1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Departement Omgeving zoekt een Procesmedewerker subsidies Statutair Niveau: C Rang: C2 Graad: Hoofdmedewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Heb je een eerste ervaring met behandelen van subsidiesaanvragen? Het analyseren en verwerken van dossiers en/of aanvragen op basis van richtlijnen en procedures schrikt jou niet af? Je bent vertrouwd met de administratieve dossierstoom richting minister en Inspectie Van Financiën. Ook behandel je dossiers op een nauwkeurig manier? Lees dan zeker verder! 2 FUNCTIECONTEXT Het Departement Omgeving is op 1 april 2017 ontstaan uit een fusie van het Departement Leefmilieu, Natuur en Energie en Ruimte Vlaanderen. Deze fusie kwam tot stand in uitvoering van het regeerakkoord en de beslissing van de Vlaamse Regering om een beleidsdomein omgeving vorm te geven. De taken van het departement kunnen we als volgt omschrijven: een kwaliteitsvol leefmilieu realiseren, waarin op een duurzame wijze wordt gebruik gemaakt van diverse voorraden en van de beschikbare ruimte; een geïntegreerd omgevingsbeleid (ruimte, leefmilieu, natuur, klimaat, energie en groene economie) ontwikkelen dat gericht is op beleidsvoorbereiding,-implementatie en evaluatie, handhaving, draagvlakverbreding en samenwerken met steden, gemeenten en provincies voor het lokale omgevingsbeleid.

2 Het Departement Omgeving heeft als missie: Het Vlaams omgevingsbeleid staat garant voor een kwaliteitsvolle leefomgeving voor de huidige en toekomstige generaties. We stimuleren een duurzame omgang met diverse natuurlijke hulpbronnen, waarbij we streven naar een koolstofarme, energiezuinige, klimaatintelligente samenleving en een sterke band tussen ecologie en economie realiseren. We ondersteunen maatschappelijke vooruitgang en we maken locatie- en ontwikkelingskeuzes in het belang van de Vlaamse samenleving. Het departement bestaat uit 8 afdelingen ondergebracht in 3 organisatiepijlers: 1) Omgevingsstrategie, 2) Omgevingsbeleid voor Ruimte & Milieu en 3) Omgevingsbeleid voor Klimaat, Groene Economie & Energie. De afdeling Strategie, Internationaal Beleid en Dierenwelzijn is verantwoordelijk voor de algemene strategie, inhoudelijke coördinatie en organisatieondersteuning, het internationaal beleid, en het beleid en de inspectie inzake dierenwelzijn. De afdeling Beleidsontwikkeling en Juridische Ondersteuning bereidt het (langetermijn)omgevingsbeleid voor en staat in voor de regelgeving, juridische ondersteuning en het instrumentarium. Het Vlaams Planbureau voor de Omgeving bundelt de activiteiten en middelen inzake omgevingsonderzoek, milieu en gezondheid, bodembescherming, natuurlijke rijkdommen, diepe ondergrond en de onderbouwing van langetermijnplannen, en bundelt ook die inzake monitoring en evaluatie. Bovendien onderhoudt het structurele relaties met MIRA en NARA/INBO. De afdeling Data- en Informatiebeheer en Digitale Maatschappij is verantwoordelijk voor het databeheer en ontwikkelt een omgevingsmanagementinformatiesysteem. De afdeling Partnerschappen met Besturen en Maatschappij organiseert de samenwerking met lokale besturen en overheden, en de integratie van economie, infrastructuur en maatschappij. Ook de vorming en educatie van doelgroepen behoort tot haar kerntaken. De afdeling Gebiedsontwikkeling, Omgevingsplanning en projecten (incl. omgevingsvergunning, Vlaamse investeringsprojecten) zet naast deze thema s ook in op leef- en omgevingskwaliteit (inclusief Milieueffectrapportage) en land- en bodembescherming. De afdeling Handhaving staat in voor de milieu-inspectie, de inspectie ruimtelijke ordening en onroerend goed, handhaving en bestuurlijke beboeting, de toepassing van het milieuschadedecreet en het milieucrisismanagement. De afdeling Omgevingsbeleid voor Energie, Klimaat en Groene Economie staat in voor de beleidsontwikkeling en -uitvoering inzake klimaat, lucht, energie, groene economie en diepe ondergrond. Ze geeft het beleid vorm via regelgeving, het instrumentarium en juridische ondersteuning. pagina 2 van 10

3 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Analyseren en verwerken van dossiers en/of aanvragen i.v.m. subsidies, O&O-attesten en dergelijke met als doel omtrent deze dossiers en/of aanvragen een (voorstel van) beslissing te kunnen formuleren 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Vervollediging dossiers Resultaat Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens met als doel te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen. Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens met als doel een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. Context: Procedures, wetgeving, regelgeving, normen, (Voorstel van) beslissing (Voorstel van) beslissing formuleren met als doel de bevoegde instantie (evt.de functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. Voorbeelden van activiteiten - Volledigheid van subsidieaanvragen en aanvragen O&O onderzoeken en ontbrekende gegevens opvragen - Nagaan welke formulieren ontbreken in het dossier en vervolledigen - Invoeren van nieuwe subsidieaanvragen en O&O-dossiers - Bijhouden van dossierstroom subsidieaanvragen en O&O-dossiers - Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ) - Adressenbestanden opbouwen en actueel bijhouden - Subsidies en O&O-dossiers onderzoeken op ontvankelijkheid op grond van de voorgeschreven reglementen/wetgeving/procedures - Subsidies berekenen op grond van informatie die in het dossier beschikbaar is - O&O-attesten beoordelen op grond van een checklist - Voorstel van beslissing over het al dan niet toekennen van O&O-attesten - Voorstel van beslissing over het al dan niet ontvankelijk zijn van een subsidiedossier - Voorstel van beslissing over het al dan niet toekennen van een subsidiebedrag - Opmaken MB s, beslissingen Vlaamse Regering (VR), briefwisseling, attesten O&O, vastleggingsdossiers, pagina 3 van 10

