1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Agentschap Binnenlands Bestuur zoekt een enthousiaste communicatiespecialist contractueel Niveau: A Rang: A1 Graad: Adjunct van de Directeur Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Ben je gepassioneerd door communicatie in al zijn facetten? Werk je graag strategisch rond communicatie in een overheidscontext en heb je tegelijk zin in een prominente rol in de implementatie van de communicatiestrategie? Ben je helemaal mee met de hedendaagse communicatie-instrumenten? Ben je zelf sterk communicatief? Dan is deze functie helemaal iets voor jou! Als communicatiespecialist binnen het Agentschap Binnenlands Bestuur ontwikkel en implementeer je samen met het team Communicatie - een visie en strategie rond het interne en externe communicatiebeleid van het agentschap. 2 FUNCTIECONTEXT De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Het Agentschap Binnenlands Bestuur is sinds 1 april 2006 opgericht als een intern verzelfstandigd agentschap binnen het beleidsdomein Kanselarij en Bestuur. Het organogram van het agentschap werd in 2015 hertekend met het oog op de omslag naar een kennis gedreven organisatie die vooral inzet op beleidsvoorbereiding en evaluatie en die haar capaciteit en middelen optimaal inzet ter ondersteuning van een autonome beleidsvoering door de lokale besturen. Het agentschap bestaat uit acht afdelingen en is werkzaam op zes locaties, Brussel en elke provinciehoofdstad. De vijf verticale materiegebonden afdelingen zijn: Gelijke Kansen, Integratie en Inburgering, Beleid Steden, Brussel en Vlaamse Rand, Lokale Werking en Organisatie Lokale Financiën

2 en Lokale Financiering en Personeel. De drie horizontale afdelingen staan in voor beleid en organisatieondersteuning en zijn: HR-& Organisatieontwikkeling, Facility & ICT, Beleidscoördinatie en Kenniscentrum. Als communicatiespecialist kom je terecht in de afdeling HR- & Organisatieontwikkeling en meer bepaald in het Team Communicatie. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Interne klanten bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van het interne en externe communicatiebeleid met als doel ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Behoefteanalyse Resultaat (Proactief) analyseren van de behoeften van de organisatie en klanten op het vlak van communicatie met als doel een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Dienstverlening uitbouwen en/of optimaliseren Op basis van het beleid en de behoefteanalyse de dienstverlening op het vlak van communicatie proactief mee definiëren, implementeren en bijsturen met als doel de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Voorbeelden van activiteiten - Analyseren van de interne en externe communicatiebehoeften van het agentschap - Behoeften en opportuniteiten bespreken met leidinggevende/management - Anticiperen op problemen en knelpunten in de organisatie - Evalueren van de huidige dienstverlening - Analyseren van ad hoc vragen en problemen - (Mee) vertalen van communicatiebehoeften in visie, strategie en implementatietraject - Crisiscommunicatie (mee) uitwerken - Projectcommunicatie (mee) uitwerken - Continuïteit communicatiewerking (mee) verzekeren - Ondersteuning bieden bij de implementatie en het gebruik van instrumenten, toepassingen - Communicatie-events van het agentschap (mee) coördineren/organiseren - Voorstellen doen op vlak van communicatie en bespreken van de dienstverlening.. pagina 2 van 10

3 Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, processen, methoden en technieken in nauw overleg met de klant met als doel door algemeen toepasbare of maatgerichte producten, processen en diensten de gedefinieerde dienstverlening op vlak van communicatie te kunnen uitvoeren. - Coördineren van de uitwerking van procedures en richtlijnen - Innovatieve ideeën aftoetsen met leidinggevende/management en verder uitwerken - Bewaken van de interne en externe communicatiekanalen van het agentschap (o.a.. kwaliteit inhoud, toon communicatie, merkbekeid VO, ) Adviesverlening Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het vakgebied communicatie met als doel deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening op vlak van communicatie met als doel een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. - Antwoorden op vragen van interne klanten - Fungeren als aanspreekpunt - Inspelen op specifieke vragen van leidinggevende/management - Actieve deelname aan werkgroepen, stuurgroepen en andere communicatie gerelateerde vergaderingen - Advies verlenen op vlak van communicatie - I.s.m. de andere collega s binnen HR-&OO bewaken dat de communicatieprocessen onderling en met andere processen afgestemd zijn - De vooruitgang en kwaliteit van de communicatieprocessen en -projecten monitoren aan de hand van indicatoren en op basis hiervan bijsturen - Bewaken van correcte toepassing van de communicatiekanalen en -instrumenten - Evalueren van klanttevredenheid - Verbetervoorstellen voor de dienstverlening formuleren - Rapporteren aan het leidinggevende/management Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening inzake communicatie met als doel de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied communicatie met als doel de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. - De dienstverlening bekend maken aan de (interne) klanten - Deelnemen aan en opbouwen van netwerken en er fungeren als aanspreekpunt van de organisatie - Actief deelnemen aan teamoverleg, afdelingsvergadering,. - Bijhouden van vakliteratuur - Opvolgen van ontwikkelingen en tendensen - Deelnemen aan interne en externe vormingsactiviteiten, VOnetwerken - Actief zoeken naar goede praktijken en analyseren of deze toepasbaar zijn binnen de eigen entiteit pagina 3 van 10

