1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Cultuur, Jeugd en Media zoekt een Beleidsmedewerker Contractueel, Onbepaalde duur Niveau: A Rang: A1 Graad: adjunct van de directeur Met standplaats: Brussel /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT We zoeken een Beleidsmedewerker ter ondersteuning van team Infrastructuur en instellingen die instaat voor het opvolgen van de buitendiensten van het Departement Cultuur, Jeugd en Media. Ben jij diplomatisch ingesteld, betrouwbaar en kom jij steeds afspraken na? Kan je zelfstandig en snel informatie verwerken en wil je meewerken aan een langetermijnvisie? Dan is deze vacature misschien wel iets voor jou! 2 FUNCTIECONTEXT Het Departement Cultuur, Jeugd en Media staat in voor de voorbereiding, de opvolging en de evaluatie van het Vlaamse beleid betreffende cultuur, jeugd en media en voor de opvolging van beleidsitems die raakpunten hebben met andere departementen. Het Departement Cultuur, Jeugd en Media heeft als missie: Als Vlaamse overheidsorganisatie werken wij aan een creatief en open Vlaanderen waar iedereen, op zijn manier, cultuur kan beleven. Het Departement CJM bestaat uit 5 clusters: 1. Kennis en beleid 2. Subsidiëren en erkennen 3. Waarborgen en beheren 4. Promotie en communicatie 5. Interne organisatie

2 De functie Beleidsmedewerker situeert zich binnen de cluster Waarborgen en beheren, binnen het team Infrastructuur en instellingen. Team Infrastructuur en instellingen is verantwoordelijk voor de coördinatie van de buitendiensten (7 organisaties): Landcommanderij Alden Biesen Kasteel van Gaasbeek Uitleendienst kampeermateriaal Vlaams Cultuurcentrum Voeren Frans Masereel Centrum Roger Raveelmuseum Het Lijsternest 3 TAKENPAKKET Opvolgen buitendiensten (organisatie overleg, opvolgen begroting, inhoudelijke afstemming, ) Ontwikkelen visie buitendiensten Meewerken aan visie grote cultureel erfgoed en kunsteninstellingen 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Interne klanten ondersteunen via de ontwikkeling en uitbouw van een specifieke dienstverlening met als doel bij te dragen tot een kwaliteitsvolle dienstverlening zodat de organisatie en haar medewerkers efficiënt kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN 1. Behoefteanalyse (Proactief) analyseren van de behoeften van de organisatie en klanten met als doel een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Proactief verzamelen, genereren, verwerken en beschikbaar stellen van informatie Anticiperen op problemen en knelpunten binnen de organisatie Analyseren van ad hoc vragen en problemen en voorstellen van aanpak formuleren Problemen bespreken met het lijnmanagement; een bemiddelende, stimuleren en voorbereidende rol spelen 2. Dienstverlening uitbouwen en/of optimaliseren pagina 2 van 9

3 Op basis van het beleid en de behoefteanalyse de dienstverlening binnen het vakgebied proactief mee definiëren, implementeren en bijsturen met als doel de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Voorstellen doen, bespreken rond dienstverlening De werking van de organisatie helpen verzekeren Actieplannen opstellen, werkmethode definiëren Opmaken van rapporten, dossiers, nota s Interne klanten ondersteunen bij het gebruik van instrumenten, systemen, Administratie uitvoeren die bij de dienstverlening hoort Aanwenden van opgebouwde kennis en ervaring in het adviseren over de uitbouw en of optimalisering van de dienstverlening 3. Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, processen, methoden en technieken in nauw overleg met de klant met als doel door algemeen toepasbare of maatgerichte producten, processen en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Werkinstrumenten en hulpmiddelen ontwerpen, verbeteren en/of toegankelijk maken Innovatieve ideeën ontwikkelen Uitwerken van procedures en richtlijnen Meewerken aan productontwikkeling / dienstendiversificatie 4. Adviesverlening Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het vakgebied met als doel deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Antwoorden op vragen van klanten Actief deelnemen aan werkgroepen en vergaderingen Input leveren voor rapporten Proactief knelpunten signaleren 5. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening met als doel een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Kwaliteitsbewaking van opgezette systemen Kritisch reflecteren over voorstellen van de leidinggevende Bewaken van correcte toepassingen van bepalingen, procedures, normen, Processen afstemmen met andere processen in de organisatie pagina 3 van 9

