1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Bevorderingsprocedure binnen het niveau VAPH zoekt een Teamcoördinator team Financiering Statutair Niveau: A Rang: A2 Graad: Directeur Met standplaats: Brussel Vacaturenummer: 1017/15 /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Binnen de afdeling Financiering en Zorgplanning staat het team Financiering in voor het berekenen en het tijdig uitkeren van voorschotten en afrekeningssaldi aan voorzieningen voor personen met een handicap. Als teamcoördinator van dit team zorg je ervoor dat dit proces gesmeerd verloopt. Je volgt ook het budget op dat bestemd is voor deze voorschotten en afrekeningen. Je maakt prognoses van de benodigde budgetten en bespreekt de resultaten met de begrotingsadviseur van het VAPH. Je formuleert ook beleidsvoorstellen voor subsidiëringsmechanismen voor voorzieningen zodat het persoonsvolgend financieren toepassing vindt. 2 FUNCTIECONTEXT Het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH) heeft als taak de sociale integratie van mensen met een handicap te bevorderen. Daartoe ondersteunt het initiatieven om personen met een handicap te laten deelnemen aan het dagelijkse maatschappelijke leven. In ruimere zin betekent dit maatschappelijke aanvaarding en volwaardig burgerschap voor deze groep.

2 Het betaalt daartoe allerhande subsidies uit aan personen met een handicap (materiële hulpmiddelen, persoonsvolgend budget). De maatschappelijke zetel bevindt zich in Brussel maar er zijn ook provinciale kantoren in Leuven, Brugge, Hasselt, Antwerpen en Gent. Het VAPH telt +/- 300 personeelsleden. Een belangrijke pijler in de werking van het VAPH vormt de ondersteuning (met inbegrip van erkenning en financiering) van alle instanties die personen met een handicap begeleiden of ondersteunen. De vergunde zorgaanbieders zijn hiervan de grootste groep. Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: De functiehouder rapporteert aan het afdelingshoofd van de afdeling Financiering en Zorgplanning De medewerkers die meewerken aan het proces afrekenen, voorschotten en cliëntregistratie. Er wordt leiding gegeven aan 18 medewerkers van verschillende niveau s. De functiehouder staat in voor het berekenen en tijdig uitkeren van voorschotten en afrekeningssaldi aan de voorzieningen voor personen met een handicap. De functiehouder volgt dan ook het budget op bestemd voor deze voorschotten en afrekeningen. De functiehouder maakt op regelmatige tijdstippen prognoses van de benodigde budgetten en bespreekt de resultaten met de begrotingsadviseur van het agentschap. De functiehouder formuleert beleidsvoorstellen inzake subsidiëringsmechanismen voor voorzieningen. Het op te volgen budget schommelt jaarlijks rond de 1,3 miljard euro. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. pagina 2 van 10

3 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Leiden van een geheel van subsidiërings- en cliëntregistratie activiteiten voorzieningen en medewerkers van het team en input geven naar het beleid met als doel een kwaliteitsvolle, klantgerichte dienstverlening te verzekeren aan voorzieningen en zodoende bij te dragen tot de realisatie van de doelstelling van de afdeling. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Resultaat Opmaak van operationele doelstellingen Vertalen van de doelstellingen van de organisatie naar concrete operationele doelstellingen voor de eigen dienst en de medewerkers met als doel een duidelijke richting en houvast te hebben voor de werking van de dienst. Planning en organisatie Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de werkzaamheden van de dienst en hierover rapporteren met als doel een efficiënte en effectieve uitvoering van de opdrachten te verzekeren. Voorbeelden van activiteiten - Het voorbereiden, opvolgen en implementeren van beleidsbeslissingen en wijzigingen in de reglementering die betrekking hebben tot het proces van subsidiëring (voorschotten en afrekeningen) en de registratie van cliëntgegevens /cliëntenondersteuning voor voorzieningen voor personen met een handicap. - Bepalen van de door de eigen dienst te behalen doelstellingen in overeenstemming met de geldende reglementering met oog voor administratieve vereenvoudiging en te behalen deadlines.. - De door de dienst te behalen doelstellingen vertalen naar de individuele doelstellingen van de medewerkers. - De dagelijkse werking van de dienst plannen, opvolgen, en bijsturen in functie van de te behalen deadlines. - De medewerkers bijstaan bij de praktische organisatie van het werk en zorgen dat de medewerkers beschikken over de juiste praktische en organisatorische tools om het werk correct uit te voeren. - Organiseren van verschillende werkoverlegmomenten teneinde de medewerkers te informeren over inhoudelijke pagina 3 van 10

