1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Flanders Investment & Trade zoekt een straffe Medewerker geografische sector Contractueel (vervangingscontract) Niveau: C Rang: C1 Graad: medewerker Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Ben je een teamplayer en wil je graag collega s ondersteunen bij de organisatie van groepszakenreizen, seminaries en contactdagen? Ben je iemand die snel en accuraat informatie kan verwerken en vlot overweg kan met de PC en de moderne IT-toepassingen? Dan is deze functie waarschijnlijk echt iets voor jou! Flanders Investment & Trade is op zoek naar een gemotiveerde medewerker die het team van een geografische sector wil versterken. Interesse? Aarzel niet te solliciteren! 2 FUNCTIECONTEXT De afdeling Internationale Handel heeft als opdracht om het internationaal ondernemen vanuit Vlaanderen op een duurzame wijze te bevorderen door het aanbieden van kwalitatief hoogstaande en specifieke diensten aan bedrijven gevestigd in Vlaanderen, teneinde deze bij alle facetten van het internationaal ondernemen te begeleiden, te ondersteunen en te stimuleren. Om deze opdracht te kunnen realiseren beschikt de afdeling Internationale Handel over drie belangrijke pijlers: De geografische sectoren

2 Een binnenlands netwerk Een buitenlands netwerk De afdeling is tevens verantwoordelijk voor het coördineren en sturen van alle activiteiten die ontwikkeld worden door derden op het vlak van internationale handel en waarvoor een beroep gedaan wordt op het binnen- of buitenlands netwerk van Flanders Investment & Trade. De geografische sectoren vormen een centre of excellence met betrekking tot buitenlandse markten en dan specifiek voor een bepaalde regio in de wereld. Een geografische sector bestaat uit een team met meerdere areamanagers, die elk verantwoordelijk zijn voor een aantal landen, en die ondersteund worden door een aantal medewerkers. De medewerker van de geografische sector dient diverse vakinhoudelijke taken inherent aan de eigen specialisatie voor te bereiden en uit te voeren. Dit gebeurt in ondersteuning van de areamanager teneinde gespecialiseerde informatie, diensten en/of producten af te leveren binnen de vereiste tijdspanne. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Als medewerker in een geografisch team ondersteun je de areamanagers en ben je mee verantwoordelijk voor de organisatie van groepszakenreizen, seminaries en contactdagen. Samen met je collega s verwerk je snel en accuraat informatie over buitenlandse markten en stel je deze ter beschikking van Vlaamse bedrijven door ze te publiceren op de website van Flanders Investment & Trade of via andere kanalen. Als medewerker behandel je niet alleen standaarddossiers. Je ondersteunt de areamanger wanneer hierom gevraagd wordt en gaat zelf op zoek naar mogelijke antwoorden of oplossingen voor de vragen die je voorgelegd worden. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaat Informatieverzameling- en verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een Voorbeelden van activiteiten - Verzamelen, verwerken en verspreiden (= op website en andere kanalen publiceren) van markt- en sectorinformatie (studies, opportuniteiten, desk research, beursbezoeken ). pagina 2 van 11

3 duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk om op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers (helpen) opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke of de klant bezorgen om bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Sectorfederaties worden geïnformeerd over nieuw beschikbare studies. - Verzamelen, verwerken en verspreiden (= op website en andere kanalen publiceren) van handelsvoorstellen. Prioritair op te volgen handelsvoorstellen worden aan de beroepsfederaties bezorgd voor verspreiding of zelf via direct mailing bekend gemaakt naar geselecteerde bedrijven.. - Verzorgen van electronisch klassement. - Projectmatig rapporteren aan de areamanager. - Administratieve ondersteuning van de areamanagers. - Beantwoorden van (schriftelijke en telefonische) vragen. Indien nodig doorverwijzen naar andere afdelingen of organisaties. Context: conform procedures, wetgeving en regelgeving. Organisatie van seminaries, missies en contactdagen Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken om bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties, ) om de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. - Meewerken aan de (praktische en logistieke) organisatie van seminaries en missies: actie aankondigen verwerken inschrijvingen beantwoorden vragen van deelnemers informeren van areamanager over uitvoering opdrachten samenvatten beoordelingen deelnemers samenstellen van de brochure (opvragen logo, foto s en teksten) aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning bv. bij vergaderingen, beurzen, zorgen voor drank en broodjes - Meewerken aan de (praktische en logistieke) organisatie van contact- en exportdagen: opmaak en beheer van het programma waarvoor Brussel verantwoordelijk is (afspraken en zalen regelen) landendossiers lay-outen pagina 3 van 11

4 aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning bv. bij vergaderingen, beurzen, zorgen voor drank en broodjes pagina 4 van 11

5 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n): 1) Je hebt een diploma hoger secundair onderwijs of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau C binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor ( 2) Je hebt minimaal 2 jaar functierelevante beroepservaring in de administratieve ondersteuning. Ervaring in een internationale werkomgeving is een troef. Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende voorwaarde: Je bent contractueel tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Sanne Rigo, Sanne.Rigo@kb.vlaanderen.be of Fatima El Herbouti, Fatima.elherbouti@kb.vlaanderen.be,). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Goede kennis van Engels en Frans Basiskennis van de gebruikte informaticatoepassingen (MS Office: Outlook, Word, Excel) Basiskennis van internationale handel is een bijkomende troef. pagina 5 van 11

6 Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je ben geslaagd in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. pagina 6 van 11

7 5 AANBOD Je krijgt een vervangingscontract. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van medewerker (rang C1, salarisschaal C111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 1949,51 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 4 maanden vormen een inwerkperiode. Indien je solliciteert via horizontale mobiliteit, dien je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing op te nemen. Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 7 van 11

8 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden zoals vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 2 oktober 2017 (datum onder voorbehoud). 6.2 VOORSELECTIE OP BASIS VAN EEN STANDAARDVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Relevante beroepservaring Motivatie Inzicht in de functie Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 60% behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 6 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 6 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats te Brussel in de week van 2 oktober 2017 (datum onder voorbehoud). 6.3 EINDSELECTIE: JURYGESRPEK MET CASE EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. pagina 8 van 11

9 Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties De persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 9/10 en 11/10 (datums onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. pagina 9 van 11

10 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 26 september Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier samen met een kopie van je diploma, bij voorkeur via mail naar Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van het vereiste diploma toevoegt je je kandidatuur uiterlijk op 26 september 2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, tel. 02/ VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Dirk Van Steerteghem Afdelingshoofd Internationale Handel Dirk.Vansteerteghem@fitagency.be Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Sanne Rigo Selectieverantwoordelijke Sanne.Rigo@kb.vlaanderen.be Of Fatima El Herbouti Selectieverantwoordelijke Fatima.Elherbouti@kb.vlaanderen.be pagina 10 van 11

11 Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen midden oktober 2017 (datum onder voorbehoud). Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar Fatima.elherbouti@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van Medewerker Geografische Sector bij Flanders Investment and Trade, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als Medewerker Geografische Sector. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 11 van 11