Wonen-Vlaanderen zoekt 1 dossierbehandelaar/administratieve ondersteuner

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement -/////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Wonen-Vlaanderen zoekt 1 dossierbehandelaar/administratieve ondersteuner Contractueel Niveau: D Rang: D1 Graad: assistent Met standplaats: Antwerpen of Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Als dossierbehandelaar ondersteun je de entiteit om de premie-aanvragen van de afdeling correct te laten verlopen. Ben jij administratief sterk? Werk jij graag klantgericht? Streef je correcte en kwalitatieve dossiers na? Dan is onderstaande vacature misschien iets voor jou. 2 FUNCTIECONTEXT Bij ons werken een kleine 300 medewerkers. Ze dragen allemaal hun steentje bij om het woonbeleid te doen slagen. Het agentschap Wonen-Vlaanderen bestaat uit een stafdienst en vier afdelingen, namelijk de afdeling Tegemoetkomingen, de afdeling Woningkwaliteit, de afdeling Toezicht en de afdeling Woonbeleid. Het agentschap heeft zowel medewerkers in dienst in Brussel als in de provinciehoofdsteden. Wonen-Vlaanderen waakt o.a. over het recht op wonen voor iedereen. De afdeling Woningkwaliteit zorgt voor de beleidsvoorbereiding en evaluatie en samen met haar partners voor de uitvoering van het woningkwaliteitsbeleid, communicatie en rapportering inzake woningkwaliteit. De afdeling Woonbeleid staat - voor wat betreft het beleid inzake het lokaal woonbeleid, de erkenning en financiering van sociale huisvestingsmaatschappijen, de bijzondere sociale leningen, de sociale en bescheiden koop en de sociale en private huurwetgeving - in voor het voorbereiden, ondersteunen, monitoren en evalueren van het beleid. De afdeling Tegemoetkomingen staat in voor de premies aan particulieren, de erkenning en waarborgverlening aan de erkende kredietmaatschappijen, het financieel ondersteunen van

2 woonactoren, de subsidiëring van woonwagenterreinen, de erkenning en subsidiëring van de sociale verhuurkantoren en huurdersbonden, de opvolging van de begroting en het beheer van de begrotingsfondsen. Meer informatie over onze dienstverlening vind je op Je komt terecht bij de afdeling Tegemoetkomingen. Deze afdeling staat in voor de toekenning van diverse premies aan particulieren zoals o.a. de renovatiepremie, huursubsidie en huurpremie, de verzekering gewaarborgd wonen 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Als dossierbehandelaar/administratief ondersteuner zal je taak er vooral in bestaan om administratief ondersteunende diensten te verlenen aan de entiteit en bij te dragen aan een correcte afhandeling van de premie-aanvragen. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaat Informatieverzameling en verwerking (Post) Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk met als doel op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Voorbeelden van activiteiten - Dagelijks verwerken = registreren van de inkomende post huursubsidie, huurpremie, renovatiepremie, verbeterings- en aanpassingspremie en verzekering gewaarborgd wonen d.i. openen, sorteren en labelen en inscannen van de poststukken - Aanmaken van nieuwe dossiers of koppelen van de ingescande documenten aan reeds bestaande dossiers - Uitzoeken voor welk stelsel inkomende poststukken bestemd zijn en ervoor zorgen dat deze correct verwerkt worden. - Nagaan of de gegevens correct, volledig en ondertekend zijn - Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ) indien nodig en na overleg documenten terugsturen naar de aanvrager - Overzichten bijhouden (Statistieken opmaken) van de ontvangen poststukken in Excel pagina 2 van 9

3 - Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement met als doel zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen met als doel bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken met als doel bij te dragen tot een vlotte werking van de dienst of afdeling. Dossierbehandeling - De poststukken per stelsel en per datum of relevante indicator klasseren en archiveren - Archieflijsten opmaken voor overdracht van de documenten en dossiers naar het archief in het te gebruiken sjabloon met vermelding van de datum van vernietiging - Op regelmatige tijdstippen overdragen van archiefstukken zodat er altijd voldoende archiefruimte aanwezig is - Archiefruimte op de werkvloer en in de kelderruimte netjes houden - - In geval het niet duidelijk is over welk type tegemoetkoming een poststuk gaat, raadplegen van her Rijksregister en de verschillend applicaties om na te gaan of het stuk kan toegewezen worden aan een dossier - Stukken toevoegen aan dossiers op vraag van de leidinggevende - Creëren van dossiers (basisdossier aanmaken) in de hiertoe bestemde applicatie - - Verstrekken van informatie en versturen van documentatie over de tegemoetkoming aan externe klanten - Beantwoorden van telefonische en schriftelijke vragen van particulieren die inlichtingen vragen over de documenten die aan de dienst bezorgd werden of over de stand van het dossier - Instaan voor klein onderhoud van toestellen (kopieer, scantoestel) en waar nodig de onderhoudsdienst contacteren - Stockbeheer (bestelling van materiaal, archiefruimte op - Verzamelen van informatie en gegevens via bevraging van klanten, hetzij schriftelijk, telefonisch en/of via opzoekingen in de daarvoor beschikbare databanken, zoals het rijksregister, de woningendatabank en de inkomensdatabank. - Gegevens omtrent de aanvraag voor de tegemoetkoming verwerken en invoeren in de PC. - Een administratieve controle uitvoeren van de pagina 3 van 9

