1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Cultuur, Jeugd en Media zoekt een voltijdse coördinator voor de uitleendienst voor kampeermateriaal contractueel Niveau: B Rang: B1 Graad: deskundige Met standplaats: Nossegem /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding van de ULDK en stuurt de ploegbaas, tentenherstellers en administratief medewerker aan. Je garandeert een klantgerichte en efficiënte werking en je bent verantwoordelijk voor het administratief-, financieel-, personeels- en gebouwbeheer. Je rapporteert op maandelijkse basis over de werking en de organisatie aan het Departement Cultuur, Jeugd en Media. 2 FUNCTIECONTEXT De uitleendienst voor kampeermateriaal voor de jeugd staat in voor de verhuur van tenten aan jeugdverenigingen. Als coördinator ben je verantwoordelijk voor het aansturen van een 13-tal medewerkers en het organiseren en superviseren van hun dagelijkse werkzaamheden met als doel een efficiënte en continue werking van het eigen team te garanderen en zodoende de gegeven operationele doelstellingen te behalen. 3 TAKENPAKKET 1 Dagelijkse planning en organisatie

2 Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de dagelijkse werkzaamheden van het team en hierover rapporteren met als doel deze werkzaamheden efficiënt en effectief te laten verlopen. Opmaken van een planning in functie van de prioriteiten Opdrachten evenwichtig verdelen tussen de medewerkers Overleggen met medewerkers aangaande planning en timing Toewijzen van werkposten en te bedienen apparatuur Administreren en registreren van werkuren, overuren, afwezigheden, verloven, Opmaken van eenvormige procedures of richtlijnen Rapporteren over voortgang en resultaten, signaleren van knelpunten 2 Leiding geven aan medewerkers Aansturen en motiveren van medewerkers met als doel hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. Opvangen en inwerken van nieuwe medewerkers Organiseren van on-the-job training, opleidingskansen bieden aan werknemers d.m.v. vormingen binnen de Vlaamse overheid of extern Plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken voeren Begeleiden en coachen van medewerkers Taken toewijzen rekening houdend met de kunde en de ontwikkelingsnoden van de medewerker Openstaan voor de (individuele) problemen van de medewerker en bemiddelen bij conflicten tussen personeelsleden 3 Superviseren van de werkzaamheden De werkzaamheden binnen het team van nabij opvolgen met als doel ervoor te zorgen dat de werkprocessen en resultaten beantwoorden aan de kwaliteits- en veiligheidsnormen, richtlijnen en procedures. Controleren van de kwaliteit van de geleverde producten of dienstverlening Toezien op de toepassing van de reglementering en de veiligheidsvoorschriften Regelmatig controleren van de prestaties van de ploeg, ook in functie van de timing, en zo nodig bijsturen Onderzoeken van klachten en deze rechtzetten Bewaken van gelijkvormige uitvoering. 4 Communicatie en contacten Informatie uitwisselen over de werkzaamheden met als doel alle betrokkenen op de hoogte te houden en onderling af te stemmen. Informatie verstrekken aan interne en externe klanten pagina 2 van 9

3 Instaan voor de opvolging van vragen en klachten van klanten Instaan voor de inhoud van de website, brochures en handleidingen van de ULDK Organiseren van promotiecampagnes om de diensten van de ULDK kenbaar te maken Adviseren en bijstaan van de hiërarchische meerdere, kabinet, Vlaams parlement of andere instanties Bijwonen van werkgroepen, vergaderingen, commissies, Informatie uitwisselen met collega s en medewerkers Contacten met het werkveld onderhouden Werkzaamheden afstemmen op de behoeften van de klant 5 Beheer van middelen Instaan voor de beschikbaarheid van de middelen met als doel de werkzaamheden te kunnen uitvoeren op een kwaliteitsvolle manier. Inroepen van anderen bij defecten of indien onderhoud nodig is, en erop toezien dat actie ondernomen wordt Opstellen van de begroting, begrotingsaanpassingen, jaarrekeningen en financiële rapportering Waken over de gebruikte materiële en financiële middelen om verspillingen te voorkomen Indienen van aanvragen tot de aankoop van het materiaal Onderzoeken, opmaken en evalueren van bestekken en prijsaanvragen Opvolgen en controleren van leveringen 6 Opnemen van taken Zelf opnemen van activiteiten met als doel het team te ondersteunen bij het tijdig en correct afwerken van de geplande werkzaamheden. Meewerken aan of zelf opnemen van activiteiten waar bijzondere kennis voor vereist is Assisteren bij technische problemen Inspringen in piektijden Indien de omstandigheden dit vereisen, zelf een deel van de taken voor eigen rekening nemen zoeken, stages begeleiden en administratief mee opvolgen 7 Veiligheid en gebouwbeheer Je bent verantwoordelijkheid voor het gebouwenbeheer, veiligheid en milieuaspecten. - Contactpersoon voor eigenaar en verhuurder op vlak van onderhoud gebouwen en huurovereenkomst - Contactpersoon voor de poetsfirma - Verantwoordelijk voor het melden en laten uitvoeren van onderhoud- en herstellingswerken - Opvolgen van de veiligheid en milieuaspecten - Organiseren en opvolgen van de werkgroep welzijn pagina 3 van 9

