Agentschap Informatie Vlaanderen zoekt een medewerker secretariatenpool

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Agentschap Informatie Vlaanderen zoekt een medewerker secretariatenpool Statutair Niveau: C Rang: C111 Graad: medewerker Met standplaats: Gent Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 FUNCTIECONTEXT Vlaanderen evolueert naar een digitale informatiemaatschappij. Burgers en ondernemers verwachten dat de overheid integraal deel uitmaakt van deze evolutie en deze zelfs mee vorm geeft. Niet langer de organisatie van de overheid, maar de klant staat centraal. Een overkoepelend informatiebeleid is een onontbeerlijk element om de overheden in Vlaanderen toe te laten op gepaste en efficiënte wijze met deze verwachtingen om te gaan. Daarom heeft de Vlaamse Regering besloten om de bestaande competenties inzake communicatie, integratie, beheer en ontsluiting van informatie te bundelen in het nieuwe Agentschap Informatie Vlaanderen. Zo kunnen we nauwere samenwerking realiseren tussen nu geïsoleerde diensten. Het agentschap zal een cruciale rol spelen in de verdere administratieve vereenvoudiging en digitalisering van de Vlaamse en lokale overheden. Het agentschap heeft als missie een coherent overheidsbreed informatiebeleid uit te bouwen en de transitie van de Vlaamse overheid naar een informatiegedreven overheid te ondersteunen en mee te realiseren.

2 2 TAKENPAKKET 2.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Verlenen van administratief ondersteunende diensten aan één of meer personen binnen de entiteit met als doel bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit. 2.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaat Informatieverzameling en verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk met als doel op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen met als doel bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties, ) met als doel Voorbeelden van activiteiten Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers (vb. ziekte, spoedverlof, railpassen, ) Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn Detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten Opzoekwerk op internet, Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ) Voorbereiden dossiers rond personeelsadministratie, vorming, buitenlandse zending,.. Ondersteuning geven bij het indiensttredingsen uistroomproces Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten, (vb. PLOEG-dossiers) Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen Doorsturen van gegevens naar de centrale administratie (vb. Facilipunt, DCPA,..) Beantwoorden van vragen met betrekking tot een bepaald dossier Opstellen of vervolledigen van briefwisseling, besluiten, aanwezigheidslijsten, Opstellen van diverse vergaderagenda s en uitnodigingen (vb. OKA ICT, EOC, directiecomité,..) pagina 2 van 8

3 de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken met als doel bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Post Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post met als doel de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. Onthaal / Telefoon Verzorgen van een vriendelijk en correct onthaal met als doel bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de dienst of afdeling. Agendabeheer Beheren van de agenda van de leidinggevende of groep van medewerkers met als doel bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. Opstellen van verslagen voor diverse overlegorganen (vb. directiecomité,..) Opmaak en nakijken van lay-out van documenten voor de Vlaamse Regering Aanspreekpunt zijn voor de gebouwverantwoordelijke Ondersteuning bij vergaderingen (beamer, catering, vergaderzaal,..) Ondersteuning bij het organiseren van interne events Algemene communicatieberichten verzenden in naam de AG Bestellingen plaatsen voor naamkaartjes, tickets voor openbaar vervoer, bureaumateriaal bij Facilipunt, Registreren van post van de eigen entiteit Nakijken of te verzenden stukken ondertekend en volledig zijn Versturen van uitgaande stukken (in enveloppe steken, frankeren en adresseren) Digitale signataire Signinghub Kwaliteitscontrole op lay-out en naamgeving Documenten en dossiers digitaal teken- klaar maken Ontvangen en begeleiden van bezoekers Verschaffen van algemene inlichtingen en standaardinformatie Beantwoorden en gericht doorgeven van telefonische oproepen (algemeen nummer) Agendabeheer (van AG, afdelingshoofden,..) Terugkerende events, vergaderingen in de agenda s van de medewerkers inplannen Signaleren of herinneren aan afspraken Reserveren en inboeken van algemene events Bij agenda wijzigingen, de betrokkenen informeren en de nodige stappen zetten om afspraken te verzetten, derden verwittigen, pagina 3 van 8

4 3 PROFIEL 3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde n: 1) Je werkt als statutair ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen het Agentschap Informatie Vlaanderen. Of Je bent contractueel tewerkgesteld binnen het Agentschap Informatie Vlaanderen in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1. Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen het Agentschap Informatie Vlaanderen en hebt een vrijstelling 2 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). 2) Je hebt een diploma secundair onderwijs 3) Je hebt minimaal vijf jaar relevante werkervaring als medewerker secretariaat. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Tamara Mertens, Tamara.Mertens@kb.vlaanderen.be, ). 3.2 COMPETENTIES Technische competenties Een basiskennis Office is gewenst. Het gebruik van ibabs, Signinghub, facilipunt, Sharepoint, Vlimpers, is een pluspunt. Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 1) 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). 2 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. pagina 4 van 8

5 Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van overplaatsing dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je bent geslaagd in de selectieprocedure. 2. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 3. Je bevindt je in de administratieve toestand van dienstactiviteit. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 4 AANBOD Je wordt overgeplaatst in de graad van medewerker (rang C1) met de bijbehorende salarisschaal C111. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 4 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang bent tewerkgesteld. De functie wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. pagina 5 van 8

6 Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 5 SELECTIEPROCEDURE 5.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden zoals vermeld in hoofdstuk 3.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 18 september 2017 (datum onder voorbehoud). 5.2 EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET CASE Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Gent begin oktober 2017 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Indien er slechts 1 kandidaat is na de cv-screening kan de selectie gebeuren op basis van het dossier en wordt er geen jurygesprek georganiseerd. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? pagina 6 van 8

7 Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 5.3 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 6 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 15 september Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 15 september 2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op 7 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Shani Van Keymeulen Coordinator secretariatenpool en facility/financieel deskundige shani.vankeymeulen@kb.vlaanderen.be Tel Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: pagina 7 van 8

8 Tamara Mertens selectieverantwoordelijke tel Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 8 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind oktober Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar Tamara.Mertens@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. pagina 8 van 8