1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Cultuur, Jeugd en Media zoekt een voltijdse Projectmedewerker Lokale Vrijetijdsmonitor contractueel Niveau: B Rang: B1 Graad: deskundige Met standplaats: Arenbergstraat 9, 1000 Brussel /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Met het project lokale monitoring willen het Departement Cultuur, Jeugd en Media, Sport Vlaanderen en de VVSG de fundamenten leggen voor een monitoring van het lokale vrijetijdsbeleid. Op dit moment wordt de laatste hand gelegd aan een dataverzamelingstool waarin lokale besturen gegevens over het vrijetijdsgebeuren binnen de gemeente kunnen registreren. Vanaf maart 2018 wordt dit instrument operationeel. Om lokale besturen zo goed mogelijk op de hoogte te brengen van dit instrument, om het belang en het voordeel voor hen te kaderen en om hen te introduceren in het gebruik van de toepassing zijn we op zoek naar bijkomende ondersteuning. Het profiel dat we zoeken heeft kennis van communicatietechnieken, is creatief, heeft een vlotte pen en is een overtuigende spreker. 2 FUNCTIECONTEXT Departement Cultuur, Jeugd en Media staat in voor de voorbereiding, de opvolging en de evaluatie van het Vlaamse beleid betreffende cultuur, jeugd en media en voor de opvolging van beleidsitems die raakpunten hebben met andere departementen. Departement Cultuur, Jeugd en Media heeft als missie: Als Vlaamse overheidsorganisatie werken wij aan een creatief en open Vlaanderen waar iedereen, op zijn manier, cultuur kan beleven. Departement Cultuur, Jeugd en Media bestaat uit 5 clusters: - Kennis en Beleid - Subsidiëren en erkennen - Waarborgen en beheren - Communicatie

2 - Interne organisatie Als Projectmedewerker werk je binnen de cluster Kennis en Beleid, bij team Kennisontwikkeling. Het team staat kort gezegd in voor data en onderzoek, kennismanagement, uitwerken en opvangen van het archiefbeleid en juridische dienstverlening voor het departement. Je zal ook nauw samenwerken met het team communicatie. 3 TAKENPAKKET 1. Voorbereiding De werkzaamheden binnen het project Lokale Vrijetijdsmonitor inhoudelijk voorbereiden, plannen en praktisch organiseren met als doel er voor te zorgen dat deze efficiënt kunnen verlopen. - Kennis nemen van de uit te voeren opdrachten en op basis hiervan een eigen werkplan opstellen - Voorafgaandelijk inwinnen van informatie ter verduidelijking van de opdracht - Contacteren van interne en externe klanten en andere betrokkenen - Uitvoeren van voorbereidende administratieve taken - Voorbereidend studie- en opzoekwerk verrichten - Uitvoeren van een behoefteanalyse 2. Uitvoering Diverse activiteiten inherent aan de communicatieve specialisatie uitvoeren met als doel bij te dragen tot een vlotte en tijdige afhandeling van de opdrachten van de entiteit. - Uitvoeren van activiteiten ter plaatse, zoals het aan de man brengen van de dataverzamelingstool, het presenteren van infosessies - Het inhoudelijk (niet technisch) ontwikkelen, beheren en onderhouden van applicaties en tools zoals de website, webinars, nieuwsbrieven om de dataverzameling in het kader van lokale monitoring te faciliteren - Ontwerpen, organiseren en presenteren van infosessies op verschillende locaties en via webinars - Redactioneel werk waarin verzamelde data vertaald wordt naar een toegankelijke en aantrekkelijke boodschap - Ondersteuning naast het project bij de verdere ontwikkeling van de kennisportalen 3. Rapporteren Rapporteren over de eigen werkzaamheden en resultaten met als doel de leidinggevende/het team/zichzelf in staat te stellen het resultaat met de kwaliteitsnormen te vergelijken en indien nodig bij te sturen. - Opmaken van een logboek of activiteitenverslag pagina 2 van 8

