1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Cultuur, Jeugd en Media zoekt een financieel medewerker Contractueel, onbepaalde duur Niveau: B Rang: B1 Graad: Deskundige Met standplaats: Brussel /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Als Financieel Medewerker zorg je voor de financiële ondersteuning van het Departement Cultuur, Jeugd en Media. Je bewaakt de budgetten over de verschillende afdelingen/teams in de organisatie, legt verbanden en laat processen gelijkstromen. Je volgt financiële parameters op en maakt rapporten op voor het management. Je bent het aanspreekpunt i.v.m. financiële kwesties en begeleidt (nieuwe) medewerkers i.v.m. overheidsspecifieke, financiële aangelegenheden. Je werkt nauw samen met de collega s binnen de financiële dienst, maar ook breder met de verschillende afdelingen binnen de organisatie. Ben je nauwkeurig, flexibel en hou je van cijfers? Dan is onderstaande vacature misschien iets voor jou! 2 FUNCTIECONTEXT Departement Cultuur, Jeugd en Media staat in voor de voorbereiding, de opvolging en de evaluatie van het Vlaamse beleid betreffende cultuur, jeugd en media en voor de opvolging van beleidsitems die raakpunten hebben met andere departementen. Departement Cultuur, Jeugd en Media heeft als missie: Als Vlaamse overheidsorganisatie werken wij aan een creatief en open Vlaanderen waar iedereen, op zijn manier, cultuur kan beleven. Als financieel medewerker werk je binnen de Financiële Dienst. Deze dienst staat onder meer in voor:

2 - Coördinatie van het financieel beheer - Begrotingsopmaak en -opvolging - Monitoring en rapportering in het kader van financieel management 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Diverse vakinhoudelijke activiteiten inherent aan de eigen specialisatie voorbereiden en uitvoeren volgens de vooropgestelde kwaliteitsvereisten en procedures met als doel aan de bevoegde instanties of personen financiële informatie en/of diensten af te leveren. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: 1. Voorbereiding De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren om er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. - Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en op basis hiervan een eigen werkplan opstellen - Voorafgaandelijk inwinnen van informatie ter verduidelijking van de opdracht - Contacteren van interne klanten en andere betrokkenen - Voorbereiden en in kaart brengen van financiële gegevens voor het management - Uitvoeren van voorbereidende administratieve taken - Voorbereidend studie- en opzoekwerk verrichten - Uitvoeren van een behoefteanalyse 2. Uitvoering Diverse activiteiten inherent aan de eigen specialisatie uitvoeren om bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit. - Verzamelen, invoeren, analyseren en verwerken van specifieke financiële data - Een overzicht hebben van de financiële kennis binnen de verschillende teams van de organisatie om financiële processen op elkaar af te stemmen - Inschatten welke financiële parameters belangrijk zijn o Kritisch nadenken over vragen van interne klanten rekening houdend met die financiële parameters - Budgetten bewaken pagina 2 van 10

3 - Aanmaken van administratieve documenten zoals bestanden, lijsten, statistieken, overzichten - Je verzorgt mee de continuïteit in de financiële werking van de organisatie 3. Rapporteren Rapporteren over de eigen werkzaamheden en resultaten om het management en de interne klanten in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen/financiële parameters te vergelijken en indien nodig bij te sturen. - Signaleren van knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen of gebeurtenissen - Verslag uitbrengen aan het management en andere betrokkenen over het verloop van de budgetten, analyses - Rapporten opmaken voor het management 4. Beheer van materiaal en/of gegevens Analyseren van gegevens om altijd te beschikken over degelijke en bruikbare financiële gegevens. - Analyseren van data - Kritisch bekijken van jouw financiële analyses en actie ondernemen wanneer je vreemde/opmerkelijke trends opmerkt - Verzorgen van een klassement of documentatiebeheersysteem - Via bepaalde systemen/tools rapporten toegankelijk en gebruiksvriendelijk maken naar interne klanten toe - Contacten leggen en onderhouden met interne klanten - Invoeren, valideren, verwerken en rapporteren van data - Interpreteren van data 5. Informeren Informeren over producten, diensten, systemen of procedures om er voor te zorgen dat de interne klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. - Beantwoorden van vragen en advies verstrekken aan zowel interne klanten als het management. Je bent in staat hiertoe jouw communicatie aan te passen aan de betrokken partij. - Ondersteunen van de informatiedoorstroming. Je waakt erover dat betrokken partijen op de hoogte zijn van nieuwe informatie/documentatie. - Zicht hebben op de nodige financiële kennis binnen de verschillende functies in de organisatie. Waar nodig ondersteun je (nieuwe) collega s met vorming/begeleiding. - Je bent het aanspreekpunt m.b.t. financiële kwesties - Assistentie verlenen bij het gebruik van gespecialiseerde systemen - Deelnemen aan vergaderingen, werkgroepen, stuurgroepen pagina 3 van 10

