1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure naar een hoger niveau Het Facilitair Bedrijf zoekt een administratief medewerker contractbeheer Statutair Niveau: C Rang: C1 Graad: medewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Ben je minstens twee jaar werkzaam binnen de Vlaamse overheid in niveau D? En heb je minstens twee jaar ervaring met het behandelen van facturatiedossiers in het kader van technische raamcontracten? Dan heb je misschien interesse in deze vacature. Als administratief medewerker contractbeheer maak je deel uit van het team contractbeheer van de afdeling technisch beheer van Het Facilitair Bedrijf. Je volgt technische raamcontracten op. Je kijkt na of facturaties kunnen worden vereffend. Je geeft deze in in Orafin. Je werkt in het facility managementinformatiesysteem. Je bent vaardig in Office. Je bent een nauwkeurig werker die zo nodig initiatief neemt om de voortgang van dossiers te garanderen. Lees meer over het vereiste profiel, de functie en het takenpakket in het selectiereglement. 2 FUNCTIECONTEXT Het Facilitair Bedrijf staat in voor de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid op vlak van facilitair management en is verantwoordelijk voor het vastgoedbeheer, werkplekinrichting,

2 gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen- en contractbeheer en logistiek transport. Daarnaast ondersteunt Het Facilitair Bedrijf alle entiteiten van de Vlaamse overheid maximaal door het aanbieden van ICT-, e-government- en informatiediensten, - producten en advies, om op die manier bij te dragen tot de optimale werking van de Vlaamse overheid als geheel en de lokale besturen en provincies. Je zult deel uitmaken van het team contractcoördinatie van de afdeling Technisch Beheer. De afdeling Technisch Beheer verzorgt binnen Het Facilitair Bedrijf het gebouwbeheer en onderhoud en is tevens de expertisehouder inzake technische gebouwgebonden zaken. De afdeling bestaat uit 3 teams: team technieken, team technisch gebouwbeheer en team contractcoördinatie. Het team contractcoördinatie biedt ondersteuning in de breedste zin van het woord aan de andere twee teams en het agentschap. Hieronder valt bijvoorbeeld verslaggeving van diverse interne en externe overlegmomenten, financiële verwerking en opvolging van alle Orafindossiers van de afdeling en administratieve ondersteuning in het gunningsproces voor aanbestedingen. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan meerdere personen binnen Het Facilitair Bedrijf om zo bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaat Informatieverzameling en -verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement teneinde zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Voorbeelden van activiteiten - Invoeren betalingen - Invoeren vastleggingen - Verwerken facturen - verwerken offertes - verwerken vorderingsstaten - Klassement raamcontracten - Klassement onderhoudscontracten - Klassement borgen - Opmaken verschillende verslagen //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 2 van 8

3 Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Context: conform procedures, wetgeving en regelgeving Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties ) teneinde de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. - Invoeren betalingen - Invoeren vastleggingen - Verwerken facturen - verwerken offertes - verwerken vorderingsstaten - opmaken bestekken - FMIS invoer & opvolging - Mails - Brieven - Overzichten - Verslagen - Formulieren - Overlegmomenten bijwonen - Coördinatie tussen collega s en leveranciers - Invoer en opvolging FMIS - Invoer en opvolging in Orafin 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: Of je bent een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen de diensten van de Vlaamse overheid in niveau D; Of je bent een contractueel personeelslid al dan niet in proeftijd én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 én tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid, in een betrekking waaraan een salarisschaal van niveau D is gekoppeld. 1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november pagina 3 van 8

4 Je bent gedurende minstens twee jaar tewerkgesteld in een betrekking waaraan een salarisschaal van niveau D gekoppeld is en je hebt minstens twee jaar relevante beroepservaring in het behandelen van facturatiedossiers in het kader van technische raamcontracten. Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (heidi.verkeyn@kb.vlaanderen.be). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Kennis Orafin Kennis facility managementinformatiesysteem (FMIS) Kennis officepakket Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31). //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 4 van 8

5 Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn voor de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden Burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal C111. Je eerste 4 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen. De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden zoals vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. pagina 5 van 8

6 Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 16 april VOORSELECTIE indien meer dan 5 kandidaten na cv-screening Een voorselectie op basis van je informatie in het sollicitatieformulier vindt enkel plaats bij meer dan 5 kandidaten na cv-screening. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je motivatie en verwachtingen Je relevante beroepservaring Deze selectiefase is eliminerend. Enkel de 5 hoogst scorenden op het geheel van de criteria kunnen deelnemen aan de eindselectie. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. De selectiefase gebeurt in de week van 16 april COMPETENTIEGERICHT EN INHOUDELIJK GESPREK MET PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het eindgesprek gebeurt met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase beoordelen we: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op vrijdag 27 april 2018 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. Het is de lijnmanager die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 6 van 8

7 De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 10 april Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 10 april 2018 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kun je terugvinden bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, pagina 7 van 8

8 8 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Jens Maes, teamhoofd team contractbeheer Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Heidi Verkeyn, selectieverantwoordelijke Agentschap Overheidspersoneel Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond in mei Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar heidi.verkeyn@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 8 van 8