3 - Signaleren van knelpunten en/of uitzonderlijke waarnemingen of gebeurtenissen - Bijhouden van een agenda van de uitgevoerde taken en outputindicatoren - Verslag uitbrengen aan de leidinggevende over het verloop van de bewustmaking, dataverzameling, ontwerpen, ontsluiting 4. Beheer van materiaal en gegevens Onderhouden van tools met als doel de dataverzameling in het kader van lokale monitoring te faciliteren en te beschikken over degelijke en bruikbare gegevens. - Regelmatig de werking van de tools (website, webinar, nieuwsbrief ) controleren en zo nodig afstellen of onderhouden - Verzorgen van een klassement of documentatiebeheersysteem - Contacten leggen en onderhouden met lokale besturen - Uitvoeren van een eerstelijnscontrole 5. Informeren Informeren over producten, diensten, systemen of procedures met als doel er voor te zorgen dat de (interne of externe) klant inzicht heeft in het gebruik en de mogelijkheden ervan. - Trekkersrol innemen om lokale besturen enerzijds te motiveren en anderzijds te begeleiden in het gebruik van de tool - Beantwoorden van vragen en advies verstrekken aan klanten - Organiseren van en vakinhoudelijk ondersteunen van cursussen - Assistentie verlenen bij het gebruik van gespecialiseerde systemen - Verspreiden van documentatie naar interne en/of externe klanten - Deelnemen aan vergaderingen, werkgroepen, stuurgroepen - Uitleg geven rond procedures 6. Kennis m.b.t. het vakgebied Zichzelf voortdurend vervolmaken in het eigen vakgebied en werkterrein met als doel via integratie van de nieuwe evoluties de kwaliteit van de uit te voeren opdrachten voortdurend te verbeteren. - Lezen van vakliteratuur, bijwonen van studiedagen, volgen van gespecialiseerde opleidingen - Informatie-uitwisseling met vakgenoten - Kennen en opvolgen van de ontwikkelingen binnen het vakgebied - Kennen en opvolgen van de reglementering en/of wetgeving binnen het vakgebied pagina 3 van 8

4 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde: Je hebt minstens een bachelor diploma. Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor ( Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke Charlotte Vanfleteren, charlotte.vanfleteren@cjsm.vlaanderen.be). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties - Je hebt kennis/ervaring met communicatie(tools) (schriftelijk en mondeling), redactie en sociale media - Je hebt een gevorderde kennis van MS office, Outlook, Word, Excel, PowerPoint - Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel schriftelijk als mondeling - Een inzicht in de vrijetijdssectoren van Cultuur, Jeugd, Sport en Media is een pluspunt Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je neemt verantwoordelijkheid voor je werk. (niveau 1) Communiceren: Je verzorgt de interactie (niveau 2) Samenwerken: Je informeert, pleegt overleg en werkt mee. (niveau 1) Analyseren: Je ziet de essentie van het probleem. (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je levert met oog voor detail correct werk af. (niveau 1) Klantgerichtheid: Je optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders. (niveau 2) pagina 4 van 8

5 Plannen & organiseren: Je plant en organiseert je werk effectief (niveau 1) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je bent medisch geschikt voor deze functie; 4. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 5. Je slaagt in de selectieprocedure; 6. Je bevindt je niet in één van de onverenigbaarheden zoals bepaald in artikel 6 van de wet tot regeling van de private veiligheid van 10 april Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD - Je krijgt een voltijds contract van bepaalde duur (tot eind 2018). - Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. - Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. pagina 5 van 8

6 - Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van deskundige (rang B1, salarisschaal B111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van jou ingevuld sollicitatieformulier (en het kopie van je diploma) gaan we na of je aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn de volgende criteria: Minstens een bachelor diploma. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats op 8 februari VOORSELECTIE op basis van standaardvragenlijst Tijdens deze selectiefase worden aan de hand van het ingevuld sollicitatieformulier volgende punten beoordeeld: - Eerste toetsing motivatie - Eerste toetsing inzicht in de functie - Eerste toetsing technische competenties - Relevantie van de werkervaring/stages/vakantiejobs Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 60% behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 8 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. De selectiefase vindt plaats op 8 februari pagina 6 van 8

7 6.3. EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET ZELFBESCHRIJVING Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld op basis van het gesprek en de zelfbeschrijving: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel, Arenbergstraat 9, op 15 februari 2018 (datum onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 7. HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 4 februari Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma, bij voorkeur - via mail naar sollicitaties@cjsm.vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel. - of per post naar: Departement Cultuur, Jeugd en Media, Arenbergstraat 9, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je een kopie van het vereiste diploma toevoegt pagina 7 van 8

8 - je je kandidatuur uiterlijk op 4 februari 2018 naar ons stuurt (datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). 7 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Maarten Vandekerckhove, Coördinator team Kennisontwikkeling Arenbergstraat 9, 1000 Brussel tel maarten.vandekerckhove@cjsm.vlaanderen.be Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Charlotte Vanfleteren, HR-medewerker Arenbergstraat 9, 1000 Brussel tel charlotte.vanfleteren@cjsm.vlaanderen.be Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op pagina 8 van 8