1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Facilitair Bedrijf zoekt een gemotiveerde Categoriemanager contractueel Niveau: A Rang: A2 Graad: Adviseur Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Ben jij in staat om complexe vraagstukken op te lossen? Neem jij je verantwoordelijkheden bij het nemen van beslissingen? Vergeet je daarnaast het menselijke aspect zeker niet uit het oog? Dan ben jij de Categoriemanager die Het Facilitair Bedrijf zoekt. Als Categoriemanager ben je voornamelijk verantwoordelijk voor de aankoop van facilitaire goederen en diensten, waaronder meubilair, kledij en voertuigen. Je geeft leiding aan de aankopers en neemt beslissingen voor de eerder complexe dossiers. Je zorgt er samen met je team voor dat contracten getekend en opgevolgd worden. Je geeft leiding aan een groep van 5 aankopers. 2 FUNCTIECONTEXT Je komt terecht bij Het Facilitair Bedrijf, dat instaat voor de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid op vlak van facilitair management en verantwoordelijk is voor het vastgoedbeheer, facilitaire ondersteuning, ICT en overheidsopdrachten. Zo ondersteunt het de optimale werking van de Vlaamse overheid, lokale besturen en provincies. Je komt terecht binnen de afdeling aankoopcentrale en overheidsopdrachten. Je werkt nauw samen met de Aankopers en je rapporteert aan het afdelingshoofd.

2 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Interne klanten bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van specifieke van contracten en raamcontracten voor leveringen en diensten, met als doel ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaat Behoefteanalyse Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Voorbeelden van activiteiten - Meewerken aan de opstelling van klantenbevragingen - Interactie verzekeren met de operationele aankopers - Contact leggen met eindklanten bij onduidelijke input of te weinig specifiek gedefinieerde noden - Bespreken van mogelijke oplossingen op het vlak van overheidsopdrachten of de markt met de operationele aankoper of de eindklant - Ontwikkeling van toekomstige contracten op het vlak van o Productvernieuwing o een betere aansluiting o nieuw beleid en regelgeving - Maken van voorstellen rond een actuele portfolio van raamcontracten: afbouwen van contracten, voorzien van nieuwe contracten, wijzigingen in de wijze waarop producten of diensten in de markt worden gezet - Opstelling van een detailplanning voor de contracten van de eigen categorie - Verzekeren van de registratie van noden van klanten en operationele aankopers, zodat ze worden meegenomen voor toekomstige contracten //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 2 van 10

3 Adviesverlening Zowel op vraag als pro-actief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. - Vragen en klachten beantwoorden in Facilipunt, of de beantwoording door een teamlid opvolgen - Advies verstrekken aan collega s over de wijze waarop bestekken in de markt kunnen worden gezet - Advies verstrekken aan operationele aankopers, in het bijzonder wat de opvolging van raamcontracten betreft - Verzekeren van de opvolging van de afname van bestekken - PDCA-cyclus garanderen bij de planning van raamcontracten - Verzekeren van een vlotte en open communicatie met de andere categoriemanagers op het overleg, zodat opdrachten kunnen worden toegewezen aan projectgroepen die het project aankunnen - Opvolgen van de communicatie van raamcontracten op de website - Verzorgen van infosessies na het sluiten van contracten - Onderhouden van een netwerk van contacten van aankopers, zowel binnen de Vlaamse overheid als daarbuiten - Onderhouden van een netwerk van contacten van kernklanten, zowel binnen Het Facilitair Bedrijf als daarbuiten - Leiden van projectgroepen rond aankoopprojecten, waarin zowel de productmanager als de toegewezen jurist behoren - Initiëren of doordrukken van beslissingen om binnen de afgesproken planning contracten te kunnen opleveren - Deelname aan projecten rond edelta en e-procurement Context: m.b.t. het eigen functionele domein. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. - Verzekeren van acties om de kennis rond de reglementering op het vlak van overheidsopdrachten op peil te brengen en te houden - Actief zoeken naar normen en standaarden - Ontwikkelen van productkennis op mesoniveau /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// ///////////////////////////////// pagina 3 van 10

