1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Het Facilitair Bedrijf zoekt een gemotiveerde Aankoper contractueel Niveau: A Rang: A1 Graad: Adjunct van directeur Met standplaats: Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Ben jij op zoek naar een uitdaging waarbij je jouw economisch talent kan combineren met je communicatieve skills? Dan ben jij misschien wel de aankoper die wij zoeken. Als aankoper zorg je ervoor dat projecten tot een goed einde worden gebracht. Binnen deze projecten heb je een grote variatie aan taken en verantwoordelijkheden. Je bent voornamelijk verantwoordelijk voor het sluiten van P&O contracten, opstellen van raamcontracten en bestekken, uitvoeren van marktonderzoeken en klantenbevraging. 2 FUNCTIECONTEXT Je komt terecht bij Het Facilitair Bedrijf, dat instaat voor de uitvoering van het beleid van de Vlaamse overheid op vlak van facilitair management en verantwoordelijk is voor het vastgoedbeheer, facilitaire ondersteuning, ICT en overheidsopdrachten. Zo ondersteunt het de optimale werking van de Vlaamse overheid, lokale besturen en provincies. Je komt terecht binnen de afdeling aankoopcentrale en overheidsopdrachten. Je werkt nauw samen en rapporteert aan de categoriemanager. Je komt met verschillende andere collega s in contact, zowel binnen als buiten Het Facilitair Bedrijf. Daarnaast heb je regelmatig contact met leveranciers.

2 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Interne klanten bijstaan via ontwikkeling en uitbouwen van specifieke dienstverlening die verband houdt met contracten rond personeel en organisatie (P&O), met als doel ertoe bij te dragen dat de organisatie en haar medewerkers zo optimaal en efficiënt mogelijk kunnen functioneren en de organisatiedoelstellingen kunnen bereikt worden. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Behoefteanalyse Analyseren van de behoeften van de organisatie en interne klanten teneinde een correct beeld te krijgen van de opportuniteiten en de noden. Dienstverlening uitbouwen Op basis van het beleid en de behoefteanalyse definiëren, implementeren en bijsturen van de dienstverlening binnen het functionele domein teneinde de interne klant en de organisatie op de best mogelijke manier te ondersteunen. Context: in overleg en in samenwerking met het lijnmanagement. Werkinstrumenten Ontwikkelen of aanpassen van concepten, systemen, methoden en technieken in nauw overleg met de interne klant teneinde door algemeen toepasbare of - Voorafgaandelijk inwinnen van informatie ter verduidelijking van de opdracht voor opdrachten die collega's ondersteunen. - Het voorbereiden van de elektronische bevragingen aan klanten. - Het voorbereiden en meewerken aan focusgroepen met klanten. - Het verwerken van de input uit klantenbevragingen en van collega's in de administratieve en technische beschrijvingen van een bestek. - uitvoeren van marktprospectie, teneinde de mogelijkheden van de markt te kennen en de ontwikkelingen te kunnen volgen. - Productontwikkelingen en innovaties binnen de markt capteren en nauwgezet opvolgen. - De aankoper zorgt jaarlijks voor een inkoopplan per productgroep. Hierbij wordt vastgelegd welke contracten afgesloten zullen worden: o te vernieuwen raamcontracten o nieuwe raamcontracten o voorziene contracten op maat - De aankoper doet voorstellen voor nieuwe contracten of aanpassingen aan bepaalde contracten om evoluerende en nieuwe behoeften van klanten te kunnen afdekken. - Opstellen van bestekken - Akkoord vragen aan de betrokken diensten. Hierbij zoveel mogelijk werken volgens het principe: akkoord, mits tegenbericht voor de afgesproken datum. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 2 van 10

