1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement -/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Facilitair Bedrijf zoekt een duurzaamheidscoördinator Statutair Niveau: A Rang: A1 Graad: Adjunct van de directeur Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Het Agentschap Facilitair Bedrijf is hét kenniscentrum voor het facilitair management van de Vlaamse overheid en de provinciale en lokale besturen. Als duurzaamheidscoördinator waak je er over dat duurzaamheid wordt meegenomen in alle projecten rond facilitaire dienstverlening, in al zijn aspecten. Hiervoor breng je kennis binnen Het Facilitair Bedrijf en de Vlaamse overheid samen en neem je een coördinerende rol op in projecten. Deze coördinerende rol houdt in dat je ervoor zorgt dat je voor de vier grote clusters van dienstverleningen (facilities, vastgoed, overheidsopdrachten en ICT) van Het Facilitair Bedrijf alle mogelijke duurzaamheidsacties in een globaal plan verzamelt, gedragenheid creëert, projectleiders aanduidt en deze als een programmamanager begeleidt. 2 FUNCTIECONTEXT Het agentschap Facilitair Bedrijf ondersteunt de organisatie-entiteiten binnen de beleidsdomeinen van de Vlaamse overheid en de provinciale en lokale besturen met facilitaire dienstverlening. Het agentschap bouwt een kwaliteitsvol, effectief, marktconform en zuinig aanbod uit aan patrimonium, ICT- en informatiediensten, producten en advies en draagt zo bij aan de optimale werking van de Vlaamse overheid als geheel. De functie situeert zich binnen de afdeling Klantenbeheer en Beleid. Deze afdeling bewaakt de afstemming tussen de dienstverlening van Het Facilitair Bedrijf en de noden van de klant. Hiervoor hebben zij vijf teams: Facilipunt: het centrale webportaal van Het Facilitair Bedrijf

2 Team klantenbeheer: de klantenbeheerder is de persoon op wie de klant kan rekenen voor het voorstellen van, en het geven van advies over de dienstverlening van Het Facilitair Bedrijf en het capteren van de noden van de klant op (middel)lange termijn. Iedere klantenbeheerder staat in voor één of meer beleidsdomeinen Team Beleid: de beleidsmedewerkers tekenen het beleid van Het Facilitair Bedrijf uit en zorgen voor afstemming tussen het ondernemingsplan en het beleidskader van de minister Team Archief en informatie: Het Team Archief en Informatie ondersteunt de klanten in hun informatie- en archiefbeheer en werkt mee aan de verdere professionalisering binnen de Vlaamse overheid, met bijzondere aandacht voor het beleidsdomein Kanselarij en Bestuur. Hierbij werkt het team nauw samen met het Agentschap Informatie Vlaanderen. Team Facilitaire ICT systemen: Dit team is verantwoordelijk voor IT-projecten die een efficiënt en bedrijfszeker geïnformatiseerd facilitaire uitvoering mogelijk maken. Daarnaast worden de bestaande toepassing beheerd en wordt rapportering aangereikt aan de medewerkers van Het Facilitair Bedrijf en zijn klanten. Als duurzaamheidscöordinator kom je terecht in het team Beleid. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Interne klanten bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van specifieke dienstverlening die verband houdt met één of meer functionele domeinen (*) teneinde ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden (*) Functionele domeinen kunnen zijn: ICT, HRM, juridische zaken, financiën en begroting, logistiek, kwaliteit, communicatie, documentatie, kwaliteit, emancipatiezaken en diversiteit 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaat Behoefteanalyse Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Voorbeelden van activiteiten - Organiseren van overleg met verschillende kennispunten in de Vlaamse overheid: Interne Milieuzorg, Team Duurzame ontwikkeling (DAR), Team Sociale Economie (WSE), VITO - Verzekeren van structureel overleg met de pagina 2 van 10

3 dienstverleningsverantwoordelijken in het Facilitair Bedrijf - In kaart brengen van de noden van de verschillende stakeholders op het vlak van het verzekeren van een duurzame facilitaire werking in de organisatie Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. - Aanbrengen van ideeën die de duurzaamheid van de facilitaire organisatie kunnen verhogen - Nemen van stappen om de gedragenheid en consensus rond ideeën te kunnen verhogen - Organiseren van overleg met de procesverantwoordelijken om te kunnen komen tot gedragen actievoorstellen Context: in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Adviesverlening Zowel op vraag als pro-actief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening teneinde de - Uittekenen van een actieplan dat voorstellen tot acties op meerdere facilitaire deelgebieden verzamelt en op elkaar afstemt - Meewerken aan de opstelling van indicatoren voor duurzaamheidsmeting - Adviezen die worden verzameld concretiseren en bespreken met verantwoordelijken in het Facilitair Bedrijf - Samen met collega s zoeken naar oplossingen voor duurzaamheidsvraagstukken, door informatie samen te brengen en mogelijkheden of te toetsen met een netwerk van kennishouders - Verzekeren van de rapportering over het actieplan en de indicatoren - Bijsturing van actieplannen in de loop van de verschillende projecten - Opbouwen van een netwerk van contactpunten in de Vlaamse overheid, zodat best practices bekend zijn en kunnen worden gebruik in Het Facilitair Bedrijf pagina 3 van 10