4 Beleidsvoorbereiding Vanuit het vakgebied meewerken aan het (deel)beleid voor het eigen functioneel domein teneinde er voor te zorgen dat het beleid aansluit op de noden van de organisatie. Optimalisatie van de dienstverlening Organiseert overleg over de dienstverlening / werkprocessen teneinde ervoor te zorgen dat de dienstverlening zo optimaal mogelijk is. Coördineren Coördineert en stuurt een groep medewerkers aan om het werk zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. - Leveren van insteek bij de opmaak van de beleidsnota en beleidsbrief van de minister - Vormgeven van het beleid in concrete doelstellingen - Ondersteunen bij de opmaak van het ondernemingsplan - In overleg met de andere categoriemanagers bereiken van afspraken rond procesvoorstellen - Uitschrijven van concrete handleidingen voor de teamleden van de eigen categorie of andere - Aansturen van de aankopers en senior aankopers - Opvolgen van de voortgang van aankoopdossiers 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je hebt een masterdiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor ( 2) Je hebt minimaal 6 jaar relevante professionele werkervaring met facilitaire aankopen of overheidsopdrachten //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 4 van 10

5 Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende voorwaarde: Je bent (contractueel) tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke David Salens, COMPETENTIES Technische competenties Kennis van reglementering op overheidsopdrachten is een pluspunt Productkennis van het deelgebied van de categorie Relevante kennis van aankooptechnieken Je bent in staat om op een professionele/zakelijke manier schriftelijk te communiceren Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 3) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 2) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 2) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) Voortgangscontrole: Je bewaakt de voortgang in tijd en van de kwaliteit van eigen processen of die van collega s of medewerkers (niveau 2) /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// ///////////////////////////////// pagina 5 van 10

6 Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 4. Je slaagt in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD - Je krijgt een contract van onbepaalde duur. - Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. - Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. - Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van Adviseur (rang A2, salarisschaal A211). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. - Je eerste 6 maanden vormen een inwerkperiode. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 6 van 10

7 - Indien je solliciteert via horizontale mobiliteit, dien je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing op te nemen - Deze procedure voldoet aan de voorwaarden van een objectief wervingssysteem en geeft toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier en het kopie van je diploma gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn de volgende criteria: - Je hebt een masterdiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid. - Je hebt minimaal 6 jaar relevante professionele werkervaring met facilitaire aankopen of overheidsopdrachten. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 03/04. (timing onder voorbehoud) 6.2. FASE 1: VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARDVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: - Motivatie - Verwachtingen en inzicht in de functie - Technische competenties: o Kennis van reglementering op overheidsopdrachten is een pluspunt o Productkennis van het deelgebied van de categorie o Relevante kennis van aankooptechnieken Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// ///////////////////////////////// pagina 7 van 10

8 Opgelet! De standaardvragen die verwerkt zijn in het sollicitatieformulier, zullen gescoord worden voor deze fase. Deze selectiefase is eliminerend. De 10 hoogst scorende kandidaten kunnen deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 10 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. (indien gewenst door klant). De cv-screening vindt plaats in de week van 10/04. (timing onder voorbehoud) 6.3. EINDSELECTIE: CASE + JURYGESPREK + PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST + Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie De kandidaat krijgt 1 uur voorbereidingstijd voor de case en zal deze tijdens het jurygesprek kort moeten toelichten. Het jurygesprek zal ongeveer 1 uur in beslag nemen. Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 26/04 & 27/04. (data onder voorbehoud) Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 8 van 10

9 6.4. NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7. HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 02/04/2017. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma, bij voorkeur - via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. - of per post naar: Dienst Rekrutering en Selectie, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je een kopie van het vereiste diploma toevoegt - je je kandidatuur uiterlijk op 02/04/2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, tel VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Carl, Vranken Afdelingshoofd Afdeling Aankoopcentrale en Overheidsopdrachten carl.vranken@bz.vlaanderen.be Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// ///////////////////////////////// pagina 9 van 10

10 David Salens Selectieverantwoordelijke Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen midden mei. Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar david.salens@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van Categoriemanager bij entiteit Het Facilitair Bedrijf, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als Categoriemanager. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 10 van 10