3 maatgerichte producten en diensten de gedefinieerde dienstverlening te kunnen uitvoeren. Adviesverlening Zowel op vraag als proactief interne klanten adviseren vanuit het functionele domein teneinde deskundige oplossingen aan te bieden voor vraagstukken of problemen. Kwaliteitsborging Opvolgen, evalueren en eventueel bijsturen van de voortgang of resultaten van processen en dienstverlening teneinde een optimale kwaliteit en efficiëntie te garanderen conform de afspraken, richtlijnen en regelgeving. Communicatie en contacten Communiceren over de dienstverlening teneinde de (interne) klanten te informeren en hen te stimuleren om van de dienstverlening gebruik te maken. Projectdeelname Leiden of deelnemen aan (deel)projecten teneinde bij te dragen aan de realisatie van de afgesproken projectdoelstellingen. - Op vraag van (potentiële) gebruikers van de contracten hen ondersteunen en adviseren in het gebruik. - Klanten de nodige informatie geven over de stand van zaken m.b.t. de lopende dossiers of vragen - De aankoper staat in voor het periodiek overleg met de gekozen leveranciers of dienstverleners tijdens de looptijd van het contract. De aankoper zorgt voor een gedocumenteerd spoor van deze opvolging. - Optreden naar de firma toe bij structurele tekortkomingen in de contractuitvoering. - Contractevaluatie: De contractevaluatie loopt maximaal in samenspraak met de afnemers van het contract. - De aankoper staat na sluiting van de opdracht in voor het verzamelen van alle correcte contractuele documenten en gegevens. Deze gegevens moeten voor de raamcontracten conform de afspraken ter beschikking gesteld worden voor publicatie op extranet en/of de L- schijf. - De aankoper zorgt voor goede afspraken over het gebruik van het afgesloten contract. Waar nodig voorziet de aankoper informatievergaderingen met de gekozen firma en de gebruikers van het raamcontract. - Bijhouden en opvolgen van contractuele informatie: voorziene prijsherzieningen, artikelwijzigingen contractueel in orde houden en waar nodig, deze informatie aan de klanten bezorgen. - De aankoper zorgt voor het opvragen van afnames p de raamcontracten en houdt deze in een gestandaardiseerd formaat bij. - - Opstellen van raamcontracten vanuit de driehoekswerking (economisch, juridisch en inhoudelijk). - Bijhouden van signaaldata: einddatum contract, verlengingsdatum, vervaldagen, data voor prijsherzieningen, startdatum hernieuwing raamcontract... Context: m.b.t. het eigen functionele domein. /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// ///////////////////////////////// pagina 3 van 10

4 Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied teneinde de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren. - Signaleren van knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen of gebeurtenissen. - Suggestie en voorstellen doen om de werkwijze van het team/afdeling te verbeteren en proactief nadenken over innovatieve aankoopmethodes en strategieën. - Marktkennis opbouwen: o Volgen van ontwikkelingen op de markt o Zicht verkrijgen en behouden om de mogelijkheden van de markt. o Kennen en opvolgen van de technische ontwikkelingen binnen het vakgebied. o Bezoeken van beurzen - Lezen van vakliteratuur, bijwonen van studiedagen, volgen van gespecialiseerde opleidingen, bezoeken van vakbeurzen. - Informatie-uitwisseling met vakgenoten 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde: 1) Je hebt een masterdiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid. De volledige lijst vind je hier: Je kunt ook deelnemen aan de selectieprocedure als je laatstejaarsstudent bent in het academiejaar Je kan de functie enkel opnemen indien je op het moment van indiensttreding je diploma effectief behaald hebt. Als je je diploma buiten de Benelux behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor ( Je kunt deelnemen via horizontale mobiliteit indien je op de uiterste inschrijvingsdatum voldoet aan volgende voorwaarde: Je bent (contractueel) tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal of geldelijke loopbaan die overeenstemt met dezelfde of een hogere rang als deze van de vacante functie. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 4 van 10