4 en praktische issues enerzijds en anderzijds de opmerkingen en informatie van de medewerkers zelf te capteren. - Met oog voor de individuele capaciteiten en talenten van de medewerkers de taakverdeling binnen de dienst bepalen, opdat zowel de doelstellingen van dienst behaald worden, als het welzijn van de medewerker wordt bewaakt. Leiding geven aan medewerkers Aansturen en motiveren van medewerkers met als doel hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. Kwaliteitsborging Stimuleren, opvolgen en verhogen van de kwaliteit van de werkzaamheden en van de (tussentijdse) resultaten met als doel de dienstverlening maximaal te laten aansluiten bij de behoeften van de klanten. - Stimuleren, motiveren en begeleiden van de medewerkers om zich verder de snel vernieuwende processen binnen de dienst eigen te maken. - Het voeren van evaluatie-, planning-, opvolgings- en functioneringsgesprekken. - Het creëren van een gunstig werkklimaat om een goede werksfeer binnen de dienst te verzekeren. - Stimuleren van zelfsturing en zelfstudie van de medewerkers en ruimte creëren tot het opnemen van eigen verantwoordelijkheden. - Stroomlijnen van de verschillende processen binnen de dienst zodat zowel de dienstverlening naar de klanten als de interne werking optimaal en gelijkvormig functioneren. - Bewaken van eenvormige uitvoering - Aansturen en opvolgen van het opstellen en communiceren van richtlijnen die betrekking hebben tot de taken en processen van de dienst. - Aansturen en opvolgen van de verschillende helpdesks binnen de dienst, zodat de klanten binnen een redelijke termijn op klantvriendelijke wijze, correcte informatie van de dienst verkrijgen. - Uitwerken en organiseren van de nodige ex post controles op de door de klant aan te leveren gegevens om zowel de kwaliteit van de processen binnen de dienst te verzekeren, als controle op naleving van de geldende reglementering. pagina 4 van 10

5 - Waken over de toepassing van de vastgelegde werkprocedures. - Voorstellen, bespreken, begeleiden en evalueren van verbeteracties. Bijdrage aan beleid Vanuit de praktijk en het zicht op tendensen input leveren voor het beleid en de strategie op hoger niveau met als doel bij te dragen tot een uitvoerbaar beleid dat afgestemd is op de noden van de klanten. - Beleidsvoorstellen aanbrengen en ondersteunen van het algemeen beleid - Opvolgen van de beleidstendensen en advies geven aan beleidsondersteuners over de implementeerbaarheid en consequenties van beleidsbeslissingen voor de eigen dienstprocessen. - Organiseren en bewaken van de rapporteerbaarheid van de in de dienst aanwezige gegevens, zodat deze gegevens voor de organisatie en beleidsondersteuners beschikbaar zijn. Beheer van middelen Efficiënt beheren van de middelen met als doel er voor te zorgen dat deze optimaal ingezet worden. Context: Binnen de verkregen budgetten. Communicatie en contacten Verzorgen van de interne en externe communicatie en contacten met als doel via een vlotte doorstroom en uitwisseling van informatie de efficiëntie en de kwaliteit van de dienstverlening te verzekeren. - Het ramen van financiële middelen noodzakelijk voor het proces van voorschotten en afrekeningen, en terugkoppelen met begrotingsadviseur. - Uitwerken van voorstellen ter verbetering van de budgetbeheersing van de dienstprocessen. - Coördineren van de simulatie van de financiële impact van aankomende of genomen beleidsbeslissingen. - Overleg hierover voeren met de bedrijfsrevisor. - Verzekeren van een vlotte doorstroming van relevante informatie binnen de dienst, met specifieke focus op helderheid en toepasbaarheid. - Vertegenwoordigen van de dienst in verschillende relevante fora zoals bijvoorbeeld het directieoverleg - Vervullen van een interne brugfunctie tussen het afdelingshoofd en de medewerkers - Communiceren met het uitgebouwde professionele netwerk - Coördineren, plannen en uniformiseren van de communicatie van de dienst met externen. pagina 5 van 10

6 Inhoudelijke bijdragen Selectief behandelen van dossiers, vragen en/of uitvoeren van (project)werkzaamheden met als doel inhoudelijk bij te dragen tot de realisatie van de opdracht. - Formuleren van antwoorden en beslissingen in complexe en niet-routineuze dossiers - Uitwerken van sjablonen die medewerkers kunnen gebruiken bij de behandeling van complexe berekeningen - Leveren van inhoudelijke bijdrage bij afdelingsoverschrijdende projecten 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarden: Je bent ofwel een ambtenaar A 1 (op proef of vastbenoemd) binnen het VAPH ofwel een contractueel personeelslid (al dan niet in proeftijd) binnen het VAPH én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1 en je wordt betaald in een salarisschaal in de graad van adjunct van de directeur. Je beschikt op de uiterste datum van kandidaatstelling over minimaal 6 jaar relevante beroepservaring. Onder relevante beroepservaring verstaan we: je hebt minimaal 6 jaar ervaring in de ontwikkeling of uitvoering van projecten en/of de aansturing van een team. Je laatste functioneringsevaluatie mag niet besloten zijn met een onvoldoende. Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke van het VAPH. 4.2 COMPETENTIES Technische competenties 1 Contractuele selecties die aan de voorwaarden, vermeld in deel III, hoofdstuk II voldoen, én die tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014 op de website van de VDAB en/of op de website van Jobpunt Vlaanderen gepubliceerd werden, worden gelijkgesteld met een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking (VPS art. III 31). pagina 6 van 10

