1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Agentschap Overheidspersoneel zoekt een straffe data analist personeelsbudgetten Contractueel Niveau: A Rang: A1 Graad: Adjunct van de Directeur Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Ben je gebeten door data en analyses? Werk je graag in een financiële context? Wil je werken als pionier rond het uitwerken van het rapportagebeleid binnen onze HR-afdeling? Beschik je over sterke communicatie skills en is het opstellen van kwalitatieve rapporten één van je talenten, dan zijn wij op zoek naar jou! Het Agentschap Overheidspersoneel is de HR-partner bij uitstek binnen de Vlaamse overheid. Wij beheren het personeelssysteem, genaamd Vlimpers en zijn op zoek naar een collega die ons team wil versterken en ondersteunen. 2 FUNCTIECONTEXT Het Agentschap Overheidspersoneel (AgO) ondersteunt de Vlaamse overheid bij haar uitdagingen op het vlak van personeel en organisatie. AgO bouwt een gemeenschappelijk dienstencentrum voor personeel en organisatie uit binnen de holding Vlaamse overheid met een dienstverlening rond werving en selectie, HR- en organisatiebeleid, personeelsadministratie en personeelsregelgeving. Als data analist personeelsbudgetten kom je terecht binnen de dynamische afdeling HR Technologie en Data (HRT&D). Een kleine greep uit deze dienstverlening van deze afdeling: - HRT&D staat in voor de tweede lijn helpdesk op vlak van HR-processen

2 - Ze beheert de technische systemen die de HR-processen ondersteunen (loonmotor, personeelssysteem, simulatietools, ) - HRT&D staat in voor betrouwbare verloning - De afdeling beheert een schat aan gegevens die management-, beleids- en operationele rapporten voedt - Hun helpdesktool zorgt voor een goede interactie met de gebruikers. - De afdeling ondersteunt personeelsplanning, het prestatiemanagement en kwaliteitsvol leidinggeven en de personeelsontwikkeling binnen de Vlaamse overheid. - Je komt terecht binnen de afdeling HR Technologie en Data en meer specifiek binnen het team Rapportering. Binnen dit team ben je de rechterhand van het teamhoofd en tevens ook haar back-up. Het team bestaat uit drie medewerkers die instaan voor onder meer financiële rapportage. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Als data analist personeelsbudgetten ben je in staat om personeelsbudgettenprognoses en andere simulaties op te stellen en op te volgen. Je bent de back-up van de teamverantwoordelijke en daarnaast sta je ook in om infosessies en opleiding te geven over nieuw ontwikkelde rapporten. Je bent in staat om financiële simulaties en prognoses op te stellen ter opvolging van de personeelskredieten. Je gaat hiervoor in overleg met de interne klanten om de informatienoden/behoeften in kaart te brengen en te analyseren. Je neemt ook het initiatief om bestaande financiële rapporten te verbeteren en nieuwe te ontwikkelen samen met de collega s binnen het team. Verder geef je ook infosessies en opleidingen over nieuw ontwikkelde financiële rapporten en begeleid je de collega s bij het opstellen van financiële simulaties op basis van de beschikbare rapporten Je bent ook het centraal aanspreekpunt voor wat betreft de financiële weddesimulaties en prognoses binnen de Vlaamse overheid, organiseert hiervoor zitdagen en bent in staat om de HR-collega verder te helpen of actief te zoeken naar een oplossing. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Behoefteanalyse: Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. pagina 2 van 11