5 Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke David Salens, COMPETENTIES Technische competenties - Praktische kennis van reglementering rond overheidsopdrachten, is een pluspunt - Professionele werkervaring rond dienstencontracten (liefst P&O), is een pluspunt - Kennis van de mogelijkheden van de markt voor facilitaire aankopen - Je bent in staat om op een professionele/zakelijke manier schriftelijk te communiceren Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) Communiceren: Je brengt informatie en ideeën schriftelijk en/of mondeling begrijpelijk over (niveau 2) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 2) Innoveren: Je vernieuwt om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) Voortgangscontrole: Je bewaakt de voortgang in tijd en van de kwaliteit van eigen processen of die van collega s of medewerkers (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// ///////////////////////////////// pagina 5 van 10

6 4.3 TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 4. Je slaagt in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD - Je krijgt een contract van onbepaalde duur. - Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. - Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. - Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van Adjunct van directeur (rang A1, salarisschaal A111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. - Je eerste 6 maanden vormen een inwerkperiode. - Indien je solliciteert via horizontale mobiliteit, dien je de functie ten laatste drie maanden na datum van de selectiebeslissing op te nemen - Deze procedure voldoet aan de voorwaarden van een objectief wervingssysteem en geeft toegang tot toekomstige statutaire bevorderingsprocedures. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 6 van 10

7 Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier (en het kopie van je diploma) gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn de volgende criteria: - Je hebt een masterdiploma of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau A binnen de Vlaamse overheid. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 10/04/2017. (timing onder voorbehoud) 6.2. FASE 1: VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARDVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden volgende punten/criteria beoordeeld: - Motivatie - Verwachtingen en inzicht in de functie - Technische competenties: o Praktische kennis van reglementering rond overheidsopdrachten, is een pluspunt o Professionele werkervaring rond dienstencontracten (liefst P&O), is een pluspunt o Kennis van de mogelijkheden van de markt voor facilitaire aankopen Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigden van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Opgelet! De standaardvragen die verwerkt zijn in het sollicitatieformulier, zullen gescoord worden voor deze fase. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 50 % behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 10 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 10 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// ///////////////////////////////// pagina 7 van 10

8 de volgende best scorende en geslaagde kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. (indien gewenst door de klant) De voorselectie vindt plaats in de week van 10/04/2017. (timing onder voorbehoud) 6.3. EINDSELECTIE: CASE + JURYGESPREK + PERSOONLIJKHEIDSVRAGENLIJST + Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie De kandidaat krijgt 1 uur voorbereidingstijd voor de case en zal deze tijdens het jurygesprek kort moeten toelichten. Het jurygesprek zal ongeveer 1 uur in beslag nemen. Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel op 20/04 & 21/04. (data onder voorbehoud) Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 8 van 10

9 6.4. NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij een dienst van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7. HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 9/04/2017 Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma, bij voorkeur - via mail naar werkenvoor@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. - of per post naar: Dienst Rekrutering en Selectie, Boudewijnlaan 30, bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je een kopie van het vereiste diploma toevoegt - je je kandidatuur uiterlijk op 9/04/2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Kathy Tas, tel VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Debby Van Geyt Teamhoofd Afdeling Aankoopcentrale en Overheidsopdrachten debby.vangeyt@bz.vlaanderen.be /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// ///////////////////////////////// pagina 9 van 10

10 Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: David Salens Selectieverantwoordelijke Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen midden mei. Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar david.salens@kb.vlaanderen.be met vermelding van het vacaturenummer. 10 RESERVE EN GELDIGHEID WERFRESERVE Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve (zonder rangschikking) aangelegd voor de functie van aankoper bij entiteit Het Facilitair Bedrijf, die bestaat uit de lijst van geschikten. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te komen als aankoper. Desgevallend kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. De wervende entiteit kan optioneel beslissen om kandidaten uit de wervingsreserve uit te nodigen voor een bijkomend gesprek waarin motivatie, wederzijdse verwachtingen en de inzetbaarheid in de functie aan bod kunnen komen. Indien je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort //////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// pagina 10 van 10