7 Je hebt een grondige kennis van de reglementering inzake subsidiëring van door het VAPH erkende voorzieningen is noodzakelijk Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 2) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 2) Coachen: Je ondersteunt en begeleidt anderen zodat ze zich professioneel en persoonlijk kunnen ontwikkelen en de effectiviteit en efficiëntie van hun werk verhoogt (niveau 2) Visie: Je plaatst feiten in een ruime context en ontwikkelt een toekomstgericht beleid (niveau 1) Richting geven: Je motiveert en stuurt medewerkers aan zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband (niveau 2) Innoveren: Je vernieuwt om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen (niveau 2) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 2) Voortgangscontrole: Je bewaakt de voortgang in tijd en van de kwaliteit van eigen processen of die van collega s of medewerkers (niveau 2) Bijkomende informatie over de gedragscompetenties bij de Vlaamse overheid kan je op volgende website vinden: TOELATINGSVOORWAARDEN Om toegelaten te worden tot de proeftijd in de bevorderingsbetrekking moet je: voldoen aan de bovenvermelde relevante beroepsvoorwaarde en/of anciënniteitsvoorwaarde geslaagd zijn in de selectieprocedure ambtenaar buiten proeftijd of contractueel personeelslid buiten proeftijd zijn je in dienstactiviteit bevinden Burger zijn van een lidstaat van de Europese Economische Ruimte (de EU-lidstaten + Noorwegen, Ijsland en Liechtenstein) of Zwitserland. pagina 7 van 10

8 Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 5 AANBOD Je wordt bevorderd in de graad van directeur met de bijbehorende salarisschaal A211. Je eerste 12 maanden vormen een proeftijd. Je wordt pas definitief bevorderd nadat je met goed gevolg de proeftijd hebt doorlopen (VPS art.vi 36). De bevorderingsbetrekking wordt opgenomen ten laatste drie maanden na de datum van de selectiebeslissing. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1. CV-SCREENING Aan de hand van het door jou ingevuld sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarden voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats na 8 november ASSESSMENT Tijdens deze selectiefase worden de persoonsgebonden competenties, bepaald in de functiebeschrijving, getoetst. De screening gebeurt door een selectieverantwoordelijke. Deze selectiefase is adviserend. Verantwoordelijkheid nemen niveau 2 Richting geven niveau 2 Coachen niveau 2 Innoveren niveau 2 Visie niveau 1 Klantgerichtheid niveau 2 pagina 8 van 10

9 Voortgangscontrole niveau 2 Samenwerken niveau JURYGESPREK Dit bestaat uit een jurygesprek waarin volgende aspecten besproken worden: vaktechnische competenties, inpasbaarheid binnen het team, zelfstandig werken, motivatie, visie op en inzicht in de functie. Op de dag van het jurygesprek, voorafgaand aan het gesprek ontvangen de kandidaten een case die ze kunnen voorbereiden. Het eindgesprek wordt gevoerd met afgevaardigde (n) van VAPH en een selectieverantwoordelijke. Kandidaten krijgen voor deze ronde een beoordeling geschikt of niet geschikt. Op basis van het verkregen totaalbeeld word je geschikt of niet geschikt bevonden ten aanzien van de functie. Het is de lijnmanager die uit de geschikte kandidaten de meest geschikte kandidaat kiest voor de functie. De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KAN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op 8 november pagina 9 van 10

10 Je stuurt het ingevuld sollicitatieformulier bij voorkeur per mail naar Je kandidatuur wordt enkel in aanmerking genomen als: je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op 8 november 2017 naar ons stuurt (de datum van poststempel of datum verzending mail geldt hiervoor als bewijs). 8 VRAGEN Indien je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wenst, kun je contact opnemen met: Jos Theunis, afdelingshoofd Financiering en Zorgplanning Indien je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wenst, kun je contact opnemen met: Het Hr-team van het VAPH Indien je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wenst, kan je terecht op 9 FEEDBACK Na kennisgeving van je resultaat kan je feedback vragen. Je kan hiervoor een mail sturen naar Hudson met vermelding van het vacaturenummer. pagina 10 van 10