1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Cultuur, Jeugd en Media zoekt een Coördinator van het Lijsternest contractueel Niveau: B Rang: B1 Graad: deskundige Met standplaats: Stijn Streuvelsstraat 25, 8570 Anzegem /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Het Departement Cultuur, Jeugd en Media is zoek naar een nieuwe coördinator van het Lijsternest te Anzegem. Als coördinator ben je aanspreekpunt voor het departement Cultuur, Jeugd en Media alsook voor partners van het Lijsternest: Het Letterenhuis, het Vlaams Fonds voor de Letteren (VFL) en Passa Porta. Je staat in voor de dagdagelijkse coördinatie van de werking: Gebouw- en collectiebeheer, budgetbeheer en zakelijk beleid, adviseren bij (meerjaren)planning via het opmaken van concrete actieplannen en acties. Aanleveren van content voor de communicatie en promotie van het Lijsternest. Opvolgen van erfgoedcollectiebeheer (renovatie, restauratie, registratie, ). Je organiseert de museale publiekswerking in samenwerking met het Letterenhuis. Je volgt de residentiewerking op, in samenwerking met het Vlaams Fonds voor de Letteren (VFL). In de wintermaanden oktober t.e.m. maart werk je van maandag t.e.m. vrijdag. In de zomermaanden fungeer je als back-up voor collega s en verricht je sporadisch weekendwerk om evenementen te begeleiden of verlofperiodes op te vangen.

2 2 FUNCTIECONTEXT Het Departement Cultuur, Jeugd en Media staat in voor de voorbereiding, de opvolging en de evaluatie van het Vlaamse beleid betreffende cultuur, jeugd en media en voor de opvolging van beleidsitems die raakpunten hebben met andere departementen. Het Lijsternest is het huis in Ingooigem van de Vlaamse schrijver Stijn Streuvels ( ), pseudoniem voor Frank Lateur. Het huis werd gebouwd in 1905 in een charmante cottagestijl naar een ontwerp van de architect Jozef Viérin. Streuvels leefde en werkte er tot aan zijn dood in Hier schreef hij meesterwerken zoals De Vlaschaard, Het leven en de dood in de ast, Prutske en De teleurgang van de Waterhoek. Na de dood van zijn echtgenote heeft de Provincie West-Vlaanderen in 1977 het goed aangekocht en hersteld. Vanaf 1982 werd het woonhuis opengesteld voor het brede publiek als een schrijversmuseum. Sinds 2018 is deze schrijversresidentie in handen van de Vlaamse overheid, departement Cultuur, Jeugd en Media. Het Lijsternest kent nu een dubbele functie: van april tot september wordt het Lijsternest opengesteld voor het brede publiek, van oktober tot maart fungeert het huis als een schrijversresidentie. Door een interactieve digitale applicatie met onder andere filmpjes en historisch fotomateriaal, ontdekt de bezoeker zelf het leven en werk van de schrijver. Het huis treedt op die manier in interactie met de materiële getuigenissen van het leven van Streuvels: foto s, filmpjes, boeken, etc. Op deze wijze word je ondergedompeld in de tijdsgeest van Streuvels. Naast een erfgoedsite fungeert het Lijsternest eveneens als schrijversresidentie. Voor enkele weken vindt een Vlaamse of buitenlandse schrijver, net als Streuvels, een inspirerend onderkomen in het Lijsternest. Het gebouw en de collectie worden beheerd door het departement Cultuur, Jeugd en Media van de Vlaamse overheid. Het Letterenhuis staat in voor de museale- en publiekswerking van het Streuvelshuis. Het Vlaams Fonds voor de Letteren staat in voor de openstelling als schrijversresidentie voor hedendaagse schrijvers. 3 TAKENPAKKET Je fungeert als aanspreekpunt voor het departement Cultuur, Jeugd en Media alsook voor partners van het Lijsternest, zoals andere openbare besturen, particuliere instellingen of organisaties. o Je staat in voor de dagdagelijkse coördinatie van de werking. o Je staat in voor de gebouw- en collectiebeheer, budgetbeheer en zakelijk beleid. o Je adviseert bij (meerjaren)planning via het opmaken van concrete actieplannen en acties. o Je levert content aan voor de communicatie en promotie van het Lijsternest. pagina 2 van 9

3 o Je volgt het erfgoedcollectiebeheer op (renovatie, restauratie, registratie, ). Je staat in voor de organisatie van de museale publiekswerking en maakt werkroosters op zodat een continue bezetting gegarandeerd kan worden. Je springt ook bij aan de kassa, onthaalt bezoekers en geeft praktische ondersteuning. Hiervoor werkt je nauw samen met het Letterenhuis. Je stuurt de residentiewerking aan in samenwerking met Passa Porta en Vlaams Fonds voor de Letteren. Je regelt praktische zaken en onderhoudt contact met residenten. Dit uit zich in verschillende resultaatsgebieden: 1. Informatieverzameling en -verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk met als doel op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Periodiek verzamelen en invoeren van vaste, operationele gegevens en cijfers Nagaan of de gegevens correct en volledig zijn Detecteren, lezen en samenvatten van relevante documenten Een adressenbestand van contactpersonen en organisaties bijhouden Info verzamelen met het oog op het voorbereiden van aanpassingen aan de reglementering, jaarverslagen, begrotingsvoorstellen, beleidsdocumenten Nakijken van documenten op volledigheid, correctheid en wettelijkheid Opzoekwerk in bibliotheek, op internet, Statistieken opmaken en verwerken Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ) 2. Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement met als doel zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Aanleggen van een inventaris van beschikbare documenten, rapporten en naslagwerken Klasseren van facturen, brieven, rapporten, Archiefbeheer Artikels rond één bepaald onderwerp verzamelen in een documentatiemap Documenten en informatie op de PC bewaren in een geordend systeem (bv. Internet Favorieten, structuur harde schijf, ) Collega s informeren over waar (elektronische) gegevens terug te vinden zijn 3. Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen met als doel bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Berekenen van gegevens in dossiers rond personeelsadministratie, boekhouding, economaat, Administratief opvolgen van dossiers: bv. opvolgen van timing, tijdig versturen van documenten, pagina 3 van 9