4 6. Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten of werkgroepen met als doel bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. Context: m.b.t. het eigen functionele domein. Adviseren van projecten Leveren van vakinhoudelijk input voor projecten Deelnemen aan projectgroepen 7. Beleidsontwikkeling Voorbereiden, uitwerken en afstemmen van beleidsplannen met als doel een visie, een plan van aanpak en bijbehorend instrumentarium te ontwikkelen en op te leveren. Deelnemen aan of leiden van projecten Schrijven van nota s Deelnemen aan en organiseren van beleidsvergaderingen Tussen verschillende scenario s het meest geschikte selecteren en voorstellen Plannen van de stappen in de implementatie 3.3 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: Je hebt een master diploma. Je beschikt over minstens één jaar ervaring met werken in een overheidscontext. Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor ( Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke Ben Geenens, ben.geenens@cjsm.vlaanderen.be. pagina 4 van 9

5 3.4 COMPETENTIES Technische competenties Je kan zelfstandig werken Je bent in staat snel en nauwkeurig informatie te verwerken Je bent communicatief sterk en kan werken met een veelheid aan stakeholders Kennis van overheidsprocessen zoals begroting, opmaak beleidsnota s en beleidsbrieven, subsidieprocessen, is een pluspunt Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je neemt verantwoordelijkheid voor je werk (niveau 1) Inleving: Je speelt in op behoeften en gevoelens van anderen (niveau 2) Samenwerken: Je stimuleert de samenwerking binnen je entiteit, werkgroepen of projectgroepen (niveau 2) Analyseren: Je legt verbanden en ziet oorzaken (niveau 2) Netwerken: Je legt nieuwe contacten die voor je taak en opdracht nuttig kunnen zijn (niveau 2) Visie: Je betrekt brede (maatschappelijke, technische ) factoren bij je aanpak (niveau 2) Innoveren: Je werkt actief mee aan het vernieuwen van de uitvoering van taken (niveau 1) Klantgerichtheid: Je optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kades (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je bent medisch geschikt voor deze functie; 4. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; pagina 5 van 9

6 5. Je slaagt in de selectieprocedure; 6. Je bevindt je niet in één van de onverenigbaarheden zoals bepaald in artikel 6 van de wet tot regeling van de private veiligheid van 10 april Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 4 AANBOD Je krijgt een contract van onbepaalde duur. Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van adjunct van de directeur (rang A1, salarisschaal A111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris bedraagt minimaal 3.141,81 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 6 van 9

7 5 SELECTIEPROCEDURE 5.1 CV-SCREENING Aan de hand van jouw ingevuld sollicitatieformulier (en een kopie van je diploma) gaan we na of je aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn de volgende criteria: Je hebt een master diploma Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats op 28 november VOORSELECTIE op basis van standaardvragenlijst Tijdens deze selectiefase worden aan de hand van het ingevuld sollicitatieformulier volgende punten beoordeeld: Eerste toetsing motivatie; Eerste toetsing inzicht in de functie; Eerste toetsing technische competenties; relevantie van de werkervaring. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 60% behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 8 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. De selectiefase vindt plaats op 28 november EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET ZELFBESCHRIJVING Het jurygesprek wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Voorafgaand aan het gesprek zal gevraagd worden een zelfbeschrijving op te maken die je toegestuurd zal krijgen. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je motivatie en verwachtingen; pagina 7 van 9

8 Je visie en inzicht in de functie; De technische competenties; Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie; Je persoonsgebonden competenties. Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 5 december 2018 (timing onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. De lijnmanager beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 22 november Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma, bij voorkeur In PDF-formaat mail naar sollicitaties@cjsm.vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel. Of per post naar: Departement Cultuur, Jeugd en Media, Arenbergstraat 9, 1000 Brussel. Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: Je het sollicitatieformulier gebruikt Je een kopie van het vereiste diploma toevoegt Je je kandidatuur uiterlijk op 22 november 2018 naar ons stuurt (datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). 7 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Carolien Coenen pagina 8 van 9

9 Arenbergstraat 9, 1000 Brussel Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Ben Geenens, Selectieverantwoordelijke Arenbergstraat 9, 1000 Brussel Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 8 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van Beleidsmedewerker bij entiteit Cultuur, Jeugd en Media, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van twee jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als Beleidsmedewerker. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 9 van 9