4 - Een goede samenwerkingsrelatie opbouwen met de collega s binnen het agentschap, het beleidsdomein en andere entiteiten Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten of werkgroepen met als doel bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. - Actieve deelname aan of leiden van projecten en werkgroepen (specifieke vakinhoudelijke input, timing respecteren, toegewezen opdrachten uitvoeren, terugkoppeling naar projectleider). Context: m.b.t. het eigen functionele domein. Beleidsvoorbereiding Vanuit het eigen vakgebied actief uitwerken van het beleid met als doel het beleid te laten aansluiten op de noden van de organisatie. - (Mee) uitwerken of aanpassen van het (strategisch) communicatieplan - Meewerken aan de opmaak van het ondernemingsplan (doelstellingen en acties rond communicatie) - Meewerken aan het uitwerken van beheersmaatregelen in het kader van organisatiebeheersing (thema communicatie) 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: Je hebt een masterdiploma - bij voorkeur Communicatiewetenschappen - dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma volledig gelijkwaardig verklaard is met het vereiste diploma. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor ( Je hebt minimaal drie jaar functierelevante ervaring in het uitwerken en implementeren van een strategisch communicatiebeleid. pagina 4 van 10

5 Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende voorwaarde: Je bent contractueel tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. Ook wie solliciteert via de horizontale mobiliteit dient te beschikken over het hoger vermelde vereiste diploma en/of vereiste relevante werkervaring. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Alexander Hameeuw, 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Goede kennis van communicatiebeleid en strategie in een overheidscontext. Goede kennis van communicatietechnieken, communicatie-instrumenten en communicatiekanalen. Goede kennis van sociale media (basiskennis) Kennis van crisiscommunicatie en projectcommunicatie Vlot kunnen werken met de courante Office 365 toepassingen Inzicht in de werking en de structuur van ABB en van de Vlaamse Overheid of je bent bereid deze op korte termijn te verwerven Kennis van de doelgroepen van de beleidsvelden van ABB of je bent bereid je op korte termijn hierin te verdiepen Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 2) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2) Oordeelsvorming: Je uit meningen en je hebt zicht op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria (niveau 1) pagina 5 van 10

6 Visie: Je plaatst feiten in een ruime context en ontwikkelt een toekomstgericht beleid (niveau 1) Initiatief: Je onderkent kansen en onderneemt of stelt uit eigen beweging acties voor (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je ben geslaagd in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je krijgt een contract van onbepaalde duur met loopbaanperspectief. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag. 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. pagina 6 van 10

7 Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van Adjunct van de Directeur (rang A1, salarisschaal A111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 3080,23 euro (bruto maandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 6 maanden vormen een inwerkperiode. Indien je solliciteert via horizontale mobiliteit, dien je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing op te nemen. Deze selectieprocedure verloopt via een objectief wervingssysteem. Het slagen ervoor kan later toegang geven tot het meedingen naar een statutaire bevorderingsfunctie of naar een statutaire functie via de horizontale mobiliteit. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 11/08/ VOORSELECTIE Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Motivatie Relevante ervaring Verwachtingen en inzicht in de functie Technische competenties Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. pagina 7 van 10

8 Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 60 % behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 8 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 8 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats te Brussel op 17/08/2017 (datum onder voorbehoud). 6.3 EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET PERSOONLIJKHEIDSTEST, VERBALE REDENEERTEST EN CASE Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel begin september 2017 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. Wie geschikt wordt bevonden, wordt opgenomen in een wervingsreserve. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere pagina 8 van 10

9 testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 10/08/2017. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier samen met een kopie van je diploma, bij voorkeur via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van het vereiste diploma toevoegt je je kandidatuur uiterlijk op 10/08/2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Tas Kathy, VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Bram Evens Teamverantwoordelijke team communicatie bram.evens@kb.vlaanderen.be Tel.: Of Sandra Beckers Afdelingshoofd HR-&Organisatieontwikkeling Sandra.beckers@kb.vlaanderen.be Tel.: pagina 9 van 10

10 Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kan je contact opnemen met: Alexander Hameeuw Selectieverantwoordelijke Tel.: Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen midden september Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar alexander.hameeuw@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van communicatiespecialist bij het Agentschap Binnenlands Bestuur, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als communicatiespecialist. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 10 van 10