1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau Agentschap Wonen Vlaanderen zoekt een Administratief ondersteuner woningkwaliteit Statutair Niveau: D Rang: D2 Graad: hoofdassistent Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Als administratief ondersteuner zorg je mee voor een vlotte, efficiënte administratieve werking van de afdeling. Je ondersteunt diverse collega s en secretariaten in hun taken. Je neemt diverse taken op afhankelijk van de noden van het moment en werkt samen met de collega s om de taken van de afdeling zo goed mogelijk te kunnen vervullen. 2 FUNCTIECONTEXT Een goede en betaalbare woning voor iedereen in Vlaanderen. Daar gaan we voor bij Wonen- Vlaanderen. Bij ons werken ongeveer 300 medewerkers. Ze dragen allemaal hun steentje bij om het woonbeleid te doen slagen. Dit doen we door premies of waarborgen te geven aan mensen die een woning, huren, renoveren of kopen. Wonen-Vlaanderen waakt ook over het recht op wonen door de minister te ondersteunen bij het uitdenken, opvolgen en evalueren van concrete instrumenten en maatregelen en het begeleiden van

2 lokale besturen en woonorganisaties. Dit moet Vlaanderen in staat stellen om iedereen een aangepaste woning te bieden van een goede kwaliteit en tegen een betaalbare prijs. Meer informatie over onze dienstverlening vind je ook op Het agentschap Wonen-Vlaanderen bestaat uit een stafdienst en vier afdelingen, namelijk de afdeling Tegemoetkomingen, de afdeling Woningkwaliteit, de afdeling Toezicht en de afdeling Woonbeleid. Deze functie bevindt zich binnen de afdeling woningkwaliteit, maar indien nodig wordt je mee ingezet om te ondersteunen in de andere afdelingen. 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Verlenen van administratief ondersteunende diensten binnen de afdeling Woningkwaliteit met als doel bij te dragen tot een vlotte, efficiënte administratieve werking van de afdeling. Bijkomend wordt ondersteuning verleend aan het Directiesecretariaat en het secretariaat van de afdeling Tegemoetkomingen. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Eens je op kruissnelheid bent, zal je takenpakket uit onderstaande resultaatsgebieden bestaan: Resultaat Informatieverzameling en verwerking Verzamelen, invoeren, verwerken en actueel houden van gegevens met betrekking tot een duidelijk omlijnd onderwerp of vraagstuk met als doel op elk ogenblik correcte en recente informatie ter beschikking te hebben. Informatiebeheer Verzorgen en ontsluiten van een klassement Voorbeelden van activiteiten - Helpen bij het verzamelen van gegevens bij ad hoc-opdrachten - Bijhouden van databestanden - Registratie van inkomende beroepsverzoekschriften in het dossieropvolgingssysteem - Eigen kennis van de woningkwaliteit stelselmatig verhogen - Ingeven van uitspraken ministeriële besluiten in het dossieropvolgingssysteem - Nagaan of gegevens correct en volledig zijn - Samenstellen van infomappen - Zelf inlichtingen inwinnen (telefonisch, schriftelijk of via ) - Bijhouden en ordenen van documenten in sharepoint - Back-up functie voor klassement pagina 2 van 9

3 met als doel zichzelf en anderen in staat te stellen snel de gevraagde informatie terug te vinden. Dossierbehandeling ondersteunen Dossiers helpen opmaken, administratief verwerken en aan de verantwoordelijke bezorgen met als doel bij te dragen tot een correcte en volledige afhandeling van een dossier. In eerste lijn verantwoordelijk voor de administratieve opvolging van de dossiers lokaal woningkwaliteitsbeleid. Context: Conform procedures, wetgeving en regelgeving Opstellen van documenten Voorbereiden, opstellen en nazien van documenten (verslagen, rapporten, formulieren, lijsten, statistieken, presentaties, ) met als doel de informatie vast te leggen voor verder gebruik door anderen. Ondersteunende taken Uitvoeren van allerhande operationeel ondersteunende taken met als doel bij te dragen tot een vlotte werking van team 1. beroepsdossiers woningkwaliteit: Afgewerkte dossiers opnemen in het klassement van de beroepen woningkwaliteit Up to date houden van het klassement op een wijze dat er geen afgewerkte dossiers op de werkvloer aanwezig zijn - Inscannen van alle dossierstukken - Verzamelen van informatie en gegevens via bevraging van klanten, vooral gemeenten en inventarisbeheerders, hetzij schriftelijk, hetzij via digitale weg, hetzij telefonisch, en/of via opzoekingen in de daarvoor beschikbare databanken, zoals het Rijksregister en de Vlabeldatabank - Gegevens over het conformiteitsonderzoek verwerken en invoeren in het dossieropvolgingssysteem - Een administratieve controle uitvoeren van de binnenkomende aanvragen (per post, via centraal adres beroepenwoonkwaliteit, ) - Voorbereiden van briefwisseling in het kader van de administratieve beroepsprocedure woningkwaliteit: ontvankelijkheidsmelding inkomende beroepen, kennisgeving ministeriële besluiten, niet-ontvankelijke beroepschriften, hoorzittingen, communicatie met het kabinet van de minister, - Vergaderzalen boeken - Vergaderverzoeken versturen - Documenten printen - Archivering - Samenstellen mapjes en onthaal verzorgen bij infosessies en opleidingen, studiedagen - Kopies nemen, documenten printen - Signataires klaarmaken - Secretariaatstaken van de afdeling Woningkwaliteit (beperkt) pagina 3 van 9