4 Communicatie en contacten Tijdig de communicatie en contacten verzorgen met als doel te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. Opvolging Opvolgen van de uitvoering van de beslissing met als doel ervoor te zorgen dat de beslissing correct wordt uitgevoerd. Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken met als doel bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Milieumanagementsysteem (MMS) Consequent milieubewust handelen op de werkplek om zo mee de doelstellingen van het intern milieuzorgbeleid van het Departement OMG te helpen realiseren. - Vragen beantwoorden van interne en externe klanten - Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega s, leidinggevenden of externen - Klant tijdig informeren over diens subsidieaanvraag/o&o-attest - Kennis en vaardigheden delen met collega's en ondersteunen waar nodig - Deelnemen aan (functioneel) overleg - Opvolgen dossiers na beslissing/ondertekening van de stukken en timing bewaken - Opvolgen van financiële afhandeling van dossier en uitbetaling van de subsidie - Versturen van zendingen - Inspringen bij afwezigheid van collega s - Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning bij vergaderingen, beurzen, studiedagen, : reserveren vergaderzalen, bestellen catering, naamkaartjes aanmaken, inschrijvingen bijhouden in Excel-bestand, inschrijvingen bevestigen, mappen samenstellen, - Op vraag van collega s van de Afdeling PBM mee instaan voor controle van de info die verzameld wordt voor studiedagen of rond adressenbestanden - Adressenbestanden controleren en actualiseren - Ondersteuning bieden bij financiële dossierstromen (vastleggingen en ordonnanceringen voorbereiden) - Je verplaatsingen milieuvriendelijk doen via het STOP-principe: de prioriteit gaat eerst naar Stappen, dan Trappen (fietsen), vervolgens Openbaar vervoer en dan pas naar Personenwagens, - Milieu- en veiligheidsregels naleven, - Waar mogelijk, duurzame keuzes maken bij aankopen, - Spaarzaam omgaan met energie, water en grondstoffen, - Afval correct sorteren, pagina 4 van 10

5 - Verbetervoorstellen formuleren en nonconformiteiten melden aan jouw MMSaanspreekpunt, - Duurzaamheid integreren in de inhoud van je functie en dit volgens de richtlijnen van het intern milieuzorgsysteem, - Je eventuele bijkomende rol binnen het MMS van het departement, zoals vermeld in het formulier Overzicht functies met milieurelevante taken (F.06.MMS.001) goed uitvoeren 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarden: 1) Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen Departement Omgeving in de graden van medewerker of technicus van de rang C1 ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen Departement Omgeving én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in de graden van medewerker of technicus van de rang C1. 2) Je beschikt op datum van 25 februari 2019 over 6 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot het beheren van dossiers en administratieve procedures 3) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Estelle Eustacchio, estelle.eustacchio@vlaanderen.be of ). 1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31). pagina 5 van 10

6 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Grondige kennis en begrip van financiële procedures Kennis van de organisatie en inzicht in formele structuren Administratief-organisatorische vaardigheden. Goede kennis van ICT-kantoorapplicaties zoals Office toepassingen, SharePoint, Kennis hebben over de procedure en regelgeving omtrent verhoogde investeringsaftrek Kennis van en inzicht in procedures en regelgeving over subsidies. Kennis van slimme subsidies. Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2) Flexibiliteit : Je verandert je werkwijze, aanpak of stijl om doelen te bereiken. Je kan in verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze je gedrag aanpassen (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op pagina 6 van 10

7 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn voor de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van hoofdmedewerker (rang C2) met de bijbehorende salarisschaal C211. Je eerste 9 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. pagina 7 van 10

8 De cv-screening vindt plaats in de week van 4 maart EINDSELECTIE: EEN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST, EEN JURYGESPREK MET CASE EN EEN NAUWKEURIGHEIDSTEST Het eindgesprek gebeurt met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase beoordelen we: Je motivatie Je visie op en inzicht in de functie Je technische competenties Persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 12 maart 2019 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager kiest uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat voor de functie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. pagina 8 van 10

9 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 25 februari Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 25 februari 2019 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Sollicitatieformulieren moeten in het Nederlands ingevuld worden. Sollicitatieformulieren die niet in het Nederlands worden ingediend, zijn ongeldig en worden niet beoordeeld. Het sollicitatieformulier vind je bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Nele Mondelaers, tel VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Diana Leuci Stafmedewerker Diana.leuci@vlaanderen.be tel Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Estelle Eustacchio selectiedeskundige estelle.eustacchio@vlaanderen.be Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op pagina 9 van 10

10 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen april Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar met vermelding van het vacaturenummer. pagina 10 van 10