3 - Behoeften en opportuniteiten binnen de Vlaamse overheid in kaart brengen die betrekking hebben op financiële weddesimulaties en prognoses; Tools uitwerken zodat de organisatie en interne klanten alle mogelijke simulaties en financiële prognoses kunnen opmaken ter opvolging van de personeelskredieten binnen de eigen entiteit; - Analyseren van datagegevens en complexe problemen ten einde accurate rapportering te kunnen bewerkstelligen; - Analyseren van informatiebehoeften bij eindgebruikers; - Oplossen van problemen en/of proactief signaleren van mogelijke knel en verbeterpunten voor zowel de processen als de rapporten en applicaties; - Verwerven van grondige kennis van de structuur, de betekenis (inhoud) van en de relaties tussen de gegevens in de toepassingen; - Samenbrengen en integreren van gegevens over verschillende activiteitendomeinen Dienstverlening uitbouwen: Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen, dit in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. - De HR-collega s begeleiden bij het opstellen van financiële simulaties op basis van de beschikbare rapporten in de Cognos omgeving; - Fungeren als aanspreekpunt voor de financiële weddesimulaties en prognoses binnen de Vlaamse overheid; - Infosessies en opleidingen geven aan de eindgebruikers met betrekking tot rapporteringstools, alsook handleidingen schrijven; - Zitdagen organiseren om de HR-collega s verder te helpen of actief te zoeken naar een oplossing; De continue werking van de organisatie meehelpen verzekeren door als back-up in te staan van de teamverantwoordelijke bij afwezigheid (bv organiseren en toewijzen van rapporteringscases aan de teamleden); - Ontwikkelen en aanleveren van managemenrapportering zoals bijvoorbeeld budgetrapportering; - Analyseren van eigen gegevens met deze van andere bronnen; - Toekomstige rapportagemogelijkheden nagaan en nieuwe rapporten ontwikkelen samen met de collega s binnen het team; Adviesverlening: Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. - Fungeren als aanspreekpunt m.b.t. personeelskredieten en weddesimulaties binnen de Vlaamse overheid - Adviseren over toepassing en gebruik van Cognos en Orafinrapportering; - Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen vanaf het ogenblik dat de budgettaire/hr impact ter sprake komt (bv werkgroep weddebudgetrapportering) - Proactief knelpunten signaleren op basis van geïntegreerde gegevens. (bv ontoereikend budget) pagina 3 van 11

4 - Inspelen op specifieke vragen van het management (bv. financiële impact bevorderingen) Kwaliteitsborging: Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. - Input leveren voor managementrapportering; - Zorgen voor de kwaliteit (correctheid) van de financiële-personeelsgegevens in het systeem: de gegevens in het systeem regelmatig screenen op hun correctheid, - Proactief verbeterpunten en doelstellingen aanbrengen met betrekking tot de kwaliteit op basis van diepteanalyse van gegevens uit databestanden; - Evalueren van klanttevredenheid; - Controleren of de aanpassingen correct zijn uitgevoerd - Voorstellen doen voor verbetering om zo foutieve (onlogische) invoer te vermijden - Knelpunten onderzoeken door middel van uitgebreide analyses; Communicatie en contacten: Communiceren over de dienstverlening teneinde de interne klanten te informeren en hen te stimuleren om van de rapportering gebruik te maken. - De dienstverlening proactief kenbaar maken aan de interne klanten; - Het voorbereiden en geven van zitdagen aan de HR BP s en HR-specialisten; - Het opstellen van nota s en mailcommunicatie om het lijnmanagement en de HR-collega s te informeren; - Deelnemen aan en organiseren van werkgroepen, vergaderingen, infosessies in verband met financiële weddesimulaties, prognoses rapporteringsmogelijkheden; - Opvolgen van cases in Schakel bij afwezigheid van de teamverantwoordelijke; - Feedback vragen aan klanten m.b.t. de ter beschikking gestelde financiële rapporten en tools; Kennis m.b.t. het vakgebied: Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. - Opbouwen en onderhouden van contacten met het werkveld (individuele personeelsleden, HR BP s, HR-specialisten, begrotingscoördinatoren, HR TD, DC PA, ); - Informatie-uitwisseling met collega s en met beleidsdomeinoverschrijdende vakgenoten; - Kennen en opvolgen van de technische ontwikkelingen binnen het vakgebied (rapporteringstools, personeels- en financiële toepassingen van de Vlaamse overheid ) - Zichzelf continu verder specialiseren in de verschillende aspecten van de applicaties en de financiële rapportage; - Op de hoogte blijven van nieuwe methoden, theorieën en technieken - Lezen van handleidingen, vakliteratuur, bijwonen van studiedagen en demo s, volgen van gespecialiseerde opleidingen m.b.t. Vlimpers, Cognos, Orafin, Microsoft Office (Excel, Access, ) pagina 4 van 11