4 Post Sorteren, eventueel filteren en verdelen van post met als doel de briefwisseling snel op de juiste plaats te krijgen. Back-up voor de secretariaatsmedewerker. Onthaal / Telefoon Verzorgen van een vriendelijk en correct vooral telefonisch onthaal met als doel bij te dragen tot een positief en klantgericht imago van de afdeling. Agendabeheer Beheren van de agenda van de materieexpert van team 1 met als doel bij te dragen tot een goed beheer van hun tijd en een efficiënte organisatie van het werk. - Ondersteuning van het directiesecretariaat en het secretariaat van de afdeling Tegemoetkomingen wanneer nodig: o.m. vergaderingen plannen, opvolging mailbox afwezigheden, wijzigingen vlimpersaanvragen, opladen vormingsaanvragen op Sharepoint Boekhouding, reservatie treintickets, uitgaande post registreren in postridder - Post sorteren, bestemmeling aanduiden en post invoeren in postridder - Post bij de juiste persoon brengen - Beknopte en juiste informatie geven aan klanten, zowel intern als extern - Deelnemers aan vergaderingen de juiste locatie aanwijzen - Verwelkomen van bezoekers Bijdragen tot het agendabeheer van het afdelingshoofd. 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: 1) Je bent ofwel een ambtenaar (op proef of vastbenoemd) binnen Wonen-Vlaanderen in de graad van assistent, technisch assistent of speciaal assistent. Ofwel pagina 4 van 9

5 een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen Wonen-Vlaanderen én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking en je wordt betaald in een salarisschaal in de in de graad van assistent, technisch assistent of speciaal assistent. 2) Je beschikt op datum van op datum van afsluiting van de kandidaturen over minstens 6 jaar relevante beroepservaring met betrekking tot de inhoudelijke materie. Onder relevante beroepservaring wordt verstaan: Het bieden van administratieve ondersteuning 3) Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Inge Peeters, inge.peeters@ascento.be, 03/ ). 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Vlot mondeling en schriftelijk communiceren Kennis van de organisatie (wie doet wat en wanneer zich kunnen situeren in het geheel) Kennis van digitaal archiveren en sharepoint Basiskennis van woningkwaliteit of bereid zijn zich hierin in te werken Kennis van Outlook, Word en Excel en bereid zijn om in te werken in ICT-pakketten Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarnden en normen van de organisatie (niveau 1), Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1), Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en bent gericht op het voorkomen van fouten. (niveau 1), Initiatief: Je onderkent kansen en stelt uit eigen beweging acties voor of onderneemt acties (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en reageert er adequaat op (niveau 1), Plannen en organiseren: Je bepaalt op effectieve wijze doelen en prioriteiten en geeft de acties, tijd en middelen aan om deze op een efficiënte wijze te kunnen bereiken. (niveau 1). pagina 5 van 9

6 Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Op datum van aanwerving dien je te voldoen aan de volgende voorwaarden: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn voor de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden Burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van hoofdassistent D2 met de bijbehorende salarisschaal D211. Je eerste 4 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. FASE 1: CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. pagina 6 van 9

7 Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats in de week van 22 november FASE 2: PERSOONLIJKHEIDSTEST EN JURYGESPREK MET CASE In de week van 28 november 2018 (data onder voorbehoud) worden de kandidaten (die na de cvscreening werden weerhouden) uitgenodigd voor de afname van een persoonlijkheidstest om een beeld te krijgen van de persoonsgebonden competenties (dit kan online afgenomen worden). Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: - Je motivatie en verwachtingen - Je inzicht in de functie - Je persoonsgebonden en technische competenties - Je inzetbaarheid in de functie en de organisatie Het jurygesprek met case wordt gevoerd met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke van Ascento en vindt plaats te Brussel in de week van 10/12/2018 (datum onder voorbehoud). Deze selectiefase is eliminerend. Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden voor de functie. Het is de lijnmanager die beslist wie in aanmerking komt voor een concrete vacature. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. pagina 7 van 9

8 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 21 november Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur bij voorkeur via mail naar Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel en het vacaturenummer of per post naar: Agentschap Overheidspersoneel - Selectiecentrum, Havenlaan 88 bus 42, 1000 Brussel Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 21 november 2018 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). Het sollicitatieformulier kan je terugvinden bij deze vacature op Indien je geen pc hebt, kan je het sollicitatieformulier ook opvragen bij Inge Peeters (inge.peeters@ascento.be) 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Hilde Van den Bosch hilde.vandenbosch@vlaanderen.be tel Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Inge Peeters inge.peeters@ascento.be tel Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op pagina 8 van 9

9 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind december Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar met vermelding van het vacaturenummer. pagina 9 van 9