4 (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten en programma s teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. - Onderhouden van een intern netwerk van contactpunten in Het Facilitair Bedrijf, zodat duurzaamheid vanzelfsprekend wordt meegenomen in veranderingstrajecten en operationele dienstverlening - Deelnemen aan projecten die de duurzaamheid van specifieke facilitaire aspecten verhogen - Leiden van projecten/programma s die specifieke duurzaamheidsacties op facilitair vlak concreet uitwerken Context: m.b.t. het eigen functionele domein. Kennis mbt het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. Optimalisatie van de dienstverlening Organiseert overleg over de dienstverlening / werkprocessen teneinde ervoor te zorgen dat de dienstverlening zo optimaal mogelijk is. - Volgen van studiedagen rond sociale economie, interne milieuzorg, groene mobiliteit, - Geven van insteek voor een opleidingsplan - Volgen van opleidingen - Delen van kennis binnen Het Facilitair Bedrijf en de andere stakeholders - Overleg over dienstverlening, werkmethoden, samenwerking en actieplannen in stafvergaderingen binnen Het Facilitair Bedrijf 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je werkt als statutair ambtenaar in dezelfde of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen Het Facilitair Bedrijf Of Je bent contractueel tewerkgesteld binnen Het Facilitair Bedrijf in een betrekking met een salarisschaal van dezelfde rang als de rang van de vacature en met een overeenstemmende of pagina 4 van 10

5 gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1. Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in dezelfde rang met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen Het Facilitair Bedrijf en hebt een vrijstelling 2 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van de vacature (VPS art. III 22). 2) Je hebt een masterdiploma Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma volledig gelijkwaardig verklaard is met het vereiste diploma. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: 3) Je hebt minimaal 5 jaar beroepservaring in het kader van duurzaamheid. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (elisa.vanderveken@kb.vlaanderen.be). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Praktische kennis van projectmanagement Kennis van duurzaamheid in zijn brede zin op meso-niveau Basiskennis MS Word, Excel, Outlook en Powerpoint Goede mondelinge en schriftelijke communicatie in het Nederlands Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 2) 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). 2 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. pagina 5 van 10

6 Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 4. Je slaagt in de selectieprocedure. 5. Je bent burger van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. 6. Je bevindt je in de administratieve toestand van dienstactiviteit. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt overgeplaatst in de graad van adjunct van de directeur (rang A1) met de bijbehorende salarisschaal A111. Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 3080,23 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 6 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang bent tewerkgesteld. De functie wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. pagina 6 van 10

7 Deze procedure voldoet aan de voorwaarden van een objectief wervingssysteem en geeft toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden zoals vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 5 juni 2017 (timing onder voorbehoud). 6.2 VOORSELECTIE Op basis van de antwoorden in het sollicitatieformulier worden tijdens deze selectiefase volgende punten beoordeeld: Motivatie Visie/inzicht in de functie Relevantie beroepservaring in het kader van duurzaamheid Deze fase is eliminerend. Enkel kandidaten met een score van minstens 60% mogen deelnemen aan de volgende selectiefase. Wie in deze fase zijn kandidatuur intrekt, wordt vervangen door de volgende best scorende kandidaat.. De voorselectie zal worden afgerond in de week van 5 juni 2017 (timing onder voorbehoud). 6.3 JURYGESPREK MET CASE EN PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. pagina 7 van 10

8 Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Motivatie en verwachtingen Visie op en inzicht in de functie Technische competenties Persoonsgebonden competenties Inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 3 juli 2017 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Indien er slechts 1 kandidaat is na de cv-screening kan de selectie gebeuren op basis van het dossier en wordt er geen jurygesprek georganiseerd. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 2 juni Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel pagina 8 van 10

9 Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 2 juni 2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij kathy.tas@bz.vlaanderen.be. 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Sven Peeters Beleidscoördinator sven.peeters@kb.vlaanderen.be Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Elisa Vanderveken Selectieverantwoordelijke elisa.vanderveken@kb.vlaanderen.be Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen midden juli Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar elisa.vanderveken@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. pagina 9 van 10

10 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van duurzaamheidscöordinator bij entiteit Het Faciltair Bedrijf, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als duurzaamheidscoördinator. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 10 van 10