5 Projectdeelname: Leiden of deelnemen aan (deel)projecten of werkgroepen teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. - Adviseren, controleren en bijsturen van projecten; - Leveren van specifieke vakinhoudelijke input voor projecten; - Projecten plannen, coördineren en leiden; - Het opvolgen van de werkzaamheden; 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n): 1) Je hebt een Masterdiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid, bij voorkeur in een economische richting. De volledige lijst vind je hier: Je kunt ook deelnemen aan de selectieprocedure als je laatstejaarsstudent bent in het academiejaar Je kan de functie enkel opnemen indien je op het moment van indiensttreding je diploma effectief behaald hebt. Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor ( Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende voorwaarde: Je bent (contractueel) tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke Alexander Hameeuw (alexander.hameeuw@kb.vlaanderen.be ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties - Gevorderde kennis in financiële weddesimulaties en prognoses of in staat zijn deze op korte termijn te verwerven pagina 5 van 11

6 - Kennis van boekhouden Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 2) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Plannen & organiseren: Je kan op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken (niveau 2) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: Bijkomende voorwaarden en verwachtingen Inzicht in de overheidsstructuren en administratieve procedures is een troef Het bezitten van een masterdiploma in een economische richting is een troef Ervaring met projectmanagement is een plus Ervaring met het gebruik van personeelssystemen is een extra troef 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; pagina 6 van 11

7 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de dienstplichtwetten; 4. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 5. Je slaagt in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD - Je krijgt een contract van onbepaalde duur. - De functie is aantrekkelijk wegens het kunnen meedenken en uitzetten van de lijnen binnen het HR-beleid. - Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. - Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. - Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van Adjunct van de Directeur (rang A1, salarisschaal A111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten en kan tot maximaal 20 jaar verloond worden. Je aanvangssalaris is minimaal 3080,23 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. - Je eerste 6 maanden vormen een inwerkperiode. - Indien je solliciteert via horizontale mobiliteit, dien je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing op te nemen - Deze procedure voldoet aan de voorwaarden van een objectief wervingssysteem en geeft toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures. pagina 7 van 11

8 Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn de volgende criteria: - Je hebt een Masterdiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse Overheid. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 06/03/ VOORSELECTIE Tijdens deze selectiefase worden onder andere volgende punten beoordeeld: - Motivatie en verwachtingen - Visie en inzicht in de functie Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend: Enkel wie minstens 50 % behaalt op het geheel én wie behoort tot de 6 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 6 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats te Brussel op 16/03/2017 (datum onder voorbehoud) PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Deze selectiefase bestaat uit een online persoonlijkheidsvragenlijst. De kandidaten die weerhouden worden na de voorselectie worden uitgenodigd deze in te vullen. pagina 8 van 11

9 De timing van deze test wordt meegedeeld via mail tijdens de procedure. Deze fase is adviserend EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET CASE EN REDENEERTEST Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 05/04/2017 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. pagina 9 van 11

10 7. HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 02/03/2017. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier samen met een kopie van je diploma, bij voorkeur - via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer of per post naar: Dienst Rekrutering en Selectie, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je een kopie van het vereiste diploma toevoegt - je je kandidatuur uiterlijk op 02/03/2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas op het nummer VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Veerle De Bock Teamhoofd dienst Rapportering Veerle.debock@kb.vlaanderen.be Tel: Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Alexander Hameeuw Selectieverantwoordelijke alexander.hameeuw@kb.vlaanderen.be Tel: Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op pagina 10 van 11

11 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen midden april Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van data analist personeelsbudgetten bij entiteit Agentschap Overheidspersoneel, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als data analist personeelsbudgetten. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst in de functie niet langer tot de reserve behoort. pagina 11 van 11