1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Agentschap Overheidspersoneel zoekt een straffe HR databeheerder Contractueel Niveau: B Rang: B1 Graad: Deskundige Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Heb jij een uitgesproken interesse in nieuwe technologie en moderne software toepassingen? Hou je van het analyseren van zeer diverse data en het ontwikkelen van rapporten? Ben je resultaatsgericht en wil je graag je klanten helpen met bijvoorbeeld beleidsondersteunende informatie die jij genereert? Wil je je graag inwerken in de innovatieve wereld van de HR-data? Dan is onderstaande vacature vast en zeker iets voor jou! 2 FUNCTIECONTEXT Je gaat aan de slag binnen het Agentschap Overheidspersoneel (AgO). AgO ondersteunt de entiteiten van de Vlaamse overheid op het vlak van personeel en organisatieontwikkeling. Ze bouwt een HR-beleid uit voor de ganse Vlaamse overheid, volgt dit op en evalueert het. Ze zorgt voor de verdere ontwikkeling van HR-professionals en sterk leiderschap binnen de Vlaamse overheid. AgO biedt een gemeenschappelijke HR-dienstverlening aan met betrekking tot personeelsadministratie, rekrutering en selectie, sociale dienstverlening, personeelsregelgeving en opleidingen. Daarnaast zorgt zij voor tools om de HR-dienstverlening efficiënter in te richten (beheer van HR-data en HR-applicaties zoals Vlimpers). AgO ondersteunt de HR-functie in de entiteit door: een klankbord te bieden (ook bij andere HR-professionals uit de Vlaamse overheid) samen te werken in projecten gedeelde HR-instrumenten te ontsluiten

2 AgO werkt ondertussen voor meer dan 60 Vlaamse overheidsorganisaties, goed voor bijna personeelsdossiers. Je komt als expert terecht in het team HR Data waar je 6 toffe collega s zal hebben. Dit team maakt een onderdeel uit van de afdeling HR Technologie en Data. Deze afdeling beheert het personeelssysteem Vlimpers en staat in voor een groeiend pakket van gerelateerde diensten aan de organisaties van de Vlaamse overheid. Je team staat in voor het ontwikkelen en beheren van diverse rapporten met HR-data. Met die rapporten ondersteunt het team bijvoorbeeld bepaalde juridische en beleidsmatige beslissingen. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Je bent mede verantwoordelijk voor het ter beschikking stellen van personeel en financieel gerelateerde management en/of operationele rapporteringen binnen de vereiste tijdspanne voor de interne klanten, HR-collega s, medewerkers van het Dienstencentrum Personeelsadministratie en het lijnmanagement. Concreet betekent dit dat je rapporten zal ontwikkelen op basis van diverse HR-data als antwoord op vragen van klanten en het beleid. Inhoudelijk betekent dit een zeer afwisselend takenpakket dat steeds gebaseerd is op dienstverlening. Je werkt hiervoor vanuit ons eigen personeelssysteem Vlimpers en met de rapporteringstool Cognos. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Zodra je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Voorbereiding Resultaat De eigen werkzaamheden inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren teneinde er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. Voorbeelden van activiteiten - Analyseren van de datagegevens ten einde accurate rapportering te kunnen bewerkstelligen - Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en op basis hiervan een eigen werkplan opstellen - Voorafgaandelijk informatie inwinnen ter verduidelijking van de opdracht bij de interne klanten en andere betrokkenen - Contacteren van interne klanten en andere betrokkenen - Voorbereidend studie- en opzoekwerk verrichten waarover gerapporteerd moet worden. - Uitvoeren van een behoefteanalyse -. Uitvoering - Opmaken en ter beschikking stellen van financieel en personeel gerelateerde operationele en managementrapporten, zowel periodiek als ad hoc (bv. pagina 2 van 10

3 Je voert opdrachten uit voor het lijnmanagement van de interne klanten, HRBP s, HR Specialisten en collega s na overleg binnen het team HR data teneinde de klant transparante rapporteringen, analyses te bezorgen. Verslag uitbrengen Je brengt verslag uit over de eigen werkzaamheden en resultaten. Zo stel je je leidinggevende in staat om het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen. Beheer van materiaal en/of gegevens Je inventariseert, je verzamelt en je onderhoudt gegevens. Je beschikt steeds over degelijke en bruikbare gegevens en dit onder een maximale veiligheid inzake toegangsrechten. Informeren Je informeert over producten, diensten, systemen of procedures. Je zorgt ervoor dat de klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. Kennis m.b.t. het vakgebied Je vervolmaakt jezelf voortdurend in je eigen vakgebied en werkterrein. Via integratie van de rapportering over personeelsbezetting, woonwerkverkeer, loonrapportering, ) - Meewerken aan de uitvoering van analyses op personeels- en eventueel financiële gegevens - Opzetten van doeltreffende instrumenten voor interne controle om financiële en beheersmatige risico s te beperken (bv. controlerapporten m.b.t. foutieve invoer in Vlimpers) - Opvolgen van cases in Schakel (het CRM systeem) - Registreren van vragen in Schakel - Ontwerpen en afleveren van vakspecifieke producten op eigen initiatief of na overleg met het team - Toezicht houden op de accuraatheid van gegevens -. - Verslag uitbrengen aan de teamleider over verschillende taken - Signaleren van knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen of gebeurtenissen in de rapporteringsomgeving - Bijhouden van een overzicht van de uitgevoerde taken en outputindicatoren - Verslag uitbrengen aan de betrokken opdrachtgever over het verloop van de rapportering, analyses, ontwerpen, bijgewoonde werkgroepen, - - Beheer van rapporten via Cognos met als doel een overzichtelijke rapportering aan de interne klant te kunnen bieden - Beschikbaar stellen van rapporten op de rapporteringsomgeving Cognos op basis van de gecapteerde rapporteringsbehoeften -. - Schakel: registreren en opvolgen van de binnengekomen probleemmeldingen - Verspreiden van standaardcontrolerapporten aan de collega s binnen het Dienstencentrum Personeelsadministratie - Ervaringsuitwisseling in het opmaken van rapporten - Deelnemen aan vergaderingen en werkgroepen - Informeren van interne klanten en dossierbehandelaars over nieuwe rapporten die beschikbaar werden gesteld via Cognos. - - De ontwikkelingen op vlak van Vlimpers en Cognos nauwgezet opvolgen en zichzelf continu verder specialiseren in de verschillende aspecten van de applicatie zodat men steeds over de nodige knowhow pagina 3 van 10

