1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Facilitair Bedrijf zoekt een Medewerker Facilipunt Statutair Niveau: C Rang: C1 Graad: Medewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Ben je administratief onderbouwd Heb je de postbedeling in de vingers? Dan is onderstaande vacature iets voor jou. Een medewerker Facilipunt zorgt voor de ondersteuning van de interne collega s. Je staat in voor de postbedeling en is verantwoordelijk voor de aankoop van de treintickets. Een medewerker Facilipunt staat eveneens in voor een correcte verdeling van de treintickets die manueel aangemaakt moeten worden. Deze medewerker beheert al deze treintickets in een helpdesk en zorgt voor een correcte administratieve afhandeling in dit systeem. De medewerker beheert de mailbox via administratieve acties in de helpdesk systeem. 2 FUNCTIECONTEXT Je komt terecht bij Het Facilitair Bedrijf, dat instaat voor de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid op vlak van facilitair management en verantwoordelijk is voor het vastgoedbeheer, werkplekinrichting, gebouwgebonden facilitaire diensten, schoonmaak, catering, digitale drukkerij, goederen- en contractbeheer en logistiek transport. Daarnaast ondersteunt Het Facilitair Bedrijf alle entiteiten van de Vlaamse overheid maximaal door het aanbieden van ICT- en informatiediensten, - producten en -advies, om op die manier bij te dragen tot de optimale werking van de Vlaamse overheid en de lokale besturen en provincies.

2 Je zal actief zijn binnen de afdeling Beleidscoördinatie, Klantenrelaties en Vastgoed en meer specifiek in het team Facilipunt. Het team bestaat uit tien personen die meewerken aan een goede klantenondersteuning. Facilipunt is het centrale webportaal van Het Facilitair Bedrijf voor al de (aan)vragen op het vlak van huisvesting, schoonmaak, catering, digitaal drukwerk, goederen- en contractbeheer, post en transport, ICT en facilitair advies. Hier kunnen alle klanten 24/7 contact leggen. Hierbij kan je bijvoorbeeld denken aan meldingen van incidenten in één van de gebouwen of het melden van vragen of klachten. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan één of meer personen binnen de entiteit teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Ondersteunende taken Resultaat Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of de afdeling Ondersteunen van klanten bij het gebruik van Facilipunt, teneinde bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van deze aanvraag. Voorbeelden van activiteiten - Klantvriendelijk beantwoorden van telefonische oproepen of inkomende s van klanten, leveranciers,... - Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie over onze dienstverleningen aan klanten, leveranciers, collega's, (Telefonisch) ondersteunen van klanten bij het reserveren van een zaal en eventueel bijhorende catering in het zaalreservatiesysteem en het opvolgen van dergelijke aanvragen - Ondersteunen van klanten (vb lokale besturen) die geen toegang hebben tot onze Facilipunt. - Actief luisteren naar en duidelijk inschatten/achterhalen van de noden en verwachtingen van de oproeper pagina 2 van 10

3 - Waar nodig gerichte vragen stellen om de achtergrond en context van de aanvraag of het probleem te kunnen duiden - Gebruik van Facilipunt stimuleren bij klanten en collega s. Registreren en opvolgen van meldingen en klachten, zodat klanten een gegarandeerd en kwalitatief antwoord ontvangen. Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken teneinde bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Informatieverzameling en -verwerking - Correct en volledig registreren van meldingen wanneer de klant geen toegang heeft tot Facilipunt - Aanvragen in Facilipunt tijdig en correct dispatchen naar de behandelaar - In bepaalde gevallen zelf antwoorden op aanvragen (vb betreffende zaalreservatiesysteem) en/of klachten voorbereiden en communiceren naar klanten, leveranciers,... - Opvolgen van de behandeling van geregistreerde aanvragen en/of klachten - Kritisch behandelen van antwoorden op VKC s, zodoende een volledig, correct en klantvriendelijk antwoord via FP aan klant te bezorgen - Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier - Tijdig aan de leidinggevende signaleren van langdurig openstaande/ onbeantwoorde meldingen of klachten - Zelf actief nagaan of geregistreerde meldingen tijdig en correct behandeld werden door collega's binnen het agentschap - Uitvoeren van het beheer van restaurantkaarten (opmaken, inlichtingen inwinnen,..) - - Inspringen bij afwezigheid van collega's - Registreren en doorgeven van afwezigheden, ziekten... die Facilipunt ontvangt via telefoon, mail,.. - Kennis en interne contacten van het agentschap up to date houden pagina 3 van 10