4 Voorbereiding van boekhouding. Nagaan welke formulieren ontbreken in een dossier en eventueel vervolledigen Doorsturen van gegevens naar de centrale administratie 4. Opstellen van documenten en helpen van klanten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties, ) met als doel de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen en klanten hierover adviseren Fungeren als aanspreekpunt voor klanten Informatie verstrekken aan klanten Collega s opleiden en inzichten verschaffen Rapporteren over de stand van zaken Bespreken van (klanten)dossiers met collega s 5. Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken met als doel bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling.. Informatie opzoeken en tijdig bezorgen aan collega s, diensten, chef, Stockbeheer (magazijn organiseren en voorraden inventariseren, aankopen van klein materiaal, magazijnruimte net en ordelijk houden) Inspringen bij afwezigheid van collega s Aanbieden van materiële en logistieke ondersteuning 3.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde: Je hebt een bachelor diploma. Als je je diploma in het buitenland behaalde, moet je bij aanwerving een attest van de Vlaamse overheid kunnen voorleggen waaruit blijkt dat je diploma gelijkwaardig verklaard is met het vereiste niveau. Je kunt dit aanvragen bij NARIC-Vlaanderen: Als je het vereiste diploma hebt behaald in een andere taal dan het Nederlands, moet je bij aanwerving aantonen geslaagd te zijn in een taalexamen artikel 7 bij Selor ( Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke Ben Geenens, ben.geenens@cjsm.vlaanderen.be. pagina 4 van 9

5 3.2 COMPETENTIES Technische competenties - Je hebt kennis van de literaire sector, werk en het leven van Stijn Streuvels. - Je hebt enige kennis van zakelijk beheer. - Je hebt noties van publiekswerking en promotie en communicatie inzake cultuur en erfgoed. - Ervaring met beheer van erfgoedcollecties is een pluspunt. - Je werkt goed samen in een klein team van 2 à 3 personen en kan het werk van collega s coördineren. Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je neemt verantwoordelijkheid voor je werk (niveau 1) Samenwerken: Je informeert, pleegt overleg en werkt mee (niveau 1) Flexibiliteit: Je past je gedrag of aanpak aan als de concrete situatie dat vereist (niveau 1) Initiatief: Je neemt het initiatief om structurele problemen binnen het eigen domein op te lossen (niveau 2) Klantgerichtheid: Je reageert vriendelijk, adequaat en correct op vragen van belanghebbenden (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je levert met oog voor detail correct werk af (niveau 1) Plannen & Organiseren: Je coördineert het eigen werk en dat van anderen (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; pagina 5 van 9

6 3. Je bent medisch geschikt voor deze functie; 4. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder punt 3.1. formele deelnemingsvoorwaarden; 5. Je slaagt in de selectieprocedure; 6. Je bevindt je niet in één van de onverenigbaarheden zoals bepaald in artikel 6 van de wet tot regeling van de private veiligheid van 10 april Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 4 AANBOD - Je krijgt een contract van onbepaalde duur. - Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. - Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICTmiddelen betreft. - Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerst en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. - Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. - Je wordt verloond in de salarisschaal gekoppeld aan de graad van deskundige (rang B1, salarisschaal B111). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris bedraagt minimaal euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kan je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? pagina 6 van 9

7 5 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van jou ingevuld sollicitatieformulier (en het kopie van je diploma) gaan we na of je aan de formele deelnemingsvoorwaarden voldoet. Dit zijn de volgende criteria: Je hebt een bachelor diploma. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats op 1 oktober VOORSELECTIE op basis van standaardvragenlijst Tijdens deze selectiefase worden aan de hand van het ingevuld sollicitatieformulier volgende punten beoordeeld: - Eerste toetsing motivatie - Eerste toetsing inzicht in de functie - Eerste toetsing technische competenties - relevantie van de werkervaring Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 60% behaalt op het geheel van de criteria én wie behoort tot de 8 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. De selectiefase vindt plaats op 1 oktober EINDSELECTIE: JURYGESPREK MET ZELFBESCHRIJVING Het jurygesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je motivatie en verwachtingen Je visie en inzicht in de functie pagina 7 van 9

8 De technische competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Je persoonsgebonden competenties Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats in het Lijsternest, Stijn Streuvelsstraat 25, 8570 Anzegem op 11 oktober 2018 (timing en locatie onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 7. HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 26 september Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier, samen met een kopie van je diploma, bij voorkeur - In PDF formaat naar sollicitaties@cjsm.vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail de vacaturetitel. - of per post naar: Departement Cultuur, Jeugd en Media, Arenbergstraat 9, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: - je het sollicitatieformulier gebruikt - je een kopie van het vereiste diploma toevoegt - je je kandidatuur uiterlijk op 26 september 2018 naar ons stuurt (datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). 6 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Carolien Coenen Teamverantwoordelijke team Infrastructuur en Instellingen pagina 8 van 9

9 tel 02/ Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Ben Geenens, Selectieverantwoordelijke Arenbergstraat 9, 1000 Brussel tel 02/ Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 7 pagina 9 van 9