4 6. Kennis m.b.t. het vakgebied Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein om via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren. - Lezen van vakliteratuur, bijwonen van studiedagen, volgen van gespecialiseerde opleidingen - Informatie-uitwisseling met vakgenoten - Kennen en opvolgen van de technische ontwikkelingen binnen het vakgebied - Kennen en opvolgen van de reglementering en/of wetgeving binnen het vakgebied 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde: 1) Je hebt een bachelordiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau B binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dat aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen artikel 7 bij Selor ( Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde: Je werkt contractueel bij de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Charlotte Vanfleteren, charlotte.vanfleteren@vlaanderen.be en ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties - Je hebt een goede kennis van de Office toepassingen. pagina 4 van 10

5 - Je hebt een basiskennis van boekhouding/facturatie. - Je hebt inzicht in cijfers en financiële berekeningen. - Je kan werken met een databank die financiële gegevens verzamelt. - Ervaring met een financieel systeem is een pluspunt. - Ervaring binnen een overheidscontext is een pluspunt. Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1: je neemt verantwoordelijkheid voor jouw werk) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1: je informeert, pleegt overleg en werkt mee) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1: je ziet de essentie van het probleem) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1: je reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden) Plannen en organiseren: Je bepaalt op effectieve wijze doelen en prioriteiten en geeft de nodige acties, tijd en middelen aan om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1: je plant en organiseert jouw werk effectief) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1: je levert met oog voor detail correct werk af) Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je ben geslaagd voor de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. pagina 5 van 10

6 5 AANBOD Je krijgt een voltijds contract van onbepaalde duur. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van Deskundige (rang B1, salarisschaal B111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 2.372,59 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index en tewerkstellingspercentage 100%), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste zes maanden vormen een inwerkperiode. Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier en een kopie van je diploma gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. pagina 6 van 10

7 Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 14 oktober VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARDVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: - Eerste toetsing relevantie van de werkervaring - Eerste toetsing motivatie - Eerste toetsing inzicht in de functie - Eerste toetsing technische competenties Deze selectiefase gebeurt met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 60% behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de acht hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. De voorselectie vindt plaats in de week van 14 oktober 2019 (datum onder voorbehoud). 6.3 VERKENNEND GESPREK Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: - Je relevante werkervaring - Je visie op en inzicht in de functie - Je motivatie en verwachtingen - Je technische competenties - Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel (Arenbergstraat 9) op maandag of dinsdag 21 of 22 oktober 2019 (datum onder voorbehoud). 6.4 EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET SELECTIETESTEN Het eindgesprek gebeurt met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Voorafgaand aan het gesprek wordt gevraagd om een aantal selectietesten, waaronder een persoonlijkheidsvragenlijst op te maken. pagina 7 van 10

8 Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld aan de hand van het gesprek en de persoonlijkheidsvragenlijst: - Je persoonsgebonden competenties - Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel (Arenbergstraat 9) op dinsdag 29 oktober 2019 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. De lijnmanager beslist, in samenspraak met de jury, wie in aanmerking komt voor de concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.5 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op vrijdag 4 oktober Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier samen met een kopie van je diploma: bij voorkeur in pdf-formaat naar sollicitaties.cjm@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel. of per post naar: Departement Cultuur, Jeugd en Media, Arenbergstraat 9, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van het vereiste diploma toevoegt pagina 8 van 10

9 je je kandidatuur uiterlijk op vrijdag 4 oktober 2019 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Het sollicitatieformulier vind je bij deze vacature op 8 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: An Vrancken algemeen directeur an.vrancken@vlaanderen.be Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Charlotte Vanfleteren selectieverantwoordelijke charlotte.vanfleteren@vlaanderen.be Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen de week van 4 november Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar charlotte.vanfleteren@vlaanderen.be. pagina 9 van 10

10 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van financieel medewerker bij het Departement Cultuur, Jeugd en Media, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van twee jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als financieel medewerker. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 10 van 10