4 Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van klantengegevens, teneinde op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een bestand met veelgestelde vragen door klanten (FAQ's), teneinde zichzelf en collega's in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. - Een gegevensbestand van klantengegevens bijhouden in het CRM-systeem - Nagaan of de gegevens correct, volledig en upto-date zijn - Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ) om gegevens te vervolledigen en/of actueel te houden - Info verzamelen met het oog op het voorbereiden van rapporten (jaar)verslagen, beleidsdocumenten,... - Opzoeken van informatie op het extranet van Het Facilitair Bedrijf, op Wegwijs. - Up to date houden van het bestand van FAQ's van weerkerende vragen van klanten - Controleren en verbeteren van de kwaliteit van vragen in antwoorden in het FAQ-bestand - Collega's informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je kunt deelnemen aan de selectieprocedure als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende twee voorwaarden : 1) Je hebt een secundair onderwijs of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau C binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dat aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen artikel 7 bij Selor ( 2) Je hebt minimaal 6 jaar beroepservaring in postbedeling waarvan 2 jaar ervaring met een helpdesk systeem. Werk je al binnen de diensten van de Vlaamse overheid, dan kan je ook deelnemen via de interne arbeidsmarkt als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan één van onderstaande voorwaarden: pagina 4 van 10

5 Je bent statutair ambtenaar binnen de diensten van de Vlaamse overheid en geslaagd voor een loopbaanselectie voor de graad van de vacature. Of je werkt als (statutair) ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen de diensten van de Vlaamse overheid. Of je bent contractueel tewerkgesteld in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie binnen de diensten van de Vlaamse overheid én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1. Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen de diensten van de Vlaamse overheid en hebt een vrijstelling 2 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). Je kunt ook deelnemen via externe mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan onderstaande voorwaarde: Je bent een vastbenoemd personeelslid bij een externe overheid en je bent tewerkgesteld in een functie van een gelijkwaardige graad. Onder externe overheid wordt begrepen (art. VI 30ter): - Federale overheid - Diensten van andere gemeenschappen en gewesten - Entiteiten en raden die niet behoren tot de Diensten van de Vlaamse overheid (zoals VRT, Vlaams Parlement, UZ Gent) - Lokale besturen (gemeenten, provincies, OCMW s) - onderwijssector Ook wie solliciteert via de interne arbeidsmarkt of via externe mobiliteit, moet beschikken over het hoger vermelde vereiste diploma en/of de vereiste relevante werkervaring. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (gitte.collier@vlaanderen.be en tel ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Basiskennis outlook Kennis van Excel (macro s) Pluspunten Kennis van de Vlaamse overheid 1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31). 2 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. pagina 5 van 10

6 Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid vind je op TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je hebt de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je bent geslaagd voor de selectieprocedure. 4. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. pagina 6 van 10

7 5 AANBOD Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets wordt vergoed door de werkgever. Je kan je gratis aansluiten bij de hospitalisatieverzekering die door de werkgever voorzien wordt. Ook de leden van je gezin kunnen aan een voordeling tarief aansluiten. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt aangeworven of overgeplaatst in de graad van medewerker (rang C) met de bijbehorende salarisschaal C111. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 1.988,54 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 4 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang als de vacature bent tewerkgesteld. Word je aangeworven via de externe mobiliteit, dan bedraagt de proefperiode maximum 3 maand. Je behoudt ten minste de reeds gevaloriseerde ervaring uit de private sector of als zelfstandige. Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen. Je behoudt ten minste de reeds gevaloriseerde ervaring uit de private sector of als zelfstandige. Als ambtenaar behoud je ook je laatst verworven administratieve anciënniteiten. In contractueel verband geleverde prestaties tellen mee voor de dienstanciënniteit. Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 7 van 10

8 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1 voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening gebeurt in de week van 26 maart VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARD VRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Eerste toetsing van je inzicht in de functie Eerste toetsing van je motivatie Eerste toetsing van je technische competenties Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. (Alleen wie minstens 60 % behaalt op het geheel van de 3 criteria én wie behoort tot de 3 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dat er meer zijn. Als een van de 3 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen.) De selectiefase vindt plaats op 26 maart 2019 (datum onder voorbehoud) EINDSELECTIE: GESPREK MET PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST EN CASE Er is een eindgesprek met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase beoordelen we : Je motivatie Je visie op en inzicht in de functie Je technische competenties pagina 8 van 10

9 Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 4 april 2019 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.1 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 21 maart Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Behaalde je na 2002 je diploma in een Vlaamse onderwijsstelling en zit je diploma in de LED-databank? Dan moet je ons geen kopie van je diploma bezorgen. Zit je diploma niet in de LED-databank, bezorg ons dan een kopie van je diploma bij je sollicitatie. Hoe kan je de LED-databank raadplegen? Log met je elektronische identiteitskaart (eid) of token in op Klik vervolgens op ga naar LED onder de rubriek LED voor sollicitanten. pagina 9 van 10

10 Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van je diploma bezorgt (tenzij het in de LED-databank zit) je je kandidatuur uiterlijk op 21 maart 2019 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Sollicitatieformulieren moeten in het Nederlands ingevuld worden. Sollicitatieformulieren die niet in het Nederlands worden ingediend, zijn ongeldig en worden niet beoordeeld. Je vindt het sollicitatieformulier bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij het selectiecentrum, tel VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Lore Bocken Teamhoofd Facilipunt Lore.Bocken@vlaanderen.be Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Gitte Collier selectieverantwoordelijke gitte.collier@vlaanderen.be Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind april Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar gitte.collier@vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer pagina 10 van 10