1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Het Departement Kanselarij en Bestuur zoekt een Teamoverschrijdend administratief ondersteuner Statutair Niveau: D Rang: D2 Graad: Hoofdassistent Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Het Departement Kanselarij en Bestuur is op zoek naar een teamoverschrijdend administratief ondersteuner. Je ondersteunt niet enkel 1 team op administratief vlak, maar slaagt er in om dit voor meerdere teams te doen. 2 FUNCTIECONTEXT Het Departement Kanselarij en Bestuur treedt op als een center of government. Het departement: biedt directe ondersteuning aan de minister-president en de Vlaamse Regering als ploeg voor de werking van de regering en voor regeringsbrede aangelegenheden garandeert de kwaliteit, coherentie en rechtszekerheid van de Vlaamse regelgeving heeft een uitgesproken verbindende rol binnen de Vlaamse overheid zelf, maar ook als belangrijke partner in netwerkorganisatie met burgers, verenigingen, bedrijven, kennisinstellingen, andere overheden en de financiële wereld om samen het beleid voor te breiden, uit te voeren en te evalueren staat in voor strategische planning op basis van een langetermijnvisie op de samenleving die geldt als ankerpunt en toetssteen voor het beleid over de beleidsdomeinen heen (i.s.m. Statistiek Vlaanderen).

2 monitort ontwikkelingen in de samenleving, de internationale context en de beleidsuitvoering op basis van gekwantificeerde, gedragen en internationaal vergelijkbare langetermijndoelstellingen (i.s.m. Statistiek Vlaanderen) biedt structurele beleidsondersteuning en programmawerking met het oog op doordachte, duurzame en gedragen oplossingen voor regeringsbrede maatschappelijke uitdagingen staat in voor de coördinatie en ondersteuning bij specifieke horizontale prioriteiten, zoals het kerntakenplan, hervorming van het adviesstelsel en Vlaams bestuursrecht, de uitbouw van een Vlaams inspectie- en handhavingsbeleid, de centrale coördinatie van de managementgroep, de ondersteuning van de minister-president inzake de samenwerking met andere deelstaatregeringen heeft controle over de risicobeheersing via preventie, crisismanagement, bedrijfscontinuïteit en rampenbeheersing stimuleert en ondersteunt communicatie van de Vlaamse overheid vanuit een open houding, op maat van en in dialoog met alle doelgroepen. neemt het voorzitterschap waar van het Voorzitterscollege. Als Center of Government ondersteunen we de minister-president van de Vlaamse regering en willen we een verbindende rol opnemen zowel binnen de Vlaamse overheid als tussen allerlei andere overheidsactoren, verenigingen en individuele burgers. We zijn een lerende, zelfsturende netwerkorganisatie die alert reageert op ontwikkelingen in de samenleving, ruimte biedt voor creativiteit en vernieuwing en snel en slim inspeelt op nieuwe opdrachten en opportuniteiten. De medewerkers hebben de gedeelde verantwoordelijkheid om de vooropgestelde doelstellingen te behalen. Vertrouwen, wendbaarheid en een open, verbindende communicatie zijn de basis voor samenwerking in DKB. De medewerkers dragen de waarden van de Vlaamse overheid uit in hun werk en in het contact met collega s en partners. Als medewerker bij DKB: - werk je zelfstandig en neem je initiatief; - neem je gedeeld leiderschap op in een zelfsturend team; - ben je leergierig en breed inzetbaar en sta je ervoor open om aan nieuwe projecten mee te werken; - werk je graag en goed samen met actoren van binnen en buiten de Vlaamse overheid. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan één of meer personen binnen de entiteit met als doel bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit. pagina 2 van 9

3 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaat Informatieverzameling en verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk met als doel op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement met als doel zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen met als doel bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Context: Conform procedures, wetgeving en regelgeving Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties, ) met als doel de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken met als doel bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Voorbeelden van activiteiten - Verzamelen en invoeren van gegevens en cijfers voor verschillende teams - Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn - Adressenbestanden van contactpersonen en organisaties bijhouden en actualiseren - Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid - Opzoekwerk in bibliotheek, op internet, - Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ) - Opvolgen van generieke mailboxen - Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten - Archiefbeheer in SharePoint - Collega s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn - Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten, aangetekende zendingen - Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen - Voorbereiden van financiële verrichtingen - Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier - Opstellen van vergaderagenda en uitnodigingen - Opmaken van lay-out van typedocumenten - Nalezen van teksten - Verzorgen van allerlei typewerk en lay-out van documenten - Inspringen bij afwezigheid van collega s - Aanbieden van ondersteuning,. bij vergaderingen, evenementen (zoals bv. o.a. het genodigdenbeheer pagina 3 van 9

4 Onthaal / Telefoon Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal met als doel bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling. Agendabeheer Beheren van de agenda van de leidinggevende of groep van medewerkers met als doel bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. van de regeringsbrede evenementen die DKB organiseert (persbarbecue, nieuwjaarsreceptie VR- Voorzitterscollege, uitreiking eretekens Vlaamse Gemeenschap)) - Goedkeuren van afwezigheden - Aanvragen/meldingen in Facilipunt - Inkomende en uitgaande mails en post verwerken - Ontvangen en begeleiden van bezoekers (bv. op evenementen) - Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen - Afspraken maken voor verschillende teams en personen - Signaleren of herinneren aan afspraken - Reserveren van zalen - Bij agenda wijzigingen, de betrokkenen informeren en de nodige stappen zetten om afspraken te verzetten, derden verwittigen, 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarden: 1) Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen het Departement Kanselarij en Bestuur in de graden van assistent, technisch assistent of speciaal assistent ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen het Departement Kanselarij en Bestuur én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in de graden van assistent, technisch assistent of speciaal assistent 1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31). pagina 4 van 9

5 2) Je beschikt op datum van indiensttreding over minstens 6 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot administratief ondersteunende functie. 3) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Els Vandekerckhove, els.vandekerckhove@kb.vlaanderen.be, ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je hebt kennis van de procedures, regelgeving en systemen van het werkdomein Je hebt kennis van de werking en organisatie van het Departement Kanselarij en Bestuur Je hebt ervaring in een administratief ondersteunende functie voor 2 of meerdere teams Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op pagina 5 van 9

6 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn voor de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden medisch geschikt zijn voor deze functie Burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van hoofdassistent (rang D2) met de bijbehorende salarisschaal D211. Je eerste 4 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. pagina 6 van 9

7 De cv-screening vindt plaats in de week van 6 december 2018 (datum onder voorbehoud) EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET CASE Het eindgesprek gebeurt met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. De case vindt plaats op de dag van het jurygesprek. Tijdens deze selectiefase beoordelen we: Je motivatie Je visie op en inzicht in de functie Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel in de week van 7 januari 2019 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager kiest uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat voor de functie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. pagina 7 van 9

8 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 4 december Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 4 december 2018 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Sollicitatieformulieren moeten in het Nederlands ingevuld worden. Sollicitatieformulieren die niet in het Nederlands worden ingediend, zijn ongeldig en worden niet beoordeeld. Het sollicitatieformulier vind je bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, tel VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Hans De Coninck hans.deconink@vlaanderen.be tel Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Els Vandekerckhove selectieverantwoordelijke Els.vandekerckhove@kbvlaanderen.be Tel Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op pagina 8 van 9

9 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen februari Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar met vermelding van het vacaturenummer. pagina 9 van 9