4 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde: Je hebt een bachelor diploma EN Je hebt minimum 2 jaar ervaring in een gelijkaardige functie binnen een logistieke, technische of industriële omgeving. Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor ( Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke Machteld Aelbrecht, machteld.aelbrecht@cjsm.vlaanderen.be). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties - Je hebt ervaring met het aansturen van een team - Je hebt kennis van MS office, Outlook, Word, Excel, Powerpoint en sociale media - Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel schriftelijk als mondeling - Je hebt bij voorkeur een technische achtergrond en ervaring met veiligheid of gebouwbeheer - Je hebt goede administratieve vaardigheden Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je neemt verantwoordelijkheid voor je werk (niveau 1) Coachen: Je ondersteunt bij het behalen van resultaten (niveau 1) Oordeelsvorming: Je trekt logische conclusies op basis van de beschikbare gegevens en formuleert een hypothese (niveau 1) pagina 4 van 9

5 Richting geven: Je geeft richting op het niveau van taken en de uitvoering daarvan (niveau 1) Innoveren: Je werkt actief mee aan het vernieuwen van de uitvoering van taken (niveau 1) Klantgerichtheid: Je reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je bent medisch geschikt voor deze functie; 4. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 5. Je slaagt in de selectieprocedure; 6. Je bevindt je niet in één van de onverenigbaarheden zoals bepaald in artikel 6 van de wet tot regeling van de private veiligheid van 10 april Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD - Je krijgt een contract van onbepaalde duur - Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. - Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per pagina 5 van 9

6 jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. - Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van deskundige (rang B1, salarisschaal B111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris met 2 jaar ervaring is minimaal euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem zoals vermeld in deel III, hoofdstuk 2. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit CV-SCREENING Aan de hand van jou ingevuld sollicitatieformulier (en het kopie van je diploma) gaan we na of je aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn de volgende criteria: Je hebt een bachelor diploma EN Je hebt minimum 2 jaar ervaring in een gelijkaardige functie binnen een logistieke, technische of industriële omgeving. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats op 1 februari 2018 pagina 6 van 9

7 6.2. VOORSELECTIE op basis van standaardvragenlijst Tijdens deze selectiefase worden aan de hand van het ingevuld sollicitatieformulier volgende punten beoordeeld: - Eerste toetsing motivatie - Eerste toetsing inzicht in de functie - Eerste toetsing technische competenties - relevantie van de werkervaring/stages/vakantiejobs Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 60% behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 8 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. De selectiefase vindt plaats op 1 februari VERKENNENDE GESPREKKEN Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Je motivatie en verwachtingen Je visie en inzicht in de functie De technische competenties Deze selectiefase wordt gevoerd met een afgevaardigde van het Departement CJM en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 8 februari 2018 (timing onder voorbehoud) ASSESSMENT Tijdens het assessment worden je persoonsgebonden competenties afgetoetst. Deze fase is adviserend EINDSELECTIE: JURYGESPREK Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de invulling van de functie Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Je technische competenties pagina 7 van 9

8 Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Nossegem op 1 maart 2018 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 7. HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 28 januari Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma, bij voorkeur - via mail naar sollicitaties@cjsm.vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel. - of per post naar: Departement Cultuur, Jeugd en Media, Arenbergstraat 9,1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je een kopie van het vereiste diploma toevoegt - je je kandidatuur uiterlijk op 28 januari naar ons stuurt (datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). 7 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Kristof Gaublomme kristof.gaublomme@cjsm.vlaanderen.be tel 02/ pagina 8 van 9

9 Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Machteld Aelbrecht, HR-medewerker Arenbergstraat 9, 1000 Brussel 02/ Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op pagina 9 van 9