4 binnenkomende aanvragen. - Doorgeven van aanvragen aan de technische onderzoekers, voor een woningcontrole of een nazicht van de facturen. - 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n): 1) Je hebt minstens een diploma van lager secundair onderwijs of een ander diploma of getuigschrift dat toegang geeft tot niveau D binnen de Vlaamse overheid. 2) Je hebt minimaal 2 jaar relevante beroepservaring. Als relevante beroepservaring wordt gekeken naar de taken beschreven hierboven in het takenpakket. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Inge Peeters, inge.peeters@ascento.be, 03/ ). Klik hier als u tekst wilt invoeren. 4.2 COMPETENTIES Technische competenties schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden vlot kunnen werken met PC en bureauticamateriaal opzoekwerk in databanken kunnen verrichten een basiskennis van de reglementering en de procedures inzake de de premiebehandeling is een meerwaarde Persoonsgebonden competenties Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen niveau 1 Samenwerken niveau 1 Zorgvuldigheid niveau 1 Klantgerichtheid niveau 1 pagina 4 van 9

5 Communiceren niveau 1 Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet van de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je voldoet aan de voorwaarden vermeld onder paragraaf formele deelnemingsvoorwaarden; 4. Je slaagt in de selectieprocedure. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je krijgt een vervangingscontract. Een aantrekkelijke en uitdagende functie. Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor innovatie en die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en je hospitalisatieverzekering zijn gratis. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques (van 7 euro per gewerkte dag) Bij sollicitatie voor een functie op niveau D word je aangeworven in de graad van assist (rang D1) met bijhorende salarisschaal. Je aanvangssalaris is minimaal 1.878,39 (zie ook ). De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in pagina 5 van 9

6 de best mogelijke omstandigheden kunt deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed mogelijk aan jouw handicap aan. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV SCREENING FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Aan de hand van je sollicitatieformulier gaan we na of je voldoet aan de formele deelnemingsvoorwaarden. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. 6.2 VOORSELECTIE OP BASIS VAN STANDAARDVRAGENLIJST Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Motivatie voor de functie Relevantie van de ervaring of opleiding Inpasbaarheid binnen de organisatie Deze selectiefase wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is eliminerend. Enkel wie minstens 60 % behaalt op het geheel van de 3 criteria én wie behoort tot de 5 hoogst scorenden, kan deelnemen aan de volgende selectiefase. Bij gelijkheid van punten kunnen dit er meer zijn. Wanneer een van de 5 hoogst scorende kandidaten zijn of haar kandidatuur intrekt tijdens deze selectiefase, kan de volgende best scorende kandidaat alsnog uitgenodigd worden om deel te nemen. De selectiefase vindt plaats te Berchem week 8/01/2018 (datum onder voorbehoud). pagina 6 van 9

7 6.1. SELECTIEGESPREK MET PSYCHOTECHNISCHE TESTEN De kandidaten die toegelaten worden na de CV screening en voorselectie worden opgeroepen om deel te nemen aan een selectiegesprek met vooraf psychotechnische testen. Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Voor het gesprek wordt aan de kandidaat gevraagd om een persoonlijkheidsvragenlijst en capacitaire proef in te vullen. Tijdens deze selectiefase worden volgende punten beoordeeld: Je visie op en inzicht in de functie Je motivatie en verwachtingen Je technische competenties Je persoonsgebonden competenties Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Deze afname van capacitaire proef is voorzien in de week van 15/01/2018 (datum onder voorbehoud) en het gesprek is voorzien in de week van 29/01/2018 (datum onder voorbehoud). Deze selectiefase is eliminerend en vindt plaats te Brussel, Leuven, Berchem, Gent of Hasselt. Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.3 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. pagina 7 van 9

8 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 5/01/2018. Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur via mail naar Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer. of per post naar: Ascento Roderveldlaan Berchem Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je een kopie van het vereiste diploma toevoegt je je kandidatuur uiterlijk op 5/01/2018 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Inge Peeters, consultant Ascento, VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Johan Vanberghen, coördinator premies johan.vanberghen@vlaanderen.be Ivan Peeters, diensthoofd Wonen Antwerpen Ivan.peeters@vlaanderen.be Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Inge Peeters Consultant Ascento inge.peeters@ascento.be tel pagina 8 van 9

9 Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind januari Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar inge.peeters@ascento.be met vermelding van het vacaturenummer. pagina 9 van 9