4 nieuwe evoluties verbeter je voortdurend de kwaliteit van je opdrachten. beschikt om zijn/haar functie op een degelijke wijze uit te voeren - Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten (studiedagen, ontwikkelingsdagen, cursussen,.) - Lezen van handleidingen, vakliteratuur, bijwonen van studiedagen en demo s, volgen van gespecialiseerde opleidingen m.b.t. Cognos, Microsoft Office (Excel, Access, ) - Informatie-uitwisseling met collega s en met beleidsdomeinoverschrijdende vakgenoten - Kennen en opvolgen van de technische ontwikkelingen binnen het vakgebied (rapporteringstools en personeelstoepassingen van de Vlaamse overheid en de informatica in het algemeen) - 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde: Je hebt een bachelordiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau B binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: Je kunt ook deelnemen aan de selectie indien je binnenkort afstudeert en binnen de maand na het afronden van de selectieprocedure het gevraagde diploma behaalt. Je kunt de functie alleen opnemen als je op het moment van de indiensttreding je diploma effectief behaald hebt. Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma in een andere taal dan het Nederlands hebt behaald, moet je bij aanwerving aantonen dat je geslaagd bent voor een taalexamen artikel 7 bij Selor ( Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde: Je bent contractueel tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als pagina 4 van 10

5 deze van de vacante functie. Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit, moet beschikken over het hoger vermelde vereiste diploma. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Michiel Witkowski, en ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Ervaring met het verwerken van data is een troef. Ervaring met het ontwikkelen van rapporten is een troef Je hebt kennis van de rapporteringstool Cognos of bent in staat deze op korte tijd te verwerven Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kun je op de volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: pagina 5 van 10

6 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je ben geslaagd voor de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je krijgt een contract van onbepaalde duur. Deze functie is aantrekkelijk vanwege de mogelijkheid om in het groeiende domein van HR-data actief te zijn in een nieuwe werkomgeving. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van deskundige (rang B1, salarisschaal B111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 2326,03 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 6 maanden vormen een inwerkperiode. Als je solliciteert via horizontale mobiliteit, moet je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing opnemen Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 6 van 10

7 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier en een kopie van je diploma, gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 11 december 2017 (datum onder voorbehoud). 6.2 VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARDVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Je motivatie en verwachtingen Je inzicht en inzetbaarheid in de functie Je vaktechnische competenties Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Jouw antwoorden in de standaardvragenlijst worden beoordeeld. Deze selectiefase is eliminerend. Alleen wie minstens 50 % behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 7 hoogst scorende kandidaten, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dat er meer zijn. Als een van de 7 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats in Brussel in de week van 11 december 2017 (datum onder voorbehoud). 6.3 JURYGESPREK MET BIJHOREND EEN CASE, PSYCHOTECHNISCHE PROEF EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Je wordt beoordeeld op het jurygesprek, de case, een psychotechnische proef en een persoonlijkheidsvragenlijst. Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: pagina 7 van 10

8 Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in Brussel op 8 januari 2018 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 8 december Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma: bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Ben je student, bezorg ons dan in de plaats van een kopie van het diploma een attest dat vermeldt dat je student bent en je binnen de maand na het afronden van de selectieprocedure het gevraagde diploma kan behalen. pagina 8 van 10

9 Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van het vereiste diploma toevoegt je je kandidatuur uiterlijk op 8 december 2017 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kun je terugvinden bij deze vacature op Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, tel. 025/ VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Veerle De Bock Teamverantwoordelijke HR Data Veerle.debock@kb.vlaanderen.be Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Michiel Witkowski selectieverantwoordelijke michiel.witkowski@kb.vlaanderen.be Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind januari Na kennisgeving van je resultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar michiel.witkowski@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer pagina 9 van 10

10 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van HR-databeheerder bij het Agentschap Overheidspersoneel, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als HR-databeheerder. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd door andere diensten van de Vlaamse overheid voor het invullen van de functie van HR-databeheerder met een salarisschaal gekoppeld aan de graad van deskundige. Deze werfreserve kan tevens worden geraadpleegd voor het invullen van vacatures met een contract van bepaalde duur voor de functie van HR-databeheerder bij het Agentschap Overheidspersoneel. Wie in dienst komt met een contract van bepaalde duur, blijft evenwel zijn plaats in de reserve behouden. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 10 van 10