen drie teams: Beleidsondersteuning, Communicatie/Organisatie/ Personeel en Financiën/ Logistiek/IT. Je maakt deel uit van het team Communicatie /Organisatie / Personeel. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Diverse vakinhoudelijke taken inherent aan Communicatie en het project areyouwaterproof voorbereiden en uitvoeren teneinde aan de bevoegde instanties of personen gespecialiseerde informatie, diensten en/of producten af te leveren binnen de vereiste tijdspanne. Context: volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten, procedures en veiligheidsvoorschriften De specialisatie is verworven via schoolse opleiding of door een gelijkwaardige training-on-the-job 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Voorbereiding De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren teneinde er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. - Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en op basis hiervan een eigen werkplan opstellen - Voorafgaandelijk inwinnen van informatie ter verduidelijking van de opdracht - Contacteren van klanten en andere betrokkenen - Uitvoeren van voorbereidende administratieve taken - Voorbereidend opzoekwerk verrichten - Uitvoeren van een behoefteanalyse - Opmaak van een jaarplanning - Voorbereiden van de financiële afhandeling van projecten en campagnes (budgetopvolging, aanvraag offertes, verdeling facturen, ) - Afspraken maken over drukwerk: timing en af te leveren eindproduct Uitvoering Diverse taken inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren teneinde bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit. pagina 2 van 9

3 Context: volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten, procedures en veiligheidsvoorschriften. - Verzamelen, invoeren en verwerken van specifieke data - Ontwerpen en afleveren van vakspecifieke producten - Grafische opmaak van folders, flyers, uitnodigingen, brochures, advertenties, - Redactie van teksten - Aanmaken van statistieken - Uitwerken van vernieuwende communicatieconcepten - Uitvoeren van projecten (vb websites, sociale media, evenementen/beurzen) Verslag uitbrengen Verslag uitbrengen over de eigen werkzaamheden en resultaten teneinde de chef in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen. - Opmaken van een activiteitenverslag - Signaleren van knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen of gebeurtenissen - Bijhouden van een agenda van de uitgevoerde taken en outputindicatoren - Verslag uitbrengen aan de betrokken opdrachtgever over het verloop van de activiteiten Beheer van materiaal en/of gegevens Inventariseren, verzamelen en onderhouden van het nodige materiaal (grondstoffen en werktuigen) en/of gegevens teneinde altijd te beschikken over degelijke en bruikbare materialen en/of gegevens. - Verzorgen van een klassement of documentatiebeheersysteem - Contacten leggen en onderhouden met leveranciers - Beheren van website, mailbox en sociale media - Bijhouden van de grafische ontwerpen voor eventuele aanpassingen en herdruk - opzetten, beheren en opvolgen van databanken over diverse onderwerpen Informeren Informeren over producten, diensten, systemen of procedures teneinde er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. Context: vanuit de vakinhoudelijke specialisatie en binnen duidelijk afgebakende bevoegdheden. - Beantwoorden van vragen en advies verstrekken aan klanten - Verspreiden van documentatie naar interne en/of externe klanten - Deelnemen aan vergaderingen, werkgroepen, stuurgroepen, - Opvolging actiepunten vergaderingen - Informeren Kennis mbt het vakgebied Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein teneinde via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren. pagina 3 van 9

4 - Lezen van vakliteratuur, bijwonen van studiedagen, volgen van gespecialiseerde opleidingen - Informatie-uitwisseling met vakgenoten - Kennen en opvolgen van de ontwikkelingen binnen het vakgebied - Kennen en opvolgen van de reglementering en/of wetgeving binnen het vakgebied - Bezoeken van beurzen 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen het Agentschap voor Maritieme Dienstverlening en Kust in de graad van medewerker of technicus ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen het agentschap voor Maritiem Dienstverlening en Kust én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in de graad van medewerker of technicus. Je beschikt op de uiterste sollicitatiedatum over 6 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot communicatie. Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Eline De Smet, eline.desmet@mow.vlaanderen.be, ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Grondige kennis van het project areyouwaterpoof Grondige kennis van de communicatie van het AMDK Grondige kennis van de organisatie en de werking van AMDK. Vertrouwd zijn met grafische programma s zoals Indesign Kennis van Access voor de opmaak van databases 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 4 van 9

5 4.2.2 Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Analyseren : Je duidt een probleem in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen en organiseren : Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: Bijkomende voorwaarden en verwachtingen - Ervaring met het werken op een Stafdienst is een pluspunt. 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 4. Je slaagt in de selectieprocedure. 5. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 6. Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde je in dienstactiviteit bevinden; ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn pagina 5 van 9

6 Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD - Je wordt bevorderd in de graad van hoofdmedewerker (rang C2) met de bijbehorende salarisschaal C De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. - Je eerste 9 maanden vormen een proeftijd met tussentijds evaluaties. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet (zie 4.1). Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 29 mei 2017 (onder voorbehoud) VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARDVRAGENLIJST (indien meer dan 6 kandidaten) Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: - Eerste toetsing van je motivatie - Eerste toetsing van je inzetbaarheid in de functie/omgeving Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. pagina 6 van 9

7 Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 60 % behaalt op het geheel van bovenstaande criteria én wie behoort tot de 6 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 6 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats in de week van 29 mei 2017 (datum onder voorbehoud) EINDSELECTIE: SELECTIEGESPREK MET INHOUDELIJKE CASE EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 7/06/2017 of 19/06/2017 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de administrateur-generaal van het agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. pagina 7 van 9

8 6.4. NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 22 mei 2017 via de sollicitatielink die je kan terugvinden bij het online vacaturebericht 2. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je kandidatuur tijdig ontvangen is (registratie in E-recruitmentsysteem telt als sollicitatiedatum. Opgelet: uw kandidatuur is slechts geldig indien u een bevestiging van sollicitatie ontvangen heeft) Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Eline De Smet, , eline.desmet@mow.vlaanderen.be 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Ann Hottat Afdelingshoofd adres: ann.hottat@mow.vlaanderen.be tel Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: 2 Als je niet de mogelijkheid hebt om je kandidatuur digitaal door te sturen kan je deze ook per post bezorgen ter attentie van: Departement Mobiliteit en Openbare Werken, Afdeling Organisatie, Team HRM, Koning Albert II - laan 20 bus 2, 1000 Brussel. Datum van poststempel telt als bewijs voor tijdige sollicitatie. pagina 8 van 9

9 Eline De Smet selectieverantwoordelijke adres: tel: Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen augustus Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar eline.desmet@mow.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. pagina 9 van 9