1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Departement Kanselarij en Bestuur zoekt een straffe Dossierbehandelaar (cel jacht) Contractueel Niveau: C Rang: C1 Graad: Medewerker Met standplaats: Brugge Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Als dossierbehandelaar zorg je voor de correcte afhandeling van jachtplannen, jachtvergunningen en jachtverloven binnen de Dienst van de Gouverneur West-Vlaanderen. Daarnaast behandel je diverse secretariële en administratieve taken voor de gouverneur. Ben je een administratieve duizendboot en ga je graag zorgvuldig te werk? Sta je klanten graag op een vriendelijke manier te woord en maak je hen graag wegwijs in de materie? Werk je bovendien gestructureerd en heb je oog voor detail? Dan is onderstaande vacature misschien iets voor jou! 2 FUNCTIECONTEXT Je komt terecht in de afdeling Dossierbeheer Jacht binnen de Dienst van de Gouverneur van West- Vlaanderen, die een onderdeel is van het Departement Kanselarij en Bestuur. Het Departement Kanselarij en Bestuur wil een verbindende rol opnemen zowel binnen de Vlaamse overheid als tussen allerlei andere overheidsactoren, verenigingen en individuele burgers. Als dossierbehandelaar word je ingezet voor de administratieve ondersteuning van de activiteiten van de dienst. De dossierbeheerder ondersteunt bij de afhandelingsprocedure van de goedkeuring van jachtplannen en de aflevering van jachtverloven en -vergunningen.

2 Je maakt deel uit van een team waarin je samen met je collega s ook administratief ondersteunende taken verricht binnen de Dienst van de Gouverneur West-Vlaanderen. Je staat in voor de behandeling van jachtdossiers en rapporteert aan de teamverantwoordelijke en de kabinetschef. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Je voert administratief ondersteunende taken uit teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit. Daarnaast analyseer en verwerk je als hoofdtaak binnenkomende aanvragen voor jachtverloven en vergunningen en zorg je voor de voorbereiding van de goedkeuringsprocedure jachtplannen. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: 1. Administratieve ondersteuning Verlenen van administratief ondersteunende diensten binnen de entiteit teneinde bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de entiteit. Voorbeelden van activiteiten : - Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden - Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid - Opzoekwerk in bibliotheek, op internet, - Inspringen bij afwezigheid van collega s - Bijhouden van aanwezigheidslijsten - Versturen van uitnodigingen - Briefwisseling allerlei - Lay-out nota s, brieven - Beantwoording telefoons 2. Vervolledigen en dossiers Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens teneinde te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen. Voorbeelden van activiteiten: pagina 2 van 10

3 - Administratief opvolgen en begeleiden van de specifieke dossierelementen doorheen de opeenvolgende procedurestappen - Administratieve controle uitvoeren van de binnenkomende vragen - Checklist opmaken voor financiële gegevens - Jachtplannen digitaliseren in GIS - Aanmaken en beheren van databasebestanden voor dossieropvolging - Verzamelen van informatie en gegevens rond de jachtplannen, de kadasterpercelen en de contracten via bevraging van klanten en/of eigen onderzoek 3. Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens teneinde een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. Voorbeelden van activiteiten: - Onderzoeken of de aanvraag voldoet aan de reglementering - Binnenkomende aanvragen toetsen aan procedures, vastgelegde beleidsopties - Alle relevante elementen uit het dossier (jachtplannen, kadasterpercelen en contracten) analyseren en interpreteren - Argumenten pro en contra verzamelen 4. Voorstel van beslissing Voorstel van beslissing formuleren bij onder meer een weigering jachtverlof, zodat een correcte uitspraak wordt gedaan. Voorbeelden van activiteiten : - Uitwerken van een voorstel van beslissing - Vaststellingen en bevindingen verwoorden in goed onderbouwde en objectieve adviezen en processen-verbaal - Voorstel van beslissing bezorgen aan de bevoegde instantie - Initiëren van de uitvoering van de beslissing 5. Communicatie en contacten Tijdig de communicatie en contacten verzorgen teneinde te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. Voorbeelden van activiteiten : - Vragen over het verloop en de behandeling van het dossier telefonisch en schriftelijk beantwoorden - De beslissing aan de betrokkene toelichten pagina 3 van 10

4 - Klanten adviseren over de te volgen procedure - Het dossier na uitvoering afsluiten, klasseren of het volledige dossier overdragen - Informatie uitwisselen over het dossier 6. Kennis over het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring over het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. Voorbeelden van activiteiten : - De nodige kennis en informatie vergaren door studie en onderzoek - Deelnemen aan werkgroepen en interne overlegmomenten - Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven, aanleggen en bijhouden van documentatie - Vakkennis ontwikkelen en actualiseren - Trends en evoluties volgen - Vanuit ervaring een bijdrage leveren tot aanpassing en optimalisering van de wetgeving, richtlijnen en procedures - Deelnemen aan projecten 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Je kunt deelnemen indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende voorwaarden : 1) Je bent minimum in het bezit van een hoger secundair diploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau C binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan in het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor ( Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit als je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan de volgende voorwaarde: pagina 4 van 10

5 Je bent contractueel tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. 2) Je hebt minimaal 1 jaar relevante ervaring in een klantgerichte, administratieve functie. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Tamara Mertens, Tamara.Mertens@kb.vlaanderen.be, tel ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je beschikt over administratief-organisatorische vaardigheden, zoals het verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens en het analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens. Je hebt kennis van de regelgeving van het werkdomein van de dienst (jachtadministratiebesluit) of je hebt de geschiktheid om deze te verwerven. Je kan goed overweg met de courante software (MS office: Word, Excel, PowerPoint). Je hebt algemene kennis over de werking van de Vlaamse overheid. Ervaring in dossierbehandeling is een pluspunt Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: pagina 5 van 10

6 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je bent geslaagd in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je krijgt een contract van onbepaalde duur en wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van medewerker (rang C1, salarisschaal C111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Op /salarissilmulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 6 maanden vormen een inwerkperiode. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag; 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Indien je solliciteert via horizontale mobiliteit, dien je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing op te nemen. Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 6 van 10

7 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier en het kopie van je diploma gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 25 oktober 2017 (datum onder voorbehoud) VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARDVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Motivatie Inzicht in de functie Technische competenties Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 60 % behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 10 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 10 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats in de week van 25 oktober 2017 (datum onder voorbehoud) EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET CASE EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het jurygesprek wordt gevoerd met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je motivatie en verwachtingen Je visie op en inzicht in de functie Je technische competenties pagina 7 van 10

8 Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Voorafgaand aan het jurygesprek wordt een persoonlijkheidsvragenlijst ingevuld. Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brugge op 9 en 10 november 2017 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een werfreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.1 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 25 oktober Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma, bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: pagina 8 van 10

9 je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van het vereiste diploma toevoegt je je kandidatuur uiterlijk op 25 oktober 2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, tel. 02/ VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Katrien Vandeputte Kabinetschef van de gouverneur katrien.vandeputte@bz.vlaanderen.be Tel Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Tamara Mertens Selectieverantwoordelijke AgO Tamara.Mertens@kb.vlaanderen.be Tel Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind november Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar tamara.mertens@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer pagina 9 van 10

10 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een werfreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van dossierbehandelaar bij het departement Kanselarij en Bestuur, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als dossierbehandelaar. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 10 van 10